クラウドPBXの導入方法を全解説！必要なもの・流れ・費用も

「クラウドPBXを導入したいけれど、何を準備すればいい？」「申し込みから利用開始まで、どのように進めればいい？」と疑問をお持ちではないでしょうか。

クラウドPBXをスムーズに導入するには、スマホやパソコン、インターネット環境を用意するだけでなく、現在の電話番号・回線・利用人数・同時通話数・既存PBXなどを事前に整理することが重要です。

この記事では、クラウドPBXの導入に必要なものから、サービス選定・契約・電話番号の確認・初期設定・利用開始までの流れを順番に解説します。

これからクラウドPBXを導入する企業はもちろん、既存のビジネスフォンから切り替えを検討している方も、自社で何を確認すべきか整理するためにお役立てください。

クラウドPBX導入前に押さえたい基本

クラウドPBXを導入する前に、まず押さえておきたいのが、従来のビジネスフォンとは電話システムの構成が異なることです。

詳しい仕組みをすべて理解する必要はありませんが、導入時に必要な設備や確認事項を判断できるよう、基本だけ確認しておきましょう。

クラウドPBXはインターネット経由で電話機能を利用する仕組み

クラウドPBXは、従来オフィス内に設置していたPBX（構内交換機）やビジネスフォンの主装置が担う電話の交換・制御機能を、クラウド上のシステムとして利用するサービスです。

サービスや構成に対応したスマートフォン・パソコン・IP電話機などを端末として利用できるため、オフィス内の固定電話だけに電話業務を限定しない構成を作りやすいのが特徴です。

ただし、必要な端末や接続機器、利用できる電話番号などはサービスによって異なります。
「クラウドPBXなら何も設置せずに使える」と一律に考えず、導入するサービスと現在の電話環境を確認することが大切です。

クラウドPBXそのものの仕組みや、従来型PBXとの違いを詳しく確認したい方は、クラウドPBXの仕組みを詳しく解説した記事をご覧ください。

従来のビジネスフォンとは導入方法が異なる

従来のビジネスフォンでは、オフィスに主装置を設置し、電話回線や各電話機を接続・設定して利用する構成が一般的です。

一方、クラウドPBXではPBX機能をクラウド側で利用するため、主装置や電話機を中心にした従来型とは、必要な機器や導入作業が異なります。ただし、既存の電話回線を活用する場合や固定電話機を組み合わせる場合など、構成によってはアダプターやゲートウェイ、設定・接続作業が必要です。

クラウドPBXを導入するメリット・注意点

クラウドPBXは、場所に縛られにくい電話環境を構築しやすい一方、インターネット環境やサービス仕様を確認せず導入すると、想定した運用ができない場合があります。

ここでは導入判断に必要なポイントだけを押さえ、詳しいメリット・デメリットは専用記事へ分けて解説します。

クラウドPBX導入の主なメリット

クラウドPBXを導入する大きなメリットは、会社の電話業務をオフィス内の固定電話だけに限定しない運用を作りやすいことです。

どのメリットを重視するべきかは、外出の多さ、テレワークの有無、拠点数、現在の電話設備などによって変わります。

メリットだけでなく導入前の注意点まで比較したい方は、クラウドPBXのメリット・デメリットを詳しく解説した記事をご確認ください。

導入前に確認したいデメリット・注意点

クラウドPBXの導入前には、インターネット環境・月額費用・必要機能・電話番号・サポート体制などを確認しておくことが重要です。

クラウドPBXはインターネットを利用するため、通信環境が不安定な場所では通話品質に影響する可能性があります。
また、月額利用料やライセンス料、オプション料金などが発生する場合があります。

また、停電やインターネット回線・サービスの障害時には通話できなくなる構成もあります。
業務上電話を止められない場合は、携帯電話などの代替連絡手段もあわせて決めておきましょう。

さらに、現在使っている電話番号を継続できるか、必要な電話機能を利用できるか、緊急通報など必要な発信先に対応しているかといった条件も、導入前にサービス提供元へ確認しましょう。

「導入後に想定した使い方ができなかった」という事態を防ぐために確認すべき内容は、クラウドPBXの失敗事例と導入前の対策で詳しく解説しています。

クラウドPBXの導入に必要なもの

クラウドPBXを導入するときは、基本的に利用端末・インターネット環境・契約するクラウドPBXサービスを準備します。

ただし、既存の電話番号や電話回線を利用する場合、固定電話機を組み合わせる場合などは、追加の機器や手続きが必要になることがあります。

必要なものはサービスや利用構成によって異なります。端末や回線を先に契約・購入してしまうと、選んだクラウドPBXで利用できない可能性があるため、サービスを決める前に機器を買いそろえないことも大切です。

既存のスマートフォンやパソコンを利用できる場合でも、対応OSやアプリ、セキュリティポリシーなどを確認してから導入しましょう。

クラウドPBXを導入する流れ・手順

クラウドPBXの導入は、いきなりサービスへ申し込むのではなく、現在の電話環境を整理してから、サービス選定・契約・電話番号や移行方法の確認・初期設定へ進むとスムーズです。

【事前準備】導入目的と現在の電話環境を整理する

最初に行うべきことは、端末を購入することではなく、「何のためにクラウドPBXを導入するのか」と「現在どのような電話環境を使っているのか」を整理することです。

ここが曖昧なままサービスを比較すると、必要以上の機能を契約したり、現在の電話番号や設備を移行できないことが後から分かったりする可能性があります。

また、単に電話をクラウド化するだけでなく、電話対応の場所や担当者、取り次ぎ方法なども見直したい場合は、電話業務をDX化するメリットや導入方法も参考にしてください。

手順①サービスを選定・問い合わせる

現在の電話環境と導入目的を整理したら、条件に合うクラウドPBXサービスを比較します。

料金だけで選ぶのではなく、利用したい電話番号、必要機能、利用端末、同時通話数、サポート内容などが自社の条件に合っているかを確認しましょう。

自社だけでは必要な構成を判断しにくい場合は、現在の電話環境を伝えたうえで、必要な構成と費用を提案してもらう方法もあります。

手順②申し込み・契約する

利用するサービスと構成が決まったら、料金・契約条件・導入までの作業内容を確認したうえで申し込みます。

特に、初期費用だけでなく、月額利用料・ライセンス料・通話料・オプション料金などを含めた運用費用を確認することが重要です。

また、端末や接続機器を誰が用意するのか、初期設定をどこまで依頼できるのか、導入後にトラブルが発生した場合の問い合わせ先なども確認しておきましょう。

無料トライアルを利用できるサービスであれば、本契約前に実際の利用環境で通話品質や操作性を確認してから判断する方法もあります。

手順③電話番号・回線・移行方法を確定する

契約内容と並行して確認したいのが、現在の電話番号・電話回線・既存設備をどのように扱うかです。

現在使用している会社の電話番号を継続できるかどうかは、クラウドPBX導入時の重要な確認事項です。

番号の引き継ぎ可否は、現在の契約状況や番号、利用するサービスなどによって異なるため、契約前に確認してください。
新しい電話番号を取得する場合も、利用できる番号種別を確認しておきましょう。

2025年1月から固定電話の双方向番号ポータビリティが始まり、以前より番号を継続できるケースは広がっていますが、提供エリアや技術的な条件によって移行できない場合もあります。

• 現在の電話番号を維持したい方は、クラウドPBXで電話番号をそのまま使う方法で詳しく解説しています。
• 0120・0800などを利用したい場合は、クラウドPBXでフリーダイヤルを利用するときのポイントも確認してください。

また、現在利用している設備を一度にすべて入れ替えるとは限りません。
運用条件によっては、既存PBXなどを残しながらクラウドPBXを組み合わせる方法を検討するケースもあります。

• 現在の設備を残したい場合は、クラウドPBXと既存PBXを併用する方法を参考にしてください。
• 従来型のビジネスフォンから全面的な切り替えを予定している場合は、ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える際の注意点もあわせて確認しておくと安心です。

手順④初期設定・通話テスト後に利用を開始する

電話番号や利用環境が確定したら、使用する端末やアプリ、必要な接続機器などを設定します。

必要な作業はサービスや構成によって異なりますが、スマートフォンやパソコンで利用する場合は、専用アプリのインストールやアカウント設定などを行います。

固定電話機や既存回線などを組み合わせる構成では、接続機器の設置や設定作業が必要になることもあります。

一部の端末だけで試すのではなく、実際に電話を利用する場所や通信環境で確認することが大切です。
問題がなければ、社内へ操作方法や運用ルールを共有して本格利用を開始します。

自社に必要な導入手順や構成を判断しにくい場合は、現在の電話番号・回線・利用人数・必要なID数や同時通話数、既存PBXなどを整理したうえでご相談ください。

クラウドPBXの導入にかかる費用

クラウドPBXを導入するときは、大きく分けて初期費用とランニングコストを確認します。

料金体系はサービスや利用人数、電話番号、必要機能、端末・接続機器などによって変わるため、初期費用の安さだけで判断せず、導入後を含めた総額で比較することが重要です。

初期費用

クラウドPBXの初期費用には、サービスによって初期設定費用、アカウント設定、端末や接続機器の費用、必要に応じた設置・設定作業などが含まれます。

従来型のビジネスフォンと比べて社内に設置する設備を減らせる構成では、主装置や大規模な配線工事などの負担を抑えられる場合があります。

ただし、「クラウドPBXだから初期費用が必ず安い」「工事が一切不要」とは限りません。
現在の電話環境と導入するサービスを確認したうえで見積もりを比較しましょう。

ランニングコスト

導入後は、サービスに応じて月額基本料、ユーザー・端末ごとのライセンス料、通話料、オプション料金などが発生します。

利用人数が増えると料金が変わるサービスもあるため、現在の人数だけでなく、将来的な増員や拠点追加も考慮して確認するとよいでしょう。

クラウドPBXの料金相場や費用項目を詳しく比較したい方は、クラウドPBXの料金・月額費用を詳しく解説した記事をご覧ください。

クラウドPBXの導入事例を確認する

クラウドPBXの活用方法は、企業の業種・規模・働き方・現在抱えている電話業務の課題によって異なります。

たとえば、外出が多い企業では会社への着信を外出先でも受けられる環境づくり、複数拠点を持つ企業では拠点間の電話運用の見直し、テレワークを行う企業では自宅からの電話対応などが検討ポイントになります。

重要なのは、他社と同じ構成をそのまま導入することではなく、自社が現在抱えている課題と、クラウドPBX導入後に実現したい運用を照らし合わせることです。

業種や課題別の具体的な活用例は、クラウドPBXの導入事例を紹介した記事で詳しく確認できます。

クラウドPBXの導入相談はOFFICE110へ

クラウドPBXは、サービスの料金や機能だけを比較しても、自社に適した構成を判断できるとは限りません。

特に既存の電話設備から切り替える場合は、現在の電話番号・回線・PBX・主装置・利用端末・インターネット環境などを確認したうえで、移行方法を検討する必要があります。

「自社では何が必要なのか分からない」という段階でも、現在の電話環境を整理しながら導入方法を検討できます。

自社に必要な構成や切り替え方法を確認したい方は、現在の電話番号・回線・利用人数・必要なID数や同時通話数、既存設備など、分かる範囲の情報をもとにご相談ください。

クラウドPBXの導入に関するよくある質問

まとめ

クラウドPBXを導入する際は、スマートフォンやパソコン、インターネット環境を準備するだけでなく、現在の電話番号・回線・利用人数・同時通話数・既存設備を整理してからサービスを選ぶことが重要です。

基本的には、現在の電話環境と導入目的を整理し、サービスを選定・契約したあと、電話番号や移行方法を確定して、端末設定・通話テストを経て利用を開始します。

ただし、必要な機器や設定、電話番号を継続できるかどうか、発生する費用などはサービスや現在の利用環境によって異なります。

OFFICE110では、現在の電話番号や回線、既存PBX、必要な端末数・同時通話数などを踏まえたクラウドPBXの導入についてご相談いただけます。自社に合う構成や切り替え方法が分からない場合は、クラウドPBX総合ページもあわせてご確認ください。