コピー機(複合機)便利な機能ランキング|OFFICE110

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コピー機便利機能ランキング

便利機能RANKING
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知って得する複合機(コピー機)の便利機能

「複合機」は名前の通り、複数の機能が合わさったオフィス機器です。
印刷(プリントアウト)、コピー、スキャン、FAXといった機能はご存知かと思いますが、実はこのほかにもさまざまな機能が搭載されています。

割り込み機能1

「割り込み機能」とは、動作中の印刷作業を一時停止させて、割り込んで新しい作業を行える機能です。
急ぎのコピーが必要なときにとても便利です。
また、「数枚だけコピーしたいけど、大量コピー中でなかなか印刷が終わらない・・・」といった場合は待つよりも割り込み機能を使ってコピーした方が早く済み、その後の業務もスムーズです。

割り込み機能

こんなオフィスにおすすめ

資料を一度に大量コピーすることがよくある
資料を一度に大量コピーすることがよくある

会議の資料を人数分コピーするときやパンフレットや案内状などを大量にコピーするときなど、大量コピーが必要なオフィスでは1つの作業がコピー機をずっと占領していることはありませんか?
そんな占領状態でも割り込んでコピー機をつかえる「割り込み機能」は大変便利です。

ユーザー/IC カード認証(グループ設定含む)2

情報漏洩対策にユーザー/ICカード認証を活用しましょう。
「ユーザー/ICカード認証」とは、印刷をICカード利用者のみに制限したり、誰がどのデータを出力したのかを情報収集することができます。
印刷物の取り間違えや置き忘れ、データの不正持ち出しなどを防ぎます。
ユーザー/ICカード認証

こんなオフィスにおすすめ

コピー機のセキュリティ対策をしていない
コピー機のセキュリティ対策をしていない

情報漏洩の約6割以上が「紙」によるものというのはご存知でしたか?
パソコンのセキュリティは気にしているけど、コピー機は見逃していた!なんてことはないように、「ユーザー/ICカード認証」の利用をおススメします。
印刷物を置き忘れたり、誰かが持って行ってしまったり・・・情報漏洩のリスクは日常にたくさん転がっています。

地紋印字コピー/プリント、ウォーターマーク/イメージスタンプ3

「地紋印字コピー/プリント」とは重要な書類に「コピー禁止」などの牽制文字を浮かばせ、不正コピーを抑止する機能で、「ウォーターマーク/イメージスタンプ」とは画像やすかしを重ねて印刷できる機能です。
ウォーターマークはプリントデータの背後に薄く文字をいれて印刷できます。

地紋印字コピー/プリント、ウォーターマーク/イメージスタンプ

こんなオフィスにおすすめ

オリジナルの書類、重要な文書を取扱う際のセキュリティ対策が必要
オリジナルの書類、重要な文書を取扱う際のセキュリティ対策が必要

会社で扱う文書の中には、持ち出しや複製禁止のものなど機密文書が必ずあると思います。
いつどこでその文書が流出してしまうか分りません。
保管状況も大切ですが、文書そのものをオリジナルのもの、地紋印字があるものにしておくのがセキュリティ対策として有効でしょう。

リテンション/ドキュメントファイリング4

「リテンション/ドキュメントファイリング」とは、プリントデータを本体内蔵のハードディスクに保存して、そのデータが必要なときはパソコンを使用せずに、複合機の操作パネルからプリントアウトできる機能です。
プリントする機会が多い定型のデータなどは、ハードディスク内に保存していると便利です。

リテンション/ドキュメントファイリング

こんなオフィスにおすすめ

よく同じ文書や資料をプリントアウトする
よく同じ文書や資料をプリントアウトする

会社のちょっとしたパンフレットやよく利用する取引先への発注用紙など、プリントアウトする機会が多いデータがある場合は「リテンション/ドキュメントファイリング」機能が大活躍します。
わざわざ自分のデスクに戻ってパソコンから印刷するよりもずっと効率的です。

追跡情報印字プリント5

「追跡情報印字プリント」は、システム設定でこの機能をONにすることで、常に印刷日時やユーザー名などをページの上部と下部に印字させることができる機能です。
ジョブログと紐付けることでいつ何を印刷したのかなど情報を追跡することができ、不正コピーやスキャンなどを抑止できる効果があります。

追跡情報印字プリント

こんなオフィスにおすすめ

機密情報を取扱う機会が多い
機密情報を取扱う機会が多い

印字できるデータは、印刷日時やユーザーの他に細かく時刻やコピー機本体のシリアル番号、アカウントジョブIDなどです。
情報管理体制が厳しい企業ではよくこの機能が活用されていますが、「紙」からの情報漏洩も多い中、さまざまな企業でもこのようなセキュリティに対する関心が高まっています。

指定範囲消去コピー/枠消し6

「指定範囲消去コピー/枠消し」機能は、原稿を辺ごとに消去する幅を設定し、周囲4辺を同じ幅で消去できる機能です。
パンチ穴の影やホッチキス、ファックスの上部/下部に印刷されている受信記録などを消すときに大変便利です。
また、厚手の原稿や書籍の見開きをコピーしたときにセンターや周りにできる影を消すのにも役立ちます。

指定範囲消去コピー/枠消し

こんなオフィスにおすすめ

資料をキレイに印刷しなおして保管したい
資料をキレイに印刷しなおして保管したい

ホッチキスで留められた資料や、パンチ穴が空けられていた資料をキレイな状態で保管したい場合や、キレイな状態で資料を取引先など人に渡したい場合に大活躍です。
複製したことがわからないくらい、周りにできる影などをキレイに消してくれます。

印刷履歴と記録7

「印刷履歴と記録」は基本的に複合機には備わっている機能で、過去の印刷情報や印刷履歴を一定期間記録するものです。
しかし、機種により記録される件数も情報量も異なってきます。
機種によっては所有者、ドキュメント名、アカウントやステータス、印刷部数や印刷モードまで履歴で確認できます。

印刷履歴と記録

こんなオフィスにおすすめ

月間印刷枚数を把握しておきたい場合
月間印刷枚数を把握しておきたい場合

機種によっては累計印刷枚数をカウントしてくれる、カウンタ機能を搭載しているものもあります。
月にどれくらい印刷しているのか把握することで、保守体制の見直しができたり、紙の節約に対して意識を向けることもできます。

拡大・縮小機能8

名前の通り、印刷データを原本よりも大きくしたり小さくしたりして印刷する機能です。
複合機には用紙指定変倍の機能があり、指定した用紙サイズに合わせて自動的に拡大、縮小コピーしてくれます。
それぞれ異なる大きさの紙データを同じサイズに揃えたい場合や、小さな記事を大きくして見やすくしたいときに便利です。

拡大・縮小機能

こんなオフィスにおすすめ

資料を見やすく整理して保管したり、提案資料として使いたい
資料を見やすく整理して保管したり、提案資料として使いたい

大きさがばらばらの資料は持ち運びが不便で、何より見にくさが欠点です。
保管したい資料や、誰かに渡したい資料は同じ大きさの紙に収めたいですよね。
この機能は上手く使えない、何度も失敗するという方も多いのでコピー機導入時に業者やメーカーの人に使い方をしっかり聞いておくといいでしょう。

カスタムイメージ9

「カスタムイメージ」とは、ユーザーが用意したイメージ画像を複合機に取り込むと原稿と合成させて印字する機能です。
合成したい画像は、あらかじめプリンタードライバーから複合機に内臓されているハードディスクに登録しておく必要があります。
資料の好きな場所に合成することができます。

カスタムイメージ

こんなオフィスにおすすめ

会社オリジナルの文書や資料を作りたい
会社オリジナルの文書や資料を作りたい

社名やコーポレートロゴなどを入れたい場合によく利用します。
社外に向けての挨拶状などがオリジナル性のあるものだと、その会社のイメージも良いですよね。
イメージ画像やロゴのサイズ、配置場所はコピー機本体で調整することができます。

FAX受信データのネットワーク転送機能10

受信したFAXデータをプリントアウトせずにネットワーク上の任意のアドレスに転送できる機能です。
FAXの中にはプリントアウトが必要な重要な資料もあれば、必要ではない広告などのFAXもたくさんありますよね。
受信データを確認して必要なものだけ選んでプリントアウトできるので、紙の節約になります。

FAX受信データのネットワーク転送機能

こんなオフィスにおすすめ

受信FAX用紙をスキャンしてPCに取り込むことが多い
受信FAX用紙をスキャンしてPCに取り込むことが多い

受信したFAXを一度プリントアウトして、その用紙をスキャンして自分のパソコンのフォルダに保存しているという方は多いと思います。
ネットワーク転送機能を使えば、FAXデータを直接指定したフォルダやE-mailに転送できるので、かなりの手間が省けます。

※コピー機によっては上記機能が搭載されていない場合もございますので、お問い合わせください。

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