クラウドPBXのメリット・デメリットを初心者向けに解説【プロ監修】

クラウドPBXには、外出先でも会社番号で電話対応しやすい、拠点間を内線化できる、電話設備の増設・移設に対応しやすいといったメリットがあります。一方で、通話品質が通信環境に左右される、電話番号を継続できない場合がある、月額料金がかかるなどのデメリットもあります。

そのため、クラウドPBXは「従来のビジネスフォンより便利だから導入する」のではなく、メリットとデメリットを自社の電話環境に当てはめて判断することが重要です。

この記事では、クラウドPBXを導入する7つのメリットと4つのデメリット・対策を整理し、どのような企業に向いているのかまで初心者向けに解説します。

クラウドPBXとは？メリット・デメリットを理解するための基礎

クラウドPBXのメリット・デメリットは、従来のビジネスフォンで社内に設置していたPBX（電話交換機）の機能を、クラウド上のサービスとして利用する仕組みから生まれます。

まずは、メリット・デメリットを判断するために必要な違いだけ確認しておきましょう。

クラウドPBXとは

クラウドPBXとは、インターネットを通じてPBXの機能を利用する電話システムです。

対応するスマートフォンやPC、IP電話機などを利用し、会社の電話番号での発着信、内線通話、保留・転送などを利用できます。利用できる端末や機能はサービスによって異なります。

場所や物理的な電話設備への依存を減らせることが、クラウドPBXの多くのメリットにつながっています。

クラウドPBXの仕組みやPBXとの関係を詳しく知りたい方は、クラウドPBXとは何か、仕組みから解説した記事をご覧ください。

従来のビジネスフォンとの違い

従来型のビジネスフォンは、一般的にオフィス内へ主装置を設置し、電話機や電話回線を接続して利用します。

クラウドPBXでは、PBXの主要な機能をクラウド上で利用するため、構成によっては社内へ物理的な主装置を設置せず、スマートフォンなどを電話端末として活用できます。

比較項目	従来型ビジネスフォン	クラウドPBX
PBX・主装置	オフィス内に設置する構成が一般的	クラウド上のPBX機能を利用
電話端末	専用電話機が中心	スマホ・PC・IP電話機などを利用可能なサービスがある
利用場所	主に社内	通信環境があれば社外から利用できる構成がある
増設・変更	機器・配線・設定変更が必要になる場合がある	アカウントや端末設定で対応できる場合がある

ただし、クラウドPBXでも既存回線との接続や固定電話機の利用方法によっては、ゲートウェイなどの機器やネットワーク整備が必要です。「クラウドPBXなら必ず機器・工事が不要」とは限りません。

クラウドPBXを導入する7つのメリット

クラウドPBXのメリットは、主に「業務効率化」「コスト削減」「運用・BCP」の3つに分けられます。

業務効率化に関する3つのメリット

外出先でも会社番号で発着信できる

クラウドPBXの大きなメリットは、対応するスマートフォンなどを利用して、オフィスの外からでも会社番号の電話に対応しやすくなることです。

たとえば営業担当者が外出しているときや、従業員がテレワークをしているときでも、対応サービス・設定であれば会社番号への着信を端末で受けたり、会社番号を通知して発信したりできます。担当者が電話を受けるためだけにオフィスへ戻る必要を減らせるため、外出が多い企業やテレワークを取り入れている企業にとって大きなメリットです。

一方、利用できる電話番号や発着信方法はサービス・契約内容によって異なります。導入前に、自社が使いたい番号と端末の組み合わせを確認してください。

離れた拠点や社員同士を内線化できる

クラウドPBXでは、対応する端末を同じ電話システムの内線として利用できるため、オフィス・外出先・自宅・別拠点にいる従業員同士を内線でつなげられることもメリットです。

従来は拠点間や外出中の従業員へ外線で電話していたケースでも、クラウドPBXの内線機能を活用すれば、外線通話を減らせる可能性があります。内線通話の料金体系や利用条件はサービスによって異なるため、「クラウドPBXなら社員間の通話料が必ず無料になる」とは限りません。契約するサービスの料金体系も確認しましょう。

電話業務に役立つ便利な機能を利用できる

クラウドPBXでは、内線・保留・転送といった基本的な電話機能に加え、サービスによって通話録音、留守番電話、IVR、CTI連携などの機能を利用できます。

たとえばCTIと連携すれば、着信した電話番号をもとに顧客情報をPC画面へ表示するなど、電話対応と顧客管理を連動できる構成があります。利用できる機能はクラウドPBXごとに異なるため、「機能数が多いサービス」を選ぶのではなく、自社の電話業務で必要な機能が利用できるかを確認することが重要です。

代表的な機能や活用方法は、クラウドPBXの機能一覧を解説した記事で確認できます。

コスト削減に関する2つのメリット

導入時の初期費用を抑えやすい

クラウドPBXは、物理的なPBX・主装置や専用電話機の購入を減らせる構成であれば、従来型ビジネスフォンと比べて導入時の機器費・工事費を抑えやすい点がメリットです。

すでに保有しているスマートフォンやPCを利用できるサービスなら、新たに固定電話機を必要台数分購入する費用も抑えられる可能性があります。ただし、既存の電話番号や回線を利用する構成、固定電話機を併用する構成などでは、接続機器や設定・工事が必要になる場合があります。

初期費用だけで判断せず、必要機器や設定費用、月額料金まで含めた総額で比較することが大切です。

内線化や転送方法の見直しで通話コストを抑えやすい

社員同士や拠点間の通話を内線化できれば、外線通話の回数を減らし、通話コストを抑えられる可能性があります。

また、従来は会社への着信を外部の携帯電話へ外線転送していた企業でも、クラウドPBXの仕組みを利用して社外端末を内線として扱える構成であれば、転送方法を見直せます。

削減できる金額は、現在の通話量・転送方法・契約中の料金プランによって異なります。
クラウドPBXへ変更するだけで、すべての通話料がなくなるわけではありません。

運用・BCPに関する2つのメリット

増設・移設やレイアウト変更に対応しやすい

クラウドPBXは、従業員の増減やオフィス移転、レイアウト変更に合わせて電話環境を変更しやすいこともメリットです。

従来型のビジネスフォンでは、電話機を増設する際に主装置の収容数や配線を確認し、必要に応じて機器・配線工事を追加することがあります。

クラウドPBXでは、サービスや利用端末によっては、アカウント追加や端末設定を中心に利用者を増やせるため、組織変更や拠点追加へ柔軟に対応しやすくなります。

ただし、固定電話機の追加やネットワーク環境の変更が必要な場合は、LAN配線や機器設定などの作業が発生することがあります。

災害・緊急時のBCP対策に活用できる

クラウドPBXは、オフィスへ出社できない状況でも、通信環境とサービスを利用できれば、別拠点や自宅などから電話対応を継続できる場合があります。

電話機能を特定のオフィスや主装置だけに依存しない構成にできるため、災害・交通障害などを想定したBCP（事業継続計画）の選択肢の一つになります。

一方で、停電やインターネット回線・モバイル回線・サービス側の障害などによって利用できなくなる可能性はあります。クラウドPBXだけでBCPが完結するわけではなく、代替連絡手段なども含めた対策が必要です。

災害時の電話運用については、クラウドPBXを活用したBCP対策の記事で詳しく解説しています。

クラウドPBXの4つのデメリットと対策

クラウドPBXには多くのメリットがありますが、通信品質・電話番号・ランニングコスト・セキュリティの4点は導入前に確認しておきたいデメリットです。

重要なのは、デメリットだけを見て導入を避けるのではなく、自社では問題になるのか、どのような対策ができるのかを確認することです。

通信環境によって通話品質が左右される

クラウドPBXはインターネットを利用するため、通信環境が不安定な場所では、音声の遅延・途切れ・聞き取りにくさなどが発生する可能性があります。

特に、社内ネットワークへ通信が集中している場合、Wi-Fiの電波状況が悪い場合、外出先でモバイル通信が不安定な場合などは、通話品質に影響することがあります。

契約前には、可能であれば実際に利用する場所・端末で通話品質を確認しましょう。

音声が途切れる原因や改善方法は、クラウドPBXの音質・通話品質を解説した記事で詳しく確認できます。

電話番号を引き継げない場合がある

クラウドPBXへ切り替える際、現在使用している電話番号をそのまま継続できない場合があります。

電話番号を継続できるかは、番号種別、現在の契約状況、利用する電話サービス、提供エリア、技術的な条件などによって異なります。

そのため、「市外局番だから必ず引き継げる」「クラウド型だから引き継げない」といった一律の判断はできません。

番号の種類ごとの継続条件については、クラウドPBXで電話番号をそのまま使う方法で詳しく解説しています。

月額料金などのランニングコストがかかる

クラウドPBXは、基本料金やID・ライセンス料金などが発生する月額制のサービスが一般的で、導入後も継続的な費用がかかります。

初期費用を抑えられても、利用人数が増えるほど月額料金が増える料金体系では、長期間の運用費が大きくなる可能性があります。

一方で、従来型ビジネスフォンでも機器購入・リース、保守、増設工事、外線転送などの費用が発生する場合があります。

「月額料金があるか」だけではなく、現在の電話環境とクラウドPBXを総額で比較することが重要です。

クラウドPBXの初期費用・月額料金・費用内訳は、クラウドPBXの料金相場を解説した記事をご覧ください。

セキュリティ対策が必要になる

インターネットを利用するクラウドPBXでは、サービス側だけでなく、利用する企業側でも適切なセキュリティ対策が必要です。

たとえば、ID・パスワードの管理が不十分だったり、業務で使用するスマートフォンを紛失したりすると、第三者による不正利用につながる可能性があります。

クラウドPBXだから危険というわけではありませんが、サービス任せにせず、自社側の運用ルールまで含めて対策することが大切です。

想定されるリスクや対策は、クラウドPBXのセキュリティ対策を解説した記事で詳しく紹介しています。

クラウドPBXが向いている企業・導入前に注意したい企業

クラウドPBXは、すべての企業に同じようなメリットがあるわけではありません。

メリットを活かしやすい企業がある一方で、現在の電話設備や業務条件によっては、従来型ビジネスフォンを継続した方が適している場合もあります。

クラウドPBXが向いている企業

クラウドPBXは、特に働く場所や人数の変化に合わせて電話環境を柔軟に運用したい企業と相性がよいサービスです。

このような企業では、「場所に縛られにくい」「増減へ対応しやすい」というクラウドPBXの特徴を活かしやすくなります。

導入を慎重に検討したい企業

一方、次のような企業は「クラウドPBXが向いていない」と即断するのではなく、現在の設備と必要条件を確認してから判断することをおすすめします。

特に既存設備との併用や電話番号の継続が必要な場合は、サービス単体の比較だけでは判断できません。

また、110・118・119などの緊急通報や特殊番号への発信可否は、利用するサービスや回線構成によって異なります。
業務上必要な場合は、代替手段も含めて事前に確認しましょう。

現在どの回線・機器・番号を利用しているのかを整理したうえで、切り替え可能な範囲を確認しましょう。

導入前にメリット・デメリットを自社環境で確認する

クラウドPBXを導入するか判断するときは、サービスの機能一覧を見るだけでなく、自社の電話環境に置き換えて確認することが重要です。

導入準備や切り替えの流れを詳しく確認したい方は、親記事のクラウドPBX導入の基本・必要なもの・流れを解説した記事もあわせてご覧ください。

クラウドPBXが自社に合うか迷ったらOFFICE110へご相談ください

クラウドPBXのメリット・デメリットを比較しても、「自社では今の電話番号を継続できるのか」「現在のPBXや電話機をどうすればよいのか」まで自社だけで判断するのは難しいことがあります。

クラウドPBXの導入を検討するときは、サービスだけを選ぶのではなく、現在の電話番号・回線・端末・PBX・ネットワークまで含めて電話環境全体を整理することが重要です。

現在の電話番号・回線・端末環境を確認

まず確認したいのは、現在使用している電話番号と電話回線、電話機などの構成です。

代表番号を継続する必要がある場合は、現在の番号種別や契約状況を確認します。
既存PBXや固定電話機を残したい場合は、クラウドPBXと併用できる構成かどうかも確認が必要です。

OFFICE110へご相談いただく際も、現在利用している電話番号・回線や機器の情報が分かると、検討条件を整理しやすくなります。

利用人数・同時通話数・利用場所を整理

電話機の台数だけでなく、実際に何人が利用し、最大で何人が同時に通話するのかも重要です。

また、オフィスだけで使うのか、営業担当者の外出先やテレワークでも利用するのかによって、必要な端末やネットワーク環境が変わります。

こうした利用条件を整理すると、「クラウドPBXのメリットを活かせるか」「どのデメリットへの対策が必要か」を判断しやすくなります。

費用や切り替え手順まで含めて検討

クラウドPBXを比較するときは、初期費用や月額料金だけでなく、現在の電話設備を継続した場合の費用も含めて検討しましょう。また、番号継続や既存設備との併用が必要な場合は、申し込みから利用開始までにどのような手続き・設定が必要になるかも事前に確認しておくと安心です。

OFFICE110では、「クラウドPBXへ切り替えるべきか迷っている」「現在の電話番号やPBXを含めて検討したい」といったご相談も受け付けています。現在の電話環境や利用条件を整理しながら、自社に合う構成や導入方法を検討したい方はご相談ください。

クラウドPBXのメリット・デメリットに関するよくある質問

まとめ

クラウドPBXには、外出先から会社番号へ対応しやすい、社員・拠点間を内線化できる、電話設備の増設・移設へ柔軟に対応しやすいなどのメリットがあります。

一方、通信環境による通話品質への影響、電話番号を継続できないケース、月額料金、セキュリティ対策などは導入前に確認が必要です。

クラウドPBXのメリット・デメリットは、自社の電話番号・既存設備・利用人数・同時通話数・ネットワーク環境によって評価が変わります。

導入するか迷っている場合は、サービスの料金や機能だけで比較せず、現在の電話環境からどこを変更し、どこを残したいのか整理して判断しましょう。

OFFICE110ではクラウドPBXに関するご相談を受け付けています。現在の電話番号を継続できるか、必要な端末やID数、同時通話数、既存PBX・主装置との関係、回線やインターネット環境なども含めて検討したい方は、クラウドPBX総合ページをご確認ください。