【図解】クラウドPBXと既存PBXの併用方法｜メリットや注意点も紹介

クラウドPBXと既存PBXは、現在の設備や利用するサービスによっては併用できます。既存の電話環境をすぐに撤去せず、スマートフォンや一部の部署からクラウドPBXを取り入れることで、段階的に移行することも可能です。

ただし、併用方法は現在のPBX、ビジネスフォンの主装置、電話回線、電話番号、端末、クラウドPBXの仕様によって異なります。

この記事では、クラウドPBXと既存PBXを併用する方法、メリット・デメリット、段階移行の考え方を図解を交えて解説します。

「既存設備をどこまで残すべきか」「一気にクラウド化して問題ないか」と迷っている方は、自社に合う移行方法を判断する参考にしてください。

クラウドPBXと既存PBXは併用できる？

クラウドPBXと既存PBXは、現在の電話設備や利用するサービスによっては併用できます。

既存PBXやビジネスフォンは、オフィス内に設置したPBX（構内交換機）や主装置を使い、固定電話機への着信、内線、保留、転送などを管理する電話システムです。

一方、クラウドPBXはPBX機能をクラウド上で利用する仕組みで、サービスによってはスマートフォンやパソコン、IP電話機などを電話端末として利用できます。

両方を併用すれば、既存の固定電話環境を残しながら、一部の利用者や部署からクラウドPBXを取り入れるといった段階移行ができる場合があります。

クラウドPBX導入の全体像から確認したい方は、クラウドPBXの導入方法・必要なもの・流れを詳しく解説した記事をご覧ください。

クラウドPBX自体の仕組みを詳しく知りたい方は、クラウドPBXの仕組みを基礎から解説した記事も参考にしてください。

クラウドPBXと既存PBXを併用する方法【構成図】

クラウドPBXと既存PBXを併用するときは、既存の固定電話環境をどこまで残し、どの利用者・端末をクラウド側へ移すかを決めることが重要です。

実際の接続方法は、現在使用しているPBXやビジネスフォンの主装置、電話回線、ネットワーク、電話番号、導入するクラウドPBXによって異なります。

併用構成は既存PBX・回線・クラウドPBXによって異なる

クラウドPBXと既存PBXを併用する方法は1つではありません。

たとえば、既存PBXに接続した固定電話機をそのまま利用しながら、外出が多い社員やテレワークを行う社員にはクラウドPBX側のスマートフォンなどを追加する構成が考えられます。

既存PBX側とクラウド側をどのように接続するかは、利用するサービスや現在の設備によって異なり、ゲートウェイなどの接続機器やネットワーク設定が必要になる場合もあります。

「既存PBXがあるからこの構成」「クラウドPBXだからこの機器が必要」と一律には判断できません。
現在の設備と、導入後に実現したい電話運用をあわせて確認しましょう。

既存PBXを残して段階的にクラウドPBXへ移行する

既存PBXとの併用は、クラウドPBXへ一度に切り替えず、段階的に移行したい企業に向いています。

一斉に電話環境を変更すると、操作方法や着信方法が変わることで、導入直後に社員が戸惑う可能性があります。

そこで、最初は一部の社員や部署でクラウドPBXを利用し、既存PBXも残しておけば、新しい運用を確認しながら利用範囲を広げられます。

どこから切り替えるかは、現在の電話運用やクラウドPBX側の対応範囲に合わせて決めます。

併用期間を決めて完全移行のタイミングを見極める

クラウドPBXと既存PBXを併用する場合は、「いつまで併用するのか」をあらかじめ考えておくことが重要です。

併用期間が長くなるほど、既存PBXとクラウドPBXの両方を管理する必要があり、契約や保守、社内運用が複雑になる可能性があります。

完全移行を検討するときは、次の項目を確認しましょう。

現在の会社番号を継続できるか確認したい方は、クラウドPBXで電話番号をそのまま使う方法もあわせてご確認ください。

既存PBXの契約・保守状況や機器の更新時期も含めて、切り替え時期を決めることが大切です。

クラウドPBXと既存PBXを併用するメリット

クラウドPBXと既存PBXを併用する最大のメリットは、現在の電話環境をすぐにすべて変更せず、段階的にクラウド化できることです。

ここでは、クラウドPBXそのものの一般的なメリットではなく、既存PBXと併用する場合に得られるメリットを確認します。

段階的・試験的にクラウドPBXへ移行できる

既存PBXを残しておけば、クラウドPBXを一部から試し、問題がないことを確認しながら利用範囲を広げられます。

一斉移行と比べて、操作方法や新しい電話運用に慣れるための期間を設けやすい点がメリットです。

特に電話対応が業務に直結する企業では、部署・拠点・利用者などの単位で切り替えれば、実際の運用を確認しながら移行計画を調整できます。

既存設備を活かしながらスマホなどを追加できる

併用構成では、現在使用している固定電話機やPBXを残しながら、スマートフォンなど新しい端末を追加できる場合があります。

たとえば、オフィス内では従来の固定電話機を使い、外出する社員はスマートフォンを使うなど、業務内容に応じて端末を使い分ける運用が考えられます。

ただし、固定電話機とクラウド側端末の間で利用できる内線・保留・転送などの機能は構成やサービスによって異なります。

一度にすべての電話設備を入れ替えずに済む

既存PBXを残す場合は、導入時にすべての電話機・PBX・周辺設備を一斉に撤去する必要がない場合があります。

まだ利用できる固定電話機や既存設備を活かしながら、一部からクラウド化できれば、導入時期を分散させることも可能です。

ただし、併用のための機器や設定、既存PBXの保守費用などが別途発生する場合もあるため、「併用すれば必ず総費用が安くなる」とは限りません。

初期費用だけでなく、併用期間中の月額費用・保守費用まで含めて比較しましょう。

トラブル時の代替手段を確保しやすくなる

既存PBXとクラウドPBXを別の経路として利用できる構成であれば、一方に問題が発生したときの代替手段を準備しやすくなる場合があります。

たとえば、クラウド側の利用に問題が生じた場合でも、既存PBX側で利用できる電話環境を残していれば、対応できる業務が残る可能性があります。

クラウドPBXと既存PBXを併用するデメリット・注意点

クラウドPBXと既存PBXの併用には段階移行しやすいメリットがある一方、2つの電話環境を同時に管理することで構成や運用が複雑になりやすい点に注意が必要です。

構成によって機器・設定・工事が必要になる

クラウドPBXと既存PBXを組み合わせる場合、現在の構成によっては、接続機器の追加、ネットワーク設定、電話回線や既存設備の変更が必要です。

クラウドPBXは「クラウド」という名称から機器や工事が一切不要と思われることがありますが、既存PBXとの連携や固定電話機の利用などを行う場合は、追加機器や設定が必要になることがあります。

必要な作業はサービスや既存環境によって異なるため、導入前に構成を確認して見積もり範囲を整理しましょう。

既存PBX側の設定変更が必要になる場合がある

クラウドPBXを追加することで、現在使用しているPBX側の着信設定や内線設定などを変更する場合があります。

どの設定が必要になるかは、PBXのメーカー・機種・現在の設定・クラウド側との接続方法によって異なります。

現在のPBXを設置・保守している業者と、クラウドPBXを提供する事業者が異なる場合は、導入前にそれぞれの対応範囲を確認しておくことが重要です。

障害時の原因切り分けや問い合わせ先が複雑になる

既存PBXとクラウドPBXを併用すると、電話に不具合が発生したときに原因となる設備や問い合わせ先が増える可能性があります。

トラブル発生時に「どの事業者へ連絡すればよいか分からない」という状態を避けるため、導入前に保守・問い合わせ窓口を整理しておきましょう。

併用期間中は運用・保守の負担が増える場合がある

2つの電話環境を併用している間は、既存PBXとクラウドPBXの両方を管理する必要があります。

たとえば、社員によって利用する電話システムが異なると、内線番号や着信方法、操作方法、問い合わせ先などの社内ルールも複雑になりやすくなります。

また、既存PBXの保守契約とクラウドPBXの月額費用などが重なる期間が生じる場合もあります。

併用を長期間続ける場合は、利便性だけでなく管理負担や総コストも定期的に見直しましょう。

クラウドPBXと既存PBXの併用が向いているケース

既存PBXとの併用は、すべての企業に必要な方法ではありません。
特に現在の電話設備を残す理由があり、段階的にクラウドPBXへ移行したい企業に向いています。

一度に電話環境を切り替えるリスクを抑えたい

電話対応が業務上重要で、一斉切り替えによる混乱を避けたい場合は、既存PBXを残した段階移行を検討する価値があります。

最初に少人数で利用して操作方法や着信・発信の流れを確認したあと、利用者を増やしていけば、運用上の課題を確認しながら移行できます。

既存PBX・電話機を当面残したい

現在のPBXや固定電話機をすぐに撤去する必要がない場合は、利用できる既存設備を残しながらクラウドPBXを追加する方法を検討できます。特に、現在の電話設備を使う部署と、新しい働き方へ対応したい部署が分かれている場合は、併用によって移行範囲を調整しやすくなります。

一方、既存PBXが古く保守を継続しにくい場合などは、無理に設備を残すより全面移行した方が適している可能性もあります。

一部の部署や拠点からクラウド化したい

全社を同時にクラウド化する必要がない場合は、利用効果が大きい部署・拠点から先行導入する方法があります。

たとえば、外出が多い営業部門、テレワークを行う社員、新しく開設する拠点などからクラウドPBXを利用し、既存オフィスの固定電話環境は当面残すといった考え方です。

先行導入で得られた課題を確認してから対象範囲を広げれば、全社展開時の運用ルールも作りやすくなります。

最終的な完全移行を見据えて試験運用したい

最終的にはクラウドPBXへ全面移行したいものの、実際の使い勝手や通話環境を確認してから判断したい場合にも併用が適しています。

試験運用では、単に電話がつながるかだけでなく、日常業務で必要な機能が問題なく使えるかまで確認します。

試験結果をもとに、既存PBXをいつ撤去するか、どの部署までクラウド化するかを判断しましょう。

クラウドPBXと既存PBXの併用・移行はOFFICE110へご相談ください

クラウドPBXと既存PBXを併用できるかどうかは、サービス名だけでは判断できません。

現在の電話番号、電話回線、PBXやビジネスフォンの主装置、端末、ネットワーク環境などを確認し、「何を残し、何をクラウドへ移すのか」を整理してから構成を検討することが重要です。

OFFICE110へご相談いただく際も、分かる範囲で現在の電話環境を整理しておくと、確認すべきポイントを明確にしやすくなります。

これらがすべて分からなくても、確認できる情報から整理できます。
既存設備をどこまで残せるか、段階移行と全面移行のどちらが適しているか判断に迷う場合はご相談ください。

クラウドPBXと既存PBXの併用に関するよくある質問

まとめ

クラウドPBXと既存PBXは、現在の電話設備や導入するサービスによっては併用できます。

既存PBXを残しながら一部からクラウドPBXを導入すれば、新しい電話環境を確認しながら段階的に移行できることが大きなメリットです。一方で、併用には追加の機器・設定が必要になる場合があり、障害時の原因切り分けや、2つのシステムを管理する負担が増える可能性もあります。

そのため、「併用できるか」だけでなく、現在のPBX・主装置・電話番号・回線・端末・同時通話数・ネットワークを確認し、併用期間と最終的な移行時期まで含めて検討しましょう。

既存PBXを残すべきか、どの端末からクラウド化するか、切り替え手順をどのように組み立てるか迷っている場合は、OFFICE110へご相談ください。現在の電話環境を確認しながら、必要な構成を整理することが大切です。