クラウドPBXとソフトフォンの違いとは？仕組み・メリット・選び方を解説

クラウドPBXとソフトフォンは、同じものではありません。クラウドPBXは会社の電話機能をクラウド上で利用する電話システム、ソフトフォンはスマホやパソコンを電話端末として使うためのソフトウェアです。

クラウドPBXでは、対応するソフトフォンアプリをスマートフォンやパソコンに設定することで、オフィスの固定電話機以外でも会社電話を利用できるようになります。

ただし、利用できる端末やOS、会社番号の発着信方法、必要なID数、同時通話数などはサービスや契約内容によって異なります。
「アプリを入れればどの端末でも同じように使える」とは限りません。

この記事では、クラウドPBXとソフトフォンの違いから、利用する仕組み、メリット、導入前の確認事項、自社に合ったサービスを選ぶポイントまで初心者向けに解説します。

クラウドPBXとソフトフォンの違いとは？

クラウドPBXとソフトフォンの大きな違いは、「電話システム」と「電話端末として使うソフトウェア」という役割の違いです。

クラウドPBXは内線・外線・保留・転送など会社電話の機能を管理する仕組みで、ソフトフォンはその仕組みに接続してスマートフォンやパソコンから通話するために使われます。

両者の関係を理解するには、まずそれぞれが何を指しているのか整理しておきましょう。

クラウドPBXは電話システム全体をクラウドで利用する仕組み

クラウドPBXとは、従来オフィス内に設置していたPBXの機能をクラウド上で利用する電話システムです。

PBX（Private Branch Exchange）は、企業内の電話機や回線を管理し、内線通話や外線の発着信、保留・転送などを制御する仕組みを指します。

クラウドPBXではインターネットを利用して電話端末とクラウド上のシステムを接続するため、固定電話機だけでなく、サービスに対応していればスマートフォンやパソコンも電話端末として利用できます。

クラウドPBXそのものの仕組みや従来型PBXとの違いは、クラウドPBXの仕組みを解説した記事で詳しく紹介しています。

ソフトフォンはスマホやPCを電話機として使うソフトウェア

ソフトフォンとは、スマートフォンやパソコンなどにソフトウェアやアプリを設定し、端末を電話機として利用する仕組みです。

物理的な電話機ではなく、端末上の画面から電話番号を入力したり、着信に応答したり、保留・転送などの操作を行います。

法人で会社番号や内線を利用する場合は、ソフトフォンアプリだけではなく、対応するクラウドPBXなどの電話サービスやアカウント設定が必要です。

つまり、「クラウドPBXかソフトフォンのどちらかを選ぶ」という関係ではありません。
クラウドPBXを利用する際の電話端末の一つとして、ソフトフォンを使用する構成があります。

クラウドPBXとソフトフォンの違いを比較

クラウドPBXとソフトフォンの違いを整理すると、以下のようになります。

簡単に整理すると、クラウドPBXが会社電話を動かす「システム側」、ソフトフォンが利用者が通話する「端末側」です。

この関係を理解しておくと、「スマホを会社電話として使いたい」「PCで電話対応したい」と考えたときに、必要なサービスや端末を整理しやすくなります。

クラウドPBXでソフトフォンを使う仕組み

クラウドPBXでソフトフォンを使う場合、スマートフォンやパソコンに対応アプリなどを設定し、インターネット経由でクラウドPBXへ接続します。

具体的な利用方法や対応機能はサービスによって異なるため、導入前に自社で必要な電話運用と照らし合わせて確認することが重要です。

スマホ・PCをクラウドPBXの内線端末として利用する

クラウドPBXでは、対応するスマートフォンやパソコンを内線端末として利用できるサービスがあります。

利用者ごとにアカウントや内線番号などを設定し、端末のソフトフォンからクラウドPBXへ接続することで、社内の固定電話機と同じ電話システムに参加するイメージです。

そのため、オフィスの固定席だけでなく、外出先やテレワーク先などから電話対応できる環境を構築しやすくなります。

ただし、利用できる端末の種類や、固定電話機とスマートフォンを併用できるかどうかなどはサービスによって異なります。

会社番号の発着信や内線通話をアプリで行う

クラウドPBXとソフトフォンを組み合わせる大きな目的の一つが、スマートフォンやパソコンから会社電話を扱えるようにすることです。

利用するサービスや電話番号の条件に対応していれば、会社の電話番号への着信をソフトフォンで受けたり、会社番号を利用して外線発信したりできます。

また、クラウドPBXに登録された端末同士では、離れた場所にいる社員間でも内線として通話できる構成があります。

クラウドPBXで利用できる機能全体を確認したい方は、クラウドPBXの機能一覧と活用方法を詳しく解説した記事をご確認ください。

利用には対応サービス・アカウント・通信環境が必要

ソフトフォンは、アプリをインストールするだけですべての会社電話が使えるわけではありません。

法人向けの電話環境として利用する場合は、クラウドPBXサービスへの契約や利用者設定などが必要になります。

サービスを比較するときは、「スマホ対応」「PC対応」という表示だけで判断せず、自社で使用する端末や電話番号、運用方法まで確認しましょう。

クラウドPBXでソフトフォンを使うメリット

ソフトフォンをクラウドPBXの電話端末として活用すると、固定電話機だけで運用する場合に比べて、働く場所や端末の選択肢を広げやすくなります。ここでは、ソフトフォン利用と直接関係するメリットを5つに絞って解説します。

外出先でも会社番号で発着信できる

クラウドPBXとソフトフォンを組み合わせれば、サービスや電話番号の条件に応じて、オフィス外から会社番号を使った電話対応ができます。

営業担当者が外出している場合や、社員がテレワークをしている場合でも、スマートフォンを会社電話の端末として利用できれば、オフィスへ戻らずに電話へ対応しやすくなります。

また、個人の携帯電話番号を相手に知らせず、業務用の電話番号で連絡できる構成にすれば、私用番号と業務用番号を分けて運用しやすくなります。

スマホやPCを内線端末として使える

ソフトフォン対応のクラウドPBXでは、スマートフォンやパソコンを内線端末として利用できる場合があります。

同じクラウドPBXに登録された端末であれば、オフィス・外出先・別拠点など場所が離れていても、内線として連絡できる構成を作れます。

担当者が社外にいるたびに個人の携帯電話へかけ直す運用を減らせるため、社内連絡の方法を統一しやすくなることもメリットです。

専用電話機を減らしやすい

既存のスマートフォンやパソコンをソフトフォンとして利用できれば、すべての社員分について専用の固定電話機を用意する必要がない構成にできます。

たとえば、固定席で電話対応する社員には電話機を残し、外出が多い社員にはスマートフォンを利用するといった組み合わせも検討できます。

「ソフトフォンを使えば端末代が必ずゼロになる」という意味ではありません。
スマートフォンやPC、ヘッドセットなどを新たに準備する場合は、その費用も含めて比較する必要があります。

電話機や配線に縛られない運用がしやすい

ソフトフォンを利用すると、固定電話機を設置する席を減らしやすくなり、オフィスのレイアウトや働く場所を柔軟に考えられます。

部署移動やフリーアドレス、テレワークなどで社員の勤務場所が変わる場合でも、対応端末とネットワーク環境を用意できれば、電話環境を変更しやすいことが特徴です。

ただし、固定電話機や社内配線が一切不要になるかどうかは、既存設備や利用するサービス、FAX・ドアホンなど周辺設備の構成によって異なります。

外線転送を減らして通話コストを見直せる

オフィスへかかってきた電話を外出中の社員へ毎回外線転送している場合、スマートフォンをクラウドPBXの内線端末として利用することで、電話の取り次ぎ方法を見直せる可能性があります。

たとえば、外出先の社員へクラウドPBX上の内線として取り次げる構成なら、従来の外線転送を減らせる場合があります。

ただし、実際に発生する通話料金や転送料金はサービス・契約・通話方法によって異なるため、「ソフトフォンなら転送料が必ず無料になる」とは限りません。

電話転送の仕組みやクラウドPBXでの運用方法は、クラウドPBXの転送機能を解説した記事で詳しく紹介しています。

なお、CTIなど他システムとの連携についてはソフトフォン固有の機能ではありません。詳しくはクラウドPBXとCTIの連携方法をご確認ください。

ソフトフォン導入前に確認したい5つのポイント

ソフトフォンを快適に利用できるかどうかは、クラウドPBXのサービスだけではなく、端末・OS・ネットワーク・電話番号・利用人数などにも左右されます。

契約してから「使いたい端末に対応していなかった」と気付かないように、実際の利用環境を先に整理することが重要です。

利用するスマホ・PCの対応OSを確認する

最初に確認したいのが、利用予定のスマートフォンやパソコンがソフトフォンに対応しているかどうかです。

サービスによって、対応するiOS・Android・Windows・macOSなどの範囲や、利用できるOSバージョンが異なります。

同じOSでも古いバージョンではアプリが利用できない場合があるため、契約前にサービス提供元が公開している最新の動作環境を確認しましょう。

会社支給端末だけでなく、社員の個人端末を業務利用する場合は、対応状況とあわせて端末管理やセキュリティの運用方法も整理しておく必要があります。

通信環境が通話品質に影響する

クラウドPBXのソフトフォンはインターネットを利用して音声データを送受信するため、通信環境の影響を受けます。

通信が不安定な場所では、音声の遅延や途切れなどが起こる可能性があります。

特にオフィスで多数の端末を同時利用する場合は、「インターネットにつながるか」だけでなく、電話を含めた通信を安定して利用できるネットワーク環境かどうかも確認しましょう。

インターネット回線の障害や、ルーター・ONU・無線LAN機器などが停止した場合は、ソフトフォンからクラウドPBXへ接続できなくなることがあります。停電・通信障害時にも電話対応を継続する必要がある場合は、モバイル回線や別の電話手段など、代替手段もあわせて検討しましょう。

クラウドPBXの通話品質が低下する原因や対策については、クラウドPBXの音質・通話品質を解説した記事で詳しく紹介しています。

PC利用ではマイクやヘッドセット環境を整える

パソコンをソフトフォンとして利用する場合は、通話に使用するマイクやスピーカー、ヘッドセットなどの環境も確認します。

パソコン内蔵のマイクとスピーカーでも利用できるサービスはありますが、周囲の音を拾いやすいオフィスでは、ヘッドセットを利用した方が通話しやすい場合があります。

USB接続やBluetooth接続など利用する機器によって接続方法も異なるため、実際の業務環境に合ったものを用意しましょう。

会社電話番号を利用できる条件を確認する

現在使用している会社電話番号をクラウドPBXでも使いたい場合は、契約前に利用可否を確認してください。

既存番号をそのまま利用できるかどうかは、現在の電話番号や回線、利用するクラウドPBXサービス、接続方法などによって異なります。

「クラウドPBXなら現在の番号を必ず引き継げる」「特定の回線契約なら必ず継続できる」と一律には判断できません。

現在の電話番号を変更したくない場合は、クラウドPBXで電話番号をそのまま使う方法も確認したうえで、導入予定サービスに対応可否を確認しましょう。

ID数・同時通話数・利用条件を確認する

ソフトフォンを何台で使うかを決めるときは、端末の台数だけではなく、必要なID数や同時通話数も確認します。

たとえば社員10人がソフトフォンを利用する場合でも、10人が同時に外線通話するとは限りません。
一方、電話受付が集中する部署では、利用人数よりもピーク時の同時通話数が重要になることがあります。

利用料金や契約単位も、ID・番号・チャネルなどサービスによって考え方が異なる場合があります。

緊急通報（110・118・119）や一部の特殊番号へ発信できるかどうかも、導入前に確認しておきましょう。
ソフトフォンやIP電話の種類によっては、緊急通報へ直接発信できないサービスがあります。
利用できない場合に備えて、スマートフォンの標準電話機能や別の電話回線など、緊急時の連絡方法も決めておくことが重要です。

クラウドPBXのソフトフォンを選ぶ4つのポイント

ソフトフォン対応のクラウドPBXを選ぶときは、料金や知名度だけではなく、自社の端末・電話運用・利用人数に合っているかを確認することが重要です。ここでは、導入前に比較したい4つのポイントを解説します。

対応端末・OS・アプリで選ぶ

まず、実際に使用するスマートフォン・パソコン・OSに対応しているかを確認します。

特に複数種類の端末を社内で使用している場合は、iPhoneだけ、Windowsだけといった一部の端末だけで判断しないことが大切です。

会社支給スマートフォン、社員の個人端末、オフィスのパソコンなど、ソフトフォンとして使いたい端末を先に一覧化すると比較しやすくなります。

会社番号・内線・保留転送の運用で選ぶ

次に、自社で必要な電話の使い方が実現できるかを確認します。

「ソフトフォン対応」と書かれていても、利用できる外線番号や電話機能がすべて同じとは限りません。

現在の電話対応を整理し、「何をそのまま残したいか」「何を変えたいか」を明確にしたうえで比較しましょう。

ID数・同時通話数・必要機能で選ぶ

利用人数だけではなく、必要なID数・同時通話数・機能も確認します。

特に電話受付が多い企業では、普段の利用人数だけを基準にすると、着信が集中したときに必要な通話数を確保できない可能性があります。現在の電話機台数、ピーク時に同時対応する件数、今後の増員や拠点追加なども含めて必要数を整理しましょう。

通話録音、留守番電話、IVR、CTI連携などを利用したい場合は、それぞれ必要な機能が標準機能なのか、オプションなのかも確認が必要です。

設定支援やサポート体制で選ぶ

クラウドPBXは、サービスを契約するだけで電話運用が自動的に完成するわけではありません。

会社番号、内線番号、着信先、利用者ID、アプリなどを自社の運用に合わせて設定する必要があります。

そのため、初めてクラウドPBXを導入する場合は、導入時の設定方法だけでなく、端末追加や設定変更、トラブル発生時にどのようなサポートを受けられるかも比較しましょう。

複数のクラウドPBXを比較したい場合は、クラウドPBXの比較・選び方を解説した記事も参考にしてください。

ソフトフォン対応のクラウドPBX選びはOFFICE110へ

ソフトフォン対応のクラウドPBXを選ぶときは、「スマホで電話できるか」だけでなく、現在の電話環境と導入後の運用を一緒に確認することが重要です。

たとえば、現在の会社電話番号を継続したい場合と、新しい番号でも問題ない場合では、検討する構成が変わることがあります。また、社員全員をスマートフォンへ切り替えるのか、受付など一部には固定電話機を残すのかによっても必要な端末やID数は異なります。

自社だけで判断しにくい場合は、現在使用している電話番号・電話機・回線・利用人数・働き方などを整理したうえでご相談ください。必要な電話環境を確認することで、自社に合ったクラウドPBXの条件を整理しやすくなります。

クラウドPBXとソフトフォンに関するよくある質問

まとめ

クラウドPBXは会社電話を管理する電話システム、ソフトフォンはスマホやPCを電話端末として使うためのソフトウェアです。

クラウドPBXとソフトフォンを組み合わせることで、対応するスマートフォンやパソコンから会社番号の発着信や内線通話などを利用でき、オフィスの固定電話機だけに縛られない電話環境を構築しやすくなります。

一方で、利用できる端末・OS・電話番号・ID数・同時通話数・通信環境などはサービスや契約内容によって異なります。導入前には、自社で使う端末と現在の電話環境を整理したうえで比較することが重要です。

ソフトフォン対応のクラウドPBXを検討しているものの、現在の電話番号を使えるか、何台・何ID必要なのか、固定電話機を残すべきか判断できない場合は、OFFICE110へご相談ください。現在の電話環境と利用方法を整理しながら、必要な条件を確認しましょう。