クラウドPBXへ乗り換える方法｜ビジネスフォンからの移行手順・注意点

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える際は、メリットだけで判断せず、現在の電話番号・PBXや主装置・契約状況・回線・ネットワーク環境を確認したうえで移行方法を決めることが重要です。

クラウドPBXへ切り替えることで、外出先やテレワーク先から会社電話を利用しやすくなったり、移転・増員時の電話環境を変更しやすくなったりする可能性があります。一方で、現在の電話番号を継続できるか、既存PBXを撤去するか残すかなど、会社ごとに確認すべき条件は異なります。

また、ビジネスフォンからクラウドPBXへの移行は、必ずしも全社・全拠点を一度に切り替える必要はありません。既存設備や契約状況によっては、PBXを残しながら段階的に移行する方法も検討できます。

この記事では、ビジネスフォンからクラウドPBXへの乗り換えが向いているケース、切り替え前の確認事項、実際の移行手順、一括移行が難しい場合の考え方を解説します。

ビジネスフォンからクラウドPBXへの乗り換えとは

ビジネスフォンからクラウドPBXへの乗り換えでは、オフィス内のPBX・主装置を中心とした電話環境から、クラウド上のPBX機能を利用する電話環境へ切り替えます。

クラウドPBXは、サービスが対応するスマートフォン・パソコン・IP電話機などを通話端末として利用できます。
そのため、外出先やテレワーク先で会社電話を使いたい場合や、複数拠点の電話環境を見直したい場合の選択肢になります。

ただし、クラウドPBXへ乗り換えても、すべての電話機・回線・配線が不要になるとは限りません。
現在の電話番号や既存設備、FAXなどの周辺機器、利用するクラウドPBXによって必要な構成は変わります。

クラウドPBXを新規導入する際の準備や全体的な流れから確認したい方は、クラウドPBXの導入方法・必要なものを解説した記事をご覧ください。

ビジネスフォンとクラウドPBXの主な違い

従来のビジネスフォンとクラウドPBXでは、電話交換機能を設置する場所や利用できる端末、増設方法などが異なります。

比較項目	従来のビジネスフォン	クラウドPBX
PBX・主装置	オフィス内に設置する構成が一般的	クラウド上のPBX機能を利用
利用端末	主装置に対応する専用電話機が中心	スマートフォン・PC・IP電話機など、サービスが対応する端末
利用場所	主装置や配線があるオフィス内での利用が中心	通信環境やサービス条件を満たせば社外でも利用可能
増員・増設	主装置の収容数や配線を確認	ID・ライセンス・端末やネットワーク環境などを確認
移転・レイアウト変更	主装置や電話配線の移設・変更が必要になる場合がある	端末やネットワークの設定変更を中心に対応できる場合がある
主な継続費用	回線料金・通話料・保守費用など	月額基本料・ID料金・通話料・オプション料金など

クラウドPBXは物理的な主装置への依存を減らしやすい一方、インターネット環境や利用サービスの条件を確認する必要があります。

乗り換えると電話の使い方はどう変わる？

クラウドPBXへ乗り換えると、固定されたオフィスの電話機だけでなく、場所や端末を選びながら会社電話を利用しやすくなることが大きな変化です。

利用できる機能や端末、内線通話の料金などはサービスによって異なります。
クラウドPBX全般の利点と注意点を確認したい方は、クラウドPBXのメリット・デメリットを解説した記事も参考にしてください。

ビジネスフォンからクラウドPBXへの乗り換えが向いているケース

クラウドPBXへの乗り換えは、現在の電話環境に課題がある企業ほど検討しやすい選択肢です。

特に、主装置の更新、働く場所の変化、オフィス移転、電話取り次ぎの負担などを見直したい場合は、既存ビジネスフォンをそのまま更新する場合とクラウドPBXへ移行する場合を比較すると判断しやすくなります。

主装置の老朽化や更新時期が近い

現在のPBX・主装置が古くなり、更新や入れ替えを検討している企業は、クラウドPBXを比較するタイミングの一つです。

従来のビジネスフォンを更新する場合は、新しい主装置や電話機、必要な工事などを検討します。
一方、クラウドPBXへ移行する場合は、物理的な主装置を新しく購入せず、クラウド上のPBX機能を利用する構成を選べます。

ただし、現在の電話機や回線、FAXなどを残す場合は接続機器や設定が必要になることがあります。
機器の更新費用だけではなく、今後の利用人数や拠点数も含めて比較しましょう。

テレワーク・外出・複数拠点で電話を使いたい

オフィス外でも会社電話を使いたい場合は、クラウドPBXへの乗り換えを検討しやすいケースです。

対応するサービスであれば、スマートフォンやパソコンを内線端末として利用し、外出先やテレワーク先から会社番号で発着信できる構成を選べます。

また、離れた拠点や社員を内線としてつなぐことで、電話の取り次ぎ方法を見直せる場合があります。
ただし、対応番号・端末・利用条件はサービスによって異なるため、実際の働き方に合わせて確認が必要です。

移転・増員・レイアウト変更が多い

オフィス移転や人員増加、席替えが多い企業も、クラウドPBXと相性を確認する価値があります。

従来型のビジネスフォンでは、主装置の収容数や電話配線を確認しながら増設・移設を行います。
クラウドPBXでは、物理的な主装置を変更せずにIDや端末を追加できるサービスがあり、人数変化へ対応しやすくなる場合があります。

ただし、IP電話機を増設する場合やオフィスを移転する場合は、LAN配線やWi-Fi、インターネット回線などの整備が必要になることがあります。

電話の取り次ぎや運用負担を見直したい

会社にかかってきた電話を担当者へ取り次ぐために、折り返し依頼や外線転送が多く発生している場合も、電話環境を見直すタイミングです。

クラウドPBXで外出中の社員や別拠点を内線化できれば、対応するサービスでは担当者へ直接取り次ぎやすくなります。通話録音、IVR、CTIなどを利用できるサービスもあるため、自社の電話業務に合う機能を選ぶことで運用改善につながる可能性があります。

ただし、機能を増やすほどよいとは限りません。現在困っている電話業務を整理し、必要な機能だけを選ぶことが重要です。

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える前のチェックポイント

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える前は、電話番号だけでなく、既存PBX・契約・端末・同時通話数・回線・ネットワーク・費用まで確認しましょう。

クラウドPBXだけを先に選ぶと、現在の電話番号を継続できない、既存契約が残る、必要な同時通話数を確保できないといった問題が生じる可能性があります。

今使っている電話番号を引き継げるか

現在の会社番号を残したい場合は、クラウドPBXを申し込む前に現在の電話番号を継続できる条件を確認してください。

電話番号を継続できるかどうかは、現在使用している番号や回線契約、番号を発行した事業者、導入するサービスや外線構成などによって異なります。

固定電話番号では2025年1月から双方向番号ポータビリティが開始され、事業者間で電話番号を引き継げる範囲が広がりました。
ただし、提供エリアや技術的な条件、移転元・移転先サービスの組み合わせなどによっては引き継げない場合があります。

代表番号を変更すると、名刺・Webサイト・会社案内の修正や、取引先への周知が必要になる場合があります。
番号を残すことが重要な企業は、サービス選定の早い段階で確認しましょう。

電話番号ごとの継続条件については、クラウドPBXで現在の電話番号をそのまま使う方法を解説した記事をご覧ください。

固定電話の番号ポータビリティ制度については、NTT東日本の案内もご確認ください。

既存PBX・主装置や契約をどうするか

クラウドPBXへの乗り換えを決める前に、現在使用しているPBX・主装置と契約状況を確認します。

既存契約が残っている場合は、契約終了まで待つ、一部の部署から切り替える、現在のPBXを残しながらクラウドPBXを併用するなど、複数の移行方法を比較できます。

「クラウドPBXへ乗り換える＝既存PBXをすぐ撤去する」とは限りません。
現在の設備と契約を確認してから移行範囲を決めましょう。

必要な端末・ID数・同時通話数を整理する

クラウドPBXの構成を決めるには、社員数だけでなく、実際に電話を利用する人数や必要な同時通話数を整理する必要があります。

同時通話数とは、同じ時間帯に外線で通話できる数のことです。
電話を利用する社員が50人いても、同時に必要な通話数が50とは限りません。

必要以上にIDや同時通話数を契約すると費用が増える可能性があり、少なすぎると電話が集中する時間帯の運用に支障が出ることがあります。現在の電話利用状況を基準に検討しましょう。

電話回線・ネットワーク・通話品質を確認する

クラウドPBXはネットワークを利用するため、現在のインターネット回線や社内LAN・Wi-Fi環境も確認します。

通話品質はクラウドPBXサービスだけで決まるものではなく、インターネット回線、ルーター、LAN・Wi-Fi、利用端末、同時に行うデータ通信など複数の要素から影響を受けます。

トライアルやデモを利用できる場合は、発着信だけでなく、保留・転送、複数人利用、スマートフォン利用など、普段の電話業務に近い条件で試すことが大切です。

110・119・118などの緊急通報への対応は、クラウドPBXのサービスや外線接続方式によって異なります。
既存の固定電話回線やPBXを撤去する前に、緊急通報の発信可否と、利用できない場合の代替手段を確認してください。

また、インターネット回線やクラウドPBXサービスに障害が発生した場合、一時的に発着信できなくなる可能性があります。
携帯電話など、障害時に使用する連絡手段もあらかじめ決めておくと安心です。

通話品質へ影響する条件は、クラウドPBXの通話品質・音質を解説した記事も参考にしてください。

初期費用・月額費用・撤去費用まで含めて比較する

ビジネスフォンとクラウドPBXでは費用が発生する項目やタイミングが異なるため、月額基本料だけで比較しないことが重要です。

費用項目	主な確認内容
初期費用	契約・設定・機器・工事など導入時に必要な費用
月額費用	基本料金、ID・ライセンス、番号、同時通話数、オプションなど
通話料	固定電話・携帯電話などへの外線通話にかかる費用
端末・ネットワーク	IP電話機、ヘッドセット、ルーター、LAN・Wi-Fi整備など
既存契約	PBX・電話機のリース、回線、保守などの残存契約
撤去・切り替え	既存設備の撤去や配線変更などが必要な場合の費用

クラウドPBXは主装置の購入費を抑えやすい一方、月額料金が継続して発生します。
現在のビジネスフォンを継続した場合の更新・保守費用も含め、一定期間の総額で比較すると判断しやすくなります。

クラウドPBXの料金項目や相場を詳しく確認したい方は、クラウドPBXの初期費用・月額料金を解説した記事をご覧ください。

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える流れ

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える際は、現在の電話環境を把握してからサービスを選び、番号・回線の手続き、端末設定、試験通話の順に進めます。

現在の電話サービスやPBXを先に解約・撤去するのではなく、新しい電話環境へ問題なく切り替えられることを確認しながら進めることが重要です。

現在の電話環境と乗り換え目的を整理する

最初に、現在使用している電話環境と、クラウドPBXへ乗り換える目的を整理します。

目的が曖昧なままサービスを比較すると、不要な機能まで契約したり、逆に必要な機能が不足したりする可能性があります。

「外出先で会社電話を受けたい」「PBXの更新費用を見直したい」「複数拠点を内線化したい」など、優先順位を決めておきましょう。

条件に合うクラウドPBXを選び見積もりを取る

現在の電話環境と希望条件を整理したら、それらに対応できるクラウドPBXを比較します。

料金の安さだけでなく、電話番号の継続、対応端末、必要な機能、同時通話数、既存設備との接続、導入・運用時のサポートなどを確認します。同じ利用人数でも必要な電話番号数・同時通話数・機能によって見積もりは変わるため、できるだけ同じ条件で比較しましょう。

サービスを比較する際の判断軸は、クラウドPBXの比較・選び方を解説した記事も参考にしてください。

電話番号・回線などの切り替え手続きを進める

導入するクラウドPBXが決まったら、電話番号や回線など必要な切り替え手続きを進めます。

現在の電話番号を継続する場合は、利用中の回線や番号、切り替え後のサービスに応じた手続きが必要です。
番号ポータビリティの申込み方法や既存契約の終了時期は、事業者・サービスによって異なります。

現在の番号を残したい場合は、移転元サービスを自己判断で先に解約せず、移転先・移転元事業者の案内に従って切り替えと解約の手続きを進めてください。

端末設定・試験通話を行い切り替える

クラウドPBXのアカウントや電話番号などの準備が整ったら、使用するスマートフォン・PC・IP電話機などを設定します。

設定後は、実際の運用を想定して試験通話を行います。

特に代表電話を切り替える場合は、営業開始後に問題が見つからないよう、着信先や保留・転送など日常的に使用する操作まで確認しておくことが大切です。

既存PBXを撤去するか併用を続けるか判断する

新しい電話環境への切り替えが完了したら、既存のPBX・主装置や電話機を撤去するか、しばらく併用するか判断します。

全社・全拠点の移行が完了し、既存設備が不要であれば撤去を検討できます。一方、リース契約が残っている場合や、既存PBX側でしか利用していない設備がある場合、一部の部署・拠点を後から移行する場合などは、段階的に切り替える方法もあります。

既存PBXの撤去可否は、契約や接続している回線・設備を確認したうえで判断してください。

一括で乗り換えにくい場合は既存PBXとの併用も検討する

ビジネスフォンからクラウドPBXへの乗り換えは、全社の電話環境を一度に切り替える方法だけではありません。

既存PBXを残しながら一部の部署・拠点・社員からクラウドPBXへ移行し、運用状況を確認しながら対象を広げる方法もあります。

ただし、すべてのPBX・回線・クラウドPBXを自由に組み合わせられるわけではありません。
既存設備との接続可否や必要機器、着信・発信方法などを確認して構成する必要があります。

段階移行の考え方や構成例は、クラウドPBXと既存PBXを併用する方法を解説した記事で詳しく紹介しています。

ビジネスフォンからクラウドPBXへの乗り換えはOFFICE110へご相談ください

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える際は、クラウドPBXの料金や機能だけではなく、現在の電話番号・回線・PBX・端末・同時通話数・ネットワーク環境をまとめて確認することが重要です。

OFFICE110では、クラウドPBXへの導入・切り替えについてご相談いただけます。
現在の電話環境や希望する使い方を整理したうえで、自社に必要な条件を確認していきましょう。

クラウドPBXへの乗り換えに関するよくある質問

まとめ

ビジネスフォンからクラウドPBXへ乗り換える場合は、単にクラウドPBXのメリットや料金だけで比較するのではなく、現在の電話環境を整理し、電話番号・既存PBX・契約・端末・同時通話数・ネットワークまで確認してから移行方法を決めることが重要です。

主装置の更新時期が近い、テレワークや複数拠点で電話を使いたい、移転・増員が多い、電話取り次ぎの負担を見直したいといった課題がある場合は、従来型ビジネスフォンの更新とクラウドPBXへの乗り換えを比較してみましょう。

また、既存PBXや契約をすぐに終了できない場合は、一部の部署・拠点から切り替える段階移行も選択肢です。自社に適した方法を判断するためには、現在の電話環境と今後の利用方法をまとめて整理することが大切です。

現在の電話番号を残せるか、既存PBXをどう扱うか、必要な端末や同時通話数、導入費用などで迷っている場合は、OFFICE110へご相談ください。