ビジネスフォン(ビジネスホン)便利な機能ランキング|OFFICE110

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ビジネスフォン便利機能ランキング

便利機能RANKING
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知って得するビジネスフォンの便利機能

別名「多機能電話機」といわれるビジネスフォンには、さまざまな便利機能」が搭載されています。
ビジネスフォンは「ビジネス(仕事、作業、業務)のためになるもの」を念頭につくられたもので、多くの人が持つ「仕事の悩み」をいかに解決するか徹底的に考えられたものが、ビジネスフォンの機能です。

外線間転送1

「外線間転送」とは前もって登録しておいた携帯やスマホに電話を転送することができる機能です。
言い換えれば「携帯電話やスマートフォンを内線電話のように使える機能」で、後からかけ直しをする手間も省け、業務をスムーズに行うことができます。 外線間転送には即座に転送されて、一定時間のみコールする「外線自動転送」と手動で転送をする「外線手動転送」の二種類があります。

外線間転送

こんなオフィスにおすすめ

外回りの社員が多く、ビジネスホンにかかった電話をいつも折り返しにしている。

外回りの社員が多く、ビジネスホンにかかった電話をいつも折り返しにしている。 営業の部署など外出の多いオフィスでは電話をとることが難し く、いつも折り返しにしており、あまり良い印象を与えない。そこで「外線間転送」機能を使うと、折り返しすることなく担 当が持ち歩いているスマホや携帯へ電話が転送され、手間や負担を格段に減らすことができます。

留守番電話2ch使用2

「留守番電話2ch使用」とは留守番電話の際、異なるメッセージを流すことができる機能です。
本来の意味としては留守番電話を2ch(2回線)分使い設定すると言う意味で、たとえば 「部署ごとに違うメッセージを流す」「営業時間が違うため別々に留守番電話を設定ができるようにする」 という際に便利な機能です。

留守番電話2ch使用

こんなオフィスにおすすめ

部署ごとに電話対応ができる時間が異なる

部署ごとに電話対応ができる時間が異なる 留守番電話を二回線使うことで営業部では「ただ今の時間は営業時間外となっております。営業時間は午前10時から午後7時間までです。…」
総務部では「ただ今の時間は受付時間外となっております。受付時間は午前9時から午後6時間までです。…」とそれぞれのメッセージをいれることができます。

不応答着信お知らせ3

「不応答着信お知らせ」機能は外出時やオフィス不在時に便利な機能です。
オフィスのビジネスホンに着信があり、誰も出ることができなかった場合、事前に登録しているスマートフォンや携帯宛てに 「ビジネスフォンに着信があったこと」「その着信に誰も応答しなかったこと」をお知らせしてくれます。

不応答着信お知らせ

こんなオフィスにおすすめ

外出中に電話がかかってくることが多い

外出中に電話がかかってくることが多い 緊急や事前に急ぎの用件とわかっている電話はなるべく早く対応し、ビジネスチャンスを逃さないようにしたい。
「不応答着信お知らせ」機能は登録しているスマホや携帯に 社内のビジネスフォンに着信があったことをお知らせしてくれるため、不在時も相手を待たせることなく折り返すといった対応が可能になります。

ボイスメール4

「ボイスメール」とは通話や留守番電話の録音を一時的に、主装置側に蓄えることができる機能です。
主装置内はメールボックスごとにメッセージが管理されており、そのメリットは録音がビジネスフォンを通し「共有」できるという点にあります。
たとえば、不在の担当にどのような会話をしたか、そのまま録音し、担当のメールボックスまで送れば、細かいニュアンスまではっきりと伝わり、伝言ミスなどが格段に減るでしょう。

ボイスメール

こんなオフィスにおすすめ

伝言ミスや取次ぎの手間を減らしたい

伝言ミスや取次ぎの手間を減らしたい ボイスメールは確実な取次ぎで伝言ミスを減らすだけでなく、メモを作成し机に置いたりなどちょっとした手間の必要もなくしてくれます。
また、同じメッセージを複数のメールボックスへ送り、ビジネスフォンなどから聞くことができます。

電話帳5

「電話帳」とはスマホや携帯の電話帳(アドレス帳)と同じ役割を持つビジネスホン機能の一つです。
電話帳は顧客や取引先の電話番号を名前とともに登録・記憶することができ、この情報は「主装置」という機器を経 由することでその他のビジネスホンと共有することが可能です。主に電話帳には主装置から登録情報を全部のビジネスホンに適 応させる「共通電話帳」と、ビジネスホンごとに登録する(すべてのビジネスホンに登録情報が表示されない)「端末別電話帳」の二種類があります。

電話帳

こんなオフィスにおすすめ

取引先の数が多く、いつも名刺を探して電話番号をプッシュしている

取引先の数が多く、いつも名刺を探して電話番号をプッシュしている 電話をかける際、毎回番号を調べていませんか?
取引先が増えてくると、取引先の情報や電話番号の管理をする必要がでてきます。
「電話帳」機能ならば即座に電話番号を呼び出し、ワンタッチで電話をかけることができるため、取引先が複数いる部署ならば絶対に活用していただきたい機能です。

ナンバー・ディスプレイ6

「ナンバーディスプレイ」とは、ビジネスフォンのディスプレイに電話番号を表示させる機能です。
多くの方はビジネスフォンに標準装備されているものと思われていますが、実際はNTT東日本や西日本のオプション(付加)サービスです。
相手の電話番号がわかれば、よく電話の来る取引先や顧客が出る前からわかったり、見覚えのない電話や「非通知」など避けたい電話番号を判断することも可能です。

ナンバー・ディスプレイ

こんなオフィスにおすすめ

迷惑電話や営業の電話が多く困っている

迷惑電話や営業の電話が多く困っている 仕事上、営業の電話はつきものと思いますが、あまりにもしつこいと、仕事の妨げになります。
また迷惑電話も何度も同じところからかかってくる、という経験もあるのではないでしょうか。
その際事前に電話番号がわかれば、業務妨害されず、電話に出る必要のないものの判断ができます。

代理応答7

「代理応答」とは、不在または通話中のビジネスフォンに内線が来たとき、他の人がかわりに内線を代理でとることができる機能です。
周囲のビジネスフォンが鳴っていたり、他部署のビジネスフォンが鳴っていたりという状況に大変便利です。
代理応答には三種類あり、「内線番号指定代理応答」「自グループ内内線代理応答」「グループ指定内線代理応答」で、 おもな違いは代理応答をするビジネスフォンのグループ設定によって変わります。

代理応答

こんなオフィスにおすすめ

他の人の内線を手元のビジネスホンでとりたい

他の人の内線を手元のビジネスホンでとりたい 遠くの席で鳴る内線を手元のデスクでとることができるのが「代理応答」の大きなメリットです。
もちろんこれは他部署の場合も同様で、他部署が全員会議のため一時的に電話を取ってほしいというときに「代理応答」で対応が可能です。

通話モニター8

「通話モニター」とは、通話中の会話を別のビジネスフォンから聞くことができる機能です。
もちろん聞くのみで、聞いている側の声は聞こえません。そのため多くは「新人教育の場」で利用されます。
実際に先輩とお客様や取引先とのやり取りを聞くことができ、より分かりやすく実践的な教育ができる、それが「通話モニター」です。

通話モニター

こんなオフィスにおすすめ

電話対応やテレマーケティング業務を新入社員にわかりやすく教えたい。

電話対応やテレマーケティング業務を新入社員にわかりやすく教えたい。 新人はもちろんテレマーケティング業務では細かい話し方や流れ、雰囲気など教える際、口頭だけでは難しいです。
その際「通話モニター」機能を使うことでお客様との話し方や技術を実際に聞いて教えることが可能になります。
教えられる側がわかりやすいのはもちろん、教える側も説明しやすいためおすすめの機能です。

自動応答9

「自動応答」とは正確には「音声自動応答システム(IVR)」といいます。
サポートセンターやお客様センターでこのような経験はないでしょうか。
「〇〇に関しては「1」を、△△に関しては「2」を…☆☆に関しては「5」を押してください。」
このように事前に繋げ先をシステム上で選び、効率よく電話を回すことができるのが「自動応答」です。

自動応答

こんなオフィスにおすすめ

さまざまな部署あてに電話がかかってくる

さまざまな部署あてに電話がかかってくる 部署が複数ある場合、まず気づいた者が電話に出て、用件や担当名を聞き、他部署へ繋げるといった対応が多いのではないでしょうか。
「自動応答」を設定すれば、つなげる前にシステムが部署を割り当ててくれるため、余計な手間をかけず、業務に集中することができます。

ワンショット留守電10

「ワンショット留守電」とはワンタッチ操作で留守番電話の録音へつなげることができる機能です。
何が便利なのかというと、通常の留守番電話ではある程度コールした後に用件の録音へとつながります。
そこで相手をしばらくの間待たせ、留守のメッセージへつなげると、相手の時間をとるほか印象もあまり良いとはいえません。 そのため出られないという状況であればすぐに留守番電話につながるワンショット留守電が活きてくるということなのです。

ワンショット留守電

こんなオフィスにおすすめ

コールセンターなどお客様をお待たせしたくない

コールセンターなどお客様をお待たせしたくない コールセンターなど、じかに消費者・お客様と接する電話対応ではお待たせすること自体が売上へマイナスに働きます。
もし、電話をとることが困難な場合「ワンショット留守電」にすることでお客様を待たせることも、イメージを悪くすることもありません。

※ビジネスフォンによっては上記機能が搭載されていない場合もございますので、お問い合わせください。

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もちろん、初めてビジネスフォンを導入される方が安心できるよう、わかりやすい説明を常に心がけてい ますので、ビジネスフォンの使い方やおすすめの機能に関して、ぜひOFICE110をお頼りください!

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