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ビジネスフォンの使い方「かけ方編」

ビジネスフォンの使い方「かけ方編」

今お使いのビジネスホンを上手に使いこなしていますか?
普通に電話する程度なら誰でも簡単にできるでしょう。

ですが、実はビジネンホンには様々な便利機能が満載。

ちょっとしたコツを覚えると仕事の効率も良くなる・・・なんてことも可能なのです。

そこで、ここからはビジネンフォンの使い方の基本「かけ方」についての色々な機能をご説明いたします。

▼目次

ビジネスフォンの電話のかけ方

ビジネンホンには、基本的に「外線」と「内線」があります。

外線のかけ方

まず「外線ボタン」を押します。

回線が複数ある場合には、空いている外線ボタンを押してから電話をかけることになります。

空いているかどうかは、一般的に、電話機の外線の部分にランプがついているかどうかで分かります。

手順としては、

➀ 空いている外線ボタンを押す → ➁ 受話器を上げる → ➂ 先方の電話番号をダイヤル → ➃ コール音が鳴って相手が出れば通話ができます。

内線のかけ方

次に、「内線」は離れた部署の社員と連絡を取り合うことができます。

使い方は、外線と同様に「内線ボタン」を押します。

こちらも空きはランプで確認が可能です。

手順として、

➀ 空いている内線ボタンを押す → ➁ 受話器を上げる → ➂ 相手の内線番号をダイヤル → ➃ コールが鳴って相手が出れば通話ができます。

外線・内線どちらとも通話後は、受話器を置いて通話を切ります。

ワンタッチダイヤルの使い方

ワンタッチダイヤルとは、その名の通りボタンを1度押すだけで相手に電話がかけられる機能です。

ワンタッチダイヤルの利用方法は、機種によって様々ですが、ほとんどのビジネスホンは、各電話機でそれぞれ登録する事ができます。

共通の短縮番号の登録は、システム設定用の端末から登録するのが一般的で、 多くの機種は「内線10」の電話機で設定をする事が多く見受けられます。

ワンタッチダイヤルの登録例は次の通りとなりますが、電話機によって異なる場合がありますので各電話機のマニュアルで確認が必要です。

➀ 多機能電話機のスピーカボタンを押したあとで、ワンタッチダイヤル登録特番(「9」など)をダイヤルします。

➁ ワンタッチダイヤルを登録するファンクションキーを押します。

➂ 外線発信特番(ほとんどの場合は「0」)と相手の電話番号をダイヤルします。

外線だと、0+0312345678
内線だと、0+1001 など

➃ 登録する電話番号を入力し終わったら決定となるボタンを押して登録を完了します。

登録したら、受話器を上げて登録したファンクションキーを押せば自動的に相手に発信されます。
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受話器を置いたままの使い方

電話をかけるとき、普通の電話機なら受話器を上げなければなりません。

一方、ビジネンホンの場合、受話器を置いたまま電話をかけることができ、その機能を「オンフックダイヤル」と呼ばれています。

ですが、電話をかけることはできますが、通話は受話器を持たないとできません。

オンフックダイヤルの利用方法は簡単で、受話器を置いたまま「外線・内線ボタン」を押して相手のダイヤルをプッシュすれば、コール状態になります。

あとは、相手が電話に出たら受話器を上げて通話ができます。

「何が便利なの?」と感じる方もおられますが、このオンフックダイヤルを使うと、相手が出る間は他の業務をすることができ効率的に仕事ができるという訳です。

長時間相手が出ない時は受話器を持っている手も疲れますよね。

リダイヤル発信のかけ方

リダイヤル発信とは、過去にかけた電話番号にリダイヤルボタンを押せば発信することができる機能です。

最近では、携帯やスマホにも着信・発信履歴から電話がかけられる機能がありますので機能は一緒ですね。

ビジネスホンの場合は、リダイヤルボタンが最初から実装されている機種もあれば、短縮ボタンと兼用されているものなど、リダイヤルの方法は機種によって異なります。

一般的な利用方法は次の通りです。

➀ 受話器を置いたまま十字キーを押す。

➁ 十字キーを押して、かけたい相手を選びます。

➂ 空いている外線ボタンを押せば、選択された履歴の電話番号がダイヤルされます。

またビジネスホンには、オートリダイヤルをする事で、相手先が話し中のときに自動的に電話をかけ直してくれる機能があります。

まとめ

普段からビジネスホンを使っている方なら、「知っていて当然!」という機能ばかりでしたが、ワンタッチダイヤルなどはひと手間かけるだけで仕事の効率も上がりそうですよね。

使い慣れてくれば何気なく利用できる機能も多いので、覚えておくと便利ですよ。
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