電話のキャッチ機能とは？キャッチホンとビジネスフォンの違い・使い方・マナー

通話中に別の着信音が聞こえたとき、「どのボタンを押せばよいのか」「先に話している相手を待たせてもよいのか」と迷う方は少なくありません。

電話の「キャッチ」は、固定電話のキャッチホンサービスを指す場合と、ビジネスフォンで別の外線着信に対応する場面を指す場合があり、仕組みや操作方法は同じではありません。

本記事では、電話のキャッチ機能の基本から、固定電話とビジネスフォンの違い、別着信への対応手順、取り次ぎ方法、必要なマナーまで解説します。

利用できる機能や操作は、契約中の電話サービス、電話機、主装置・PBX、着信設定によって異なります。
実際に操作する前に、自社のマニュアルや社内ルールも確認してください。

電話のキャッチ機能とは

電話の「キャッチ」とは、一般に通話中に別の着信が入ったことを知らせ、必要に応じて通話を切り替える仕組みや場面を指す言葉です。

ただし、固定電話のキャッチホンと、ビジネスフォンで複数の着信を扱う仕組みは異なります。
まずは、どちらの話なのかを分けて理解しましょう。

電話のキャッチ（キャッチホン）とは

固定電話における「キャッチホン」は、通話中に別の電話がかかってきたとき、割込音で着信を知らせるサービスです。
対応する操作を行うと、先に話していた相手を保留したまま、後からかけてきた相手と通話できます。

NTT東日本・NTT西日本のキャッチホンでは、通話中に着信通知音が聞こえた後、フックボタンまたはフッキング操作で通話を切り替える方法が案内されています。利用には申し込みと月額利用料が必要です。
契約中の電話サービスと提供条件を確認してください。
出典：NTT東日本「キャッチホン 詳細」、NTT西日本「キャッチホン／INSキャッチホン」｜確認日：2026年8月10日

NTT東日本・NTT西日本のひかり電話でも、キャッチホンが提供されています。
ただし、対象サービス、工事、料金、ほかの付加サービスとの併用条件などは契約内容によって異なります。
利用前に通信事業者の案内や利用説明書を確認しましょう。
出典：NTT東日本「ひかり電話 キャッチホン」、NTT西日本「ひかり電話（IP電話サービス）キャッチホン」｜確認日：2026年8月10日

キャッチホンとビジネスフォンの着信の違い

ビジネスフォンで「キャッチが入った」と表現する場合、キャッチホンサービスではなく、通話中の電話機に別の外線着信が表示された状態を指していることがあります。

比較項目	固定電話のキャッチホン	ビジネスフォンの別着信
主な仕組み	通話中の回線へ別着信が入ったことを割込音で知らせ、通話を切り替える	契約回線と主装置・PBXの構成や設定により、複数の着信を電話機へ振り分ける
主な操作	フックボタンやフッキング操作など	外線ボタン、保留ボタン、転送ボタン、画面上のソフトキーなど
利用条件	キャッチホン等の契約が必要	契約回線、チャネル数、電話機、主装置・PBX、着信設定によって異なる
確認先	通信事業者の契約内容・利用説明書	電話機のマニュアル、社内管理者、設置業者

法人向けのひかり電話には、同時に通話できる数を増やす「複数チャネル」が用意されているサービスがあります。
ここでいうチャネルとは、同時通話に使用する通話経路の単位です。NTT東日本の「ひかり電話オフィスタイプ」では、複数チャネルによって最大8チャネルまでの同時通話が案内されています。
実際に利用できるチャネル数は、契約サービスや設備構成を確認してください。
出典：NTT東日本「ひかり電話オフィスタイプ 便利なオプション機能」｜確認日：2026年8月10日

電話のキャッチを使えるか確認するポイント

キャッチを利用できるかは、電話機に特定のボタンがあるかどうかだけでは判断できません。
固定電話とビジネスフォンに分けて、確認すべきポイントを整理します。

固定電話・ひかり電話は契約内容を確認する

固定電話やひかり電話でキャッチホンを使いたい場合は、まず契約している通信事業者と電話サービスを確認します。

• 契約中の電話サービス名
• キャッチホン等のオプション契約の有無
• 電話機やひかり電話対応機器が案内された操作に対応しているか
• ほかの付加サービスとの併用条件
• 申し込みや工事が必要か

キャッチホンの操作は、利用している電話サービスによって案内が異なる場合があります。
ビジネスフォンの外線ボタンを使う手順と混同せず、契約先の公式案内に従ってください。

ビジネスフォンは回線・チャネル・着信設定を確認する

ビジネスフォンでは、主装置・PBXの設定や契約回線の構成によって、通話中の電話機に別着信を表示したり、ほかの電話機を鳴らしたりできる場合があります。利用できる機能や動作は設備構成によって異なります。

確認項目	確認する内容
電話機	メーカー・型番、外線ボタン、保留ボタン、転送ボタン、画面表示の有無
主装置・PBX	機種、収容している回線、同時通話への対応、現在の着信設定
電話サービス	加入電話、ひかり電話、法人向けIP電話などの契約内容
チャネル数	同時に何通話できる契約・構成になっているか
社内運用	通話中の別着信へ出る人、保留方法、取り次ぎ方法、折り返しルール

ビジネスフォンに「キャッチ」と書かれた専用ボタンがなくても、外線ボタンや画面上のキーで別着信へ対応できる場合があります。反対に、ボタンがあっても、契約チャネル数や着信設定によっては別着信を受けられない場合があります。

外線・内線・保留・転送をまとめて確認したい方は、キャッチ機能の前に基本操作の全体像を確認するためのガイドもご覧ください。

キャッチが使えない・向かない場合の対応方法

別着信へ切り替える運用は、1人が複数の電話へ対応しなければならないため、着信量が多い職場では先の相手を長く待たせる原因になることがあります。

キャッチでの対応が難しい場合は、電話設備の対応範囲に応じて、以下の方法を検討します。

• ほかの電話機も鳴らす：応答できる社員を増やす
• グループで着信させる：受付や担当部署の複数端末で対応する
• 不応答時に転送する：一定時間出られない場合に別の電話番号へ転送する
• 混雑時の案内を流す：すぐに応答できないことを音声で案内する
• 折り返し対応に切り替える：先の通話を優先し、別着信は履歴や伝言から対応する

利用できる機能名や設定方法は、電話機・主装置・PBXによって異なります。
必要な同時通話数と電話対応の流れを整理したうえで、自社に合う方法を選びましょう。

現在の電話機で別着信に対応できるか、設定変更だけで改善できるか分からない場合は、電話機・主装置の型番と契約中の電話サービスをお伝えください。必要な同時通話数や着信方法を整理し、現在の設備で確認すべき点をご案内します。

ビジネスフォンのキャッチ機能の基本的な使い方

ここからは、外線ボタンを備えた一般的なビジネスフォンで、通話中に別の外線着信が入った場合を例に説明します。

実際のボタン名称や操作順は、メーカー・機種・設置時の設定によって異なります。
初めて操作する場合は、電話機のマニュアルや社内の案内を確認してください。

① 通話中の相手に断りを入れて「保留」にする

通話中に別の着信が入っても、何も伝えずに保留へ切り替えるのは避けましょう。
まず、先に話している相手へ事情を簡潔に伝え、待ってもらえるか確認します。

了承を得たら、保留ボタンを押し、ランプや画面表示で保留状態になったことを確認します。
対応が長引きそうな場合は、先の相手を待たせ続けず、折り返しへ切り替えることも検討してください。

② 別の着信に対応する

先の通話を保留したら、点滅している外線ボタンや画面上の応答キーなどを使い、別の着信へ対応します。

たとえば、外線1で通話中に外線2へ着信した構成では、外線1を保留した後、外線2のボタンを押して応答する場合があります。
ただし、これは外線ボタン型ビジネスフォンの一例です。

応答後は、電話が自分宛てか、ほかの社員宛てかによって対応を分けます。

• 自分宛ての場合：先の相手を保留していることを伝え、折り返しでよいか確認する
• ほかの社員宛ての場合：会社名、相手の名前、取り次ぎ先、用件を確認し、保留または転送する
• 急ぎか判断できない場合：折り返し先と希望時間を確認し、担当者へ共有する

③ 保留中の電話に戻って対応する

別着信への対応を終えたら、保留中の元の通話へ戻ります。

外線1を保留して外線2へ応答した例では、外線2の対応を終了または転送した後、保留中の外線1を選択して通話を再開します。
機種によっては保留ボタン、復帰キー、画面上の通話一覧などを使用するため、表示を確認してから操作してください。

元の通話へ戻ったら、待たせたことへのお詫びを一言添えます。

保留した通話が見つからない、元の相手へ戻れないといった場合は、むやみに複数のボタンを押さず、社内の管理者や設置業者へ確認しましょう。

電話でキャッチが入ったときの取り次ぎ方法

別着信がほかの社員宛てだった場合は、取り次ぎ先との距離や社内の運用に応じて、保留または転送を使います。

取り次ぎたい相手が近くにいる場合

取り次ぎたい相手が近くにいる場合は、該当する外線を保留し、口頭で知らせる方法があります。

担当者へ用件を伝える前に、必ず保留状態を確認してください。
保留できていないと、周囲の会話や社内情報が電話の相手へ聞こえる可能性があります。

取り次ぎたい相手が遠くにいる場合

取り次ぎたい相手が別の部署や離れた席にいる場合は、内線と転送機能を使用する方法があります。

取り次ぎ先が不在、通話中、応答しない場合は、元の通話へ戻り、不在であることを伝えます。
そのうえで、折り返しが必要か、伝言を預かるかを確認しましょう。

伝言を残す場合は、少なくとも次の内容を記録します。

• 電話を受けた日時
• 相手の企業名・部署名
• 相手の名前
• 折り返し先の電話番号
• 用件・伝言内容
• 折り返し希望時間
• 電話を受けた自分の名前

電話番号や名前は聞き間違いを防ぐために復唱し、社内で決められた方法で担当者へ共有してください。

保留や転送の詳しい違い、操作時のトラブルについては、以下の記事で解説しています。

電話のキャッチが入ったときの適切なマナー

通話中の別着信へ対応するときは、ボタン操作だけでなく、先に話している相手と後からかけてきた相手の双方へ配慮する必要があります。

先に通話している相手へ配慮する

基本的には、先に通話している相手を無断で長く待たせないことが大切です。
ただし、どちらを優先するかは相手の立場だけで決めず、次の点を踏まえて判断します。

• 先の通話が説明や重要な確認の途中ではないか
• 別着信の相手や緊急性を表示で確認できるか
• ほかの社員が別着信へ応答できるか
• 受付担当・担当部署など社内の役割分担があるか
• 通話中着信について社内ルールが決められているか

別着信へ出る場合も、先の相手へ事情を説明し、了承を得てから保留にします。
すぐに戻れない可能性がある場合は、先の相手または別着信の相手へ折り返しを提案する方がスムーズです。

通話が長引きそうな場合は折り返しを提案する

確認事項が多い場合や担当者を探す必要がある場合は、保留を続けず、折り返しへ切り替えます。

折り返す際は、電話番号だけでなく、相手の都合がよい時間帯も確認します。営業時間や緊急性は会社・相手によって異なるため、「この時間は必ず避ける」と一律に決めつけず、社内ルールと相手の希望に沿って対応しましょう。

電話のキャッチ・着信対応のお悩みはOFFICE110へ

通話中に別の電話へ出られるかは、電話機の操作だけでなく、契約回線、同時通話できるチャネル数、主装置・PBX、着信設定などの条件に左右されます。

OFFICE110では、現在お使いの電話機や主装置、回線構成を確認し、別着信への対応方法、必要な同時通話数、保留・転送・不在時の運用を整理するご相談を承っています。

既存設備を利用できるか、設定変更で対応できるか、機器や回線の見直しが必要かは、実際の構成によって異なります。電話機や主装置のメーカー・型番、契約中の電話サービス、現在困っている着信場面が分かると確認がスムーズです。

自社の電話環境だけでは判断しにくい場合は、以下のフォームからご相談ください。

まとめ

電話の「キャッチ」は、固定電話のキャッチホンを指す場合と、ビジネスフォンで通話中に別の外線着信へ対応する場面を指す場合があります。両者は仕組みや操作方法が異なるため、まず自社の電話サービスと設備を確認しましょう。

ビジネスフォンで別着信へ対応する際は、先の相手へ断りを入れて保留し、別着信の用件を確認した後、元の通話へ戻るのが基本的な流れです。ほかの社員宛てであれば、保留や内線転送を使って取り次ぎます。

ただし、外線ボタン、保留、転送の操作は機種・主装置・PBX・設定によって異なります。マニュアルや社内ルールを確認し、長時間の保留を避け、必要に応じて折り返しを提案してください。

キャッチ機能や保留・転送を含めて業務に合う電話環境を整理する際は、電話機だけでなく、回線・主装置・着信設定まで含めて確認することが大切です。