ビジネスフォン「内線」の使い方と21の便利機能を一挙紹介!

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ビジネスフォン「内線」の使い方と21の便利機能を一挙紹介!

ビジネスフォン「内線」の使い方と21の便利機能を一挙紹介!

社内の電話環境を構築しようと考えているのですが、ビジネスフォンの内線機能についてまったくの無知で・・・
ビジネスフォンの内線機能はとても使いやすいですよ!個々であなたにあった内線設定ができ、らくらく内線通話ができます。
う~ん、使い勝手が良いことは何となくわかったのですが、具体的なイメージが想像できなくて・・・
では、この記事で図解を用いて、具体的なビジネスフォン「内線」の使い方について説明いたしますね!
よろしくお願いいたします!また、一緒にビジネスフォン内線の機能についてもどんなものがあるのか知りたいのですが・・・
かしこまりました!では、内線の使い方から内線の21コの便利な機能についても、わかりやすく端的に解説いたします。
この記事の目次
  1. ビジネスフォンの「内線」とは?
  2. ビジネスフォンの「内線」の使い方
  3. ビジネスフォン内線の機能紹介!
  4. ビジネスフォンの導入は日本一安い『OFFICE110』
  5. まとめ

ビジネスフォンの「内線」とは?

そもそも、ビジネスフォンってどういう機能なのですか?
ビジネスフォンは、基本的に「外線通話(外線)」と「内線通話(内線)」、「転送サービス」の3つの通話機能を持つビジネス用の電話機です!
内線と転送はビジネスフォンならではの特徴

特に、内線と転送はビジネスフォンならではの特徴になります。

もっとも、家庭用の電話機では、外線(市外局番など)はありますが内線・転送はありませんよね。

なるほど!では、ビジネスフォンの「内線通話」って一体どんな機能なのですか?
ビジネスフォンの「内線通話」とは、PBX(主装置)で接続されているグループ内の電話機同士で通話することです。
ビジネスフォンとPBXの接続図

また内線通話は、グループ内で各々電話機に内線番号を設定して通話できる電話網を構築することで、通話できる仕組みになっています。

例えば、社員Aへ内線する場合は「11」、社員Bへは「12」といった感じで、内線番号を設定・電話網の構築をして通話します。

※ちなみに、PBX(主装置)とは電話機・ビジネスフォンで内線・外線・転送機能を利用できるようにする装置のことです。
このPBXは、電話機能の全てを司る大脳なるポジションです。

例え、ビジネスフォンがあっても、PBXがなければ内線・外線・転送機能を利用できません。

言わば、PBXがパソコン本体で、ビジネスフォンは液晶ディスプレイのような役割ですね!

内線は、たとえば社員間のコミュニケーション・業務連絡があれば、わざわざ他の部署やフロア・別店舗に出向く必要がなく、内線通話一本で連絡が取れます。

業務効率を格段にアップさせる機能が、内線なのです。

ちなみに、内線通話は独自で構築している電話網を介した通話のため、通話料がかかりません。

ビジネスフォンの「内線」の使い方

ビジネスフォンの内線イメージは、よくわかりました!では、実際の内線の使い方はどういったように利用するのでしょうか?
ビジネスフォン内線の使い方は、仕組みさえわかれば非常にシンプルです!そのため、まずは仕組みを解説してその後、使い方をご説明いたします。

ここでは、ビジネスフォン内線の

  1. かけ方
  2. 取り方
  3. 保留の仕方
  4. 転送の仕方
  5. 設定の仕方

といった主要機能5つの使い方をご紹介いたします。

その前に、ビジネスフォン内線の仕組みをご説明しましょう。

ビジネスフォンの内線通話は、まず各電話機に内線番号を割り当てるのです。

この内線番号は、小規模(90機以下)の場合は「10〜99」の2桁番号を使用し、中規模・大規模の場合は「100〜1000」の3〜4桁番号を使用します。

この割り当てた内線番号によって、外線で電話するように内線間での発着信が可能になります。

2-1.内線の「かけ方」

内線のかけ方は、たったの1STEPのみです。

受話器を取り、かけたい内線番号をプッシュするだけで簡単に発信できます。

例えば、社員Aの「12」にかけたい場合は「1→2」をプッシュするだけで内線がかかります。

もっとも、ビジネスフォンの設定にもよりますが、ダイヤルを押せば内線につながる設定になっているものが一般的です。

ちなみに、外線をかける際は決められた外線ボタンを押してから、ダイヤル・番号を押すとかけられます。

外線ボタン OFFICE110サポートセンター:
もちろん、設定によって受話器をとってそのままダイヤル・番号をプッシュすれば、外線につなぐこともできますよ!

2-2.内線の「取り方」

ビジネスフォン内線の取り方は、一般的な取り方同様に受話器をあげるまたは、通話ボタンを押すだけです。 もっとも、画面に誰からの、どの番号からの着信か表示されるため、内線か外線かの違いは明確になります。 内線の「取り方」

2-3.内線の「保留の仕方」

ビジネスフォンにおける内線の保留は、ビジネスフォン・電話機にある「保留」ボタンを押すだけです。

内線の「保留の仕方」

押すと同時に、設定したメロディーが相手側に流れます。

確認したい情報などがあり、相手側に待ってもらう場合によく使用されます。

なるほど、ビジネスフォン内線の「かけ方」「取り方」と「保留の仕方」は一般的な電話と特別な違いはないのですね!これなら誰でも内線でのやりとりができそうです。
そうですね。一度理解いただければ問題ないと思います。では続いて内線の「転送」の使い方について案内していきましょう。
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2-4.内線の「転送の仕方」

内線の転送は、「転送ボタン」があるビジネスフォンとないもので方法が異なります。

まず「転送ボタン」がある場合は、「転送ボタン」を押します。

内線の「転送の仕方」

この転送ボタンを押した時点で、電話相手には保留音が流れる仕組みです。

続けて、転送したい社員の内線番号をダイヤルして転送する旨を伝えます。

最後に、受話器を置くことで、転送したい社員が電話に出られるようになるのです。

また、転送された社員は特に何も操作せずとも電話がつながりますよ。

次に、「転送ボタン」がないビジネスフォンでは、はじめに「保留ボタン」を押して保留状態にします。

その後、転送したい内線番号をダイヤルして転送する旨を伝えます。

これで転送する側のすることは終了し、あとは転送される社員が「保留されている外線番号」を押すことで転送完了です。

転送ボタンがないビジネスフォンの転送方法

2-5.内線の「設定の仕方」

ビジネスフォンの内線設定は、ビジネスフォンの提供メーカーに依頼することでできます。

複雑なため、自ら設定を変更することは困難です。

ビジネスフォン内線の使い方は、どれもとても簡単ですね!特に、「転送」は一般的な電話機ではない機能だったため、心配していましたが、まったく問題ありませんでした・・・これは、誰でも使えますね!

ビジネスフォン「内線」の機能紹介!

ビジネスフォン内線の機能には、どのようなものがあるのですか?
ビジネスフォンの内線機能には、21コの便利な機能があります!ここではわかりやすくするために、種類別に便利機能を分けて内線を解説いたします。

21コの内線機能を大きく分けると

  1. 内線の主要な便利機能
  2. 便利な内線設定
  3. 不在時の便利機能
  4. 内線の保留機能
  5. その他の便利機能

といった5つに分類できます。

どれも業務効率を向上させる便利な機能ですよ!

3-1.内線の主要な便利機能!

内線の主要な機能は5つです!大半のビジネスフォンを導入している企業が使用している機能になります。

【内線の主要な便利機能5つ】

  1. 内線代理応答
  2. 話中転送
  3. 内線オフフック発信機能
  4. 話中呼出
  5. コールウェイティング

それぞれ簡潔に解説していきましょう。

3-1-1.内線代理応答

内線代理応答とは、別の内線・外線電話に出ている社員に内線の着信がかかってきた場合、別の電話機でかかってきた内線に受電することができる機能です。
内線の主要な便利機能

例えば、2Fの営業部の社員Aが通話中、8Fの取締役から内線の着信が来た場合に、同じ2Fにいる営業部の社員Bが「内線代理応答」を活用して、取締役からの内線を受電できます。

内線代理応答を使用するには

  1. あらかじめ割り当てられた内線代理応答用の番号をダイヤルする
  2. 着信中の内線番号をダイヤルする

といった2STEPのみです。

3-1-2.話中転送

話中転送は、先ほどの「内線代理応答」を自動でおこなう機能です。他の電話に出ている社員に内線着信がかかってきた場合に、あらかじめ設定しておいた電話機にその内線着信を自動で転送することができます。

「内線代理応答」では、社員Bがダイヤルして自発的に出る必要がありました。

しかし「話中転送」は、社員Bがダイヤルせずともあらかじめ社員Bへ転送すると設定しておいて、自動的に内線着信を転送できるのです。

3-1-3.内線オフフック発信機能

内線オフフック発信機能とは、コードレス電話を持ち上げるだけで内線発信ができる機能です。

通常、コードレス電話は持ち上げて「通話ボタン」を押す必要がありますが、「内線オフフック発信機能」はこの「通話ボタン」をプッシュする手間を省略できます。

3-1-4.話中呼出

話中呼出とは、電話に出ている社員に対して、着信音を鳴らして呼び出し通知ができる機能です。

例えば、至急連絡したいことがある場合に、着信音を鳴らして現在出ている電話を一旦「保留」にし、内線電話をつなぐ際に用いられます。

話中呼出のかけ方は、内線通話を繋ぎたい社員の内線番号をダイヤルし、その後あらかじめ割り当てられた話中呼出の番号をダイヤルするだけです。

また話中呼出に出る方法は、スピーカーから着信音・呼び出し音が聞こえたら「保留ボタン」を押すだけで自動接続されます。

いったん現在出ている電話を保留にし、内線通話をおこなうことができます。

3-1-5.コールウェイティング

コールウェイティングとは、電話に出ている社員に内線があった場合、先に出ている電話が終わり次第、すぐ自動的に内線電話をつなげる機能です。

そのため、受話器をおくことなくそのまま内線がつながります。

3-2.便利な内線設定!

次に、内線をより一層効率的かつ便利にするための、内線設定をご紹介いたします!

【便利な内線設定4つ】

  1. 内線ワンタッチ発信
  2. 内線ホットライン発信
  3. 内線一覧表示
  4. 内線名称(登録)表示

これらの内線設定を自社独自で設定して、内線をさらに操作しやすくしてくださいね。

3-2-1.内線ワンタッチ発信

内線ワンタッチ発信とは、ビジネスフォンのボタンに内線番号を登録・設定することにより、ワンタッチでその内線番号へ発信できる機能です。

例えば、ある内線番号・担当者に連絡することが多い場合に、その内線番号を登録・設定すると手間が省けてらくらく発信ができます。

3-2-2.内線ホットライン発信

内線ホットライン発信とは、あらかじめ内線番号を登録することで、受話器を上げただけで登録した内線番号へ発信することができる機能です。

この機能は、1つの内線番号にしか連絡できなくなるため、「部署間の連絡用電話機」など役割を特定するシーンでの利用をおすすめします。

3-2-3.内線一覧表示

内線一覧表示とは、内線に登録されている「内線番号」と「各担当者名」の一覧を表示できる機能です。

担当者に内線をしたいが、内線番号を忘れてしまった場合に便利ですね。

3-2-4.内線名称(登録)表示

内線名称(登録)表示とは、自分の内線番号に名前を登録することで、発信時に相手側のモニターに内線番号ではなく名前を表示できる機能です。
内線名称(登録)表示

また、自分の電話機の未使用時にはモニターに登録者(自分)の名前が表示されます。

なるほど!自社独自・自分独自の設定で、こんなにも便利になるんですね!また、うまい具合に設定することで業務効率を格段にアップさせられますね。
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3-3.不在時の便利機能!

次は、不在時のビジネスフォン「内線」の便利機能です!席を立っているときに、これら不在時の便利機能を利用・設定することで、業務を円滑に回すことにつながりますね。

【不在時の便利機能4つ】

  1. 不在設定
  2. 不在転送
  3. 不応答返答
  4. 不在設定一括解除

3-3-1.不在設定

不在設定とは、不在時に内線の着信を拒否する機能です。

相手は、発信を試みてもできないため、不在であることが一瞬にして分かります。

そのため、不在で内線に出られない場合に、相手が電話を取るまでの待ち時間をなくすことができます。

3-3-2.不在転送

不在転送とは、不在時に内線の着信を別の電話機・担当者へ転送できる機能です。

不在転送は、あらかじめ転送する内線番号を登録・設定しておくことで機能を利用できます。

3-3-3.不応答返答

不応答返答とは、一定の時間コール・着信音を鳴らした後に、他の電話機に自動で転送する機能です。

先ほどの「不在転送」とは違って一度コールしてから、応答がない場合に内線の着信を自動であらかじめ決めた内線番号に転送します。

3-3-4.不在設定一括解除

不在設定一括解除とは、全ての電話機の不在設定を一括で解除できる機能です。

例えば、退勤時に不在設定をして帰る会社では、いちいち全ての電話機の不在設定を解除するのは面倒だと思います。

そこで、「不在設定一括解除」で翌朝の出勤後に、全電話機の不在設定を一括で解除できます。

不在時さえも、業務効率を向上させるための機能が揃っているんですね!また不在設定もいろいろあり、企業の業種などによってどの不在設定を使うか決められるため、とても便利ですね。

3-4.内線の保留機能!

ビジネスフォン「内線」は、保留にも2つの機能性があります!

【2つの内線保留機能】

  1. 内線独占保留
  2. 内線システム保留

この2つの保留機能を駆使して、より一層業務効率の向上を目指せます。

3-4-1.内線独占保留

内線独占保留とは、一般的な保留機能で、「保留ボタン」を押して一度保留し、再度電話をつなぐことができる機能です。

3-4-2.内線システム保留

内線システム保留とは、保留されて待っている電話機に、内線着信が来たら、保留中に別の内線電話に出られる機能です。保留の待ち時間に内線がかかってきた際に、効率的に対処できますね。

3-5.その他の便利機能!

ビジネスフォンの内線通話には、他にもさまざまな便利機能があります!特に、グループに特化した機能が非常に便利ですね。

【その他の6つの便利機能】

  1. 一斉呼出機能
  2. リセットコール
  3. スライド機能
  4. グループ内線
  5. 内線会議通話
  6. ページング接続

3-5-1.一斉呼出機能

一斉呼出機能とは、自分の電話機から全ての内線番号・電話機に向けて、一斉にスピーカー放送できる機能です。
一斉呼出機能

3-5-2.リセットコール

リセットコールとは、内線番号が不応答の際に、続けて別の内線をダイヤルして呼出できる機能です。

この名称は、先にダイヤルした内線番号を自動的にリセットできることから由来しています。

3-5-3.スライド機能

スライド機能とは、使用中の内線番号へダイヤルした時に、あらかじめ設定した他の内線番号へ自動的につなげる機能です。「内線代理応答」や「話中転送」など話中でも他の電話機で取れるのは、このスライド機能を利用しているためです。

3-5-4.グループ呼出

グループ呼出とは自分の電話機から、あらかじめ設定しておいたグループ全員に向かって、スピーカー放送をすることができる機能です。「呼出ボタン」を押した後に、受話器より呼びかけます。

3-5-5.内線会議通話

内線会議通話とは、内線で数名の会議通話ができる機能です。
内線会議通話

例えば、「急な作業が入り打ち合わせが必要で、しかも色々と確認の決済がいる」といった場合には、内線会議通話が便利になります。

3-5-6.ページング接続

ページング接続とは、電話機のスピーカーからでは届かないような、広範囲の場所に呼出をかけることができる機能です。ビジネスフォンの主装置(PBX)に放送用アンプと外部スピーカーを接続して、受話器からの音声を放送させることで、呼び出します。
ビジネスフォンの内線通話には、21という豊富な種類の機能があるんですね!中には、「こんな機能まで!」と驚いてしまうものもありました・・・
ビジネスフォン「内線」は、機種によって機能が違ったり、別の手続きが必要な機能があったりするため、現状で必要な機能は最初によく検討しておくことが大切ですね。
わかりました!ビジネスフォンを比較して、自社にあったビジネスフォンを導入しようと思います。ただ、ビジネスフォンの種類がたくさんあるため、何か基準になるビジネスフォンがあれば・・・
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ビジネスフォンを導入する際はOFFICEPHONEも比較、検討してくださいね。

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まとめ

ビジネスフォン内線は、誰もが使いやすい操作性で使い方は非常に簡単です。

もっとも、ビジネスフォン内線は「21の便利な機能」を兼ね備えており、それぞれの企業によって設定を変更することで、より一層効率的に内線・業務をおこなえます。

ぜひビジネスフォンを導入する前に、この記事を参考にしてみてくださいね。

また、ビジネスフォンを導入する際は、『OFFICE110』を参考に各メーカーを比較して、自社に合ったメーカーを選んでください。

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