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「会社電話の内線のかけ方がわからない…」「内線をもっと便利に使って、業務を効率化したい…」
このようにお困りではありませんか？
内線は、社内での連絡に欠かせない機能です。せっかくビジネスフォンを導入したのなら、内線を使いこなしてスムーズなコミュニケーションを実現したいですよね。
この記事では、図解を使って内線の基本的なかけ方から取り方、保留、転送、便利機能まで、わかりやすく解説します。操作方法は機種や社内設定によって異なるため、一般的な手順と確認ポイントをあわせて紹介します。
内線をもっと効率的に活用したい方や、ビジネスフォンの見直しをご検討中の方へ。当社『OFFICE110』では、利用状況に合った機種選びや設定、導入プランについてご相談を受け付けています。
監修者
登 雄三（のぼり ゆうぞう）
保有資格：工事担任者（AI・DD総合種）／電気工事士
2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。
ビジネスフォンの内線は、同じPBX・主装置に収容された電話機同士を、内線番号で呼び出すための機能です。社内連絡だけでなく、外線を担当者へ取り次ぐ際にも利用します。
ここでは、内線を使う前提として押さえておきたい仕組みとメリットを簡潔に解説します。
ビジネスフォンでは、内線通話・外線通話・保留・転送などを組み合わせて、社内の電話対応を行います。家庭用電話機にも子機間通話などの機能がある製品はありますが、複数の外線や部署をまたぐ取り次ぎ、着信グループなどを一元管理できる点がビジネスフォンの特徴です。
内線を活用すると、離れた席や別フロアの社員にもすぐ連絡でき、外線の取り次ぎも行いやすくなります。
内線通話は、PBX（構内交換機）や主装置が、社内の電話機に割り当てられた内線番号を識別して接続する仕組みです。
各電話機に数桁の内線番号を割り当てることで、部署やフロアが異なる社員ともスムーズに連絡できます。たとえば、営業部を「101」、経理部を「102」のように設定して運用します。
内線を使えば、相手の席まで移動せずに連絡できるため、移動時間や確認の手間を減らせます。
また、同じPBX・主装置配下で行う一般的な内線通話には、通話ごとの料金はかかりません。ただし、クラウドPBXや拠点間内線では、サービス利用料や通信回線の契約が必要になる場合があります。
内線の操作や便利機能を確認する前に、内線電話の仕組みや外線との違いを整理したい方は、以下の記事をご参考ください。
ビジネスフォンを初めて扱う方は、まず「かける」「取る」「保留する」「転送する」の4つを覚えましょう。
以下では一般的な操作を紹介します。実際に押すボタンや特番は機種・主装置・社内設定によって異なるため、電話機の型番や取扱説明書もあわせて確認してください。
内線をかけるときは、一般的に受話器を取り、必要に応じて「内線」ボタンを押してから、相手の内線番号をダイヤルします。電話機によっては、受話器を取るだけで内線番号を入力できる設定もあります。
たとえば、相手の内線番号が「102」の場合は、「1」「0」「2」と順に押し、呼出音が鳴るのを待ちます。機種によっては、番号入力後に発信ボタンや「#」の操作が必要です。
外線番号と間違えないよう、社内の内線番号表や電話機の表示を確認してから操作しましょう。内線ボタンの有無や発信操作は機種によって異なるため、最初に自社の操作方法を確認しておくと安心です。
自分の電話機に内線がかかってきた場合は、受話器を取って応答します。機種や設定によっては、点滅している内線ボタンや通話ボタンを押してから応答します。
ディスプレイ対応機種では、発信元の内線番号や登録名称が表示される場合があります。着信音・ランプ・画面表示を確認すると、内線か外線かを判断しやすくなります。
近くの電話機に鳴っている着信を自分の電話機で取る機能は、一般に「内線代理応答」や「コールピックアップ」と呼ばれます。代理応答ボタンを押す方法と、受話器を取って所定の特番を入力する方法があります。
インターネット上では「#を2回」「12」「14」などの操作例も見られますが、特番は機種や工事設定によって異なります。自社の電話機に割り当てられたボタン、内線操作表、取扱説明書を確認してください。
代理応答できる範囲は、同じ着信グループ内などに制限される場合があります。別部署の着信を取れない場合は、故障と判断する前にグループ設定を確認しましょう。
保留は、通話中に情報を確認するときや、別の担当者へ取り次ぐときに相手を一時的に待機状態にする機能です。
一般的には、相手に待っていただくことを伝えてから「保留」ボタンを押します。通話へ戻るときは、受話器を取り、点滅している外線・保留・パーク保留ボタンなど、機種に応じたボタンを押します。
保留中は相手に保留音が流れるのが一般的です。長時間待たせないよう、確認に時間がかかる場合は折り返しを案内しましょう。
自分の電話機だけで再開する保留と、別の電話機から再開できるパーク保留・システム保留を区別することも重要です。
外線通話を別の担当者へ取り次ぐ場合は、一般的に「転送」または「保留」ボタンを押し、転送先の内線番号をダイヤルします。転送先が応答したら、相手の会社名・氏名・用件を伝え、受話器を置いて転送を完了します。
転送先と話さずに直接つなぐ「ブラインド転送」に対応する機種もありますが、誤転送を防ぐため、通常は転送先の応答を確認してから取り次ぐと安心です。
転送先が出ない場合は、転送またはクリアボタンで呼び出しを中止し、元の通話へ戻れる機種があります。ただし、戻し方や自動で呼び戻される条件は機種・設定によって異なります。
内線転送では、「誰に・何を・つながらない場合にどうするか」を決めておくことが大切です。転送前に担当者の在席状況を確認し、用件を簡潔に伝え、不在時は代理担当や部署代表へつなぐルールを用意しておくと、通話切れや伝達ミスを防ぎやすくなります。
内線転送の詳しい手順や、転送先が不在・話し中の場合の対策は、以下の記事で解説しています。
内線番号や名称、着信グループ、転送先などの設定方法は、ビジネスフォンの機種・主装置・設定権限によって異なります。
電話機の管理メニューから変更できる項目もありますが、主装置側の工事設定が必要なケースもあります。複数台の番号変更や着信設定の変更は、導入業者へ依頼するのが一般的です。
「席替えで内線番号を変更したい」「部署ごとに番号を整理したい」ときは、まず電話機と主装置の型番、変更したい台数、現在の内線番号を確認しましょう。設定方法が分からないまま変更すると着信や転送に影響する可能性があるため、導入業者やサポート窓口へ確認してください。
内線番号の決め方や、部署・座席ごとの番号ルールを整理したい場合は、内線番号の決め方と運用ルールもあわせてご確認ください。
クラウドPBXの場合は、管理画面から内線番号や利用者情報を変更できるサービスがあります。ただし、変更できる範囲や必要な権限、対応端末はサービスによって異なります。
内線番号の変更や着信グループ・転送先の設定を検討している場合は、電話機と主装置のメーカー・型番、変更したい台数、現在困っている操作を分かる範囲でお伝えください。既存設備で対応できるか、設定変更・増設・入れ替えのどれが必要かを整理できます。
ご相談・見積依頼
ビジネスフォンの内線には、発信・保留・転送・不在対応など、業務を効率化するさまざまな機能があります。
以下では21種類の機能を紹介します。機能名や動作、利用できる範囲はメーカー・機種・工事設定によって異なります。なお、「無応答転送」は不在対応とグループ連携の両方に関係するため、関連する2つの章で再掲しています。
ここでは、日常的な発信や応答に役立つ代表的な5つの機能を紹介します。
他の電話機にかかってきた着信を、自分の電話機で代わりに受ける機能です。「コールピックアップ」と呼ばれることもあります。
使用例：営業担当者の電話機が鳴っているとき、同じグループの社員が代理応答ボタンや所定の特番で応答する。
呼出先の内線が通話中のとき、あらかじめ設定した別の内線へ着信を転送する機能です。対応可否や転送条件は機種によって異なります。
使用例：営業担当者が通話中の場合に、営業事務の内線へ着信を転送する。
受話器を上げたときに内線発信の状態となり、そのまま内線番号を入力できる機能・設定です。受話器を上げるだけで特定の相手へ発信するホットラインとは異なります。
使用例：社内への発信が多い部署で、外線選択の操作をせずに内線番号を入力する。
通話中の相手に、信号音などで自分が待っていることを知らせる機能です。メーカーによって「トーンオーバーライド」などの名称が使われます。利用可否や応答方法は機種・設定によって異なります。
使用例：担当者が通話中でも、至急の内線が入っていることを信号音で知らせる。
呼び出した内線が通話中の場合に待機し、相手の通話が終わったあとに呼び出す機能です。一般的なスマートフォンの「割込通話」とは動作が異なる場合があります。
使用例：内線相手が通話中のため待機し、通話終了後に改めて呼び出す。
これらの機能を活用すると、担当者の不在や話中による対応の遅れを減らし、社内連携をスムーズにできます。
内線設定を業務に合わせて調整すると、よく使う相手への発信や着信元の確認がしやすくなります。
よく連絡する相手の内線番号をボタンに登録し、ワンタッチで発信する機能です。登録できるボタン数や設定方法は機種によって異なります。
使用例：営業アシスタントが、担当営業の内線をワンタッチで呼び出す。
受話器を上げると、あらかじめ設定した特定の内線へ自動発信する機能です。発信までに待機時間を設けられる機種もあります。
使用例：受付の専用電話機から、受話器を上げるだけで総務部を呼び出す。
電話機の画面や電話帳から、内線番号と登録名称を確認できる機能です。対応機種では、番号を覚えていない場合の発信や転送に役立ちます。
使用例：新人社員が、電話機の内線一覧から担当部署を選んで発信する。
内線番号に担当者名や部署名を登録し、対応機種の画面へ表示する機能です。発信元を確認してから応答しやすくなります。
使用例：着信時に「経理・山田」などの登録名称を表示する。
登録名称やワンタッチボタンを整備すると、内線番号を覚える負担を減らし、取り次ぎを行いやすくなります。
外出や離席中など電話に出られない状況では、不在設定や転送機能を使うことで、着信の取りこぼしを防ぎやすくなります。
席を離れるときなどに、自席の内線呼出音を止める、着信を拒否するなどの状態に設定する機能です。実際の動作は機種や工事設定によって異なります。
使用例：外出前に不在設定を行い、自席の電話機を鳴らさないようにする。
自席にかかってきた内線を、あらかじめ指定した別の内線へ転送する機能です。設定中は、ランプや画面で状態を確認できる機種もあります。
使用例：外出中の自席宛て内線を、同じ部署の代理担当者へ転送する。
内線着信に一定時間応答しなかった場合に、指定した別の電話機へ転送する機能です。転送までの時間や対象となる着信は機種・設定によって異なります。
使用例：担当者が離席して応答できない場合に、チームリーダーの内線へ転送する。
対応するコードレス電話機などが圏外のときに、着信をあらかじめ指定した別の電話機へ転送する機能です。対象端末や転送条件は機種・設定によって異なります。
使用例：倉庫内でコードレス電話機が圏外になった場合に、事務所の固定電話機へ転送する。
不在転送・無応答転送などの違いや、具体的な設定・解除方法を確認したい方は、不在転送の種類と設定・解除方法をご覧ください。
ビジネスフォンには、保留した本人だけが再開する方法と、別の電話機からも再開できる方法があります。
通話を保留し、原則として保留操作を行った電話機だけで通話を再開する機能です。メーカーによって「自己保留」「個別保留」など名称が異なります。他の社員に誤って取られたくない通話に向いています。
使用例：担当者が資料を確認する間、自分の電話機で内線通話を保留し、確認後に再開する。
保留した通話を、同じシステム内の別の電話機から再開できる機能です。メーカーによって「システム保留」「共通保留」など名称が異なります。利用できる保留数や再開できる範囲は、機種・設定によって異なります。
使用例：受付が保留した内線通話を、近くの担当者が別の電話機から再開する。
誰が通話へ戻るかを社内で統一しておくと、保留の取り違えや対応漏れを防ぎやすくなります。
ここでは、複数の社員・部署への呼び出しや、不応答時の連携に役立つ機能を紹介します。
設定した内線グループの電話機を、スピーカー経由の音声で一斉に呼び出す機能です。構内放送設備・外部スピーカーへの呼びかけは、後述するページング接続に該当します。呼出範囲は機種と工事設定によって異なります。
使用例：緊急連絡や来客の案内を、指定したフロアの電話機へ一斉に伝える。
呼び出した内線が通話中または応答しない場合に、受話器を置かず、そのまま別の内線番号を入力して呼び出し直す機能です。
使用例：担当者が応答しないため、いったん切らずに同じ部署の別担当者を呼び出す。
一定時間応答がない場合に、別の電話機へ転送する機能です。不在対応だけでなく、チーム内の着信分担にも利用できます。
使用例：担当者が応答しない場合に、サブ担当者の内線へ転送する。
通常の代理応答グループとは別のグループで鳴っている着信を、グループを指定して受ける機能です。対応機種や操作特番は機種・工事設定によって異なります。
使用例：受付担当者が、隣接する部署の電話機に鳴っている着信を代理で受ける。
あらかじめ設定した内線グループの複数台を、着信音で一斉に呼び出す機能です。応答した電話機と通話する方式など、具体的な動作は機種・設定によって異なります。
使用例：総務グループに登録した複数の電話機を一斉に鳴らし、応答できる社員が電話を取る。
複数の内線を接続して、同時に通話する機能です。参加可能な人数や、外線を含められるかどうかは機種・契約によって異なります。
使用例：本社と支店の担当者を内線でつなぎ、短時間の打ち合わせを行う。
ビジネスフォンと構内放送装置・外部スピーカーなどを連携し、電話機の音声が届きにくい広い場所へ呼びかける機能です。対応する主装置や接続機器、工事が必要です。
使用例：倉庫や工場内にいるスタッフを、構内スピーカーから呼び出す。
ページングの仕組みや必要な機器、電話機からの呼び出し方法は、ビジネスフォンのページング機能と導入方法で詳しく解説しています。
なお、ビジネスフォンの機種や設定によって、利用できる機能や名称は異なります。電話機と主装置の型番を確認し、取扱説明書または導入業者へ確認しましょう。
機能名や操作方法はメーカー・機種・工事設定によって異なるため、以下のメーカー公式資料も参照しています。実際の操作時は、ご利用中の機種の取扱説明書を確認してください。
内線機能は、電話機が対応しているだけでは使えず、ボタン割り当てや主装置の設定が必要になる場合があります。
OFFICE110では、現在の電話機・主装置・台数・配線状況を確認したうえで、内線番号の変更、代理応答、不在転送、増設・移設、機種の入れ替えなどをご相談いただけます。
また、外出先や別拠点から内線を利用したい場合は、スマートフォンやパソコンで会社番号の発着信・内線通話ができるクラウドPBX「OFFICE PHONE」も選択肢になります。利用可否や必要な回線・端末は、導入環境に応じて確認が必要です。
現在の電話機・主装置のメーカーと型番、利用台数、使いたい機能や困っている操作を分かる範囲でお伝えください。既存設備で対応できるか、設定変更・増設・入れ替えのどれが適切かを整理できます。
ビジネスフォンの内線でまず覚えたいのは、かけ方・取り方・保留・転送の基本操作です。
他の電話機の着信を取るときは内線代理応答、担当者が不在のときは不在転送など、業務に合った機能を設定すると電話対応を効率化できます。
ただし、同じ名称の機能でも操作方法や動作は、メーカー・機種・主装置・工事設定によって異なります。インターネット上の特番をそのまま試すのではなく、電話機の型番、取扱説明書、社内の操作表を確認してから操作しましょう。
設定方法が分からない場合や、代理応答・転送が使えない場合は、導入業者や保守窓口へ確認してください。
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