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ビジネスフォンの外線とは?内線との違い・かけ方・取り方を解説

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ビジネスフォンの外線とは?内線との違い・かけ方・取り方を解説

ビジネスフォンの外線とは?内線との違い・かけ方・取り方を解説

「固定電話を使ったことがないから、外線・内線と言われてもよくわからない……」
「ビジネスフォンでの電話のかけ方・取り方が知りたい」

このようなお悩みをお持ちではないでしょうか?

外線を簡単に説明すると、社外の方に電話するときに使用する回線のことです。
家庭用電話機やスマートフォンにも搭載されている機能ですが、ビジネスフォンではかけ方・取り方が多少異なります

そこで本記事では、ビジネスフォンにおける外線の基礎知識について解説したうえで、内線との違い、かけ方・取り方をご紹介します。
外線にかかわる便利機能についても併せてご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

目次

  1. ビジネスフォンの外線とは?電話の基本を解説

  2. ビジネスフォンの外線の基本のかけ方・取り方

  3. ビジネスフォンで外線を取り次ぐ方法

  4. ビジネスフォンの外線発信に役立つ便利機能

      

  5. ビジネスフォンの外線発信に関するよくある質問

  6. ビジネスフォンの導入や機能のご相談はOFFICE110へ
  7. まとめ
登 雄三

監修者

登 雄三
(のぼり ゆうぞう)

保有資格:工事担任者(AI・DD総合種)/電気工事士

2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。

2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。

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ビジネスフォンの外線とは?電話の基本を解説

ビジネスフォンを初めて触る方は、そもそも「外線」という言葉を聞いたことがない方も多いかもしれません。

そこで本章では、ビジネスフォンの外線とはどういった機能なのかについて解説していきます。

ビジネスフォンの外線とは

ビジネスフォンを含めた電話における「外線」とは、お客様や取引先など、社外の方と連絡をする際に利用する回線のことです。

家庭用の電話機やスマートフォンなどは、外線のみに対応した電話機です。一方、ビジネスフォンは内線と外線の両方に対応している点が特徴になります。

また、「外線」は外部との発着信に利用されている機能で、会社を運営するうえでは欠かせないツールといえるでしょう。

外線使用時は、03や06から始まる10桁の番号が使用されるのが一般的です。

外線使用時は、NTTなどの通信事業者が提供する電話回線を利用します。そのため、外線への通話では通話料金がかかることを覚えておきましょう。

ビジネスフォンの外線と内線の違い

「内線」とは、会社内でのコミュニケーションに使用される電話回線のことを指します。

内線と外線の主な違いは、以下のとおりです。

外線 内線
連絡する相手 社外 社内
電話番号 03・050などから始まる10桁の外線番号 12・1047などの内線番号
使用する電話回線 通信事業者の電話回線 自社内の電話回線
通話料 発信時のみ発生 なし

内線着信時は、ディスプレイに「1047」のように内線番号が表示されますが、外線着信時は10桁の番号が表示されます。
着信音も内線と外線で異なるケースがほとんどです。

ただし、ここではあまり細かいことは気にせずに、内線は社内とのやり取り用、外線は社外とのやり取り用とまずは覚えておけば問題ありません。

◆内線電話について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください

【図解】内線電話とは?仕組み・機能・使い方をわかりやすく解説

ビジネスフォンの外線の基本のかけ方・取り方

固定電話や携帯電話と異なり、ビジネスフォンの場合はかけ方・取り方に複数の方法があります。

ここからは、ビジネスフォンの外線の基本的なかけ方・取り方をご紹介していきます。

外線をかける方法

一般的にビジネスフォンは、受話器を上げただけの状態では「内線モード」になっているため、外線発信するときは「外線モード」に切り替えなければなりません

本章では、外線をかける方法として2種類の切り替え方法を解説します。

①外線ボタンを押して発信する場合

まず、外線ボタンを使用して外線発信をする方法です。

なお、手順は以下のとおりです。

  1. 受話器を取り、空いている外線ボタンを押す
  2. 相手の電話番号をダイヤルする

また、回線が空いているかどうかはランプの点灯の有無で確認できます。

ほかの人が通話中・保留中で、使用している外線ボタンのランプが点灯しているため、外線発信する際はランプが消えている外線ボタンを選択しましょう。

②0発信する場合(0+電話番号)

続いて、自動で空いている回線を選べる機種の場合は、外線ボタンではなく「0」を使用する方法もあります。
このケースを一般的に「0発信」と呼びます。

0発信を使用して外線電話をかける方法は、以下のとおりです。

  1. 受話器を取る
  2. 「0」を押し、かけたい電話番号をダイヤルする

例えば、03-1234-5678に電話をかけたい場合は、「0+03-1234-5678」とプッシュすることで外線発信ができます。

外線を取る方法

外線ランプが点滅して着信があった場合には、一般的には受話器を上げるだけですぐに通話が始まります

しかし、受話器を取った後、外線ボタンを押さなければ通話が開始しないパターンもあります。

どちらのタイプになっているかは会社によって異なるため、詳しくは社内の上司や先輩など詳しい方に確認しましょう。

ビジネスフォンで外線を取り次ぐ方法(保留・転送)

オフィスで電話を受けていると、社外の方からの着信を社内のほかの従業員に取り次がなければならないケースが発生します。

そこで本章では、ビジネスフォンで外線を取り次ぐ方法についてご紹介します。操作の流れをマスターして、スムーズに取り次げるよう準備しておきましょう。

外線を保留する方法

転送先の担当者が席にいるかを確認するなど、一時的に通話を中断したいときには「保留」機能を使用します。

保留機能には「通常保留」と「パーク保留」の2種類があり、会社の使用するビジネスフォンや状況に合わせて使い分けることが重要です。ここでは、2種類の保留の特徴と使い方について解説します。

①保留(自己保留)の場合

「保留」機能は、保留ボタンを押すと相手には音楽が流れ、こちらの声は一切聞こえなくなります。

操作方法は以下のとおりです。

  • 保留状態にする:保留ボタンをプッシュ
  • 保留状態を解除する:もう一度保留ボタンをプッシュ、もしくは外線ボタンをプッシュ

電話を取り次ぐ場合は、保留を解除した後に「転送」を行う必要があります。

②パーク保留の場合

ビジネスフォンならではの保留機能として、「パーク保留」があります。

パーク保留とは、保留した電話機以外(あらかじめ設定が必要)でも保留中の通話に対応できる機能です。

保留中は、設定したすべての電話機の「パーク保留ボタン」が点灯します。
そして、設定されたすべての電話機のどの端末からでも解除し、通話を取り次げます。

パーク保留は、会社の規模が大きく、複数の従業員が同じ外線番号を共有している場合や、同じ業務を多数の担当者で行っている場合に有効です。

外線を転送する方法

外線着信を担当者に転送する場合、社内にいるか社外にいるかで方法が異なります

本章では、担当者が社内・社外にいる場合の転送方法をそれぞれ解説します。

①社内の担当者に取り次ぐ場合

社内の担当者に電話を取り次ぐ場合は、自分の近くにいるか・遠くにいるかで方法が変わります

■近くの人に口頭で取り次ぐ場合

  1. 相手の用件を聞き「保留」ボタンを押す
  2. 口頭で担当者宛てに着信があったこと・外線◯番の着信を受けていることを報告し、電話を切る
  3. 取り次ぎ先の人が対応する外線ボタンを押して完了

■部屋やフロアが違う人に内線で取り次ぐ場合

  1. 相手の用件を聞き「転送」ボタンを押す
  2. 取り次ぐ担当者の内線番号を押す
  3. 誰からの電話なのか・要件の概要を伝え、受話器を置いて完了
部屋やフロアが違う場合は、担当者の内線番号が必要になるため、内線番号表または、座席表をすぐに確認できる場所に置いておくことでスムーズに対応しやすくなります。

②社外の担当者に取り次ぐ場合

社外の担当者に外線を取り次ぐ場合は「外線転送(外線間転送)」を使用します。

「外線転送」とは、オフィスのビジネスフォンで受けた電話を、社外の担当者のスマートフォンなどに転送する機能のことです。

ここでは外線転送の方法を、NECのビジネスフォンを例にしてご紹介します。

  1. 相手の用件を聞き「保留」ボタンを押す
  2. 「発信」ボタンを押す
  3. 転送先の電話番号を押す
  4. 「転送」ボタンを押し、受話器を置いて完了

こちらもスムーズに転送できるよう、社員の社用携帯番号を一覧表にして見える場所に掲示しておくと便利です。

ビジネスフォンの外線発信に役立つ便利機能

ビジネスフォンには、業務を効率化するための便利な機能が豊富に搭載されています。

本章では、ビジネスフォンの外線発信に役立つ便利機能をご紹介します。

基本的な使い方と合わせて覚えておくと、より効率的に電話業務を進められるでしょう。

電話帳機能

スマートフォンの機能でもおなじみですが、ビジネスフォンにも電話番号を登録しておく「電話帳機能」があります。

よくかける電話番号を電話帳に登録しておくことで、電話をかけるたびに名刺を引っ張り出す必要がなくなるため、電話業務がはかどるでしょう。

ビジネスフォンの電話帳から発信する際は、名前での検索はもちろん、グループ名やメモリ番号での検索も可能なため、自分の使いやすい方法を選択できます。

連絡することが多い取引先などを電話帳に登録し、業務効率化を図りましょう。

リダイヤル発信

「リダイヤル発信」とは、着信履歴や発信履歴から電話番号を選択するだけで、電話を発信できる機能のことです。

電話をかける度に、電話番号をプッシュする必要がないため、スムーズに架電できるのがメリットです。
ビジネスフォンでリダイヤル発信をする場合は、一般的にはリダイヤルボタンを押すことで履歴が表示され、その中から希望の番号を探して発信可能です。

ビジネスフォンには、発信した相手が話中だった場合に、自動でかけ直してくれる「オートリダイヤル機能」が搭載されているものもあります。この機能を使うと、電話をかけ直す手間が省けて、業務効率がアップします。

短縮ダイヤル

「短縮ダイヤル」とは、よくかける電話番号を2〜4桁の短縮した番号に登録することで、電話の発信ができるビジネスフォンの基本機能です。

通常の電話番号よりも少ないプッシュ数で電話がかけられるため、電話業務の効率化に役立ちます。

例えば、よく電話をかける取引先の電話番号「03-1111-2222」を短縮ダイヤル「001」に登録しておけば、毎回10桁の番号をダイヤルする必要がなくなり「001」の3桁だけで発信可能になります。

短縮ダイヤルを活用することで、電話番号の押し間違いや、膨大な数の電話帳から検索する必要がないため、生産性の向上につながるでしょう。

ワンタッチダイヤル

「ワンタッチダイヤル」とは、その名の通りボタンをワンタッチするだけで電話をかけられる機能のことです。

例えば「3」「*」などのボタンによく発信する電話番号を登録し、そのボタンを押すことで架電できます。
短縮ダイヤルと比較すると登録できる件数は少なくなりますがが、ボタン1つで架電できるためよりスピーディな発信が可能です。

◆短縮ダイヤル・ワンタッチダイヤルについて詳しく知りたい方にはこちらの記事がおすすめです

ビジネスフォンの短縮ダイヤルとは?種類・使い方を徹底解説!

オンフックダイヤル

「オンフックダイヤル」とは、受話器を置いたままダイヤルし、発信する機能のことです。

電話番号をダイヤルし、電話がつながるまでは受話器を持たなくてよいため、業務を続けながら待てる点がメリットです。

ただし、相手につながった場合、受話器を上げないとスピーカーから周囲の音声が聞こえてしまいます。そのため、早めに受話器を上げて会話を始めるようにしましょう。

ビジネスフォンの外線に関するよくある質問

最後に、ビジネスフォンの外線についてのよくある質問についてQ&A形式でお答えします。

ビジネスフォンの外線に関する疑問や不安を取り除き、業務で活用しましょう。

外線ボタンがない場合どうしたら良いですか?

使用しているビジネスフォンに外線ボタンがない場合は、「0」を押してダイヤルする0発信を利用しましょう。

転送する際は「保留」→「外線ボタン」を利用した方法ではなく、「転送ボタン」→「担当者の内線番号入力」を使用した方法で行います。

ちなみに、外線ボタンはディスプレイの下付近にあるのが一般的です。もし、見当たらないという場合はもう一度改めてチェックするか、周囲の上司などに確認することをおすすめします。

なぜ0発信をするのですか?

「0発信」をする理由は、ビジネスフォンを内線から外線に切り替えるためです。

ビジネスフォンは、何もしなければ通常時は内線モードになっているため、市外番号や携帯番号をダイヤルしても発信できません

発信したい番号を押す前に「0」を押すことで、内線モードから外線モードに切り替わります。これにより、社外に発信できる仕組みとなっているため、「0発信」をする必要があります。

ビジネスフォンの導入や機能のご相談は「OFFICE110」へ

ビジネスフォンの導入・機能面でお悩みがあれば、「OFFICE110」にご相談ください。

「OFFICE110」にはビジネスフォンに精通したプロスタッフが多数在籍しているため、お客様の状況・ご要望に合わせたご提案が可能です。

また、ビジネスフォンの販売だけでなく、設置工事・設定・アフターサービスまで一貫して行っておりますので、ビジネスフォンに関する窓口を1つにできます。
これにより、内容ごとに連絡する業者を分ける必要がなくなるため、管理業務の手間が省けるのが大きなメリットです。

もし現在、ビジネスフォンに関するお困りごとがあれば、「OFFICE110」にお気軽にお問い合わせください。

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まとめ

ビジネスフォンの外線は機種にもよりますが、家庭電話とは電話の「かけ方」「取り方」が異なります。

■外線をかける2つの方法
・外線ボタンを押して発信する場合
・0発信する場合(0+電話番号)

■外線を取る方法
外線ランプが点滅したときは、受話器を上げるだけで通話が始まります。
※機種によっては、受話器を上げてから外線ボタンを押す必要がある場合もあります。

さらに、「保留」や「転送」を使用することで、社内外の取り次ぎをスムーズに行えるようになります。
ビジネスフォンの操作は、活用できているかどうかで、業務効率にも大きく影響します。

一度覚えてしまえば簡単なものばかりなので、早めに操作をマスターして、スムーズに業務を進められるようにしましょう。

もしビジネスフォンのことでお困りごとがあれば、「OFFICE110」にご相談ください。専門知識豊富なプロのスタッフが、お客様の状況をヒアリングしたうえで最適なご提案をいたします。

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