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ビジネスフォンで外線をかける方法は、空いている外線ボタンを押して発信する方法と、外線発信特番の「0」を押してから電話番号を入力する「0発信」の2つが基本です。
ただし、電話機や主装置の設定によっては、受話器を上げるだけで外線が選ばれる場合もあります。会社の固定電話で操作に迷ったときは、外線ボタンのランプ、0発信の設定、社内の運用ルールを順に確認しましょう。
本記事では、ビジネスフォンの外線と内線の違いから、外線のかけ方・取り方、保留・転送、外線がつながらない場合の確認方法まで、初心者向けに分かりやすく解説します。
監修者
登 雄三（のぼり ゆうぞう）
保有資格：工事担任者（AI・DD総合種）／電気工事士
2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。
ビジネスフォンの外線とは、顧客や取引先など、社外の相手と通話するための機能です。一方、内線は同じ会社の電話機同士で通話するときに使います。
電話における「外線」とは、会社の電話設備から公衆電話網を通じて、社外の電話番号へ発信したり、社外からの着信を受けたりする通話を指します。
ビジネスフォンでは、主装置やPBXが複数の電話回線と複数台の電話機を管理します。そのため、同じ外線を社内の複数台で共有しながら、内線通話や保留・転送も利用できるのが特徴です。
ビジネスフォンの全体的な仕組みは、ビジネスフォンの仕組みを解説した記事もあわせてご確認ください。
外線と内線の主な違いは、通話相手と利用する電話番号、通話料金の有無です。
着信音や外線ランプ、ディスプレイ表示の違いは、機種や設定によって異なります。まずは「外線は社外向け」「内線は社内向け」と覚えておくと判断しやすくなります。
内線の仕組みや使い方は、内線電話の基本を解説した記事で詳しく紹介しています。
家庭用の固定電話は、受話器を上げて相手の電話番号を入力すれば、そのまま社外へ発信する使い方が一般的です。
一方、会社の固定電話として使われるビジネスフォンは、内線と外線の両方を扱います。そのため、外線ボタンや0発信を使って、どの通話方法を利用するか選択する設定が多く採用されています。
ただし、操作方法は機種や設置時の設定によって異なります。受話器を上げた時点で外線が自動的に選ばれる電話機もあるため、社内マニュアルや取扱説明書も確認してください。
複数の回線やチャネルを利用できる構成にすると、複数の従業員が同時に社外と通話できます。代表番号への着信対応を止めずに発信したり、部署や用途ごとに番号を使い分けたりできる点がメリットです。
ただし、必要以上に回線数やチャネル数を増やすと、月額料金や機器構成が過剰になる場合があります。導入時は、電話機の台数だけでなく、繁忙時間帯に必要な同時通話数を確認することが重要です。
外線だけでなく、内線・保留・転送などの基本操作をまとめて確認したい方は、ビジネスフォンの使い方ガイドもあわせてご覧ください。
ビジネスフォンから外線をかける代表的な方法は、外線ボタンを使う方法と0発信です。どちらを使うかは、電話機や主装置の設定、会社の運用ルールによって決まります。
外線ボタンを使う場合は、ランプ表示で空いている外線を確認してから発信します。一般的な手順は次のとおりです。
受話器を上げてから外線ボタンを押す機種もあります。また、ランプの色や点灯・点滅が示す状態も機種によって異なるため、実際の運用では電話機の表示を確認してください。
0発信とは、外線を利用するための特番として「0」が設定されている環境で、最初に0を押してから相手の電話番号を入力する方法です。
たとえば「03-1234-5678」へ発信する場合は、外線取得用の0に続けて、電話番号の「03-1234-5678」を入力します。入力上は「0＋03-1234-5678」となります。
外線発信特番は0以外に変更されている場合もあります。0を押しても外線の発信音が聞こえないときは、社内の電話管理者や設置業者へ確認してください。
どちらが優れているというものではありません。会社で決められた方法を統一しておくと、新入社員や異動者も迷わず操作しやすくなります。
電話機によっては、受話器を上げると自動的に空いている外線を選ぶ「外線自動捕捉」が設定されている場合があります。この場合は、外線ボタンや0を押さずに電話番号を入力できます。
同じ機種でも、電話機ごとに外線優先・内線優先の設定が異なることがあります。電話番号を入力しても発信できないときは、外線ボタンまたは0発信を試す前に、社内で指定された操作方法を確認しましょう。
外線の受け方は、受話器を上げるだけの設定と、点滅している外線ボタンを押す設定に分かれます。着信音やランプ表示を確認し、会社のルールに沿って応答してください。
外線着信時に受話器を上げるだけで応答できる設定では、次の手順で対応します。
着信している外線が自動的に選ばれない場合は、受話器を上げた後に点滅している外線ボタンを押します。
複数の外線や電話番号を運用している場合は、点滅している外線ボタンやディスプレイ表示を確認してから応答します。
代表番号、部署別番号、問い合わせ専用番号などを使い分けている会社では、着信先に応じた名乗り方を社内で統一しておくと、取り違えを防ぎやすくなります。
近くの電話機が鳴っているものの担当者が不在の場合は、「代理応答」や「コールピックアップ」と呼ばれる機能で応答できる場合があります。
操作は、代理応答ボタンを押す方法や、決められた特番を入力する方法など、機種と設定によって異なります。詳しくは、代理応答の基本と操作方法をご確認ください。
顧客や取引先からの外線を担当者へ取り次ぐときは、保留や転送を利用します。操作方法は機種によって異なりますが、相手を保留してから担当者へ連絡する流れが基本です。
担当者の在席確認などで一時的に通話を中断するときは、相手へ断りを入れてから保留ボタンを押します。
保留解除の操作やランプ表示は機種によって異なります。保留中の外線を誤って切断しないよう、社内で使用している電話機の操作を事前に確認しておきましょう。
パーク保留は、主装置や電話機への事前設定が必要です。すべての電話機で同じ操作ができるとは限らないため、利用可否は管理者や設置業者へ確認してください。
保留操作と電話応対のマナーは、電話保留のやり方を解説した記事でも詳しく紹介しています。
離れた席や別フロアの担当者へ外線を取り次ぐ場合は、内線転送を利用します。一般的な流れは次のとおりです。
内線番号表や座席表を電話機の近くで確認できるようにすると、取り次ぎ時間を短縮できます。内線転送の詳細は、ビジネスフォンの内線転送を解説した記事もご覧ください。
オフィスで受けた電話を、外出中の担当者のスマートフォンなどへ取り次ぐ方法を「外線転送」または「外線間転送」と呼びます。
一般的には、着信へ応答して保留した後、別の外線で担当者へ発信し、接続または転送操作を行います。ただし、ボタン名称や操作順はメーカー・機種・工事設定によって異なります。
外線転送には事前設定が必要な場合があり、転送中の通話料が発生することもあります。利用前に取扱説明書と契約内容を確認し、不明な場合は電話設備の管理者や設置業者へ相談してください。
外線だけ発信できないときは、外線の空き状況、発信方法、番号入力、発信規制、電話設備の順に確認すると原因を切り分けやすくなります。
契約している回線・チャネルがすべて通話中または保留中の場合、新しい外線を発信できません。外線ボタンのランプやディスプレイを確認し、空きができてから発信してください。
繁忙時間帯に頻繁に外線が埋まる場合は、同時通話数が実際の運用に合っていない可能性があります。
受話器を上げた状態が内線優先になっている電話機では、相手の電話番号だけを入力しても外線へ発信できません。
外線ボタンを押す方法、0発信、外線自動捕捉のいずれを使う設定か確認してください。0以外の外線発信特番が設定されている場合もあります。
0発信で使う最初の0は、相手の電話番号の一部ではなく、外線を選ぶための特番です。その後は、市外局番や携帯電話番号の先頭の0を省略せずに入力します。
短縮ダイヤルやワンタッチダイヤルだけ発信できない場合は、登録されている電話番号に誤りがないかも確認しましょう。
受付や共用スペースなどの電話機では、管理上の理由から外線発信を制限している場合があります。また、国際電話、携帯電話、特定の番号帯など、発信先ごとに規制が設定されていることもあります。
ほかの電話機では発信できるのに特定の一台だけ発信できない場合は、電話機ごとの権限設定を管理者へ確認してください。
複数台の電話機で外線を発信・着信できない場合は、個人の操作ではなく、主装置や回線機器、配線、通信事業者側の障害が原因の可能性があります。
主装置や回線終端装置のランプ、エラー表示、電源状態を確認してください。ただし、原因が分からない状態で主装置の電源を切ると、会社全体の電話が停止するおそれがあります。再起動は管理者または保守業者へ確認してから行いましょう。
上記に当てはまる場合は、電話設備の管理者、契約している通信事業者、ビジネスフォンの販売・工事業者へ相談してください。
複数台で外線が使えない、主装置や回線機器にエラーが出ているなど、設備側の問題が疑われる場合は、現在の機種名、症状が出ている台数、発生した時期をお伝えください。修理・設定変更・回線確認のうち、どこから対応すべきか整理しやすくなります。
ご相談・見積依頼
ビジネスフォンには、電話番号の入力やかけ直しを効率化する機能があります。利用できる機能や登録方法は機種によって異なるため、取扱説明書も確認しながら活用しましょう。
電話帳機能は、登録した名称や電話番号を検索して発信する機能です。個人ごとに登録する電話帳と、社内で共有する共通電話帳を利用できる機種もあります。
リダイヤル発信は、直前に発信した番号や発信履歴から相手を選び、もう一度電話をかける機能です。番号を再入力する手間と入力ミスを減らせます。
短縮ダイヤルは、よく利用する電話番号を短い番号に登録して発信する機能です。共通短縮と個別短縮に分かれる機種もあり、取引先への発信を効率化できます。
ワンタッチダイヤルは、登録したボタンを押して電話番号を呼び出す機能です。頻繁に連絡する取引先や拠点を登録すると、少ない操作で発信できます。
オンフックダイヤルは、受話器を置いたままスピーカーを使って発信する機能です。相手が応答してから受話器を取れば、呼び出し中に受話器を持ち続ける必要がありません。
相手が応答した後もスピーカーのまま通話すると、周囲に会話が聞こえる可能性があります。必要に応じて早めに受話器へ切り替えましょう。
OFFICE110では、ビジネスフォンの外線設定や保留・転送の操作確認、電話機の追加・設定変更についてご相談いただけます。
お問い合わせの際は、メーカー・型番、電話機の台数、困っている操作、症状が一台だけか複数台かをお伝えいただくと、必要な確認事項を整理しやすくなります。
ビジネスフォンで外線をかける方法は、空いている外線ボタンを押す方法と、外線発信特番の0を押してから電話番号を入力する0発信が基本です。機種や設定によっては、受話器を上げるだけで外線が選ばれる場合もあります。
一台だけ発信できない場合は操作や権限設定、複数台で発信・着信できない場合は主装置や電話回線の問題が考えられます。原因を切り分けられないときは、無理に設定や再起動を行わず、管理者や専門業者へ確認しましょう。
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