ビジネスフォンの発着信履歴の見方・確認方法｜履歴が残らない原因も解説

「ビジネスフォンの着信履歴を確認したいのに、どのボタンを押せばよいか分からない」「電話が鳴ったのに履歴が残っていない」とお困りではありませんか？

ビジネスフォンには、一般的に発信履歴・着信履歴を確認し、履歴から折り返す機能があります。
ただし、ボタン名や操作方法、保存される履歴の種類は、メーカー・機種・主装置の設定によって異なります。

また、外線着信時に相手の電話番号を履歴へ残すには、回線側から番号情報が通知されることに加え、ナンバー・ディスプレイなどの契約や対応機器、主装置の設定が必要になる場合があります。一方、発信履歴や内線履歴は別の仕組みで記録されるため、履歴の種類ごとに条件を分けて確認することが大切です。

この記事では、ビジネスフォンの発着信履歴の基本的な見方から、NTTの現行機種「αZXⅡ」で確認する場合のポイント、履歴が残らない原因、設定や機器を見直すときの判断基準まで解説します。

ビジネスフォンの発着信履歴の見方・確認方法

ビジネスフォンの発着信履歴は、電話機にある「着信履歴」「発信履歴」「履歴」「メニュー」などのボタンや機能から確認するのが一般的です。ただし、同じメーカーでもシリーズや電話機の種類によって、ボタン名・画面・操作順が異なります。

最初に一般的な確認方法を押さえたうえで、操作できない場合は電話機の型番と取扱説明書を確認しましょう。

発着信履歴だけでなく、外線・内線・保留・転送などの基本操作もまとめて確認したい場合は、履歴確認以外の使い方ガイドへ進むと、ビジネスフォンの操作全体を整理できます。

基本的な発信履歴・着信履歴の確認手順

一般的なビジネスフォンでは、次の流れで発信履歴・着信履歴を確認します。

1. 電話機を待機状態にする
   通話中や設定画面の表示中ではなく、通常の待機画面に戻します。
2. 発信履歴または着信履歴を開く
   専用ボタンを押すか、メニュー画面から「履歴」を選択します。
3. 確認したい履歴の種類を選ぶ
   発信履歴・着信履歴・不在着信などの項目が分かれている場合があります。
4. 上下ボタンなどで対象の履歴を選ぶ
   日時・電話番号・登録名称などを確認します。
5. 必要に応じて詳細を表示する
   機種によっては、着信時刻や使用した外線、応答・未応答などを確認できます

電話帳に登録済みの番号は、電話番号ではなく会社名・担当者名などで表示される場合があります。
何度も連絡する相手は電話帳へ登録しておくと、履歴を探しやすくなります。

履歴から折り返し発信する方法

発信履歴・着信履歴から相手へ折り返す場合は、次の手順が基本です。

1. 発信履歴または着信履歴を開く
2. 上下ボタンなどで折り返したい番号を選ぶ
3. 表示された電話番号が正しいか確認する
4. 受話器を上げる、スピーカーボタンを押す、または使用する外線ボタンを押す
5. 相手が応答したら通話を開始する

外線ボタンを先に押すか、履歴を選んでから押すかは、機種や外線発信の設定によって異なります。
また、複数の電話回線を使用している会社では、どの外線から発信するかを選ぶ場合があります。

履歴から発信する前に、電話番号と使用する外線を確認してください。
非通知・表示圏外など、電話番号が記録されていない着信には、そのまま折り返すことはできません。

NTT「αZXⅡ」で発着信履歴を確認する手順

NTTの「SmartNetcommunity αZXⅡ type S／type M」は、NTT東日本・NTT西日本が提供している現行のビジネスフォンです。
標準多機能電話機にはディスプレイや方向操作用のキーがあり、発信履歴・着信履歴の確認に利用できます。

ただし、利用する電話機の種類や主装置の設定によって、キーの名称・位置・画面表示・履歴の保存範囲が異なります。
αZXⅡで履歴を確認する場合は、次の流れを基本として、電話機の画面表示に従って操作してください。

1. 電話機を待機状態にする
   受話器を置き、通常の待機画面を表示します。
2. 履歴機能を開く
   電話機の履歴キー、メニューキー、または方向操作用のキーから発着信履歴の画面を開きます。
3. 発信履歴または着信履歴を選ぶ
   画面に表示された項目から、確認したい履歴の種類を選択します。
4. 対象の履歴を選ぶ
   上下ボタンなどを使い、日時・電話番号・登録名称を確認します。
5. 必要に応じて折り返す
   表示された番号を確認し、受話器を上げる、スピーカーボタンを押す、または設定されている外線発信方法で電話をかけます。

αZXⅡには、標準多機能電話機のほか、スター配線・IP配線の電話機や各種コードレス電話機などがあります。履歴の操作方法や保存件数は、主装置タイプ・電話機・設定によって異なるため、一律の件数やボタン配置では案内できません。

電話機の画面から履歴を確認できない場合は、電話機本体の型番を確認し、付属の取扱説明書またはNTTの取扱説明書検索を参照してください。主装置側の設定が関係する場合は、設置業者や販売店への確認が必要です。
出典：NTT東日本「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS,M」、NTT西日本「SmartNetcommunity αZXⅡ type S／type M」、NTT西日本「αZXⅡ type S／type M ラインナップ」｜確認日：2026年7月29日

ビジネスフォンで確認できる発着信履歴の種類

ビジネスフォンの履歴は、単純な「4種類」ではなく、通話の方向・通話先・保存範囲という3つの軸で整理すると分かりやすくなります。

分類軸	履歴の種類	内容	主な注意点
通話の方向	発信履歴・着信履歴	自社からかけた記録と、相手からかかってきた記録	保存件数や未応答着信の扱いは機種によって異なる
通話先	外線履歴・内線履歴	社外との通話記録と、社内の内線通話記録	内線履歴を保存・表示できない機種もある
保存範囲	個別履歴・共有履歴	各電話機の履歴と、主装置・システム側で共有する履歴	表示できる端末や設定範囲が異なる

発信履歴と着信履歴

発信履歴は、自社の電話機から電話をかけた記録です。
一般的には、発信日時・相手の電話番号・電話帳に登録された名称などが表示されます。

着信履歴は、相手から電話がかかってきた記録です。
応答した着信だけでなく、不在時や応答できなかった着信を「未応答」「不在着信」などとして分けて表示できる機種もあります。

着信履歴に相手の電話番号が表示されるかどうかは、回線側から番号情報が通知されているか、電話機・主装置が対応しているかによって異なります。一方、発信履歴は自社がダイヤルした番号を記録するため、外線着信時の番号通知とは条件が異なります。

外線履歴と内線履歴

外線履歴は、顧客・取引先など社外との発信・着信の記録です。
相手の電話番号や日時を確認し、履歴から折り返す用途で使われます。

内線履歴は、社内の内線電話機同士で発信・着信した記録です。
たとえば、どの内線番号から呼び出しがあったのかを確認する用途があります。

ただし、内線履歴の保存・表示に対応しているかどうかは機種や設定によって異なります。
外線履歴は確認できても内線履歴が表示されない場合は、直ちに故障と判断せず、取扱説明書や主装置の設定を確認しましょう。

個別履歴と共有履歴

個別履歴は、電話機ごとに保存・表示される履歴です。
自分の電話機から発信した番号や、その電話機で受けた着信などが対象になります。

共有履歴は、主装置や電話システム側で管理され、複数の電話機または管理用パソコンから確認できる履歴です。
共有履歴に対応しているシステムでは、別の電話機が応答した外線や、各内線の通話状況を確認できる場合があります。

ただし、「共有履歴」という名称や確認できる範囲はメーカー・機種・設定によって異なります。
自分の電話機に履歴がない場合でも、主装置側や別の電話機に記録されている可能性があります。

発着信履歴とナンバー・ディスプレイの関係

ナンバー・ディスプレイは、電話をかけてきた相手の電話番号を、対応する電話機などへ通知・表示するサービスです。

ただし、ナンバー・ディスプレイが関係するのは主に外線着信時の相手番号の表示・保存です。
発信履歴・内線履歴を含むすべての履歴に、ナンバー・ディスプレイ契約が必要なわけではありません。

外線着信履歴で相手の電話番号を残すための条件

外線着信履歴へ相手の電話番号を表示・保存するには、主に次の条件を確認します。

相手が「184」を付けるなどして番号を通知しなかった場合は、電話番号ではなく「非通知」などの理由が表示されます。
また、公衆電話や一部の通信では、番号が表示されず「公衆電話」「表示圏外」などと表示される場合があります。

アナログ回線やINSネットなどをビジネスフォンへ収容している場合は、回線契約だけでなく、ターミナルアダプターなどの接続機器、主装置、電話機が番号表示に対応し、必要な設定が行われているかを確認してください。必要な機器は現在の回線・主装置構成によって異なります。

契約条件は回線サービスやNTT東日本・NTT西日本の提供条件によって異なるため、現在の回線契約と主装置の構成を確認してください。
出典：NTT東日本「ナンバー・ディスプレイ ご提供条件」、NTT西日本「ナンバー・ディスプレイ／INSナンバー・ディスプレイ」｜確認日：2026年7月29日

発信履歴・内線履歴ではナンバー・ディスプレイの要否が異なる

発信履歴や内線履歴は、外線着信時に相手の番号情報を受け取る仕組みとは別に、電話機や主装置が通話操作を記録することで生成されます。

履歴	ナンバー・ディスプレイとの関係	確認ポイント
外線着信履歴	相手の電話番号を表示・保存するために契約が必要になる場合がある	回線契約・番号通知・対応機器・主装置設定
外線発信履歴	通常は自社がダイヤルした番号を電話機・主装置が記録する	発信履歴機能・保存設定・保存件数
内線着信履歴	ナンバー・ディスプレイ契約の有無だけでは決まらない	機種・主装置・内線履歴機能の有無
内線発信履歴	ナンバー・ディスプレイ契約の有無だけでは決まらない	機種・設定・個別履歴と共有履歴の範囲

外線着信履歴で相手番号を確認できない場合は、ナンバー・ディスプレイなどの契約状況を確認します。
一方、外線発信履歴や内線履歴が残らない場合は、電話機・主装置の履歴機能や設定、保存件数を確認する必要があります。

ビジネスフォンの外線・内線履歴が残らない原因

ビジネスフォンの履歴が残らない場合は、故障と判断する前に、どの履歴が・どの電話機で・どのような状況のときに残らないのかを整理することが重要です。

症状	考えられる原因	最初に確認すること
相手の電話番号だけ表示されない	非通知、番号通知サービス、対応機器	「非通知」などの表示と回線契約
発信履歴・着信履歴がまったく残らない	電話機・主装置の保存設定	履歴設定と取扱説明書
古い履歴だけ確認できない	保存件数の上限	機種ごとの保存件数
通話中や転送時だけ残らない	機種・着信方式・転送方式の仕様	発生する状況と機種仕様
一部の電話機だけ履歴がない	個別履歴、共有履歴、着信先設定	他の電話機や共有履歴の有無

非通知や番号通知の条件で相手番号が表示されない

着信そのものは記録されていても、相手の電話番号が表示されないことがあります。

相手が番号を通知せずにかけた場合は「非通知」、公衆電話からの場合は「公衆電話」、番号情報を受け取れない場合は「表示圏外」などと表示されることがあります。これは電話機の故障ではなく、回線から電話番号が通知されていないことが原因です。

一方、「非通知」などの表示も含めて着信履歴自体が残っていない場合は、ナンバー・ディスプレイの契約だけでなく、電話機・主装置の保存設定や着信方式を確認する必要があります。

電話機・主装置の履歴保存設定が有効になっていない

電話機または主装置の設定によって、履歴が保存・表示されないことがあります。

利用者向けのメニューから変更できる設定もありますが、主装置のシステム設定は工事担当者用の操作が必要な場合があります。設定内容が分からないまま変更すると、着信先や外線発信など別の機能へ影響する可能性があるため、購入店・設置業者へ確認しましょう。

主装置の設定や回線契約、電話機の対応状況を自社だけで切り分けにくい場合は、電話機・主装置の型番と、どの履歴が残らないかを整理してご相談ください。設定変更で改善できるか、機器構成の見直しが必要かを確認できます。

履歴保存件数の上限に達している

発信履歴・着信履歴には保存件数の上限があり、上限を超えると、一般的には古い履歴から順に消去されます。

保存件数は電話機、主装置のタイプ、ファームウェア、個別履歴・共有履歴の違いによって異なるため、「ビジネスフォンは一律に何件」とは断定できません。

必要な電話番号は早めに電話帳へ登録するか、社内の顧客管理システムなどへ記録しましょう。
また、一部のシステムでは電話機本体から消えた履歴を、主装置や管理用ツールで確認できる場合があります。

通話中・転送時などの機種仕様で記録されない

特定の状況で発生した着信だけが履歴に残らない場合は、機種・主装置・着信方式の仕様が関係している可能性があります。

転送時には、外線からかけてきた相手の番号が残る場合、転送元の内線番号が表示される場合、電話機側には残らず主装置側だけに記録される場合などがあります。

この違いは機種・回線・転送方式によって決まるため、「通話中だけ」「転送された電話だけ」など、履歴が残らない状況を記録して販売店へ伝えると確認がスムーズです。

一部の電話機だけ履歴が表示されない

受付の電話機には履歴があるのに自席の電話機にはないなど、端末によって表示が異なる場合は、個別履歴・共有履歴や着信先の設定を確認します。

まずは同じ着信について、受付・代表電話・自席電話など複数の電話機を確認してください。他の電話機に履歴がある場合は、着信先の設定、個別履歴と共有履歴の違い、電話機ごとの保存設定を重点的に確認します。ただし、代表着信や転送などの構成によっては、すべての電話機へ同じ履歴が残るとは限りません。

ビジネスフォンの履歴機能が使えないときの対処法

履歴が確認できない場合は、すぐに電話機を入れ替えるのではなく、契約・設定・機種仕様の順に原因を切り分けることが重要です。

契約・設定・保存状況を自分で確認する

まずは、利用者自身で確認できる範囲を整理します。

外線着信の相手番号だけ表示されない場合は、電話回線の契約書・請求書や回線事業者の窓口で、ナンバー・ディスプレイなどの契約状況を確認します。

一方、発信履歴や内線履歴まで残らない場合は、ナンバー・ディスプレイ契約だけでは解決しない可能性があります。電話機・主装置の履歴設定を確認しましょう。

販売店・専門業者へ相談する

次のような場合は、利用者が主装置の設定を変更せず、購入店・設置業者・ビジネスフォンの専門業者へ相談することをおすすめします。

相談時には、電話機と主装置の型番、残らない履歴の種類、発生する状況、対象となる電話機の台数を伝えると、原因を切り分けやすくなります。

電話機・主装置の入れ替えを検討する

設定を確認しても必要な履歴を残せない場合は、電話機または主装置の仕様が自社の運用に合っていない可能性があります。

入れ替えを検討するときは、「着信履歴に対応しているか」だけでなく、どのような場面で履歴が必要なのかを具体的に販売店へ伝えましょう。

電話機だけを交換しても、主装置が必要な機能に対応していなければ改善しない場合があります。
電話機・主装置・回線を含むシステム全体で確認することが大切です。

クラウドPBXを検討する

オフィスの電話機だけでなく、外出先やテレワーク中にも発着信履歴を確認したい場合は、クラウドPBXも選択肢になります。

クラウドPBXは、インターネット上の電話システムを利用し、スマートフォン・パソコン・対応電話機などを内線端末として使う仕組みです。サービスによっては、スマートフォンアプリや管理画面から発着信履歴を確認し、会社の電話番号で折り返せる場合があります。

ただし、次の機能はサービス・料金プラン・アプリ・電話番号の契約内容によって異なります。

現在の電話環境で設定変更する方がよいのか、ビジネスフォンを入れ替える方がよいのか、クラウドPBXへ移行する方がよいのかは、利用人数・働き方・必要な履歴・予算を踏まえて判断しましょう。

電話機の履歴機能や入れ替えのご相談はOFFICE110へ

「着信履歴が残らない原因を確認できない」「設定で改善できるのか、機器交換が必要なのか分からない」とお悩みの場合は、OFFICE110へご相談ください。

OFFICE110では、ビジネスフォンの機種選定に加え、主装置・電話回線・設置工事・クラウドPBXを含め、現在の電話環境に応じた対応方法をご案内しています。

相談時に次の情報をご用意いただくと、履歴が残らない原因や必要な対応を確認しやすくなります。

設定変更で改善できる場合と、機種・主装置の仕様上、入れ替えが必要になる場合があります。
現在の構成を確認したうえで判断したい方は、下記のフォームからお気軽にお問い合わせください。

ビジネスフォンの発着信履歴に関するよくある質問

ビジネスフォンの発信履歴・着信履歴、ナンバー・ディスプレイ、履歴が残らない場合について、よくある疑問をまとめました。

まとめ

ビジネスフォンの発着信履歴は、電話機の発信履歴・着信履歴ボタンやメニュー画面から確認するのが一般的です。ただし、ボタン名・操作方法・保存件数はメーカー・機種・主装置の設定によって異なります。

外線着信履歴へ相手の電話番号を残すには、ナンバー・ディスプレイなどの回線契約、番号通知、対応機器、主装置設定が関係します。
一方、発信履歴や内線履歴は別の仕組みで記録されるため、ナンバー・ディスプレイ契約の有無だけで利用可否は決まりません。

履歴が残らない場合は、次の順番で確認しましょう。

主装置の設定は、利用者自身で変更できない場合があります。設定で改善できるのか、電話機・主装置の入れ替えが必要なのか判断できない場合は、メーカー・型番・発生状況を整理して販売店や専門業者へ相談してください。