ビジネスフォンの使い方「短縮ダイヤル編」【お役立ち情報】 | OFFICE110

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ビジネスフォンの使い方「短縮ダイヤル編」

ビジネスフォンの使い方「短縮ダイヤル編」

ビジネスフォンをお使いの方で、毎回わざわざダイヤルをプッシュしている方も多いのではないでしょうか。

電話帳片手に毎回ダイヤルをプッシュするのは面倒だし、効率的にもあまりよろしくありませんよね。

そんな時は「短縮ダイヤル」が非常に便利で効率的!

既にご存知の方もいるでしょう。

例えば、「001」と押すだけでダイヤルできてしまうビジネスフォンの便利機能の1つです。

それでは、そんな便利な「短縮ダイヤル」について設定・登録の方法までご紹介いたします。

短縮ダイヤルとは?

短縮ダイヤルとは、先程例を挙げましたが、本来の電話番号より短い番号(「001」など)にダイヤルするだけで電話がかけられる機能のことです。

ビジネンホンでは、よく発信する相手の電話番号を短縮ダイヤルに設定して仕事の効率化が図れます。

ビジネンホンが搭載している「短縮ダイヤル」の機能は、「共通」「個別(電話機毎)」「グループ」に分けられます。

「共通 短縮ダイヤル」とは?

接続されている端末すべてで番号を共有して使用することができます。

全体で共有して使用する短縮なので、短縮登録を行う短縮登録親機は特定の内線電話機のみに限定するケースが多いようです。

その理由は、

  • 軽はずみ的な短縮登録を防止するため
  • 重複した電話番号の登録を防ぐ
  • 間違って消去させないため

など、余計な手間を省くために特定の内線電話機のみに限定されています。

「個別(電話機毎) 短縮ダイヤル」とは?

各々の電話機毎に登録設定して、その短縮番号はその電話機でしか使えません。

「グループ 短縮ダイヤル」とは?

短縮ダイヤル登録した電話番号をグループ分けしてグループ番号を設定します。

部署毎やフロアー毎などのグループ単位で短縮ダイヤルを共有することが可能です。

登録設定するのは面倒ですが、1度登録しておくと仕事の効率化にもつながり非常に便利な機能です。

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短縮ダイヤルの設定・登録方法

お使いの端末によって設定・登録のし方は異なりますが、ビジネスホンの短縮ダイヤルの登録をNTT「αRXⅡ」を例にご覧ください。

➀ 受話器を置いたまま、内線ボタンを押します。

「ツーツー・・・」という音を確認してください。内線ランプが点灯し、周期的に2回消えます。

➁ 短縮ボタンを押します。

「ツツツ・・・」という音を確認してください。

➂ 登録する短縮番号を「000~199」を押します。

すでに短縮ダイヤルが登録されているときは、その内容が表示されます。

短縮番号に不可視属性が設定されているときは、表示内容が点滅します。

➃ 登録する電話番号をダイヤルボタンで押していきます。

短縮ダイヤルを登録した後で、名前を登録することができます。

1. 登録されている電話番号が表示されている状態で、設定ボタンを押します。
名前の入力画面が表示されます。最初はカタカナ入力モードになっています。

2. 「キリカエ」に対応するメニューボタンを繰り替えし押して、入力モードを選びます。

3. 入力したい文字が割り当てられているボタンを押します。

4. 「モジトウロク」に対応するメニューボタンを押します。

5. 手順2~4を繰り返して文字を入力します。

6. 入力が終わったら短縮ボタンを押します。

7. スピーカーボタンを押して完了です。

➄ 短縮ボタンを押します。

「ツツツ・・・」という音を確認してください。

➅ スピーカーボタンを押して登録は完了です。

短縮ダイヤルが登録されます。スピーカーランプ、内線ランプが消えます。

以上が「αRXⅡ」登録方法になりますが、端末によって設定方法は異なりますので各マニュアルでご確認をお願いいたします。

まとめ

ひと昔前であれば、電話帳片手にダイヤルしていたものですが、短縮ダイヤルの登場で仕事の効率も格段に向上したのではないでしょうか。

最初の登録には多少手間は掛かりますが、1度登録してしまえば非常に便利なのはお分かりいただけたかと思います。

登録件数も多いものでは1,000件程度登録できますので、最大限活用していきましょう。

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