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「ビジネスフォンの短縮ダイヤルとは？」「短縮番号の登録方法や電話のかけ方がわからない」とお困りではありませんか？
短縮ダイヤルとは、よく電話をかける相手の電話番号を短い番号に登録し、その番号を入力して発信する機能です。たとえば、取引先の電話番号「03-0000-0000」を短縮番号「001」に登録すれば、電話番号をすべて入力せずに発信できます。
ただし、短縮ダイヤルの登録方法や発信操作は、メーカー・機種、共通短縮か個別短縮かによって異なります。
本記事では、短縮ダイヤルの仕組みやメリット、共通・個別・グループ短縮の違い、登録・編集・削除方法、電話のかけ方を解説します。
まずは短縮ダイヤルの種類と、自社の電話機で利用できる登録・発信方法を確認しましょう。
この記事の目次
監修者
登 雄三（のぼり ゆうぞう）
保有資格：工事担任者（AI・DD総合種）／電気工事士
2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。
短縮ダイヤルは、ビジネスフォンの発信作業を効率化する基本機能のひとつです。電話番号を短い番号に登録しておくことで、電話帳から相手を探したり、電話番号をすべて入力したりする手間を減らせます。
ここでは、短縮ダイヤルの仕組みとメリット、混同されやすいワンタッチダイヤルとの違いを解説します。
短縮ダイヤルとは、通常の電話番号よりも短い番号を入力して、登録済みの相手へ発信する機能です。
たとえば、よく電話をかける取引先の電話番号「03-0000-0000」を短縮番号「001」に登録しておけば、「001」を入力することで発信できます。
短縮番号の桁数や登録可能件数は機種によって異なりますが、2〜4桁程度の短縮番号を使用する機種が一般的です。機種によっては、短縮番号と電話帳のメモリ番号が共通になっている場合や、番号の入力後に発信ボタン・外線ボタンを押す場合もあります。
短縮ダイヤルの主なメリットは、発信時間の短縮、入力ミスの防止、連絡先の共有です。
機種によっては、短縮番号の入力時に登録名や電話番号を画面へ表示できるため、発信前に相手を確認できます。すべての連絡先を登録する必要はありませんが、頻繁に電話をかける取引先や仕入先を登録しておくと、日常の電話業務を効率化できます。
短縮ダイヤルとワンタッチダイヤルの主な違いは、発信操作、登録できる件数、共有範囲です。
ワンタッチダイヤルは、登録したボタンを押すだけで電話をかけられる機能です。一方、短縮ダイヤルは、短縮ボタンと登録済みの番号を入力して発信するのが一般的です。
ただし、名称や操作方法、登録できる内容はメーカー・機種によって異なります。
数件の連絡先をすぐ発信できるようにするなら、ワンタッチダイヤルが便利です。
一方、取引先を多数登録したい場合や、複数の電話機で連絡先を共有したい場合は、短縮ダイヤルが適しています。
ワンタッチダイヤルと短縮ダイヤルは、どちらか一方だけを使うのではなく、利用頻度や共有範囲に応じて使い分けると便利です。
外線・内線・保留・転送なども確認したい方は、短縮ダイヤル以外の使い方ガイドも参考にしてください。
ビジネスフォンの短縮ダイヤルは、利用範囲によって「共通」「個別」「グループ」の3種類に分けられます。
それぞれの特徴を詳しく見ていきましょう。
共通短縮ダイヤルとは、同じ主装置に接続されている複数の電話機で、登録した短縮番号を共有する機能です。取引先、仕入先、配送業者、保守会社など、社内の複数人が利用する電話番号の登録に向いています。
共通短縮は複数の利用者へ影響するため、登録や編集ができる電話機を限定する運用が一般的です。その理由は以下です。
共通短縮ダイヤルは、管理者や担当部署を決めておくと、登録内容を統一しやすくなります。
個別短縮ダイヤルとは、電話機ごとに短縮番号を登録・利用する機能です。
営業担当者の取引先や、部署内でも特定の担当者だけが頻繁に電話をかける相手など、個人の利用に向いています。ほかの電話機には登録内容が反映されないため、自分の業務に合わせた連絡先を登録できます。
ただし、個別短縮を利用できるか、利用者自身で登録・編集できるかは機種によって異なります。
グループ短縮ダイヤルとは、短縮ダイヤルに登録した電話番号を、部署・フロア・チームなどのグループ単位で共有する機能です。
たとえば、営業部では顧客や取引先、総務部では保守会社や行政機関など、部署ごとに必要な連絡先を分けて管理できます。
グループ短縮の利用可否や設定方法は、ビジネスフォンの機種や主装置の構成によって異なります。
導入後に設定を変更できる場合もありますが、管理者設定や販売業者による作業が必要になることがあります。利用を希望する場合は、取扱説明書または導入業者へ確認しましょう。
共通・個別・グループ短縮のどれを利用できるか分からない場合は、電話機・主装置のメーカーと型番、登録したい連絡先の共有範囲を分かる範囲でお伝えください。自社で設定できるか、管理者設定や業者作業が必要かを整理できます。
ご相談・見積依頼
ここでは、NTTの現行ビジネスフォン「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS／typeM」を例に、短縮ダイヤルの登録・編集・削除方法と電話のかけ方を解説します。αZXⅡでは、電話帳へ連絡先を登録し、その際に割り当てる「メモリ番号」を短縮番号として使用します。
操作方法はメーカーや機種、電話機の設定によって異なります。αZXⅡ以外のビジネスフォンを利用している場合は、使用中の機種に対応した取扱説明書をご確認ください。
αZXⅡの詳細な操作は、NTT東日本公式「SmartNetcommunity αZXⅡ typeS／typeM 取扱説明書」でも確認できます。
αZXⅡには、電話機ごとに利用する「個別電話帳」と、複数の内線電話機で共有する「共通電話帳」があります。
メモリ番号の桁数はシステム設定によって2～4桁に変更できますが、初期設定は3桁です。
電話帳の登録手順をほかのメーカーも含めて確認したい場合は、ビジネスフォンの電話帳登録方法も参考にしてください。
共通電話帳の登録や変更は、社内の複数端末に影響します。作業前に既存の登録内容と、使用していないメモリ番号を確認しておきましょう。
αZXⅡで短縮ダイヤルを登録する場合は、個別電話帳または共通電話帳へ連絡先を登録し、最後にメモリ番号を指定します。
メモリ番号を指定せずに進めた場合は、使用されていない番号のうち、最も若いメモリ番号が表示されます。
任意の短縮番号を使用したい場合は、メモリ番号の入力画面で空いている番号を直接入力してください。
すでに使用されているメモリ番号を指定すると、既存の電話帳を上書きする確認画面が表示されます。誤って必要な連絡先を消さないよう、登録前にメモリ番号を確認してください。
αZXⅡでは、1件の電話帳に最大4つの電話番号を登録できます。会社の代表番号、担当者の携帯番号、別拠点の番号などを同じ連絡先へまとめることも可能です。
登録済みの短縮ダイヤルを編集・削除する場合は、電話帳から対象の連絡先を検索して操作します。
「編集」を選んだ場合は、名称・フリガナ・電話番号・グループなどを修正し、再度登録します。
「削除」を選んだ場合は、確認画面で「はい」を選択すると登録内容が削除されます。
共通電話帳の編集・削除は、システム管理者に設定された特定の内線電話機でのみ操作できます。変更すると複数の電話機へ反映されるため、対象の連絡先を十分に確認してください。
αZXⅡでは、短縮ボタンを押してメモリ番号を入力すると、登録した電話帳を検索して発信できます。
電話帳に電話番号が1件だけ登録されている場合は、一覧から相手を選んだあと、外線ボタンを押して発信できます。
先に外線ボタンを押してから、短縮ボタンとメモリ番号を入力して発信する方法もあります。また、メモリ番号をすべて入力せず、先頭の1～2桁だけを入力して候補を表示させることも可能です。
短縮ダイヤルを登録できない、または登録済みの番号へ発信できない場合は、次の点を確認しましょう。
電話帳が表示されない場合は、電話帳機能がサービスロックによって規制されている可能性があります。
原因がわからないまま登録や削除を繰り返すと、既存の共通電話帳を上書き・削除するおそれがあります。操作に不安がある場合は、ビジネスフォンの販売業者や保守会社へ相談してください。
短縮ダイヤルは、頻繁に電話をかける取引先を登録することで、発信作業を効率化できる便利な機能です。
一方で、登録方法や利用できる短縮ダイヤルの種類は、メーカー・機種・主装置の設定によって異なります。
次のような場合は、自社だけで判断せず、ビジネスフォンの販売業者や保守会社へ相談するのがおすすめです。
OFFICE110では、ビジネスフォンの導入・入れ替えだけでなく、短縮ダイヤルや電話帳の設定・運用についてもご相談いただけます。現在使用している機種名・主装置の型番、短縮ダイヤルを共有したい範囲、登録や発信で困っている操作を分かる範囲でお伝えください。設定変更だけで対応できるか、管理者設定や業者作業が必要かを整理できます。
短縮ダイヤルとは、取引先などの電話番号を短い番号に登録し、その番号を入力して発信するビジネスフォンの機能です。電話番号をすべて入力する手間を減らせるため、発信時間の短縮や入力ミスの防止につながります。
基本的なかけ方は、短縮ボタンを押して登録済みの短縮番号を入力する流れですが、具体的な登録・発信操作はメーカーや機種によって異なります。
特に共通短縮やグループ短縮の変更は、ほかの電話機へ影響する可能性があります。操作前に機種名や登録内容を確認し、必要に応じてバックアップを取得しましょう。
短縮ダイヤルだけでなく、電話帳・履歴・転送などの機能や、ビジネスフォン全体の導入・入れ替えも確認したい方は、OFFICE110の総合案内をご確認ください。
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