ビジネスフォンのエラーはこう対処する!トラブルを予防する3つのポイント

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ビジネスフォンのエラーはこう対処する!トラブルを予防する3つのポイント

ビジネスフォンのエラーはこう対処する!トラブルを予防する3つのポイント

ビジネスフォンも精密機器ですから、長く使っているうちに劣化して故障します。

完全に故障する以外にも、ちょっとした動作不良でエラーメッセージが表示されることも。
例えば、液晶画面に”002”や”007”と、エラーに合わせて数値で知らせてくれる訳です。

基本的にエラーメッセージは仕様書から対応する対処法が見つかります

しかし、エラーの中には、液晶画面に数値としてのメッセージが表示されないものも
業者に依頼しないと、素人では対処しきれないエラーも含まれているのです。

そこで、今回はビジネスフォンのエラーに対して適切な対処法をご紹介しましょう。
エラーを予防するポイントについてもまとめていますので、ぜひ合わせてチェックしてください。

▼目次

ビジネスフォンのエラー:物理的な場合

ビジネスフォンのエラーとしてよくあるのが物理的なことが原因で引き起こされたもの。
では、まずはビジネスフォンのエラー(物理的な場合)についてご紹介しましょう。

ボタンが効かない

ビジネスフォンから顧客に電話しようとして、「ボタンを押しても効かない…」なんてことがあります。当然、ボタンが反応しないのですから、顧客に発信はもちろん転送や保留もできません。

ボタンが効かないエラーを引き起こす原因は主に2つ。

  • ボタン周りが汚れていて、ボタンが押し込まれた状態になっている
  • ボタンと基盤の接地面が摩耗し、基盤が反応しなくなっている

単純に汚れているだけなら、しっかり絞ったタオルなどで掃除すればおよそ解決します。
反対に、基盤周りに問題があるのなら、分解する必要があるので業者に依頼しましょう。

特定の子機が反応しない

「今日はどこからも電話がないな…」と思っていたら、デスクの内線電話機が故障していたなんてことも。
内線電話機が故障すると発信ができないのはもちろん、着信していても気づけないのです。

特定の内線電話機がエラーを引き起こす原因は主に2つ。

  • 内線電話機までの配線に問題がある
  • 内線電話機自体が故障している

配線に問題があるのなら、代わりの回線を購入してきてつなぎ直せば対応できます。
ただし、内線電話機自体が故障していたら、業者に依頼して修理・交換してもらうしかありません。

通話中に雑音が

顧客との通話中、「なんだか聞き取りにくいな…」と普段以上に雑音が入ることもあります。
「ガガガガ」や「ザザザー」など不自然な雑音が入っているのならエラーの可能性が。

雑音のまじるエラーとして考えらえる原因は主に3つ。

  • 音量の設定が大きすぎる
  • マイク部分が故障している
  • コードが接触不良になっている

人によって聞き取りやすい音量には違いがあり、前の人が大きくしていることも考えられます。
また、マイクやコードに問題があるのなら、部品を交換するだけで意外と簡単に対処できます。

ビジネスフォンのエラー:システム的な場合

ビジネスフォンのエラーで特に判断が難しいのは、システム的なものが原因で引き起こされたもの。
では、次にビジネスフォンのエラー(システム的な場合)について見ていきましょう。

ディスプレイが表示されない

電源を入れ直してもディスプレイが真っ暗なままで表示されず、「操作できない…」ということも。
ディスプレイが表示されないと、誰からの着信なのかさえ把握できずに対応できません。

ディスプレイが表示されないエラーの主な原因は2つ。

  • ディスプレイの配線が切れている
  • システムがバグを引き起こしている

可動式のディスプレイは配線が切れやすく、もし配線が切れたのなら業者に修理してもらう必要が。
システム的な問題であれば、内線電話機を初期化すればおよそ解決するはずです。

着信音が鳴らない

「着信音が鳴らなかった…」と、顧客からの着信に気づけないことがあります。
発信・着信ともに使えるのだとして、着信音だけ鳴らないというのは問題です。

着信音が鳴らないエラーの主な原因は2つ。

  • 内線電話機の音量が最小値になっている
  • 主装置側で着信音が止められている

内線電話機の問題であれば、設定画面から音量を調節すればいいだけです。
ただし、主装置の操作は専門的な知識が必要なので、業者に依頼することをおすすめします。

全ての子機が反応しない

「社内のすべての内線電話機が壊れた…」と、すべての子機が反応しなくなることも。
基本的にすべての内線電話機が同時に故障することはないので別に原因が考えられます。

すべての子機が反応しないエラーの主な原因は2つ。

  • 電話回線が機能していない
  • 主装置が接触不良を起こしている

電話回線をつなぎ直しても解決しないのなら、電話会社に相談してみるのがいいでしょう。
また、主装置は専門的なものなので、業者に連絡して点検・修理を依頼するのが安心です。

ビジネスフォン各メーカー取り扱い

ビジネスフォンのエラーはルーターやハブから

実は、ビジネスフォンがエラーを引き起こす原因として、”ルーター”や”ハブ”の故障が挙げられます。
というのも、ビジネスフォンは丈夫にできていても、周辺機器は意外と壊れやすいのです。

ルーターとハブってなに?

では、そもそも”ルーター”と”ハブ”ってなんなのでしょうか?

ルーター

ルーターとは、回線からの信号を各機器まで送り届ける”標識”の役割をしているもの。
「この情報はこっちに」と、ルーターが支持をだすことで適切にデータのやり取りができるのです。

ちなみに、”モデム”と混同されやすいですが、モデムは信号を変換する機会なので別物です。

ハブ

ハブとは、ルーターから各機器までの道の”交差点”の役割をしているもの。
1本の回線を2本,3本と枝分かれさせるので、多くの機器でデータのやり取りができます。

ただし、ハブの使い方を誤ると、データが”ループ”してしまいシステムが停止するので要注意です。

ルーターとハブからエラーにつながる

ビジネスフォンの耐用年数は6年と定められています。
つまり、「6年間であればおよそ問題なく使えますよ」ということ。

対して、ルーターやハブの寿命は3年〜5年と短めです。

その為、ビジネスフォンに比べて、ルーターやハブが先に壊れることに。
データのやり取りができなくなるので、結果としてビジネスフォンのエラーにつながります。

ルーターやハブなど、周辺機器も定期的に点検・交換しておくことが大切なのです。

ビジネスホンのエラーを予防するには

ビジネスホンがエラーを引き起こしたら、原因を予想して適切な対処をする必要が。
できることならエラーを起こさないよう、ビジネスホンを適切に管理することが大切です。

機器の周りは清潔に

すべての精密機器に言えることですが、機器の周りは常に清潔にしておきましょう。

というのも、ビジネスホンのような精密機器は、ちょっとしたホコリやゴミでエラーになることが
日々の清掃を欠かさないだけでも、ビジネスホンのエラーを予防することにつながります。

また、清掃中にちょっとした異変に気づけることもあり、早めに対処できるかもしれません。

定期的なメンテナンスを

ビジネスホンを購入した業者によっては、契約の中に”定期保守”を組み込んでいるところも。

定期保守は有償なものの、専門家の目で定期的に機器の点検・整備を受けられます。
人間でいうところの”人間ドック”のようなものなので、定期的にメンテナンスを受けておきましょう。

ちなみに、定期保守に入っていないときは、業者と定期保守だけの契約をするのも可能です。

サポート体制

ビジネスホンを導入するのなら、”サポート体制”の整った業者を選ぶことをおすすめします。

先述した通り、ビジネスホンのような精密機器は使用するうちにどうしても故障するもの。
導入して終わりではなく、定期的に点検・整備することを前提に考えておく必要があります

「費用が安いから…」と選ぶのではなく、長く付き合いたい業者と契約しておくと安心です。

まとめ

今回は、ビジネスフォンで起こりやすい”エラー”について、対処法についてまとめてみました。

物理的なもの、システム的なものなどビジネスフォンには様々なエラーが考えられます。
どんなエラーであれ、”主装置は触らない”というのを徹底するのがおすすめです。

主装置の設定には専門的な知識が必要なので、不用意に触ると悪化する可能性が。

まずは、”エラーを未然に防ぐ”ためにビジネスフォンの周りを清掃し、定期的に点検を。
もしエラーに気づいたら、確実に対処できるもの以外は業者に依頼するようにしましょう。

ちなみに、OFFICE110ではビジネスフォンに関する様々なサポートを行っています。
「ビジネスフォンの調子が悪い…」という方も、ぜひOFFICE110にご相談ください。
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