【初心者必見】内線電話とは？基本知識から使い方まで徹底解説

内線電話は、オフィス内での通話料を削減し、業務連絡をスムーズにする便利なツールです。

ですが、その使い方や機能について詳しく知りたい方も多いのではないでしょうか？

この記事では、内線の基本操作や外線との違い、業務で役立つ活用方法や便利機能までをわかりやすく解説します。

内線の効率的な使い方を学び、社内コミュニケーションをさらに向上させましょう。
ぜひ最後までご覧ください。

内線電話とは？仕組みや外線との違いを解説

最初に、ビジネスフォンの内線電話の特徴や仕組み、外線との違いについてわかりやすく解説していきます。

内線電話とは

「内線電話」とは、主装置などの電話交換機で構築されている電話機同士の通話のことです。「内線」と略称で呼ばれることもあります。

内線は、光電話やISDN回線やアナログ回線などの電話回線とは異なり、主装置内の電話回線のみを使用するため、通話料がかかりません。

この特徴から、オフィスや病院やホテル、店舗、工場など、環境や利用シーンに合わせて内線網を構築できため、非常に便利な機能です。

ビジネスフォンの主装置について詳しく知りたい方は、ぜひ以下の記事をご覧ください。

内線電話の仕組み

内線電話は、交換機（PBX）やビジネスフォンの主装置を介して、施設内で通話ができるように構築されたシステムです。

交換機は、複数の電話機を相互に接続し、内線通話を可能にするための装置で、特に社内の通話を効率的に行うために活用されます。

※PBX（Private Branch Exchange） は、この交換機の一種で、企業内の複数の電話をつなぎ、外線と内線の接続を管理

これにより、内線専用の回線で通話が可能となり、社内のコミュニケーションがスムーズになります。

オフィス内では、各電話機に「内線番号」が割り振られ、短縮番号を利用して簡単に内線通話ができるよう設定されています。

具体的には、次のような番号設定が一般的です。

また、最近ではVPN（仮想専用ネットワーク）を活用して、物理的な配線を必要としない仮想的な内線網を構築することも可能です。

VPNを用いることで、異なる拠点でも内線通話ができるため、リモートワーク環境や拠点間の連携においても内線電話が役立つでしょう。

このように、交換機やビジネスフォンを活用した内線システムは、効率的な社内通話を可能にし、特に中小企業などで多く採用されています。

内線と外線の違い

内線と外線の違いを理解することは、ビジネス電話の効率的な運用に役立ちます。

それぞれの特徴は以下の通りです。

このように、内線と外線を使い分けることで、社内外のコミュニケーションを効率化に繋がります。

ビジネスフォンの外線について詳しく知りたい方は、以下の記事もぜひご覧ください。

内線電話ができる電話機の種類

内線電話に対応している電話機にはいくつかのタイプがあり、オフィスや施設のニーズに応じて選択できます。

ここでは、代表的な3つの種類をご紹介します。

各タイプの特徴を理解し、職場に適した電話機を選ぶことで内線通話がより快適に行えます。

内線電話を導入する5つのメリット

内線電話の導入することで、ビジネスのさまざまなシーンで役立つ5つのメリットがあります。

ここでは、内線電話がどのように業務をサポートするか、具体的な場面を含めて紹介します。

1. オフィス内での通話が無料で利用できる

オフィス内の電話機同士でやりとりする内線電話は、通話料が発生しません。

例えば、異なるフロアにいる社員同士が頻繁に連絡を取る場合や、複数の部署間で会話が必要な場合に、通話費用を気にせずにコミュニケーションが取れます。

特に社員数が多い大規模オフィスや、コスト削減を重視する企業では、通信費の大幅な節約が可能です。

2. 離れたフロアや部署に素早く連絡できる

内線電話は、受話器を取り2～4桁の内線番号を押すだけで、フロアや建物が異なる部署にもすぐに繋げられます。

たとえば、経理部から営業部へ顧客の伝言を即座に伝える場合や、製造現場から事務所へ在庫確認の依頼をする場合など、移動時間をかけずに要件を済ませることができます。

これにより、業務効率が向上し、無駄な時間を削減できます。

3. 保留・転送・受付電話など多機能が利用できる

内線電話では、保留や転送、受付機能などを活用することで電話業務の効率化を図れます。

たとえば、顧客から問い合わせ時に担当者が不在でも、保留機能を使って他の社員が対応することが可能です。

また、受付機能と連携してオフィスの入口に設置したドアホンから、内線で他の担当者に来訪者を知らせるといった使い方もできます。

こうした機能により、スムーズな顧客対応や来訪者管理が可能になります。

4. 広い施設内での連絡に対応できる（工場、病院、介護施設など）

工場や病院、介護施設などの広い敷地内でも、内線電話を活用することでスムーズな通信が可能になります。
さらに、アンテナを増設し、コードレス電話機を導入することで広範囲で使用できます。

たとえば、以下のような移動の多い業務に役立ちます。

その他、構内放送機能を利用して、緊急連絡やお知らせを施設内全体への伝達も可能です。

5. 異なる拠点間でも内線通話できる

VPN（仮想専用ネットワーク）を利用することで、地理的に離れた拠点間でも内線通話が可能です。

例えば、以下のように本社と支社、または製造拠点と営業オフィスの間で内線接続を行い、遠隔地でもスムーズに連携を取れるようになります。

これにより、通話料が抑えられ、遠隔地の連絡にかかる通信費用の削減にもつながります。
また、SIPフォン（IP電話）を用いてインターネット上で安全に通話ができるので、セキュリティ面でも安心です。

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内線電話の使い方と基本操作

ここでは、内線電話の使い方やかけ方について、基本的な操作方法を順を追って説明します。

内線電話の基本的な使い方

内線電話は、社内のコミュニケーションを円滑にするために、以下のようなタイミングで活用されます。

内線の基本操作を把握することで、スムーズな社内連絡が可能になります。

この後の章では、具体的な操作方法を紹介します。

内線電話のかけ方【2ステップ】

内線電話のかけ方は非常に簡単で、次の2ステップで使用できます。

多くの電話機では、受話器を上げると自動的に内線通話モードに切り替わります。

この際、「ツー、ツー、ツー」という内線トーンが聞こえ、内線番号を押すだけで発信できます。
外線をかけたい場合は、外線ボタンを押してから番号をダイヤルしてください。

外線通話を保留して担当者に転送する方法

外線通話を保留し、別の担当者に取り次ぐ手順は以下の通りです。

外線ボタンがないタイプの電話機（単独電話機やコードレス電話機など）では、自動転送機能が利用される場合があります。

自動転送機能は、最初に対応した人が受話器を置くと、指定の担当者に通話が自動で接続される便利な機能です。

これで内線電話の基本的な使い方と操作手順についての説明は完了です。

内線電話を活用することで、効率的な社内連絡が行えるのでぜひ活用してみましょう。

電話の保留のやり方をより詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

内線電話の主な便利機能

内線電話には、ただ通話するだけでなく、さまざまな便利機能が搭載されています。
ここでは、代表的な機能について紹介していきます。

内線ワンタッチ発信

「内線ワンタッチ発信」は、ボタンひとつで事前に登録した番号に発信できる機能です。

頻繁にかける内線番号や外線番号をファンクションボタンに登録しておけば、ワンタッチで発信が可能です。
通常の手順よりもボタン操作が減り、素早く通話が開始できます。

内線グループ呼出

「内線ネーム登録」は、発信者の名前や部屋番号を登録しておき、着信時に電話機の画面に表示できます。

特に、病院やホテルなどで「○○号室」や「会議室」といった表示が便利に使え、誰がどこからかけているのかが瞬時に把握することが可能です。

内線ネーム登録

保留転送は、通話を一時保留し、別の担当者に転送する機能です。外線ボタンがある場合、次の手順で転送が行えます。

【外線ボタンがある電話機での転送手順】

通話中に保留ボタンを押す
外線ボタン上で保留状態にする
担当者が保留中の外線ボタンを押すと通話が転送される
外線ボタンがない電話機の場合、通話を保留し、内線で取り次ぎ担当者に用件を伝え、最初に対応した人が受話器を置くと自動的に担当者に転送される「自動転送機能」が便利です。

保留転送

「保留転送」は、通話を保留した後に他の社員に電話を転送できる機能で、電話を取り次ぐ際に便利です。

ただし外線ボタンが設置されていない電話機もあり、それぞれ取次ぎ方法が異なるため注意が必要です。

外線ボタンがない電話機の場合、「自動転送機能」が便利です。
通話を保留し、内線で取り次ぎ担当者に用件を伝え、最初に対応した人が受話器を置くと自動的に担当者に転送されます。

ページング（構内放送）

「ページング(構内放送)」は、主装置を通じてスピーカーから音声を流すことで構内に一斉放送ができる機能です。

工場やショッピングモールなどで「○○さん、電話が入っています」といった呼び出しを流す際に活用され、広い施設内での連絡に便利です。

ドアホン（インターホン）

ドアホン（インターホン）機能を使えば、来客の際にオフィスの電話機やコードレス電話機から応対できます。

さらに、ビジネスフォンと連携して電子錠を操作すれば、玄関まで行かずに解錠が可能です。

また、外出中も携帯電話へ転送設定をしておけば、事務所不在時でも来客への対応できるため便利です。

内線の機能について、より詳しく知りたい方は以下の記事もあわせてご覧ください。

内線電話におすすめのビジネスフォンメーカー3選

内線電話を導入したいときにメーカーや機種に悩んでしまうのではないでしょうか。

ということで、今までビジネスフォンなどを12万社以上の企業に導入してきたOFFICE110が、内線電話におすすめのメーカー&機種を厳選しました。

OFFICE110では、導入コストを抑えられる中古のビジネスフォンも取り扱っていますので、内線電話の導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

おすすめ①NTT

NTTはビジネスフォンの国内トップシェアメーカーです。ビジネスフォンのシェア率は約50％と言われていて、大手ならではの安心感があります。

さらに販売代理店も多くサポート体制も万全というメリットのほか、市場に多く出回るため中古品が安く手に入りやすい点も魅力です。

>>NTTビジネスフォンの詳細はこちら

おすすめ②SAXA

SAXAは、NTTに次ぐビジネスフォンシェア率のメーカーです。ビジネスフォンの製造に確かな技術力を持っていて、コストパフォーマンスも優れています。

SAXAには、コンパクトで薄型なデザインの機種が多いのが特徴です。

>>SAXAビジネスフォンの詳細はこちら

おすすめ③日立

日立のビジネスフォンは、電話機の接続台数を拡張しやすく小規模～大規模オフィスまで対応できます。

また、家電メーカーならではの手に馴染むデザインやシンプルな使い心地も特徴です。

>>日立ビジネスフォンの詳細はこちら

まとめ

「内線電話」は、企業内のコミュニケーションを効率化し、通話料の削減や迅速な連絡を可能にする重要なツールです。

導入により、電話の取り次ぎや部署間の連絡がスムーズになり、業務効率が向上します。

自社に最適な内線環境を構築するには、以下の点を考慮しましょう。

当社「OFFICE110」は、ビジネスフォンの導入12万社以上の実績とノウハウがあり、低コストで高品質なビジネスフォンを提供しています。

「どの電話機が良いか分からない」「導入コストを抑えたい」といったお悩みなど、どんなご要望やお悩みにも対応しています。

効果的な内線電話の活用により、社内コミュニケーションを円滑にし、業務効率の向上を実現しましょう。

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