ビジネスフォンの転送機能「ボイスワープ/内線転送」について徹底解説!

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ビジネスフォンの転送機能「ボイスワープ/内線転送」について徹底解説!

ビジネスフォンの転送機能「ボイスワープ/内線転送」について徹底解説!

社内の電話環境を構築するために、ビジネスフォンを導入しようと検討中なのですが、ビジネスフォンの転送って一体どういうものなのでしょうか?
ビジネスフォンの転送機能は、「オフィス内で着信を取り次ぐ内線転送」と「オフィス外で受電できるようにする外線転送」の2つがあります!
転送機能が2つ・・・?あまりよくわからないのですが・・・
そうですね、ではこの記事でビジネスフォンの転送機能についてわかりやすく解説いたします!
よろしくお願いします。また、転送機能の具体的な使い方もイメージしたいため、教えていただけますか・・・
かしこまりました!転送機能を網羅的に紹介いたします。
この記事の目次
  1. ビジネスフォンの「転送機能」は2種類!
  2. ビジネスフォンの「内線転送」の使い方は簡単3STEP!
  3. 携帯へ転送できる5種類の外線転送「ボイスワープ」が便利!
  4. ビジネスフォンの転送機能のことなら「OFFICE110」へ!
  5. まとめ

ビジネスフォンの「転送機能」は2種類!

まずは、そもそも「転送機能」がどういったものなのか、詳しく知りたいです!
ビジネスフォンの転送機能は2つあります!

【2つの転送機能】

  1. オフィス内で着信を取り次ぐ「内線転送」
  2. オフィス外で受電できるようにする「外線転送」

もっとも、外線転送は「ボイスワープ」と呼ばれる機能を利用します。

ぜひビジネスフォン導入を検討している方は、転送機能を知って導入の参考にしてください。

1-1.「内線転送」とは?

「内線転送」とは、顧客からの着信を別の社員・担当者へ取り次ぐための機能です。
内線転送

例えば、1Fの事務員Aが顧客からの着信を取り、5Fの営業担当者Bへ顧客の着信を転送するような場面で利用されます。

内線転送を用いることでわざわざ席を立たずに電話を代わることができたり、フロアや部署の違う社員間でもらくらく取り次げたりすることが非常に便利ですね。

なるほど!「内線転送」はいまやビジネスに欠かせない機能ですね。特に、従業員数の多い企業では必須でしょう。
そうですね、最近はどの企業も「内線転送」を取り入れています!そして、従業員数の少ない企業でよく使われる機能が、次に紹介する外線転送「ボイスワープ」です。

1-2.外線転送「ボイスワープ」とは?

外線転送とは、あらかじめ転送の設定をした「携帯電話」へ会社の代表電話番号にかかってきた顧客からの着信を転送する機能です。
外線転送

そして「ボイスワープ」とは、NTT東日本・NTT西日本の外線転送サービスで、ビジネスフォンや家庭用電話機などの固定電話機で利用できます。

例えばオフィス不在時に、会社の代表電話番号に顧客から電話がかかってきた場合、外出中の社員の携帯電話へ、その着信を転送して受電することができます。

オフィスに社員がいない状況が多い傾向のある、SOHOワーカーさんや小規模企業でよく活用されています。

外線転送を設定するだけで、外出中も顧客からの着信を受電できるため、わざわざ事務スタッフをオフィスに常駐させる必要もありません。

なるほど、外線転送・ボイスワープはオフィス外で受電したい場合に利用するのですね!

ビジネスフォンの「内線転送」の使い方は簡単3STEP!

ビジネスフォンの「内線転送」は具体的にどうやって使うのですか?むずかしそうなイメージなのですが・・・
内線転送は、誰にでも使いやすく開発しているため、一度使い方を知るだけで難なく使いこなせますよ!

内線転送のイメージを掴んでもらうために、ここでは具体的な使い方をご説明しましょう。
「内線転送」を使うには、わずか3STEPのみの簡単操作で利用できます。

【内線転送の使い方3STEP】

  1. 「保留」ボタンで通話を保留状態に!
  2. 内線で転送したい担当者を呼び出し!
  3. 転送される担当者が「外線」ボタンをプッシュして通話再開!

内線転送は、シンプルな操作性のため一度操作を体験するだけで、2回目以降スラスラと操作できるようになりますよ。

2-1.「保留」ボタンで通話を保留状態に!

保留ボタン

まずは、ビジネスフォンの「保留ボタン」を押して、一度相手に待ってもらいます。

ビジネスフォンは「保留ボタン」を押さなければ、内線で別の社員・担当者へ転送ができない仕組みです。

ちなみにこの「保留ボタン」を押すと、相手側には保留音・メロディーが流れます。

2-2.内線で転送したい担当者を呼び出し!

内線転送

次に、顧客からの着信を転送したい別の社員・担当者へ内線通話を発信します。

例えば、社員A(内線番号:12)に転送したい場合は「1→2」とダイヤルするだけです。

これだけで、内線転送をする側の動作は終了で、あとは転送される担当者の動作になります。

内線転送をつなぐには、合計で3STEPの動作が必要ですが、実際には内線転送する側の社員Bが2STEP、内線転送される側の社員Aが1STEPをおこなうだけの単純な動作でつなげますね!

2-3.転送される担当者が「外線」ボタンをプッシュして通話再開!

外線ボタン

最後に、転送される担当者が「外線ボタン」をプッシュして、顧客との通話を再開します。

同時にかかってきた着信に対応するため、ビジネスフォンの外線ボタンは数個あり、その外線ボタンの数だけ同時に受電できる仕組みになっています。

この仕組みから、「外線1、外線2、外線3、・・・」といった風に、ビジネスフォンの外線ボタンには番号がふられているのです。

よって、内線転送される際は、電話に出た社員から「外線の何番か?」といった番号を聞くことを忘れないようにしましょう。

例えば、社員Bから内線転送がきた場合を想定します。

はじめに社員Bとの内線を切り、「外線1」に外線がきている場合は、「外線1ボタン」をプッシュして通話再開です。

なるほど、ビジネスフォンの内線転送はとても簡単に操作できるんですね・・・
もっともビジネスフォンは、できるかぎり動作を少なくして効率化するために、シンプルかつ単純な操作性で設計されています。よって、3STEPでらくらく内線転送が可能です。次は、外線転送「ボイスワープ」について解説していきますね!
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携帯へ転送できる5種類の外線転送「ボイスワープ」が便利!

外出中でも会社の代表電話番号にかかってきた着信を、携帯電話で受電できる外線転送「ボイスワープ」には、大きく分けて5種類の転送機能・方法があります。

【5種類の外線転送】

  1. 外線手動転送
  2. 外線自動転送
  3. 無応答転送
  4. 話中転送
  5. ツインコール外線転送

これら5種類はどれも便利な機能です。

ちなみに、これら5種類の外線転送機能は、企業の業種や業務形態などに合わせて5種類のなかで、もっともフィットする外線転送機能を選択できるように用意されています。

ぜひ5種類の機能をご覧になってどの転送機能がフィットするのか参考にしてみてください。

3-1.外線手動転送

外線手動転送とは、オフィスにいる社員が受電した顧客からの電話を、外出中の担当者の携帯電話へ転送できる機能です。オフィスに担当者が不在の場合に便利な機能ですね!

例えば、顧客から会社に電話がかかってきた際に担当者が不在だった場合、一旦「保留ボタン」を押して保留状態にします。

その後、通常の内線転送と同様に、担当者の携帯電話へ呼び出しをかけ、担当者が電話に出たら、外線がかかっていることを伝えて転送します。

このように、外線手動転送は手動で外出先の担当者に電話を転送する方法です。

3-2.外線自動転送

外線自動転送とは、先ほどの外線手動転送と異なり、オフィス内の社員が手動で転送せずとも、主装置が自動で携帯電話へと外線転送してくれる機能です。

外線自動転送を行うにはあらかじめ転送する携帯電話の設定をする必要があります。

例えば、社員A宛ての着信が顧客から来たがオフィスに不在だった場合、外出中の社員Aの携帯電話まで自動で転送してくれます。

また、担当者に電話が転送できなかったときは、着信時間、相手先、相手先の電話番号などの情報をメールで送信する「外線転送不成立メール」といった便利な機能付きです。

この外線自動転送を利用すれば、「オフィスへの着信と携帯への着信で、着信が2重になるのでは?」と疑問に思う方もいらっしゃると思います。

実際はまったく問題なく、かかってきた外線はビジネスフォンの頭脳である主装置を仲介して、あらかじめ設定した携帯電話のみに着信するようになっています。

この着信が来ないようにする機能も合わせて、外線自動転送機能です。

そのため、設定すればオフィス内の電話機に着信しないようにできますよ。

3-3.無応答転送

無応答転送とは、顧客から外線電話がかかってきたときに担当者が不在だった際、応答せずに一定時間経過すると、あらかじめ登録してある担当者の携帯電話や、他の内線電話機を呼び出す機能です。

オフィスで着信に受電できなかった際に、先ほどの外線自動転送になるようなイメージですね。

例えば、顧客からの電話をオフィスに一定時間着信します。

その後、オフィスに誰も出なかった・誰もいなかった場合、あらかじめ設定しておいた社員Aの携帯電話へ着信がかかります。

ただし、着信後から転送するまでの時間はあらかじめ設定しておく必要があり、会社の自席に居るときは転送解除しておかないと、転送状態のままになってしまいます。

オフィスで着信する時間の設定に注意が必要ですね。

長すぎると、相手が電話をやめてしまいますし、短すぎるとオフィスに社員がいるのに取れないとなってしまいます。

3-4.話中転送

話中転送とは、通話中に外線着信があったとき、あらかじめ登録してある別の内線電話機・内線番号を呼び出す機能です。

転送する相手が設定でき、別の内線電話機はもちろん留守番電話にも転送できるので、転送する社員が不在のときでも安心できます。

例えば、社員Aが通話中に顧客から社員A宛てに電話がかかってくるシーンです。

このシーンでは、電話に出られないといったケースが多いですよね。

しかし、話中転送機能を利用すれば、他の内線電話機で社員Bに着信することができます。

つまり、効率良く大半の着信に受電でき、ビジネスチャンスを減らさなくて良くなります。

話中転送は、通話中の着信のみ対応してくれる機能です。

そのため、通話していない時は、話中転送を設定していても他の電話機へ着信がいかず今まで通り着信できますよ。

3-5.ツインコール外線転送

ツインコール外線転送とは、オフィス内の内線電話機への着信と同時に、あらかじめ設定してある携帯電話へも同時に着信できる機能です。

先ほどの無応答転送と反対に、無応答と認知される前でも携帯で着信できるように設定できます。

例えば、顧客からの着信時に通常通りオフィスに着信し、その上、外出中の社員Aの携帯電話へも同時に着信するものです。

また、ツインコールとは別に、「ツインショット転送機能」とよばれる機能があります。

通常のツインコール転送機能では、1つの着信に対して1ヶ所へのみ転送します。

その反面、ツインショット転送は1つの着信に登録してある2ヶ所の転送先を同時に呼び出すというものです。

その他にも、1つ目の転送先が通話中や不応答だった場合、2つ目を呼び出す「順次転送」と呼ばれる機能もあります。

このように1つの着信に対して、内線電話機と同時に着信、2ヶ所同時に転送、または順次転送といった機能と豊富な種類を取り揃えています。

なるほど!5種類もの便利な特徴を持つ転送機能があれば、どんな職種・業務形態でも大半が対応できますね。
どんなお客様にも使いやすいのが、ビジネスフォンの転送機能です。また、どのタイミングでどの転送機能を使用するのかも大切ですね。
ここまでのビジネスフォンの転送機能を聞いてきて、ビジネスフォンを導入したいと思いました!ただ、ビジネスフォンにもたくさんの種類があるため、どのメーカーがいいのかどうか・・・
そうですね、では御社に合うビジネスフォンを見つけるために、比較の参考として『OFFICE110』のビジネスフォンをご紹介いたします!ビジネスフォンの導入と同時に、利便性の高い転送機能も導入する場合、『OFFICE110』ならワンストップで対応可能ですよ。

ビジネスフォンの転送機能のことなら「OFFICE110」へ!

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もっとも、サポート体制で言うと『OFFICE110』では「01サポート」という独自のサポート体制を提供しています。

01サポートとは

  1. 経営の課題
  2. 日常業務の課題
  3. ビジネスマッチング
  4. 外国人の採用
  5. セキュリティ
  6. ホームページ作成
  7. OA機器
  8. 通信コスト
  9. 光熱費
  10. 各種工事
  11. オフィス移転

といった大きく分けて11のサポートをするサービスです。

これらの特徴・実績から『OFFICE110』のビジネスフォンは、業界トップクラスの機能性・コストを誇ります。

ぜひビジネスフォンを比較する際は、参考にしてみてください。

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まとめ

ビジネスフォンの転送機能には、大きく分けて「内線転送」と「外線転送」の2パターンがあります。

もっとも、細かく分けるとどちらの転送機能にも豊富な種類があり、状況・業務形態などからそれらの転送機能を使い分けて、より一層業務効率を向上することができます。

ビジネスフォンの導入を検討している方は、ぜひこの転送機能を参考にしてくださいね。

また、たくさんの種類があるビジネスフォンを比較する際は、『OFFICE110』のビジネスフォンを基準・参考にして御社にあったものを見つけてください。

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