ビジネスフォンと一般電話機の違い[図解解説]|OFFICE110

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ビジネスフォンと一般電話機の違い[図解解説]|OFFICE110

ビジネスフォンと一般電話機の違い[図解解説]|OFFICE110

この記事の登場人物

  • フクジマくん会社員の経験を経て、
    起業を考え始めた。

  • OFFICE110
    サポートセンター
    万能オペレーター。
    オフィスのことならおまかせ。

この記事の目次
  1. ビジネスフォンの基礎知識を解説
  2. ビジネスフォンの基本的な使い方
  3. オフィスで家庭用電話を使うとどうなる?
  4. まとめ

文章中の?をクリックすると説明が表示されます。

お問い合わせ、ありがとうございます。
OFFICE110サポートセンターです。
独立起業に向けて、オフィス環境を整える準備中なのですが…
ビジネスフォンの導入について悩んでいまして。
ビジネスホンについてのご相談ですね。
かしこまりました!お悩みについてお聞かせ願えますか?

1.ビジネスホンの基礎知識を解説

まず、ビジネスホンと普通の電話の違いというのがいまいち分かっていなくて。そこから教えていただきたいのですが…
おまかせください!
早速ご説明させていただきます。

1-1ビジネスホンとは?

電話機単体のことではなく、主装置(PBX)と専用電話機の組み合わせによる電話装置システムのことを指します。

ビジネスホンは複数の外線(電話回線)と内線を共有・制御する主装置と、複数の端末機(専用電話機・卓上電話機・コードレス電話機)から構成され、容量の小さい主装置なら2台~、大きい主装置なら数百台の子機を制御することもできます。内線電話?内線電話
専用線や構内交換機、主装置を使用することで公衆電話網なしで通話できる電話×
保留?保留
通話を一時的に保留状態にする機能×
転送?転送
外線にかかってきた電話が離れた社員宛て(別室や別フロア)の場合「内線」を通じて外線と転送する機能×
などのさまざまな機能により業務の効率化・コストカットが可能で、ビジネスには適していると言えるでしょう。

▼システム構成図から見る主装置の仕組み主装置の仕組み

主装置には外線ユニットや内線ユニットなどさまざまな基盤を収容することができます。
ご利用者様のニーズにあった外線数や内線数、便利機能のカスタマイズが可能です。

1-2ビジネスホンの主装置(PBX)とは?

主装置(PBX)

主装置とは、外からの着信・発信(外線?外線電話
発信すると通話料が発生する会社番号で受発信する通話×
)や社内間での内線通話をつなぐ⼩型の交換機
のことをいいます。

この装置によって少ない回線数でも社内に設置している電話機全てを共有する仕組みを作ることができます。

NTT局舎に設置されている電話交換機をご存知でしょうか?昔は交換⼿が切り替え作業を⾏っていた物で現在では⾃動化がされていますが、その⼩型版がオフィスの中に設置されているイメージです。

主装置はPBX(構内交換機)とよばれることもあります。Private Branch eXchangeの略称なんですよ。

主装置は外線ユニットや内線ユニットなど様々な基板を収容することができます。 利⽤社のニーズにあった外線数や内線数、さまざまな便利機能をカスタマイズすることが可能です。

ユニット(基板)とは、主装置の中に様々なオプション(コードレスフォン、ドアフォン、校内放送など)機能を組み込める基板のことをいいます。(さまざまなトッピングが自由にできるようになります。)

ユニット

主装置内に収容されるユニット例
ユニット種類 内容
外線ユニット ISDN回線、アナログ回線、ひかり電話、050IP電話
内線ユニット 標準電話機、コードレスフォン(アナログコードレスフォン、 デジタルコードレスフォン、 電話機型コードレスフォン)
単体ユニット FAX、受付⽤電話機、ホテル客室電話機
ドアホン(ページング)ユニット 構内放送、ドアホン
IP・SIP系ユニット スマホ連動、(インターフォンの画像をスマホで確認できる)⽀店間接続 (福岡の電話を東京で出るなど)
この主装置とつながった電話機の総称が
ビジネスフォン(ビジネスホン)というわけなんです!
なるほど!
ビジネスホンと家庭用電話機との大きな違いは
主装置(PBX)の有無となります。

1-3ビジネスホンであれば複数社の電話も同時収容可能!

新サービスの立ち上げなどで、従来のサービスAに加え新たにサービスBの電話番号が必要になったとします。
家庭用電話機の場合、1台あたりに1回線、1つの電話番号が付与されるのでサービスAの電話番号はサービスA専用の電話機、サービスBの電話番号はサービスB専用の電話機でしか着信・発信はできません。

家庭用電話機の場合

そこで主装置(PBX)の出番です!

ビジネスホンであれば、すべての回線の電話番号を主装置に収容することで、すべての電話機での電話対応ができるようになります。

ビジネスホンの場合

外線ボタンにサービス名を設定しておけば、着信時に会社名を言い間違えることもありません。

もっと具体的に知りたい⽅や、どこのサイトを⾒てもいまいち分からない…という⽅はOFFICE110まで⼀度お問合せください。 お客様の疑問を解決させていただきます。

ビジネスホン・コピー機のご購入からお見積もり、設置工事まで何でもお問い合わせください

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2.ビジネスフォンの基本的な使い方

ビジネスホンの仕組みについては、すこしわかってきたので、次は使い方も教えてもらっていいですか?
おまかせください!
それではアナログ回線を3回線収容し外線?外線電話
発信すると通話料が発生する会社番号で受発信する通話×
1〜3まで使えるビジネスホンを例に解説していきますね。

2-1ビジネスホンの発信方法

外線発信①受話器を上げ、外線ボタンを押すと「プー」と音が鳴ります。話し中の外線ボタンにはランプが点灯しているので発着信できません。
②電話番号を押して発信します。
代表組の設定によって、どの回線からかけても相⼿側には会社の代表番号を表⽰させることができます。

外線着信中

代表組とは?

グループ化させた複数回線に1つの代表番号を設定し、その番号に着信があった際空いている回線を利用して電話機へ着信させることができる機能です。

代表番号の設定方法
①代表番号(親番号)を取得します。
②⼦番号を取得します。
③取得した番号を⼀つのグループで組みます。(これを代表組といいます)
④発信者番号通知を設定し、組んだグループ内の回線から発信すると相⼿側には代表番号が通知されます。

2-2ビジネスホンの着信方法

外線着信①電話がかかってくると、着信音と同時に外線ボタンが点滅します。
②受話器をあげて、点滅ボタンを押すと応答することができます。

外線着信中

着信時も代表組が⼤活躍!

誰かが代表番号で通話中であっても、使⽤していない回線へ⾃動的に流れて着信させることができます。

例) 外線1が通話中なら外線2へ、外線1と2のどちらも通話中なら外線3へ…と自動的に流れます。※すべての外線が通話中の場合は着信ができません。

2-3内線電話の使い方(社内通話)

例)事務課Dさんから社長への内線電話(社内通話)

内線電話スライド1
内線電話スライド2
内線電話スライド3

①事務課Aさんは受話器をあげ、社長室の内線番号をプッシュします。
②社長のビジネスホンに着信音が鳴ります。
③社長が受話器をあげ、内線通話が開始されます。
このように、内線電話の基本的な使い⽅は⾮常にカンタンです。

なぜ社長は内線の着信だとわかるんですか?
外線電話と内線電話とで着信時に流れる音が異なることと、ディスプレイに着信番号が表示されるので、そこで判断できるんです。

2-4保留転送 着信した電話を担当へつなぐ方法

(例)外線電話をつないだまま、事務課Aさんから営業課Cさんへ転送

保留転送スライド1
保留転送スライド2
保留転送スライド3
保留転送スライド4

①事務課のAさんがとった外線1番の電話は、得意先の〇〇商事からでした。
Aさんは担当である営業課のCさんに電話を取次ぎ(転送)することを〇〇商事(発信元)に伝え保留ボタンを押します。
②外線ボタンが点滅モードになり、〇〇商事(発信元)には保留中の音楽が流れます。
③次に営業課の内線番号を押し、Cさんがでたら取次ぎの件を伝えます。
④Cさんは受話器をあげ、外線1のボタンを押して発信元と通話を開始します。

保留転送機能を活用することで、電話を折り返させる手間がなくなります。

3.オフィスで家庭用電話を使うとどうなる?

とあるオフィスでは3つの各フロアごとに家庭⽤電話機を設置しています。
さて、どんな問題が発⽣すると思いますか?

Problem.1 
運用コスト問題!家庭用電話機は1台ごとにコストがかさむ!?

家庭⽤電話機では1台あたりに1つ電話番号が付き、1回線?回線
ある機器から離れた場所にある別の機器まで、信号や情報を伝達する通信線×
分の基本料金(回線使用料金)と通話料金(外線通話料金)が毎月発生します。

オフィスにフロアが3か所、それぞれに1台ずつ電話機を設置する場合…3台の家庭用電話、3つの電話番号を準備することになります。

するとなんということでしょう。3回線分の基本料金(回線使用料金)と通話料金(外線通話?外線通話について×料金)が毎月発生する事態になってしまいました。

3回線分の基本料金(回線使用料金)と通話料金(外線通話料金)が毎月発生

コスト3倍!!!
とんでもないランニングコスト?ランニングコスト
企業などが設備・建物を維持するために必要となる費用のこと×
ですよね。
ではビジネスホンならどうでしょう?

Solution.1 
運用コスト問題はビジネスフォンで解決!内線化でコストカット

ビジネスフォンであれば電話番号をそれぞれのビジネスフォンで共有して利⽤できるため、部署ごとでの電話回線は不要になり、同時に発着信するであろう回線分のみを契約すればOK。

契約回線数を減らせば大幅なコストカットになります。

極端にいうと発着信は1回線あれば⼗分、というオフィスでは以下のようになるでしょう。

ビジネスホンでコストカット

3つあった電話番号を主装置で1つに収容したことで、回線料金も通話料金も3分の1にまで抑えることができました。

Problem.2 
取次ぎ問題 家庭用電話機は電話をとるのも一苦労

家庭用電話機は、着信があった電話機でしか受けることができません。

そのため担当者へ電話がかかってきたことを伝えに⾏き、担当者は着信があった電話機まで移動しなければなりません。自分の席と電話機設置場所を行ったり来たり。

自分の席と電話機設置場所を行ったり来たり

社長の前に設置すると、すべての着信を社長が対応することになってしまいます。

これでは効率が悪いですね…
おっしゃる通りです。
これがビジネスホンだったら…こうなりました!

Solution.2 
取次ぎ問題はビジネスフォンで解決!席を立たずに応答、転送!

設置しているすべてのビジネスフォンから着信を受け、任意のビジネスフォンへ取り次ぐ(保留転送)ことができるので、これまでのように電話があったことを伝えに行ったり着信した電話機の場所まで来てもらうといった手間がなくなります。

取次ぎ問題はビジネスフォンで解決!席を立たずに応答、転送

代表番号も共有してどのビジネスフォンからでも発信・受信が可能になります。

Problem.3 
通話料問題!家庭用電話機は社内通話にも料金が発生!

通話料問題!家庭用電話機は社内通話にも料金が発生!

たとえ同じオフィス内でも、家庭用電話では外線通話での発信になるので、通話料⾦がかかってしまいます。 業務のちょっとしたことを確認するために、通話料金を気にして離れた部署まで何度も行かなくてはならないなんて…とんでもなく非効率ですね!

たしかに社内通話で料金かかってしまうのはネックですね。
時間をとるか、お金をとるか…な状況ですね。
しかし、ビジネスホンならその心配はありません!

Solution.3 
通話料問題はビジネスフォンで解決!内線化で社内通話無料に!

通話料問題はビジネスホンで解決!内線化で社内通話無料に!

外線扱いで通話する度に料金がかかってしまっていた各部署間での発着信も、ビジネスホンなら内線化?で無料にすることができます。発着回数、通話時間を気にする必要がなくなります。

オフィスで家庭⽤電話機を使うのはとても不便だった…そんな環境を解決するべく登場したのがビジネスフォンなんです

4.まとめ

それでは、一般電話とビジネスフォンとの違いをここでおさらいしてみましょう。

運用コスト問題ビフォーアフター 電話取次問題ビフォーアフター 社内通話料金問題ビフォーアフター

問題ビフォーアフター

こんなにメリットがあるなんて、知りませんでした!
必要ないと思っていましたが、導入検討してみます。
ありがとうございます。
ビジネスフォン導入のお手伝いも、喜んでさせていただきます!

いかがでしたか?
ビジネスホンと家庭用電話機の違い、主装置についてご紹介しました。

ビジネスフォンはその利便性の高さからIT、通信、商社、サービスなど、業種を問わず様々な市場にあっという間に浸透していきました。ビジネスフォン事態も常に進化しています。 今後はAIや音声認識などの技術が取り入れられたものもでてくるかもしれませんね。

OFFICE110では、これからビジネスホン購入を検討されている方に、ご利用のイメージに沿って最適なビジネスフォンをご提案させていただきます。

ビジネスフォン以外にも、オフィスに関するご不明点やご要望があれば、どんなことでもお気軽にお問合せください。

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