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「ビジネスホン便利機能」記事一覧

ビジネスフォンの便利機能【スマホ連携系】

ビジネスフォンの便利機能【スマホ連携系】

スマートフォンといえば普及率も急激に上昇し、現代社会の必須アイテムとして欠かせないものになっています。

ビジネスシーンにおいても、無くてはならない、無いと仕事が出来ないのではないか?というツールにまでなってきていますね。

そんなスマホが、なんと今ではビジネスフォンと連携して利用することが出来るのはご存知ですか?

簡単に言えば、「自分のスマホが会社のビジネスホンになる」と言えるでしょう。

▼目次

そこでここからは、ビジネスフォンの便利機能の一つ「スマホ連携」について様々な機能をご紹介いたします。

携帯電話から会社の電話番号で相手に電話をかける【リモートコールバック】

営業などで外出中に、携帯電話から会社の電話番号で相手に電話をかけることができる機能を「リモートコールバック」といいます。

簡単に表現すると「自分の携帯電話が会社の電話になった」と考えれば分かりやすいですね。

リモートコールバック機能は、会社に設置されている主装置を介して自身の携帯電話を一時的に会社のビジネスフォンとして使用すると考えたほうがより正確かもしれません。

通常、外出先から電話する時は、会社から携帯電話が支給されていなければ、自分の携帯電話を使用しますので、電話料金も実費負担となってしまいます。

ですが、このリモートコールバック機能を利用することで、会社のビジネスホンからかけた事になりますので、外出先からの携帯電話料金を削減することができるのです。

携帯電話にリモートコールバック機能を登録する方法

リモートコールバック機能を利用するには、前もってビジネンホンの電話帳に携帯電話番号を設定しておく必要があります。

この携帯電話で外出先から通話を行う時に、指定された会社の回線に電話しワンコールで切ります。

すると、会社から自動的にコールバックされます。

そのコールに応答し、話したい人の電話番号を入力すると、会社にあるビジネスホンから掛けているのと同じ状態になります。

外回りで携帯電話から電話することが多い営業の方にとっては嬉しい機能ですよね。

スマートフォンのビジネスフォン化【スマートフォン連携機能】

冒頭でも紹介した通り、スマートフォンは現代のビジネスシーンには欠かす事ができないツールになってきています。

そのスマートフォンをビジネスの場で更に役立たせてくれるのが、ビジネスホンの「スマートフォン連携機能」です。

この機能は一言で言えば、「スマートフォンのビジネスフォン化」!
その特徴を項目別に見てみましょう。

特徴1 内線編

「会社のビジネスホン⇔スマホ」でも、スマホ同士でも、相互に内線通話が可能になります。

業務上の通話・通信には会社のネットワークが利用できるので余計な通信費はかからないようになります。

特徴2 外線編

スマホから電話しても、会社回線で外線発信できるので使用料金の把握がしやすくなります。

電話する時には、会社の番号で発信できるのでプライバシーが守られて安心です。

また、会社にかかってきた外線をスマホ転送できるので、業務の能率化がはかれます。

特徴3 留守番電話編

留守録メールと留守録ボックスの活用で、通話ができないときでも連絡内容の確認もすぐにできます。

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メールアドレスに、着信履歴を送る【着信履歴メール送信】

着信履歴メール送信機能とは、別の外線から手動で通話を保留転送しても相手の携帯電話が応答しなかったとき、ビジネスフォン・PBXから自動的に登録されているメールアドレスに送信して着信履歴を通知する機能です。

分かりやすく表現すると、主に通話を外線保留転送した先の携帯電話が応答しなかった時に活用されます。

そこで、着信履歴メール送信機能を利用した場合、利用しなかった場合どうなるのか確認してみましょう。

◇着信履歴メール送信機能を「利用しなかった」場合

例えば、得意先や取引先からの着信時に担当者が不在だったので、出先の担当者の携帯電話に手動で外線転送したとします。

担当者が携帯電話で応答すれば、そのまま通話を取り次ぐことができますが、応答しなかった場合は会社の電話番号の着信履歴が残るだけとなります。

◇着信履歴メール送信機能を「利用した」場合

着信履歴メール送信を利用すれば、ビジネスフォン主装置から転送先の携帯電話のメールアドレスに、かけてきた相手の電話番号と着信した時間等の着信履歴を自動的にメール送信させることができます。

これにより、メールを見た担当者はかけてきた相手に直接リダイヤルで電話をかけることができ、無駄な手間が省けます。

また、大事な取引先からの連絡を逃すこともありません。

不在時に着信があったことをお知らせする【不応答着信お知らせ】

不応答着信お知らせ機能とは、その名の通り、外出中などで不在にしている時に着信があったことをスマートフォンにお知らせする機能のことです。

あとから、その着信が不在で応答できなかったことをスマホで確認することができます。

ビジネスホンとネットワークカメラを連動【ネットワーク連動カメラ】

ネットワークに対応したカメラを別途用意すれば、ビジネスホンとネットワークカメラを連動させることができます。

SAXA(サクサ)「ActysⅢ」を例に、どのような機能なのか見てみましょう。

◇外部からオフィス内の映像を確認できる。

人を感知する赤外線センサを搭載したTD710/TD720/CL820電話機を収容すれば、夜間・休日・不在時など、無人のオフィスを監視する「ビジネス・セーフティ・システム」が構築できます。

ネットワークカメラを接続すれば、センサ検知と同時に、カメラアングルを不審者の検知方向へターンすることが可能。

異常時の画像の録画保存はもちろん、グローバルIPアドレス通知により外出先の携帯電話などからオフィスの映像を確認することもできます。

携帯に録音された用件を転送【追っかけ転送】

追っかけ転送機能とは、ビジネスフォンの留守番電話セット中に用件が登録されると、事前に登録しておいた携帯電話に自動的に電話をかけて、用件が録音されたことを通知してくれる機能です。

通知を受けた後、そのまま外出先からリモコン操作で用件を再生して内容を確認することができます。

携帯電話を固定電話の内線化【FMCサービス】

FMCとは、「Fixed Mobile Convergence」の略で、固定電話と携帯電話を融合するもの。

分かりやすく言えば、携帯電話を固定電話の内線として利用できるサービスのことです。

そこで、FMCサービスを利用するメリットを見てみましょう。

  1. 携帯電話と社内の固定電話との通話料金が発生しなくなる
  2. 交換機の入れ替えやレイアウト変更による機器・工事費の削減、またワークスペースの有効利用が可能です。
  3. 内線番号をダイヤルするだけで、社内、社外を問わずにつながりますので利便性が向上します。
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外出先から携帯で電話機操作【メールリモコン】

メールリモコンとは、外出先からでも、携帯電話などからメールを電話機に送ることで留守番や外線転送、セーフティ機能などをリモコンのような感覚で操作できるシステムです。

不在系機能(その場にいなくて色々操作できる機能)と呼ばれる機能で、SAXA(サクサ)「RegalisⅡ(UT700Std)」など、一部の機種しか搭載されていない機能です。

不在がちな小規模オフィスには最適な機能ではないでしょうか。

まとめ

会社のビジネスホンとスマホが連携できる様々な機能によって、特に外回りが多い営業や各種工事関係者の方にとっては、仕事の効率を向上してくれる嬉しい機能ばかりです。

ご紹介したような機能を利用したいという時は、まずは導入する際に機能が備わっているか担当者に相談して確認することが大切です。
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