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「電話の取次ぎに時間がかかる」「営業時間外の電話に対応できない」「電話が集中するとお客様を待たせてしまう」といった課題の解決に役立つのが、音声ガイダンスです。
音声ガイダンスには、主に次の3種類があります。
ただし、現在使用しているビジネスフォンに音声ガイダンスを追加できるかどうかは、電話機だけでなく、主装置の型番や空きスロット、音声メールユニットの有無、回線構成などによって決まります。
本記事では、音声ガイダンスの仕組みや種類、用途別の例文、導入手順、料金、導入前に確認すべきポイントまで詳しく解説します。
自社に必要な音声ガイダンスの種類や、現在の電話設備を活用できるか判断したい方は、ぜひ参考にしてください。
監修者
登 雄三（のぼり ゆうぞう）
保有資格：工事担任者（AI・DD総合種）／電気工事士
2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。
音声ガイダンスとは、電話の着信時に、あらかじめ録音・設定した案内を自動で流す仕組みです。
企業の代表電話では、営業時間の案内、問い合わせ内容の確認、担当部署への振り分け、混雑時の待機案内など、さまざまな目的で利用されています。
音声ガイダンスを利用すると、従業員が電話に出る前に、発信者へ必要な情報を案内できます。
例えば、営業時間外の着信に営業時間を案内したり、発信者が選択した番号に応じて営業部やサポート窓口へ通話を転送したりすることが可能です。
電話の一次対応を自動化できるため、代表電話を受けて用件を聞き、担当者へ取り次ぐ作業を減らせます。
ただし、音声ガイダンスで利用できる機能は、ビジネスフォンや主装置、追加ユニット、契約しているサービスによって異なります。
音声ガイダンス以外にも、外線・内線・保留・転送などの基本操作や便利機能をまとめて確認したい方は、ビジネスフォンの使い方ガイドもあわせてご覧ください。
音声ガイダンスとIVRは同じ意味で使われることがありますが、厳密には対象とする範囲が異なります。
営業時間外に「本日の受付は終了しました」と流すだけの案内も音声ガイダンスに含まれますが、発信者による番号操作がない場合は、一般的なIVRとは区別されます。
一方、「新規のお問い合わせは1番、契約中のお客様は2番」のように、発信者の選択に応じて処理を変える仕組みがIVRです。
クラウドIVRの「Vポータルダイレクト」でも、あらかじめ用意した音声ガイダンスによる自動応答や、プッシュボタンの選択内容に応じた音声ルーティング機能が提供されています。出典：NTTドコモビジネス「Vポータルダイレクト 基本機能」｜確認日：2026年8月10日
ビジネスフォンで利用される代表的な音声ガイダンスは、IVR・時間外アナウンス・お待たせ着信の3種類です。
それぞれ目的や動作が異なるため、自社が解決したい電話対応の課題に合わせて選びましょう。
IVRは、発信者が電話機の番号を押すなどの操作を行い、その選択内容に応じて案内や着信先を分岐させる仕組みです。
「新規のお問い合わせは1番、契約中のお客様は2番、採用に関するお問い合わせは3番を押してください」
選択された番号に応じて、営業部、サポート窓口、採用担当などへ自動的に転送できます。
代表電話で毎回用件を確認する必要がなくなるため、電話取次ぎの負担を減らせる点がメリットです。
ただし、選択肢や階層が多すぎると、発信者が目的の窓口を見つけにくくなります。第一階層の選択肢は必要最小限にし、番号を押さなかった場合の転送先も決めておきましょう。
時間外アナウンスは、営業時間外や休日に電話がかかってきた際に、営業時間や次回の受付日時を自動で案内する機能です。
留守番電話やビジネスフォンのボイスメールと組み合わせれば、音声案内の後に発信者からのメッセージを録音できる場合もあります。
曜日や時間に合わせて自動で切り替えられる機種もありますが、機種によっては手動操作や専門業者による設定が必要です。
祝日や臨時休業日は通常の曜日設定だけでは切り替わらないことがあるため、設定漏れに注意しましょう。
お待たせ着信は、電話が混雑してすぐに応答できない場合に、発信者へ待機やかけ直しを案内する機能です。
「ただいま電話が大変混み合っております。順番におつなぎしておりますので、このままお待ちください」
無音や呼出音だけで長時間待たせるよりも、現在の状況を案内できるため、発信者の不安を軽減し、電話を切られる可能性を抑えやすくなります。
ただし、お待たせ着信を導入しても、契約している回線やチャネルがすべて使用中の場合は、新しい着信を受けられないことがあります。
音声ガイダンスの導入と、回線数・同時通話数の確保は別の問題として考える必要があります。
音声ガイダンスは、解決したい課題に合わせて選びます。
複数の機能を組み合わせられる場合もあります。ただし、併用可否や同時利用数は機種、主装置、音声ユニット、契約サービスによって異なるため、現在の電話環境を確認したうえで判断しましょう。
小規模オフィスでも、代表電話の取次ぎが多い場合や、営業時間外の着信へ案内したい場合は、音声ガイダンスを導入するメリットがあります。
例えば、少人数の会社では、担当者が接客や外出で電話に出られない時間が発生しやすくなります。時間外アナウンスや留守番電話を利用すれば、営業時間や折り返し方法を案内できます。
一方、着信件数が少なく、電話を受ける担当者や問い合わせ先が明確な場合は、複雑なIVRを導入する必要がないこともあります。
小規模オフィスでは、最初から多階層のIVRを導入するのではなく、時間外アナウンスなど必要性の高い機能だけを導入する方法が現実的です。
現在のビジネスフォンに標準搭載されている機能を利用できれば、新しい機器を追加せずに設定変更だけで対応できる場合もあります。
IVRまで必要か、時間外アナウンスだけで足りるかは、着信件数や現在の電話設備によって異なります。電話機・主装置の型番と、困っている時間帯や希望する案内内容を伝えると、必要な機能を整理できます。
ご相談・見積依頼
音声ガイダンスは、発信者が一度聞いただけでも内容を理解できるよう、簡潔に作ることが重要です。
ここでは、用途別に使える基本的な例文を紹介します。会社名、営業時間、選択肢などを自社の運用に合わせて調整してください。
お電話ありがとうございます。○○株式会社です。
新規のお問い合わせは1を、現在ご契約中のお客様は2を、採用に関するお問い合わせは3を押してください。
もう一度お聞きになる場合は9を、オペレーターをご希望の場合は0を押してください。
発信者にとって社内の部署名が分かりにくい場合は、「営業部は1番」ではなく「新規のお問い合わせは1番」のように、発信者の用件を基準に案内すると選びやすくなります。
誠に恐れ入りますが、本日の受付は終了いたしました。
営業時間は平日午前9時から午後6時までです。
営業時間内にあらためてお電話くださいますようお願いいたします。
留守番電話へ接続する場合は、最後に「発信音の後にご用件を録音してください」といった案内を加えます。
お電話ありがとうございます。
ただいま電話が大変混み合っております。
順番におつなぎしておりますので、このままお待ちいただくか、しばらくたってからおかけ直しください。
待ち時間の目安を正確に算出できない場合は、「約○分」のような断定的な表現を避けた方が安全です。
誠に勝手ながら、○月○日から○月○日まで休業しております。
○月○日午前9時より通常営業いたします。
ご不便をおかけしますが、何とぞご了承くださいますようお願いいたします。
長期休暇の案内では、休業期間だけでなく、営業を再開する日付と時間も明確に伝えましょう。
音声ガイダンスの原稿を作るときは、次のポイントを意識しましょう。
原稿だけを読んで問題がなくても、電話回線を通すと音質が変わり、数字や固有名詞を聞き取りにくくなることがあります。
設定前には、実際の電話から発信して音量、話す速度、言葉の区切りを確認しましょう。
音声ガイダンスを導入する前に、目的や分岐内容を整理しておくと、機器選定や見積もりをスムーズに進められます。
最初に、音声ガイダンスで解決したい課題を明確にします。
目的が曖昧なまま分岐を増やすと、操作が複雑になり、発信者にも従業員にも使いにくい仕組みになってしまいます。
IVRを導入する場合は、発信者へ案内する選択肢と、それぞれの転送先を決めます。
分岐例
転送先を決める際は、担当部署が電話に出なかった場合の処理も必要です。
一定時間後に別の部署へ転送する、代表電話へ戻す、留守番電話へ接続するなど、応答できなかった場合まで設計しておきましょう。
音声ガイダンスを流す時間帯には、次のような設定があります。
平日、土曜日、日曜日、祝日で営業時間が異なる場合は、曜日別の設定に対応できるか確認が必要です。
ガイダンス音声を用意する方法は、主に次の4つです。
機種によっては電話機の受話器から録音できますが、音声ファイルの形式や録音時間が指定されている場合もあります。
音声ガイダンスを導入する際は、電話番号や電話機の台数だけでなく、回線数や同時通話できるチャネル数も確認します。
複数の発信者が同時に電話をかけた場合、契約しているチャネル数を超える着信は話中になることがあります。
音声ガイダンス再生中のチャネルの扱いは、主装置や回線、利用するサービスの構成によって異なります。着信が多い場合は、ガイダンスを同時に何件まで再生できるか、既存の発着信へ影響しないかも確認しましょう。
着信が多い企業では、音声ガイダンスの設定だけでなく、現在の回線数や同時通話数が十分かどうかも確認しましょう。
現在使用しているビジネスフォンに音声ガイダンスを導入できるかどうかは、電話機の外観だけでは判断できません。
電話機と主装置の型番、内部構成、追加ユニット、回線の接続状況などを確認する必要があります。
電話機の型番は、一般的に本体の底面や背面に貼られたシールに記載されています。
メーカー名やシリーズ名もあわせて控えておくと、導入業者へ相談する際に確認がスムーズです。
ただし、同じ電話機を使用していても、接続されている主装置の構成によって利用できる機能が異なることがあります。
電話機の型番だけでは、音声ガイダンスの導入可否を確定できない点に注意してください。
主装置は、外線と内線、電話機、各種機能を制御するビジネスフォンの中心装置です。
音声ガイダンスの導入可否を確認する際は、次の情報が必要です。
主装置は壁面や機械室、電話機周辺の収納スペースなどに設置されていることがあります。
カバーを開けなければ内部構成を確認できない場合もあるため、無理に分解せず、専門業者へ確認を依頼しましょう。
機種によっては、簡易的な時間外アナウンスや留守番電話、音声応答機能が標準搭載されています。
すでに必要な機能が搭載されていれば、追加機器を購入せず、設定変更だけで利用できる場合があります。
ただし、標準機能には次のような制限が設けられていることがあります。
標準機能だけで目的を実現できるか、仕様を確認したうえで判断しましょう。
標準機能だけでは対応できない場合、主装置へ音声メールユニットなどの専用機器を追加します。
音声メールユニットを追加することで、IVR、留守番電話、通話録音、時間外アナウンスなどを利用できる場合があります。
ただし、ユニットを追加するには、次の条件を満たす必要があります。
古い機種では新品のユニットが生産終了しており、中古部品を利用するケースもあります。
次のような場合は、追加設定やユニット増設ではなく、ビジネスフォンの入れ替えが必要になる可能性があります。
古い主装置へ追加機器を取り付ける方法と、新しいビジネスフォンやクラウドPBXへ移行する方法では、初期費用や月額費用、保守条件が異なります。現在の設備を延命する場合と入れ替える場合の総額を比較して判断しましょう。
音声ガイダンスの導入だけでなく、ビジネスフォン全体の更新が必要か迷っている方は、ビジネスフォンの耐用年数や買い替え時期もあわせてご確認ください。
現在の機種に音声ガイダンスを追加できるか判断するには、電話機だけでなく主装置の構成確認が必要です。機器の追加と入れ替えのどちらが適しているか分からない場合は、現在の型番や希望する案内内容を整理したうえでご相談ください。
音声ガイダンスは、機器を設置するだけでは利用できません。現在の電話環境を確認し、案内内容や転送先を決めたうえで、必要な機器やサービスの設定と動作テストを行います。
最初に、現在使用している電話設備を確認します。
既存設備を活用できれば、機器の購入費用を抑えられる可能性があります。
IVR、時間外アナウンス、お待たせ着信のうち、必要な機能を選びます。
IVRを利用する場合は、発信者へ案内する選択肢と、各番号の転送先を決めます。
あわせて、番号を押さなかった場合、誤った番号を押した場合、転送先が応答しなかった場合の動作も設定します。
案内する内容が決まったら、実際に読み上げる原稿を作成します。
原稿では、次の項目に誤りがないか確認してください。
完成した原稿を社員、ナレーター、合成音声などで録音し、機種やサービスに対応した形式で用意します。
利用する方式に応じて、主装置への音声メールユニット追加、ガイダンス音声の登録、番号分岐、転送先、曜日・時間帯などを設定します。
ビジネスフォンの主装置へ機器を追加する場合は、電話工事業者による作業が必要になることがあります。クラウド型サービスでは、管理画面や専用の編集ツールから設定できる場合があります。
設定後は、外部の電話から実際に発信し、すべての動作を確認します。
営業時間外の設定は、通常の営業時間内には確認しにくいため、一時的に設定を切り替えるなどしてテストする場合があります。
運用開始後も、実際の着信状況に合わせて案内内容や分岐を見直します。
部署変更や営業時間変更があった際は、Webサイトだけでなく、電話の音声ガイダンスも忘れずに更新しましょう。
音声ガイダンスの導入費用は、既存のビジネスフォンへ機能を追加するか、専用装置を設置するか、クラウド型IVRを利用するかによって異なります。
同じ音声ガイダンスでも、簡易的な営業時間外案内と、多数の着信へ同時に対応するIVRでは、必要な設備や料金体系が異なります。金額だけでなく、必要な同時応答数や分岐数、録音時間を整理して比較しましょう。
必要な費用項目は導入方式によって異なります。既存の主装置に必要な機能が搭載されている場合は、追加機器を購入せず、設定作業だけで利用できることもあります。
既存のビジネスフォンへ音声ガイダンスを追加する場合は、主装置が対応しているか、音声メールユニットが搭載されているか、追加ユニットを取り付けられるかによって費用が変わります。
主装置に必要な機能が標準搭載されている場合は、新しい機器を購入せず、音声登録や時間帯設定などの作業だけで利用できる可能性があります。
一方、音声メールユニットの追加、主装置の交換、回線やチャネルの増設が必要な場合は、機器代に加えて設置工事費やデータ設定費が発生します。
料金を見るときの注意点
音声メールユニットなどの機器代だけで導入総額を判断しないことが重要です。機器の取り付け、ガイダンス音声の登録、分岐・転送先・時間帯の設定、動作確認などに別途費用がかかる場合があります。
音声メールユニットは、機種や在庫状況によって新品または中古品を選べる場合があります。
中古ユニットは機器代を抑えやすい一方で、主装置との適合、動作保証、在庫、部品供給、保証期間を確認する必要があります。
同じメーカーの音声メールユニットでも、シリーズや主装置の容量、ソフトウェアの状態によっては取り付けられない場合があります。型番が似ているという理由だけで購入せず、主装置との組み合わせを確認しましょう。
新品は保証や今後の運用面で選びやすいものの、使用中のビジネスフォンが古い場合は、対応する新品ユニットが生産を終了していることがあります。その場合は、中古ユニットによる増設と電話設備全体の入れ替えを比較します。
新品・中古の音声メールユニットは機種ごとの個別部品であり、メーカーが一般向けの統一価格を公開していない場合があります。そのため、機器代は、主装置の型番、必要な機能、在庫、保証、設定工事を含めた見積もりで確認してください。
多数の着信へ同時に応答したい場合や、主装置の機能だけでは必要な運用を実現できない場合は、専用の音声応答装置を導入する方法もあります。
例えば、タカコムの音声応答装置「サービスホン TS-500Ⅱ」は、初期実装4回線で58万円、最大32回線まで増設できます。価格には消費税と工事費が含まれていません。また、複数の案内メッセージや曜日・時間帯によるスケジュール設定などに対応しており、一般的なビジネスフォンの時間外アナウンスや簡易的なIVRとは、機能と価格帯が異なります。出典：タカコム「サービスホン TS-500Ⅱ」｜確認日：2026年8月10日
ビジネスフォンの追加ユニットで対応するか、専用装置を導入するかは、必要な同時応答数、分岐内容、既存設備、予算を踏まえて判断しましょう。
クラウド型IVRは、自社で専用のIVR装置を購入せず、クラウド上の音声自動応答機能を月額制などで利用する方式です。
NTTドコモビジネスの「Vポータルダイレクト」は、IVR装置を自社で購入せずに利用できるクラウド型の音声自動応答サービスです。料金は利用する機能や構成によって異なるため、具体的な費用は個別見積もりで確認します。出典：NTTドコモビジネス「Vポータルダイレクト」｜確認日：2026年8月10日
クラウド型IVRでは、一般的に次の費用を確認します。
Vポータルダイレクトでは、音声自動応答、プッシュボタンによる音声ルーティング、曜日・時間帯でガイダンスを切り替えるタイマー、音声合成、外線転送、音声録音などの機能が案内されています。利用する機能や構成によって料金が変わるため、具体的な費用は見積もりで確認する必要があります。出典：NTTドコモビジネス「Vポータルダイレクト 基本機能」｜確認日：2026年8月10日
なお、Vポータルダイレクトは、ナビダイヤルまたはフリーダイヤルの利用を前提としたサービスです。一般加入電話番号をアクセス番号として利用できないため、現在の代表番号をそのまま使えるとは限りません。出典：NTTドコモビジネス「Vポータルダイレクト 利用可能な回線種別」｜確認日：2026年8月10日
次のような条件では、導入費用や月額費用が高くなる可能性があります。
費用を抑えるために分岐や機能を減らしすぎると、導入目的を達成できない場合があります。必要な機能と予算のバランスを整理しましょう。
音声ガイダンスの見積もりを依頼する際は、次の情報を用意しておくとスムーズです。
主装置の型番が分からない場合は、電話機や主装置の写真を用意すると、確認しやすくなります。
音声ガイダンスは電話対応の効率化に役立ちますが、案内や電話設備の設計が不十分だと、かえって発信者の負担を増やす可能性があります。
メリットだけでなく、導入時の注意点も確認しておきましょう。
IVRを利用して用件ごとに担当部署へ振り分けることで、代表電話で用件を聞き、担当者を探して転送する作業を減らせます。
取次ぎを担当していた従業員が、本来の業務に集中しやすくなる点もメリットです。
ただし、実際に削減できる時間や人件費は、着信件数や現在の運用方法によって異なります。
時間外アナウンスを利用すれば、営業時間外に電話をかけた発信者へ、営業時間や次回受付日時を案内できます。
留守番電話、別拠点への転送、問い合わせフォームの案内などを組み合わせることで、営業時間外の問い合わせを受け付けやすくなります。
発信者が自分の用件に合う選択肢を選ぶことで、担当部署へ直接つなげられます。
電話のたらい回しや、同じ用件を複数の担当者へ説明する負担を減らせるため、発信者にとっても利便性が高まります。
IVRの選択肢を増やしすぎると、発信者がどの番号を選べばよいか分からなくなることがあります。
特に、社内の部署名や専門用語だけで案内すると、利用者が自分の用件に合う窓口を判断できない可能性があります。
音声ガイダンスを導入しても、契約している回線やチャネルが不足していれば、すべての着信を受けられるわけではありません。
同時に受けられる着信数を超えると、発信者には話中音が流れる可能性があります。
電話が混雑すること自体を改善したい場合は、音声ガイダンスだけでなく、回線・チャネル数、着信グループ、転送先なども見直しましょう。
音声ガイダンスの対応状況は、ビジネスフォンのメーカーや機種、主装置の構成によって異なります。
導入後に必要な機能が使えないことが判明しないよう、見積もり前に希望する運用を具体的に伝えることが重要です。
音声ガイダンスを導入できるかどうかは、電話機の見た目や型番だけでは判断できません。OFFICE110では、音声ガイダンスの設定だけでなく、現在のビジネスフォンや主装置、回線構成を確認したうえで、必要な機器や設定をご案内しています。
現在の主装置を活用できるか、機器を追加すべきか、ビジネスフォン自体を入れ替えるべきかも含めて整理できます。
主装置の構成や空きスロット、回線数、希望する分岐内容を確認することで、自社に合った導入方法を判断できます。現在の設備で実現できるか分からない場合も、お気軽にご相談ください。
音声ガイダンスの導入費用、対応機種、録音方法、営業時間による切り替えなど、よくある疑問をまとめました。
音声ガイダンスとは、電話の着信時に、あらかじめ設定した案内を自動で流す仕組みです。
ビジネスフォンで利用される音声ガイダンスには、主に次の3種類があります。
小規模オフィスでは、複雑なIVRを前提にせず、時間外アナウンスや留守番電話など、必要性の高い機能だけを導入する方法もあります。
現在のビジネスフォンに導入できるかどうかは、電話機だけでなく、主装置の型番、空きスロット、音声メールユニットの有無、回線構成などによって決まります。
導入前には、目的、分岐内容、転送先、ガイダンスを流す時間帯、録音方法、回線数を整理しておきましょう。
料金は、既存設備を活用できるか、新品または中古のユニットを追加するか、専用装置やクラウド型サービスを利用するかによって変わります。機器代だけでなく、設定費、工事費、月額料金、通話料、保守費を含めた総額で比較することが重要です。
OFFICE110では、音声ガイダンスの設定だけでなく、電話機・主装置・回線を含めた構成確認から対応しています。自社に適した導入方法が分からない場合も、お気軽にご相談ください。
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