自動音声ガイダンスで電話業務を効率化！料金・メリット・例文を紹介

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自動音声ガイダンスで電話業務を効率化！料金・メリット・例文を紹介

「音声ガイダンスってどんな機能？」
「導入するとどんなメリットがある？」
「料金はどのくらいかかる？」

このような疑問をお持ちではありませんか？

「音声ガイダンス」は、電話応対の自動化に役立つシステムです。
導入により、業務効率が劇的に向上し、企業の生産性や顧客満足度アップにつながります。

そこで、本記事では音声ガイダンスに関心がある方へ向けて、基本的な仕組みや種類、料金相場、導入メリット、具体的な使い方について徹底解説します。

導入を検討されている方は、ぜひ最後までご覧ください。

この記事の目次

自動音声ガイダンス(自動音声案内)とは
- 1-1. 音声ガイダンスとは？着信時の自動音声案内システム
- 1-2. ビジネスフォンの音声ガイダンスは3種類
【種類別】電話音声ガイダンスの機能(例文付き)

電話音声ガイダンスの導入方法と料金相場

企業が自動音声ガイダンスを導入するメリット
音声ガイダンスに関する注意点
- 5-1. 導入コストが発生する
- 5-2. IVR(自動音声応答システム)に未対応の機種がある
音声ガイダンスの導入をご検討中の方は「OFFICE110」へ
まとめ

監修者

登雄三
（のぼりゆうぞう）

保有資格：工事担任者（AI・DD総合種）/電気工事士

2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。

自動音声ガイダンス(自動音声案内)とは

自動音声ガイダンスは、利用者にとってはよく利用する機能ですが、提供する側にとっては馴染みの少ないものです。

本章では、自動音声ガイダンスに導入をお考えの方に、システムの概要や種類などの基本知識を解説します。

音声ガイダンスとは？着信時の自動音声案内システム

「音声ガイダンス」とは、電話の着信時に自動で流れるアナウンスシステムのことです。

このシステムは、電話応対の効率化を図るために導入されます。
受付を介さずに、顧客を直接目的の部署につなげられるため、時間や労力の節約につながります。

音声ガイダンスのアナウンス例として、以下のようなものがあります。

「お電話ありがとうございます。◯◯株式会社です。△△の方は1番を、◇◇の方は2番をプッシュしてください」

上記の案内に従って顧客が番号を入力すると、システムが自動的に適切な部署に通話を振り分けを行います。

: 音声ガイダンスは、電話対応の効率化と顧客サービスの向上に貢献する重要なツールとして広く利用されています。

ビジネスフォンの音声ガイダンスは3種類

ビジネスフォンで使用できる音声ガイダンスには、「IVR」「時間外アナウンス」「お待たせ着信」の3種類です。

これらの音声ガイダンスは、それぞれ異なる場面で活用され、企業の電話対応へのニーズに応じて選択・導入できます。

また以下のように、それぞれ特定のシーンで効果を発揮し、顧客サービスと業務効率の向上に貢献します。

IVR（自動音声応答システム）：顧客の用件に応じて適切な部署に振り分ける
時間外アナウンス（留守番電話）：営業時間外の対応をサポートする
お待たせ着信：話中時に音声ガイダンスを流す

これらの機能は、ビジネスフォンの種類によって「標準搭載されている場合」と「追加が必要な場合」があります。

追加する場合は「音声ユニット」と呼ばれる基盤を主装置に組み込む必要があり、場合によっては主装置の入れ替えも検討しなければなりません。

このように導入や追加を検討する際は、専門業者に相談し、適切なシステム構築を行うことをおすすめします。

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「ビジネスフォンのユニット」について詳しく知りたい方は、以下の記事もご覧ください。

ビジネスフォンのユニットとは？仕組み・種類・注意点【初心者向け】

【種類別】電話音声ガイダンスの機能　(例文付き)

ここでは、ビジネスフォンで使用できる「IVR」「時間外アナウンス」「お待たせ着信」の3種類の音声ガイダンスの機能について解説します。

実際の活用シーンや例文もあわせてご紹介していきます。

種類① IVR（自動音声応答システム）

「IVR（自動音声応答システム）」とは、自動音声を活用し、入力した番号により着信先を振り分けるシステムのこと。
入力された番号に基づいて着信先を振り分けるシステムです。

お客様が番号を入力すると、問い合わせ内容に応じた部署に自動的に振り分けられるため、たらい回しなどのストレスを軽減できます。

IVR（自動音声応答システム）の活用シーンと例文

ここでは、IVR（自動音声応答システム）の一般的な活用シーンにおける2つの例文をご紹介します。

■お問い合わせの振り分け（クレジットカード会社の例）

【例】
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社お客様センターでございます。カードの紛失・盗難・破損に関するご連絡は１を、リボ払いへの変更をご希望の場合は2を、カード利用限度額の変更は3を、その他のお問い合わせは４を押してください」

■予約対応の自動化（レストランの例）

【例】
「お電話ありがとうございます。〇〇レストラン予約受付窓口でございます。「ピー」という発信音の後に、予約ご希望日を4桁の数字でご入力ください」
↓
「〇月〇日のご予約ですね。ご希望時間帯が午前10時から午後12時の方は1を、午後1時から午後3時までの方は2を、午後4時から午後6時をご希望の方は3を押してください」
↓
「〇月〇日、午前10時から午後12時の時間帯でご予約を承りました。ご来店を心よりお待ちしております」

IVRはさまざまな業種で活用でき、顧客対応の自動化や24時間対応を可能にします。

適切に設計することで、IVRシステムは顧客満足度の向上と業務効率化の両立に大きく貢献します。

種類② 時間外アナウンス（留守番電話）

時間外アナウンス(留守番電話)は、営業時間外や休業日の電話対応を自動化する便利な機能です。

家庭用の留守番電話とは異なり、ビジネスフォンの時間外アナウンスは、より柔軟で多様なメッセージを相手に伝言できます。

時間外アナウンス（留守番電話）の活用シーンと例文

ここでは、時間外アナウンス(留守番電話)の一般的な活用シーンにおける2つの例文をご紹介します。

■基本的な営業時間外アナウンス

【例】
「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。本日の営業は終了いたしました。弊社の営業時間は、午前9時から午後5時となっております。大変恐れ入りますが、営業時間内におかけなおしいただきますようお願いいたします」

■ウェブサイトへの誘導を含むアナウンス

【例】
「なお、ホームページからのお問い合わせは、24時間受け付けております。検索サイトで〇〇と入力いただきますと入力画面をご案内できます」

これらの例文は、状況に応じてカスタマイズできます。
例えば、緊急連絡先を追加したり、次の営業日を案内したりすることも可能です。

時間外アナウンスを効果的に活用することで、顧客に再度電話をさせる負担を軽減し、代替の連絡手段を提供できます。
これにより、顧客満足度を維持しつつ、効率的な顧客対応が可能となります。

適切に設計された時間外アナウンスは、企業イメージの向上にも貢献する重要なコミュニケーションツールとなるでしょう。

「固定電話の留守番設定」について詳しく知りたい方は、以下の記事もご参考ください。

固定電話の留守電設定方法を徹底解説！ビジネスで役立つ使い方も紹介

種類③ お待たせ着信

「お待たせ着信」は、電話対応が遅れる際の顧客満足度低下を防ぐ重要な機能です。

お待たせ着信を活用することで、オフィスに電話対応できる人員がいない場合でも、自動音声が代わりに応対できない旨をお客様に伝言できます。

これにより、顧客との良好な関係を維持しつつ、効率的な電話対応が可能になります。

お待たせ着信の活用シーンと例文

ここでは、お待たせ着信の一般的な活用シーンにおける2つの例文をご紹介します。

■人員不足時の例文

【例】
「ただ今、電話が大変混み合っております。恐れ入りますが、しばらく経ってからおかけなおしください」

■コールセンター混雑時の例文

【例】
「ただ今電話が混み合っております。空き次第おつなぎいたしますので、恐れ入りますがしばらくお待ちください」

これらの例文は、状況に応じてカスタマイズできます。
例えば、予想待ち時間を追加や、代替の連絡手段（メールやウェブフォームなど）を案内が可能です。

お待たせ着信機能は、特に電話業務の多い営業部門やコールセンターでの活用に有効です。
適切に利用することで、顧客との良好な関係を維持しつつ、効率的な電話対応が可能になります。

: さらに、会社の誠実さや顧客重視の姿勢を示すことで、長期的な信頼関係構築にも貢献します。

電話音声ガイダンスの導入方法と料金相場

ここからは、ここまで取り上げてきた音声ガイダンス３種類の導入方法と料金相場についてご紹介します。

導入方法や料金は契約する会社で異なるため、あくまでも一例としてご参考ください。

IVR(自動音声応答システム)

IVR（自動音声応答システム）の導入は、企業の顧客対応を効率化する有効な手段ですが、導入までには一定の時間と手順が必要です。

導入には、事前準備や複数のステップが必要な点が理由として挙げられます。
適切な準備と計画を立てることで、スムーズな導入が可能になるでしょう。

以下は、NTTでIVRを導入した場合の手順です。

NTTに問い合わせ
機密保持契約書締結
見積もり
コンテンツ制作
回線工事
テスト期間
一般公開

この過程は通常2カ月程度かかります。

また、IVRの導入費用相場は下記の通りです。

初期費用	3万円～10万円ほど
月額使用料	無料〜

IVRの導入を検討する際は、十分な時間的余裕を持って計画を立てることが重要です。
また、複数の業者から見積もりを取り、自社のニーズに最適なサービスを選択することで、効果的かつ効率的なIVRシステムを導入できるでしょう。

IVR機能について、より詳しく知りたい方はこちらの内容もぜひご参考ください。

時間外アナウンス

時間外アナウンスは、ビジネスの営業時間外の顧客対応を自動化する有効なツールですが、導入には適切な準備と検討が必要です。

本システムは、主に「音声メールユニット」の設置を行うため、導入には通常、電話工事業者による作業が必要です。
ただし、一部の機種では標準機能として搭載されている場合もあります。

時間外アナウンスの導入手順は、以下の通りです。

既存システムのマニュアル確認（標準機能の有無をチェック）
電話工事業者への問い合わせ
「音声メールユニット」の設置（必要な場合）
システムの設定と調整

また、時間外アナウンスの費用相場は、下記の通りです。

初期費用	3万円～10万円ほど
月額使用料	700円〜1,500円ほど

料金面では初期費用と月額使用料が発生し、選択するサービスによってはコストが大きく変動する可能性があります。
そのため、複数の販売業者に相談し、提案や料金体系を比較検討するのがおすすめです。

マニュアルの確認をはじめ、必要に応じて専門家のアドバイスを受けながら、段階的に導入を進めることが成功への近道となるでしょう。

お待たせ着信

「お待たせ着信」は、時間外アナウンス機能と同様に、「音声メールユニット」を主装置に設置・設定することで使用できます。

導入をご検討の際は電話工事業者に相談することをおすすめします。

お待たせ着信の導入手順は、以下の通りです。

電話工事業者への相談
「音声メールユニット」の選定
ユニットの設置と設定
システムのテストと調整

また、お待たせ着信機能の導入費用相場は下記の通りです。

初期費用	3万円～10万円ほど
月額使用料	無料

具体的な初期費用は、「音声メールユニットの本体価格」と「設置作業費」によって異なります。
導入には一定の初期費用がかかりますが、月額使用料は通常発生しません。

: 他の機能と同様に、複数の業者からの見積もりを比較し、自社のニーズと予算に最適な選択をしましょう。

企業が自動音声ガイダンスを導入するメリット

「自動音声ガイダンス」の導入により、企業側にとって以下の3つの大きなメリットがあります。

電話対応業務を効率化できる
人件費を削減できる
顧客満足度の向上につながる

それぞれのメリットについて、詳しく解説していきます。

電話対応業務を効率化できる

企業が自動音声ガイダンスを導入する1つ目のメリットは、電話応対業務を効率化できることです。
顧客が電話で問い合わせ内容を選択し、適切な部署に直接繋げることが可能になります。

自動ガイダンスにより、電話の一次対応に時間と労力を取られることがなくなるため、従業員は本来の業務に集中できます。

自動音声ガイダンスの導入は、電話業務の大幅な効率化と従業員の負担軽減が実現できます。
これにより、企業全体の生産性向上にも繋がるため、導入を検討する価値があるでしょう。

人件費を削減できる

続いてのメリットは、大幅な人件費の削減につながる点です。
これまで人間の電話応対が必要だった労力を、自動音声ガイダンスによって代替できるからです。

たとえば、商品やサービスの注文や返品手続きなどでは、顧客の住所や名前などの情報を自動音声で記録できます。
そして手続きの選択もボタン操作のみで完了できるため、従業員が直接電話に出て対応する必要がなくなります。

さらに、以下の機能も利用可能です。

自動音声応答：状況に応じて、チャットやウェブページへと顧客を誘導できる
時間外アナウンス：営業時間外に時間外アナウンスを自動で流せる

このように、単な内容に関しては自動音声ガイダンスだけで十分対応できるため、人件費の削減に非常に効果的です。

顧客満足度の向上につながる

自動音声ガイダンス導入の3つ目のメリットは、顧客満足度の大幅な向上が期待できることです。
顧客が、迅速かつ正確に担当部署や担当者に繋がることで、問い合わせや相談がスムーズに行える環境を整えます。
また、時間外や休日でも対応できるため、顧客側の利便性が向上。

例えば、IVR(音声応答システム)を活用すれば顧客からの問い合わせに対して、適切な担当部門や担当者が1回で電話に出られるようになります。

従来のように、さまざまな部署をたらい回しされることがなくなるため、顧客のストレス軽減にもつながります。

音声ガイダンスに関する注意点

自動音声ガイダンスには多くのメリットがありますが、注意すべき点が2つあります。

導入コストが発生する
IVRに未対応の機種がある

本章では、自動音声ガイダンスを導入する際に知っておきたい注意点について解説します。

導入コストが発生する

自動音声ガイダンスを導入するには、費用が発生するため、費用対効果をよく検討することが重要です。

機種や設定内容によって費用は変動するため、導入を検討の際は見積もりを取るのがおすすめです。

自動音声ガイダンスの費用相場は下記の通りです。

費目	金額
ユニット代	新品：10万円〜15万円中古：1万円〜3万円
設定工事費	3万円〜10万円

例えば、IVRを利用する場合、設定内容によって費用が大きく変動するため、導入前に業者側と費用についてきちんと確認が重要です。

また、導入した場合の費用対効果を考慮し、自社にとって本当に必要な投資かどうかを慎重に検討する必要があるでしょう。

IVR(自動音声応答システム)に未対応の機種がある

すべてのビジネスフォンが、自動音声ガイダンスに対応しているわけではありません。
機種によっては音声ユニットの機能が搭載されておらず、システムを利用できない場合があります。

例えば、NTTの「NX2」の主装置サイズS・Mには音声ユニットの機能が搭載されていないため、音声ガイダンスを利用できません。
該当機種を利用している場合、別の対応機種に変更する必要があります。

自動音声ガイダンスをスムーズに導入するためには、使用しているビジネスフォンの機種が対応しているかを事前に確認することが重要です。

: 自社で使っているビジネスフォンに関する疑問や質問があれば、お気軽に当社「OFFICE110」までお問い合わせください！

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「OFFICE110」では、音声ガイダンスの設定からビジネスフォンの販売、施工・設置工事、トラブル対応まで、幅広いサービスを提供しております。

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ビジネスフォンに関するお困りごとやご質問がありましたら、ぜひ「OFFICE110」にご相談ください。

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まとめ

「音声ガイダンス」とは、事前に録音された音声で利用者を案内するシステムです。

音声ガイダンスにはIVR・時間外アナウンス・お待たせ着信の3種類があり、それぞれ役割が異なるため、自社のニーズに合ったものを選ぶ必要があります。

自動音声ガイダンスは、電話対応業務の効率化や人件費の削減など、多くのメリットがあります。一方で、費用がかかる点や対応できない機種もあるため、導入時に注意が必要です。

音声ガイダンスの導入方法や費用などについてのご不明点は「OFFICE110」へご相談ください。

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