ビジネスフォンの鳴り分け設定とは？3つのメリットや利用方法を全解説

• 新しく部署立ち上げの際、専用の電話番号と着信音を設定したい
• 複数の電話番号で着信音で区別したい

そんな方には、ビジネスフォンの鳴り分け機能が理想的な解決策となるでしょう。

なぜなら、鳴り分け機能を利用することで、電話業務の無駄や手間を省いて、効率的に電話を受けられるようになります。

この記事では、鳴り分け設定の使い方や設定方法を分かりやすく解説しています。
ビジネスフォンの機能を効果的に活用し、業務をスムーズに進めるためのヒントが満載です。ぜひご覧ください！

ビジネスフォンの「鳴り分け設定」とは

具体的には、同じフロアに複数の電話機が存在する場合、総務課は着信音A、人事課は着信音Bのように設定できます。

鳴り分け設定することで、番号を見なくても、誰から電話がかかってきたのかが分かるようになります。

さらに、誰からの着信かがすぐに判別できれば、最適な担当者が電話対応したり、どのような要件で電話をかけてきたかの判断がしやすくなるでしょう。

ビジネスで鳴り分け設定を導入する3つのメリット

鳴り分け設定は、対応機種を導入していれば追加料金なしで利用でき、設定も簡単です。

また鳴り分け設定を導入すれば、3つのメリットが得られます。
ここからは、それぞれにメリットについて詳しく解説していきます。

効率的に電話対応ができる

鳴り分け設定を行うことで、自分の部署にかかってきた電話を着信音だけで簡単に判断できます。

自分の部署宛ての電話と、他部署宛ての電話を区別できるので、受け持ちの電話はスムーズに対応し、他部署宛ての電話には取次ぎをしない判断ができます。

これにより、取り次ぎの手間が減り、業務効率が向上します。

さらに鳴り分け設定は、業務効率の向上だけでなく、スタッフのストレス軽減にもつながるでしょう。

複数の電話番号を設定しても混乱しない

同じフロアで複数の電話番号を設定している場合、鳴り分け設定を導入することが大変重要です。

鳴り分け設定により、フロア内で同時に同じ呼び出し音が鳴る問題を解消できます。
さらに、自分の部署の着信音を分けることで、他部署宛ての着信音に気を取られることなく、業務に集中できるようになります。

例えば、複数の部署がフロア内で業務を行っているケース。
受付やカスタマーサポートなど、異なる業務の部署がある場合、それぞれに特定の着信音を設定することで、担当業務が一目で分かります。

これにより、スムーズな電話応対が可能になり、お客様へのサービス向上に繋がります。

着信音を鳴り分けることで、業務効率が大幅に向上します。フロア内での混乱も解消し、スマートな業務運営が可能となるでしょう。

顧客満足度向上につながる

鳴り分け設定をすることで、顧客満足度が向上し、業務効率が高まります。

なぜなら担当者以外が電話に出ることを防ぎ、顧客への対応がスムーズになるからです。

例えば、カスタマーサポートの電話が鳴った場合、専用の着信音で担当者が直接応答することも可能です。

もし、鳴り分け設定をしていない場合は、他の部署の電話が鳴ってしまい、担当者が電話に出るまで時間がかかってしまうでしょう。
その結果、問い合わせしてきたお客様を不快な気持ちにさせてしまう可能性があります。

このような状況を回避するためにも、鳴り分け設定を適切に活用し、顧客満足向上につなげましょう。

ビジネスフォンの鳴り分け設定を導入する方法

ビジネスフォンで鳴り分け設定を導入するには、特定のオプションへの申し込みや、電話機から着信音の設定をする必要があります。

それぞれの手順について詳しく解説します。

1.ナンバー・ディスプレイに申し込む

ビジネスフォンの鳴り分け設定自体に費用はかからないものの、鳴り分け設定を利用するにはNTTのナンバー・ディスプレイに申し込む必要があります。

「ナンバー・ディスプレイ」とは、相手からかかってきた電話番号を電話機に表示させるために必要なオプションのことです。

ナンバー・ディスプレイ導入にかかる費用は以下のとおりです。

NTTのナンバー・ディスプレイは、東日本と西日本で申し込み先が異なるので注意してください。

NTT東日本　申し込みサイト ／ NTT西日本　申し込みサイト

2.ビジネスフォンの鳴り分け設定をおこなう

ここからは、ビジネスフォンの鳴り分け設定の設定方法や注意点について解説していきます。

なお、鳴り分け設定はNTTのナンバー・ディスプレイに加入した後、電話機から設定をおこなう必要があります。

それぞれ詳しく解説していきます。

鳴り分け設定のやり方

鳴り分け設定は、NTTのナンバー・ディスプレイの工事完了後、電話機から操作できるようになります。

最初に、ビジネスフォンの【メニュー】→【初期設定】→【ナンバーディスプレイ】を選択し、ナンバー・ディスプレイが有効であることを確認してください。

着信した際に相手の電話番号が表示されれば、設定が有効になっています。

再度ビジネスフォンの【メニュー】→【初期設定】→【ナンバーディスプレイ】を選択すると、鳴り分け設定の項目が表示されます。

鳴り分け設定を有効にすることで、着信履歴の中から鳴り分けさせたい番号の着信音を指定可能です。

電話機でおこなえる設定は着信音のみ

鳴り分け設定について電話機でできるのは、着信音の設定のみです。
着信音の設定は、メーカーにより操作方法は異なりますが自身でも設定できます。

なお鳴り分け設定では、内線・外線の着信音を分けたり、部署ごとに電話番号に応じて着信音を変更したりすることも可能です。

着信音の鳴り分けを設定することで、誰宛てに電話がかかってきたのか分かり、最適な担当者が電話対応できます。

しかし、電話機の主装置側の設定を変更する場合は専門業者に対応してもらう必要があります。
また、鳴り分け設定に対応していない機種もあるため利用中の電話機が鳴り分け設定に対応しているか否かの事前確認が必要です。

ビジネスフォンの導入を検討されている場合は、販売店に鳴り分け設定に対応している機種かどうかを確認しましょう。

「電話機の選び方に迷っている」「詳しくないので分からない」という方は、専門業者に相談することをおすすめします。

弊社「OFFICE110」では、鳴り分け設定がおこなえる電話機やビジネスフォンなどの電話に関するサービスを扱っています。
新しく電話機を導入する方や、鳴り分け設定の利用を検討している方は、ぜひお気軽にご相談ください。

鳴り分け設定を導入する際のポイント

鳴り分け設定を導入する際には、覚えておくべきポイントあります。

いきなり鳴り分け設定を導入しようとしても利用できなかったり、使いこなせなかったりしては導入の意味がありません。

そこで2つのポイントについて、詳しく解説していきます。

1.使用できる機能や機種を把握しておく

鳴り分け設定は、すべての電話機やビジネスフォンで利用できるわけではないため、導入前に機能を確認しておく必要があります。

対応機種の場合でも、鳴り分けの条件設定やパターンの数などが希望に合致しない可能性があるため、具体的な条件の確認をしておきましょう。

とくに古い機種やシステムを利用している場合は、鳴り分け設定に対応しておらず、機器の入れ替えが必要なケースもあります。
鳴り分け設定を導入する前に、使用できる機種を確認しておくことが大切です。

2.電話業務の社内トレーニングを実施する

鳴り分け設定を導入しても、使いこなせなくては意味がありません。
従業員に対して、電話業務のトレーニングを実施することをおすすめします。

具体的には、鳴り分け設定の操作方法や着信音の共有などが必要になるでしょう。

電話業務のトレーニングをおこなうことで、電話がかかってきた際に相手に応じた最適な従業員が電話に出ることが可能です。

また、部署ごとの着信音のリストを作成しておくと、新たに部署が増えた際や変更があった際にもスムーズに対応できます。

これらの対策により、電話に関係ない従業員の業務がスムーズに進行でき、業務効率の向上が期待できます。

鳴り分け設定に関するよくある質問

鳴り分け設定について解説しましたが、まだ分からない点がある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで、鳴り分け設定を利用する際のよくある質問について解説していきます。
疑問点を解消し、ビジネスフォンの鳴り分け設定を使いこなしましょう。

1.鳴り分け設定をしていても他の部署の電話に対応できる？

鳴り分け設定をしても、従来通り、他の部署宛の電話に応答できます。

鳴り分け設定は、電話がかかってきた際の着信音を鳴り分けさせることで、どの部署宛ての電話なのか判別しやすくするためのものです。

変わるのは電話機の着信音のみですので、他部署の電話も受けられます。

2.家庭用電話機でも鳴り分け設定できる？

利用している電話回線が、ひかり電話であれば可能です。

具体的には、自宅でビジネスをおこなっており複数の回線を持っている方や、電話機とファックスの着信音を区別したいなどの用途で利用されています。

ただし、家庭用電話機で鳴り分け設定する際にもナンバー・ディスプレイへの加入が必要になるため注意しましょう。

どんなお悩みも解決！電話業務に関するご相談はOFFICE110へ

弊社「OFFICE110」では、ビジネスフォンやクラウドPBXを取り扱っており、電話対応に関する業務改善のサポートをおこなっております。

現在、鳴り分け設定を検討している方や、これからビジネスを始める方、業務拡大に伴い電話設備を検討している方に対して、専門スタッフが豊富な知識と経験を活かして導入をバックアップ。

ビジネスフォンやクラウドPBXの販売から保守対応まで幅広く対応可能ですので、電話対応の業務改善を検討している方は、ぜひ一度「OFFICE110」にお問い合わせください。

まとめ

本記事では、ビジネスフォンの「鳴り分け設定」について解説しました。

鳴り分け設定を活用することで、誰から電話がかかってきているか着信音で判別できるようになります。
これにより、最適な担当者が電話対応することで、他の担当者が電話を取り次ぐ手間がなくなり、業務効率が向上します。

またこの対策により、顧客は迅速に担当者とつながることができ、スピード感ある対応を受けることができます。
その結果、企業へのイメージアップや顧客満足度向上にも期待が持てるでしょう。

鳴り分け設定を導入する場合、対応している電話機を導入する必要があります。
「OFFICE110」ではビジネスフォンを取り扱っており、電話対応業務の改善や組織拡大のための電話設備の新規設置・増設などあらゆる面でサポート可能です。

電話対応の業務改善を検討している方は、ぜひ一度「OFFICE110」までご相談ください。
専門スタッフが、豊富な知識と経験から最適なビジネスフォンの選び方や設定について全力でサポートいたします。