ビジネスフォンの選び方｜失敗しない4つのポイントと見積もり前の確認事項

ビジネスフォン（ビジネスホン）を選ぼうと思っても、機種の数が多く、「何を基準に決めればよいのか分からない」と迷いやすいものです。特に、台数・機能・働き方・予算の整理が曖昧なまま比較を始めると、導入後に使いにくさや追加費用で悩むことがあります。

この記事では、ビジネスフォン選びで先に整理したい4つのポイントと、見積もり前に確認しておきたい事項を、初心者にもわかりやすくまとめます。

ビジネスフォン選びで先に決めるべき4つのこと

ビジネスフォン選びで大切なのは、機種名より先に自社の条件を整理することです。

利用人数・設置台数・将来の増設予定

ビジネスフォン選びでまず整理したいのは、今何台必要かだけではありません。

本当に見るべきなのは、次の3点です。

この確認を先にしておくと、今は足りてもすぐに窮屈になる構成を避けやすくなります。

必要機能と不要機能

次に、「あると便利」ではなく「業務に必要か」で機能を絞ることがビジネスフォン選びで重要です。

よく比較されるのは次のような機能です。

• 内線通話
• 外線転送
• 通話録音
• 留守番電話
• スマホ連携
• ダイヤルイン
• 代表着信の取り次ぎ

ここで大切なのは、機能を増やすこと自体を目的にしないことです。
営業、受付、サポート、現場対応など、どの業務で電話を使うかを先に整理すると必要な機能が見えてきます。

働き方と設置場所

ビジネスフォンは、席数だけでなく、働き方に合っているかでも選び方が変わります。

固定席中心の会社なら、卓上電話機を中心に考えやすいです。
一方で、外出が多い会社や在宅勤務を取り入れている会社では、スマホ連携や転送の考え方が重要になります。

クラウドPBXは、そのPBX機能をクラウド上のサーバーから提供するサービスでスマートフォンを内線端末のように使えるサービスもあります。

予算感と導入方法の考え方

最後に整理したいのが、予算をどう見るかです。
ここでいう予算は、単純な機器代だけではありません。

見るべきなのは、主に次の3つです。

この段階では、まだ新品・中古・購入・リース・レンタルを決め切らなくて大丈夫です。
大切なのは、「初期費用重視」か「長く使いやすい形重視」かを先に決めることです。

4つの条件から自社に合う選択肢を絞る考え方

結論から言えばと、人数や価格だけで選ばず、「どんな働き方で、どの機能を、どのくらいの規模で使うか」で候補を絞るのがビジネスフォン選びで失敗しにくい考え方です。

従来型ビジネスフォンを優先しやすいケース

次のようなケースでは、従来型ビジネスフォンを比較の中心に置きやすいです。

固定席中心の会社では、卓上電話機を使った運用のほうが現場に合うことも少なくありません。

クラウドPBXも比較対象に入れたいケース

一方で、次のような会社はクラウドPBXも比較対象に入れる価値があります。

新品・中古・導入方法について

「新品と中古のどちらが合うか」、「購入・リース・レンタルのどれが合うか」は、次の比較論点として切り分けて考えるほうが判断しやすくなります。

ビジネスフォン選びで失敗を防ぐために確認したいポイント

ビジネスフォンの見積もりで失敗しにくくするコツは、「何がほしいか」ではなく「今どう使っていて、今後どう使いたいか」を伝えられる状態にしておくことです。

今使っている電話環境で確認したいこと

まずは、現状把握が大切です。
確認しておきたいのは、主に次の項目です。

特に、今の番号をそのまま使いたいかは早めに整理しておきたいポイントです。

スマホ利用・転送・在宅対応で確認したいこと

電話機を何台置くかだけでなく、誰がどこで電話を受けるかも重要です。

次のような点を決めておくと、プロに相談した際の提案の精度が上がります。

スマホ連携は便利ですが、対応サービスや条件によって差があります。

見積もり時に伝えるべき情報

ビジネスフォンの見積もりを取る前に、次の内容を整理しておくと話が進みやすくなります。

以上の内容まで整理できていれば、機種提案や導入方法の比較がかなりスムーズになります。

よくあるご質問

まとめ

ビジネスフォンの選び方で大切なのは、機種名から入らず、先に判断軸を整理することです。

失敗しにくくするために、まず確認したいのは次の4点です。

1. 利用人数・設置台数・増設予定
2. 必要機能と不要機能
3. 働き方と設置場所
4. 予算感と導入方法の考え方

この4つが整理できると、従来型ビジネスフォンとクラウドPBXの比較もしやすくなり、新品・中古・導入方法の違いも読み解きやすくなります。