病院・クリニックでクラウドPBXにすると何が変わる？PHS・内線・電話対応を解説

病院やクリニックなどの医療機関でクラウドPBXを導入すると、スマートフォンを内線として使うなど、代表電話の受け方や取次ぎ方法を見直す選択肢が広がります。

ただし、現在利用しているPBXや構内PHS、院内ネットワーク、ナースコールなどによって、クラウド化できる範囲や適した構成は異なります。既存の電話設備を一律に置き換えるのではなく、残す設備・変更する設備・併用する設備を整理して、自院に合う導入方法を検討しましょう。

本記事では、病院・クリニックでクラウドPBXにすると電話運用がどう変わるのか、PHSや既存PBXをどう扱うのか、導入前に確認したいポイントまで整理します。

病院・クリニックでクラウドPBXにすると何が変わる？

病院・クリニックでクラウドPBXを導入すると、固定電話中心の運用から、スマートフォン内線や代表電話の受け方・取次ぎ方まで見直せる可能性があります。

特に、院内を移動する職員への連絡や受付に集中する電話の取次ぎ、複数施設間の内線などは、クラウドPBXを活用することで運用方法の選択肢を広げられます。

ただし、利用できる端末や機能、院外での利用可否などはサービスやネットワーク環境によって異なります。現在の電話設備をそのまま置き換えるのではなく、自院で変えたい運用を整理してから構成を検討しましょう。

スマートフォンを内線として使える

クラウドPBXでは、対応するスマートフォンアプリなどを利用し、スマートフォンを院内の内線端末として使えるサービスがあります。

固定電話の近くにいなくても着信を受けられるため、院内を移動する職員への連絡方法を見直す選択肢になります。たとえば、受付から担当者へ電話を取り次ぐ際に、担当者が自席へ戻るまで待つのではなく、スマートフォンへ内線を転送するといった運用が考えられます。

病院で構内PHSを利用している場合も、スマートフォン内線は移行先の候補になります。ただし、PHSをスマートフォンへ単純に置き換えられるとは限りません。院内の電波環境やネットワーク、既存PBX、PHSと接続している設備などを確認し、現在の運用を維持できるかを個別に判断します。

スマートフォン内線の仕組みについては、クラウドPBXでスマートフォンを内線化する仕組みもあわせてご確認ください。

代表電話・受付電話の受け方や取次ぎを見直せる

クラウドPBXを活用すると、代表電話を誰が、どの端末で受けるかという運用も見直せます。

病院やクリニックでは、受付に予約・診療時間・アクセス・担当部署への問い合わせなどさまざまな電話が入り、その都度担当者を確認して取り次いでいるケースがあります。

クラウドPBXのサービスによっては、着信先を複数の端末に設定したり、IVR（自動音声応答）を利用して問い合わせ内容ごとに着信先を振り分けたりできます。こうした仕組みを利用すれば、すべての電話を一度受付で受けてから転送する運用だけでなく、電話の内容に応じて受け方を設計することも可能です。

ただし、IVRや着信振り分けなどの機能はすべてのクラウドPBXに標準搭載されているわけではありません。
必要な運用を先に整理し、それに対応するサービスやプランかを確認しましょう。

院外や別拠点でも同じ電話環境を使いやすくなる

クラウドPBXは、クラウド上のPBX機能へネットワーク経由で接続するため、対応する端末と通信環境があれば、院内だけでなく別拠点や院外でも電話機能を利用できるサービスがあります。

たとえば、同じ医療法人が病院・クリニック・事務所など複数施設を運営している場合、それぞれ独立した電話設備だけで運用するのではなく、拠点間の内線化や電話番号の受け方をまとめて設計できる場合があります。

また、サービスや院内ルールによっては、外出中や別拠点にいる担当者がスマートフォンなどで電話を受ける運用も検討できます。

一方、医療機関では端末の持ち出しやネットワーク利用について独自のセキュリティルールを設けている場合があります。
単に「院外でも電話を受けられるから便利」と判断するのではなく、どの職員が、どの端末から、どこまで電話機能を利用できるようにするかまで決めておきましょう。

こんな電話課題がある病院・クリニックはクラウドPBXを検討しやすい

クラウドPBXはすべての医療機関に一律で導入するものではなく、現在の電話対応や設備に課題があり、その見直し手段として機能が合う場合に検討するのが基本です。

特に、次のような状況では、従来の電話環境をそのまま更新するだけでなく、クラウドPBXを含めて構成を見直す余地があります。

クリニックでは、予約や診療時間、アクセスなどの問い合わせが受付へ集中し、少人数のスタッフが窓口業務と電話対応を並行しているケースがあります。このような場合は、代表電話の受け方や着信先を見直すことが、電話対応の負担を整理するきっかけになります。

クリニックで利用する電話機やビジネスフォン自体の選び方については、クリニック向けビジネスフォンの選び方と導入時の注意点で詳しく解説しています。

一方、規模の大きな病院では、受付電話だけでなく、院内を移動する職員への連絡、構内PHS、既存PBX、複数部署・複数拠点の内線など、検討する範囲が広くなります。クリニックと同じ構成をそのまま当てはめず、現在の設備や運用を確認したうえで導入範囲を決めます。

また、PBXやPHSの更新時期は電話環境を見直す一つのタイミングですが、老朽化しているからクラウドPBXへ変更すべきとは限りません。現在の設備を更新する方法、既存設備を一部残す方法、クラウドPBXへ移行する方法を比較し、自院の運用に合う構成を選びましょう。

PHS・固定電話・既存PBXはクラウドPBX導入時にどう扱う？

クラウドPBXを導入するからといって、現在使っているPHS・固定電話・PBXをすべて一度に廃止する必要があるとは限りません。

設備ごとに「置き換える」「残す」「一時的に併用する」を分けて考えます。特に病院では、電話端末だけでなく周辺設備や院内の運用と既存PBXが関係している場合があるため、現在の構成と用途を整理してからクラウド化する範囲を決めましょう。

構内PHSは現行設備と利用目的を確認して移行を判断する

病院で現在も構内PHSを利用している場合は、院内でどのような構成・用途で使っているかを確認してから移行を判断します。

通信事業者が提供していた公衆PHSサービスは終了していますが、病院などでPBX・基地局・端末を使って運用する構内PHSは別に考える必要があります。

端末や基地局、PBXの老朽化などをきっかけにスマートフォン内線への移行を検討する医療機関もありますが、通話機能だけを比較すればよいわけではありません。院内の電波環境やWi-Fi、現在のPBX、PHSと関係する周辺設備などを確認し、必要な運用を維持できるかを判断します。

「PHSを使っている＝クラウドPBXへ交換する」と決めず、まず現在の構内PHSが担っている役割を洗い出すことが出発点です。
構内PHSの現状や代替方法については、PHS終了後の構内PHSの運用と代替手段もご確認ください。

固定電話機を残せるかはサービス・構成によって異なる

クラウドPBXを導入しても、スマートフォンだけで電話環境を構成する必要はありません。サービスや接続方式によっては、固定電話機を利用する構成も可能です。

たとえば受付や事務室など、職員が決まった場所で電話を受ける部署では固定電話機の方が運用しやすい場合があります。
一方、院内を移動する職員にはスマートフォンを利用するなど、利用場所や業務に応じて端末を使い分ける考え方もあります。

ただし、現在使用している固定電話機をそのまま接続できるかは、電話機の種類やクラウドPBXの仕様、必要な接続機器などによって変わります。「クラウドPBXにすれば今の電話機をすべてそのまま使える」「固定電話機は不要になる」と一律に判断せず、残したい端末がある場合は導入前に対応可否を確認しましょう。

既存PBXを残して段階的に移行する方法もある

大規模な病院など、既存の電話設備を一度に切り替える影響が大きい場合は、既存PBXを残しながらクラウドPBXを併用し、段階的に移行する方法も検討できます。

たとえば、既存の固定電話環境をすぐには変更せず、一部の部署や拠点からスマートフォン内線を導入するといった考え方です。
段階的に切り替えることで、新しい電話運用を確認しながら移行範囲を広げられる場合があります。

ただし、既存PBXとクラウドPBXを併用できるか、どのような機器や設定が必要になるかは現在の設備や導入するサービスによって異なります。複数の電話システムを併用することで、管理や障害時の切り分けが複雑になる場合もあります。

併用方法を検討している場合は、クラウドPBXと既存PBXを併用するメリット・注意点もあわせてご確認ください。

現在の電話番号を継続できるか確認する

病院・クリニックでは、患者や取引先、地域の関係機関などへ電話番号が広く案内されていることも多いため、現在の電話番号を継続できるかは導入前に確認しておきたいポイントです。

クラウドPBXへ移行しても現在の電話番号を継続できるケースはありますが、すべての番号を必ずそのまま移行できるわけではありません。番号の種類や現在の契約、移行先サービス、利用場所などによって条件が異なります。

既存番号を維持したい場合は、現在利用している電話サービスを先に解約せず、番号の引き継ぎ可否と切り替え方法を確認してから手続きを進めましょう。詳しい条件は、クラウドPBXで電話番号を引き継ぐ方法で解説しています。

ナースコールなど院内設備との関係も確認が必要

病院でクラウドPBXを検討する場合は、電話やPHSだけでなく、現在のPBXや端末と連携している院内設備への影響も確認します。

特にナースコールは、PBXやPHS、スマートフォンなどと組み合わせて呼び出しを受ける構成があります。
現在必要としている呼び出しや通話の運用を維持できるかを確認してから、クラウドPBXの構成を決めましょう。

ナースコールはクラウドPBXなら必ず連携できるわけではない

ナースコールとクラウドPBXを連携できる製品・構成はありますが、クラウドPBXであればどのナースコールとも連携できるわけではありません。

接続可否はナースコールのメーカー・機種、クラウドPBX、必要な機能などによって異なります。
必要な機器や接続方式も構成ごとに確認が必要です。

実際にクラウドPBXとナースコールを連携した導入例もありますが、特定の製品・機器・アプリを組み合わせた個別構成です。
個別事例をそのまま自院へ当てはめず、自院の設備構成に合わせて判断します。

現在PBX・PHSと接続している設備を確認する

まず、現在のPBXやPHSが電話以外のどの設備・運用と関係しているかを洗い出します。

確認したいのは、ナースコールからの呼び出しをどの端末で受けているか、内線通話とどのように使い分けているか、現在のPBXやPHSを変更したときに影響を受ける機能がないかという点です。

電話設備だけを見て構成を変更すると、外線や内線は使えても、これまで端末で受けていた呼び出しが使えなくなる可能性があります。クラウドPBX側だけでなく、ナースコールなど既存設備の提供会社にも確認し、必要な機能を維持できる構成かを整理しておきましょう。

医療機関がクラウドPBX導入前に確認したいポイント

病院・クリニックでは、必要な電話機能だけでなく、院内ネットワーク、端末管理、障害時の連絡手段、緊急通報まで含めて導入条件を確認しましょう。

医療機関では、電話が使えないことで院内外の連絡に影響が出る可能性があります。平常時に利用できるかだけで判断せず、通信障害や停電が発生した場合も想定して電話環境を設計することが大切です。

院内ネットワーク・Wi-Fiで安定して通話できるか

クラウドPBXはネットワークを利用して通話するため、院内の通信環境は通話品質や利用できる場所に影響します。

スマートフォンを内線として利用する場合も、院内のどこで使用するのかを確認し、実際の利用場所で安定して通信できるかを確かめます。病室や診察室、廊下など場所によって電波状況が異なる場合は、導入後の運用に支障が出ないか事前に確認しましょう。

また、データ通信と音声通信が同じネットワークを利用する構成では、通信量やネットワーク機器の設定などによって通話品質が変化する場合があります。サービスの機能だけを見るのではなく、現在の回線・LAN・Wi-Fiで必要な通話品質を確保できるかを実際の利用環境に合わせて確認します。

セキュリティと端末管理をどうするか

スマートフォンを院内業務に利用する場合は、クラウドPBXのセキュリティ機能だけでなく、端末を誰が管理し、紛失や不正利用をどのように防ぐかという運用面も決めておきます。

端末を業務利用する場合は、利用者認証や端末ロックなどの基本設定に加え、アプリ・OSの管理方法も決めておきます。紛失時や職員の退職・異動時に利用を停止する手順も必要です。

また、クラウドPBX用のスマートフォンで電子カルテなどの医療情報システムにもアクセスする場合や、患者に関する情報を端末で取り扱う場合は、電話システムだけのセキュリティとして考えるのではなく、医療機関全体の情報セキュリティ方針との整合も確認します。

医療情報を取り扱う端末・システムを含む構成では、厚生労働省の最新ガイドラインや院内規程も踏まえて運用方法を決めましょう。クラウドPBX自体の一般的な対策については、クラウドPBXのセキュリティリスクと対策も参考になります。

停電・通信障害時の連絡手段をどう確保するか

クラウドPBXはインターネット回線やネットワーク機器などを利用する構成が多いため、通信回線や機器に障害が発生すると、発着信や内線通話が利用できなくなる場合があります。

スマートフォンの場合は、院内Wi-Fiが利用できなくても携帯電話網を使える構成がありますが、クラウドPBXアプリがどの回線で利用できるか、障害時に通常の携帯電話へ切り替えられるかはサービスや設定によって異なります。

「クラウドだから災害時にも必ず使える」と判断せず、利用するサービスと院内設備の両方について障害時の動作を確認しましょう。

110・119など緊急通報の方法を確認する

クラウドPBXから110・119などへ発信できるかは、サービスや利用する端末、外線の構成によって異なります。

たとえば、スマートフォンのクラウドPBXアプリから緊急通報番号を入力すると通常の携帯電話回線へ切り替えて発信するサービスがある一方、パソコンのソフトフォンなどでは緊急通報へ発信できないサービスもあります。

「クラウドPBXは110・119へ発信できる」「できない」と一律に判断せず、病院・クリニックでは、緊急時にどの端末からどの回線を使って発信するのかを導入前に確認しましょう。詳しくは、クラウドPBXの緊急通報・利用上の規制をご確認ください。

クラウドPBXをどこまで導入する？全面移行・部分移行の考え方

病院・クリニックでクラウドPBXを検討するときは、「導入するか、しないか」だけでなく、どの範囲までクラウド化するかを決めることが重要です。

現在のPBXやPHS、固定電話、ナースコールなどの構成によっては、電話環境をまとめて移行できる場合もあれば、既存設備を残しながら一部だけクラウド化した方が適している場合もあります。自院の設備と業務への影響を確認し、全面移行・部分移行・現状維持を含めて比較しましょう。

全面移行を検討しやすいケース

現在の電話環境とクラウドPBXの要件を整理した結果、既存設備を残す必要が少なく、必要な電話運用をクラウドPBX側で実現できる場合は、全面移行を検討しやすくなります。

既存PBXやナースコールなど周辺設備との連携が少なく、必要な電話番号・端末・機能を移行先のクラウドPBXで満たせる場合は、電話環境全体の移行を検討しやすくなります。

ただし、現在の電話番号を継続できるか、利用したい固定電話機やスマートフォンに対応しているか、院内ネットワークで安定して通話できるかなどは事前確認が必要です。全面移行を選ぶ場合も、既存PBXを撤去すること自体を目的にせず、現在必要な電話機能と運用を新しい構成で維持できることを確認してから切り替えましょう。

既存設備を残して部分移行するケース

既存PBXや周辺設備をすぐに変更できない場合は、一部の部署・端末・拠点からクラウドPBXへ移行する方法も選択肢になります。

たとえば、病棟では現在のPHSや既存設備を維持しながら、事務部門や別拠点ではスマートフォン内線を利用するといったように、業務や設備への影響が比較的小さい範囲から導入する考え方です。

また、複数の病院・クリニックを運営している場合は、新しい拠点からクラウドPBXを採用し、既存施設についてはPBXの更新時期に合わせて移行を検討する方法もあります。

ただし、既存PBXとクラウドPBXを併用すると、接続方法や着信ルール、内線番号、障害発生時の切り分けなど管理項目が増える場合があります。部分移行では、既存設備を残せるかだけでなく、移行期間中の電話運用を無理なく管理できるかまで確認しましょう。

現状維持も含め慎重に判断したいケース

クラウドPBXを検討しても、現在の環境によってはすぐに移行せず、既存設備を維持した方がよい場合もあります。

たとえば、現在のPBXとナースコールなど複数の院内設備が複雑に連携しており、変更による影響範囲を十分に確認できていない場合です。また、院内ネットワークがクラウドPBXの通話を安定して利用できる状態になっていない場合も、先に通信環境を整える必要があります。

PBXの更新時期だからといって、必ずクラウドPBXへ変更する必要はありません。既存PBXを更新する方法も含めて比較し、現在の運用を維持できる選択肢を検討します。

「クラウド化できる部分」と「既存設備を残した方がよい部分」を分けて考えることが、無理のない移行につながります。

病院・クリニックのクラウドPBX導入はOFFICE110へご相談ください

病院・クリニックでクラウドPBXを導入する際は、現在のPBXやPHS、固定電話、電話回線、院内ネットワークなどを整理したうえで、どこまで電話環境を変更するか検討することが大切です。

特に、既存設備を残しながら段階的に移行したい場合や、スマートフォン内線を取り入れたい場合は、必要な機能だけでなく現在の設備との関係も含めて導入条件を確認します。

OFFICE110では、クラウドPBXの導入相談・見積依頼・利用条件についてご相談いただけます。お問い合わせの際は、現在の電話環境や困っていること、今後実現したい運用をお伝えください。

自院の電話環境を一律にクラウド化するのではなく、残す設備と変更する設備を整理しながら、自院に合う構成を検討しましょう。

病院・クリニックのクラウドPBXに関するよくある質問

まとめ

病院・クリニックでクラウドPBXを導入すると、スマートフォンの内線利用や代表電話の受け方、拠点間の連絡など、現在の電話運用を見直せる可能性があります。

ただし、医療機関では既存PBXや構内PHS、固定電話、院内ネットワーク、ナースコールなどが関係しているケースもあるため、既存設備をすべてクラウドへ置き換えることが正解とは限りません。

まずは現在の電話設備と運用を整理し、残す設備・変更する設備・併用する設備を分けて考えます。あわせて、ネットワーク環境やセキュリティ、停電・通信障害時の連絡手段、緊急通報なども確認したうえで導入範囲を決めましょう。

自院に合うクラウドPBXの構成を判断する際は、「導入するかどうか」だけではなく、どこまでクラウド化すれば現在の電話運用に合うかという視点で比較することがポイントです。

病院以外も含めた活用例を確認したい方は、クラウドPBXの導入事例もあわせてご覧ください。