フリーアドレスで固定電話はどうする？内線・取り次ぎの課題と対策

フリーアドレスを導入すると、固定席に置いていた電話機や内線をそのまま使い続けるのが難しくなり、代表電話を誰が受けるのか、担当者へどう取り次ぐのかといった新たな課題が生まれます。

ただし、フリーアドレスだからといって固定電話番号までなくす必要はありません。
「固定電話機を一部残す方法」や「スマートフォンを活用する方法」など、自社の電話対応に合わせて運用を見直すことが重要です。

この記事では、フリーアドレスで起こりやすい固定電話・内線・取り次ぎの課題を整理し、代表電話の受け方やスマホ内線化を含む主な対策を解説します。

自社では固定電話をどこまで残すべきか、どのような電話環境ならフリーアドレスと両立しやすいのかを判断する際にお役立てください。

フリーアドレスで固定電話が問題になる理由

フリーアドレスで見直す必要があるのは、固定電話機の置き場所だけではありません。従来のオフィスでは「社員・座席・電話機・内線番号」がある程度固定されているため電話を取り次ぎやすい一方、自由に席を選ぶ働き方ではその前提が崩れます。

そのため、固定電話をそのまま残すかどうかだけでなく、代表電話を誰が受けるのか、担当者へどうつなぐのかまで含めて電話運用を考える必要があります。

固定席がないと電話機の置き場所が定まらない

フリーアドレスでは社員ごとの固定席がないため、「この電話機はこの社員・部署が使う」と決めた従来の運用がしにくくなります。

共有スペースなどに固定電話を残すことはできますが、着信のたびに電話機のある場所まで移動したり、誰が電話を取るのかを決めたりする必要があります。電話機の位置に社員の働き方が左右される状態では、自由に座席を選べるフリーアドレスのメリットを十分に活かせない場合もあります。

固定電話を完全になくす必要はありませんが、「座席ごとに電話機を置く」という従来の前提から見直すことがポイントです。

担当者がどこにいるか分からず取り次ぎにくい

フリーアドレスでは、電話を受けた人が担当者の居場所をすぐに把握できないことがあります。

固定席であれば座席表を確認して近くの電話機へ内線転送したり、本人が席にいるかを周囲へ確認したりできます。しかし、その日の業務に合わせて座席が変わる環境では、「○○さんをお願いします」と電話があっても、どこにいるのか分からず探す作業が発生します。

座席管理システムやチャットで所在を確認する方法もありますが、電話を取り次ぐたびに担当者を探す運用では対応する社員の負担が増えます。

そこで所在確認だけで解決しようとするのではなく、担当者がどの席にいても直接電話を受けられる環境に変えることも検討すると、フリーアドレスとの相性がよくなります。

代表電話を誰が受けるのか決める必要がある

フリーアドレスを導入しても、取引先や顧客から会社の代表番号へ電話がかかってくる企業は少なくありません。
その場合は、代表電話の受け方もあらためて決める必要があります。

従来は総務や受付など特定の席にある電話機へ着信させていたとしても、フリーアドレスでは担当者が毎日同じ席にいるとは限りません。

代表電話専用の固定電話を残す方法のほか、複数の担当者で着信を受ける方法やスマートフォンへ着信させる方法なども考えられます。

固定電話を残すかなくすかだけで判断せず「誰が電話を受け、担当者へどう取り次ぐか」という運用までセットで決めることがポイントです。

フリーアドレスなら固定電話はなくしてもよい？

フリーアドレスだからといって、固定電話を必ずなくす必要はありません。
見直すべきなのは「固定電話機をどこまで残すか」と「会社の電話番号をどう維持するか」を分けて考えることです。

社員ごとの固定席には電話機を置かず、受付や共有スペースなど必要な場所だけに残す方法もあります。
反対に、スマートフォンなどへ着信できる環境を整えれば、固定電話機を減らしながら会社の代表番号を使い続ける運用も可能です。

固定電話機を減らしても会社番号を残せるケースがある

「固定電話機をなくすこと」と「会社の固定電話番号をなくすこと」は同じではありません。

フリーアドレス化をきっかけに各席の電話機を減らしても、代表番号や部署番号を使い続けられる構成はあります。たとえば、会社の電話機能をクラウド上で利用できる「クラウドPBX」を導入し、会社番号への着信をスマートフォンやPCで受ける方法です。

そのため、「フリーアドレスにするなら電話番号も不要」とは限りません。
既存顧客や取引先が現在の代表番号を利用している場合は、電話機の削減と電話番号の維持を別々に判断する方が現実的です。

固定電話を一部残した方がよいケースもある

すべての固定電話機をなくすことが、必ずしも自社に合うとは限りません。

たとえば、受付や総務など特定の場所で代表電話を受ける運用を続けたい場合や、共有スペースに1台あれば十分な業務では、固定電話機を一部残す方が分かりやすいこともあります。

また、社内の一部業務だけ固定電話を使い、その他の社員はスマートフォンやPCで電話対応する混在運用も考えられます。

フリーアドレスの目的は固定電話をなくすことではなく、座席に縛られず働ける環境を作ることです。
固定電話を残すかどうかは、業務上その場所に電話機が必要かで判断するのが適切です。

番号をなくす前に取引先や既存運用への影響を確認する

会社の代表番号そのものを変更・廃止する場合は、社内だけでなく社外への影響も確認する必要があります。

代表番号は、Webサイトや名刺、会社案内、取引先の連絡先登録など、さまざまな場所で使われている可能性があります。
番号をなくしたり変更したりすると、周知や登録変更の対応が必要になります。

そのため、フリーアドレス化を理由にすぐ番号まで廃止するのではなく、現在の番号をどの程度利用しているか、今後も残す必要があるかを確認してから判断しましょう。

社員の固定席をなくすことと、会社の窓口となる電話番号をなくすことは別の判断です。

フリーアドレスで内線・電話取り次ぎをどうする？

フリーアドレスでは、固定席へ電話をつなぐ従来の考え方ではなく、担当者本人へ直接つなげる電話運用を考える必要があります。

そのためには、担当者の居場所を把握する方法に加えて、内線番号の割り当て方や代表電話の受け方、不在時の転送ルールまで整理しておきます。

担当者の居場所を確認できる仕組みを用意する

フリーアドレスで従来と同じ取り次ぎを続ける場合は、まず担当者がどこにいるのか確認できる仕組みが必要です。

座席管理システムで利用中の席を確認したり、ビジネスチャットの在席状況を確認したりする方法があります。小規模なオフィスであれば、社員同士で声を掛けて確認できる場合もあるでしょう。

ただし、電話が入るたびに担当者の席を探してから取り次ぐ運用では、受電する社員の負担が増えやすくなります。

所在確認だけで解決しようとするのではなく、担当者がどの席にいても直接電話を受けられる環境に変えることも検討しましょう。

内線番号を座席ではなく社員にひも付ける

フリーアドレスでは、内線番号を座席や固定電話機ではなく、社員本人が利用する端末にひも付ける考え方が適しています。

たとえばスマートフォンを内線端末として利用できる環境であれば、社員がその日どの席を選んでも、社員ごとに割り当てた内線番号で、その社員のスマートフォンを呼び出せます。電話を受けた人も担当者の座席を探す必要がなく、担当者のスマートフォンへ内線で直接つなぎやすくなります。

特に席替えのたびに電話機を移動したり、内線番号を変更したりしている企業では、「席に内線を割り当てる」から「人に内線を割り当てる」へ変えることが、フリーアドレス化を進める一つのポイントになります。

スマートフォンを内線として利用する具体的な方法や仕組みは、スマホ内線化の仕組み・方法を解説した記事で詳しく確認できます。

代表電話を受ける担当者と転送ルールを決める

担当者本人へ直接つながる環境を整えても、代表番号にかかってくる電話への対応ルールは必要です。

まず、代表電話を誰が受けるのかを決めます。
総務や受付など特定の担当者が受ける方法のほか、複数人で着信を受ける運用や、担当部署ごとに対応する方法も考えられます。

そのうえで、担当者が電話に出られない場合の対応も決めておきましょう。
別の担当者へ転送するのか、折り返し対応にするのか、伝言を残すのかなど、ルールを統一しておくと取り次ぎが滞りにくくなります。

フリーアドレスでは座席が変わるため、「誰がどの電話機を使うか」よりも「誰が受け、誰へつなぎ、不在時はどう処理するか」という運用ルールを決めておくことがポイントです。

フリーアドレスの電話運用を見直す方法

フリーアドレスで電話対応を続ける方法はいくつかあり、現在の設備や代表電話の受け方、電話対応を行う社員の人数によって適した方法は変わります。固定電話を一部残す方法やコードレスフォンを使う方法、スマートフォンを活用する方法などを比較し、自社の運用に合う形を選びましょう。

判断の基準は、固定電話を何台なくせるかではなく、社員が席を移動しても電話対応が滞らないかどうかです。

固定電話を一部残す

すべての固定電話機をなくさず、代表電話を受ける場所や受付、共有スペースなど必要な場所だけに残す方法です。

現在の電話運用を大きく変えずにフリーアドレスを始めやすく、電話対応を担当する社員がある程度決まっている企業では採用しやすい方法です。

コードレスフォンを利用する

固定電話機の代わりにコードレスフォンを利用すれば、一定の範囲内で端末を持ち運びながら電話対応できます。

オフィス内を移動する程度であれば、座席変更のたびに電話機を移設する必要がなくなるため、固定電話より柔軟に使えます。

ただし、社員ごとに端末を持たせる場合は端末管理が必要になり、利用できる範囲も機器や設備によって異なります。

固定電話への着信をスマートフォンへ転送する

現在の会社番号への着信を、社員のスマートフォンへ転送する方法もあります。

既存の電話番号や電話設備を活用しながら、固定電話機の近くにいなくても着信へ対応できる点がメリットです。フリーアドレスを小さく始めたい場合や、まず受電場所の制約だけを減らしたい場合には選択肢になります。

ただし、単純な電話転送とスマートフォンの内線化は同じではありません。

電話代行サービスを利用する

代表電話の一次対応を社外の電話代行サービスへ任せる方法もあります。電話代行側で用件を受け、チャットやメールなどで担当者へ連絡する運用にすれば、社内に代表電話の受電担当者を常駐させる必要を減らせます。

代表電話の受電負担を減らしたいのか、社内の電話環境全体を見直したいのかで使い分けましょう。

クラウドPBXでスマートフォンを内線化する

クラウドPBXを利用し、スマートフォンを内線端末として使う方法もあります。

社員がその日どの席を選んでも、社員ごとに割り当てた内線番号でスマートフォンを呼び出せるため、担当者の座席を探して電話を取り次ぐ手間を減らせます。代表電話への着信をスマートフォンで受けたり、社員同士で内線通話したりできるサービスもあります。

ただし、利用できる機能や対応する電話番号、端末、ネットワーク条件はサービスによって異なります。
具体的な導入方法や費用まで検討する場合は、スマホ内線化の仕組みを確認したうえで比較しましょう。

クラウドPBXがフリーアドレスと相性がよい理由

クラウドPBXは、電話機を特定の座席に固定せず、スマートフォンなどを内線端末として利用できるため、フリーアドレスと組み合わせやすい仕組みです。ただし、クラウドPBXを導入したからといって、固定電話をすべてなくす必要はありません。

受付の固定電話だけを残す、代表電話を担当者のスマートフォンで受ける、複数人で着信に対応するなど、現在の電話対応や社員数に合わせて運用を組み合わせられます。

席が変わっても担当者のスマートフォンへ内線でつなげられる

スマートフォンを内線端末として利用できる環境であれば、社員がその日どの席を選んでも、社員ごとに割り当てた内線番号でスマートフォンを呼び出せます。

電話を受けた人も担当者の座席を探す必要がなく、担当者のスマートフォンへ内線で直接つなぎやすくなります。サービスによっては、内線通話だけでなく保留や転送など、ビジネスフォンで使っていた電話操作をスマートフォンで行えるものもあります。

従来のように「この席にこの電話機、この内線番号」と固定するのではなく、社員本人に電話環境をひも付けられることが、クラウドPBXとフリーアドレスの相性がよい大きな理由です。

代表電話の受け方を自社に合わせて設計できる

フリーアドレスでは、「代表電話をどの固定電話で受けるか」ではなく、最初に誰が受け、そこから担当者へどうつなぐかを考えることがポイントです。

以下は、クラウドPBXを利用した場合に考えられる代表的な電話運用例です。
実際に設定できる着信方法や対象端末、同時に呼び出せる台数などは、利用するサービスやモデルによって異なります。

たとえば、代表電話の受け方を今までと大きく変えたくない企業なら、受付や総務に固定電話を残し、そこから各担当者のスマートフォンへ内線で取り次ぐ方法があります。一方、受付担当者自身もフリーアドレスで働く場合は、その担当者のスマートフォンで代表電話を受け、各社員へ内線転送する運用もできます。

また、1人だけに代表電話を集中させず、複数の担当者で着信を受ける方法もあります。小規模なオフィスでは複数社員で受電し、社員数が多い場合は総務や営業など受電する担当者を絞るといった設計も検討できます。

「クラウドPBXを導入すること」と「固定電話をすべて撤去すること」は同じではありません。
固定電話とスマートフォンを併用しながら段階的に移行することも含め、自社の電話対応に合わせて運用を考えましょう。

会社の代表番号をスマートフォンで利用する仕組みについては、クラウドPBXで代表電話をスマホ利用する方法もご確認ください。

受付電話も固定席を前提としない運用へ見直せる

フリーアドレス化では、社員の固定電話だけでなく、エントランスの受付電話も見直せます。

たとえばタブレット受付システムを利用し、来訪者が画面から担当者を選んで呼び出す仕組みにすれば、受付担当者が「担当者は今日どこに座っているのか」を確認して取り次ぐ流れを減らせます。

OFFICE110が提供するクラウドPBXの「OFFICE PHONE」では、エントランスのタブレットから担当者を内線で呼び出し、スマートフォン・PC・対応する卓上電話機などで受ける「タブレット受付システム」があります。
（※タブレット受付システムをご利用いただけないプランがございます。）

そのため、以下のような電話や受付を固定席だけに依存しない形へ見直すこともできます

• 社員への内線はスマートフォン
• 代表電話は固定電話またはスマートフォン
• 来客受付はタブレットから担当者を呼び出す

タブレットを使った受付電話の仕組みについては、タブレット受付システム【OFFICE PHONE】で詳しく紹介しています。

自社に合う運用は現在の電話対応から考える

フリーアドレスにクラウドPBXを導入するときは、「固定電話を何台減らせるか」だけで考えることではなく、以下の内容を整理することがポイントです。

そのうえで、「固定電話を一次受付として残すのか」、「受付担当者のスマートフォンで受けるのか」、「複数人で対応するのか」を決めると、自社に合った電話環境を考えやすくなります。

フリーアドレスとクラウドPBXを組み合わせる目的は、固定電話をなくすことではなく、働く場所が変わっても電話対応が滞らない環境を作ることです。

フリーアドレスの電話環境を見直すときの確認ポイント

フリーアドレスの電話運用には、受付の固定電話を残す方法や担当者のスマートフォンで代表電話を受ける方法、複数人で着信に対応する方法など、さまざまな組み合わせがあります。

どの運用が自社に合うかを判断するには、現在の電話対応を基準に、「誰が受けるか」「誰へつなぐか」「どの端末を使うか」を整理することが重要です。

代表電話・固定電話番号の運用を決める

まず、代表電話を誰が受けるのかを決めます。

たとえば、受付や総務の固定電話を一次受付として残すのか、担当者のスマートフォンで受けるのか、複数人で着信に対応するのかによって、必要な電話環境は変わります。

あわせて、現在使用している代表番号や部署番号を今後も残す必要があるか整理しましょう。既存顧客や取引先が利用している番号であれば、電話機を減らしても番号は維持したいというケースも考えられます。

ただし、現在の固定電話番号をそのまま利用できるかどうかは、契約している電話回線や導入するサービスによって条件が異なります。
「固定電話機を残すか」と「現在の電話番号を残せるか」は別々に確認することが必要です。

スマホ内線化する対象と端末を決める

次に、どの社員までスマートフォンを内線端末として利用するのかを決めます。

たとえば、電話対応が多い営業担当者だけをスマホ内線化する方法もあれば、代表電話を受ける総務担当者を含めて広く利用する方法もあります。受付だけ固定電話を残し、それ以外の社員をスマホ内線化する構成も選択肢です。

全社員を一律にスマホ内線化するのではなく、電話を受ける人・取り次がれる人・会社番号から発信する必要がある人を整理して対象を決めると、必要な端末や運用を考えやすくなります。

あわせて、社用スマートフォンを配布するのか、私物端末を利用するのかなどの端末管理方針も整理します。
対応するスマートフォンやアプリ、利用条件はサービスによって異なるため、導入前に確認しておきましょう。

現在の電話設備・電話回線・ネットワーク環境を確認する

フリーアドレス化に合わせてクラウドPBXを導入する場合でも、現在の電話設備をすべて一度に入れ替えるとは限りません。

受付用の固定電話だけを残したり、現在使っている固定電話や社内の電話設備を一部残しながら、新しい電話環境と組み合わせたりできるケースもあります。そのため、現在利用している電話回線・電話番号・電話機などを確認し、どこまで残して、どこから変更するのかを整理しておきましょう。

また、クラウドPBXやスマートフォンで通話する場合は、社内のインターネット環境も通話の安定性に関係します。
利用人数や同時に電話する人数、Wi-Fiの利用状況などを確認し、日常業務で安定して通話できる環境になっているかも確認します。

フリーアドレスに適した電話環境は、会社ごとの受電体制や現在の設備によって異なります。
固定電話を何台減らすかから考えるのではなく、現在の電話対応を整理したうえで、自社に合う運用を設計することがポイントです。

フリーアドレスの電話運用はOFFICE110へご相談ください

フリーアドレスに適した電話環境は、現在の受電方法や社員数、固定電話を残したい場所、使用中の電話番号や設備によって変わります。

「受付の固定電話だけ残したい」「代表電話は担当者のスマートフォンで受けたい」「複数人で着信に対応したい」など、希望する運用が見えていても、現在の電話環境からどこまで変更すればよいのか判断しにくいケースがあります。

OFFICE110では、クラウドPBX「OFFICE PHONE」を3タイプご用意しており、企業規模や必要な機能、現在の電話環境、フリーアドレス化後の運用方法を確認したうえで、自社に合う構成をご提案できます。

フリーアドレス化では、固定電話をすべてなくすことが正解とは限りません。現在の電話対応を整理し、「誰が受けるか」「誰へつなぐか」「どの端末を使うか」から自社に合う構成を考えることがポイントです。

固定電話を一部残したい場合から、スマートフォン中心の電話環境へ見直したい場合まで、フリーアドレスに合わせた電話運用についてOFFICE110へお気軽にご相談ください。

フリーアドレスの電話に関するよくある質問

まとめ

フリーアドレスを導入する際は、固定電話をなくすことだけを考えるのではなく、代表電話を誰が受けるのか、担当者へどう取り次ぐのか、どの端末を使うのかまで含めて電話運用を見直すことが重要です。

受付の固定電話を残して担当者のスマートフォンへ内線でつなぐ方法もあれば、代表電話を複数人のスマートフォンで受ける方法や、固定電話を減らしてスマートフォン中心の運用に切り替える方法もあります。会社の規模や現在の電話対応によって、適した構成は異なります。

クラウドPBXを活用すれば、固定席ではなく社員本人に電話環境をひも付けやすくなり、フリーアドレスでも内線や電話取り次ぎを行いやすい環境を構築できます。ただし、現在の電話番号や設備を残せるか、どの社員までスマホ内線化するかなどは事前に確認が必要です。

まずは現在の電話対応を整理し、「誰が受けるか」「誰へつなぐか」「どこまで固定電話を残すか」を決めたうえで、自社に合う電話環境を検討しましょう。