クラウド電話とは？仕組み・メリット・デメリットと導入前の注意点

「クラウド電話とは、どのような電話システム？」「クラウドPBXとは何が違うの？」と疑問をお持ちではありませんか。

クラウド電話とは、クラウド上の電話交換機能を利用し、対応するスマートフォンやパソコンなどから会社の電話を使えるようにするサービスです。

対応するサービスを利用すれば、会社番号で発着信したり、離れた社員や拠点間で内線通話をしたりできます。ただし、利用できる電話番号や端末、必要な機器、通話品質などはサービスや通信環境によって異なります。

この記事では、クラウド電話とクラウドPBXの関係、従来のビジネスフォンとの違い、メリット・デメリット、導入前に確認したいポイントを解説します。

クラウド電話とは？クラウドPBXとの関係

クラウド電話では、従来はオフィス内の主装置が担っていた発着信・内線・保留・転送などの制御を、クラウド上の電話交換機能から利用します。

サービスの条件に合うスマートフォン、パソコン、IP電話機などを使用し、会社番号での発着信や内線通話などを行います。

ただし、クラウド電話だからといって、すべての機器や配線が不要になるわけではありません。
利用するサービスや端末によっては、固定電話機、アダプター、ゲートウェイ、LAN配線などが必要です。

また、現在の電話番号を継続できるか、利用できる機能、必要なインターネット環境などもサービスごとに異なります。導入時は、電話サービスだけでなく、現在の電話環境全体を確認する必要があります。

クラウド電話の仕組み

クラウド電話では、電話の発着信や内線を制御する交換機能を、サービス提供事業者が用意したクラウド環境から利用します。

利用者は、インターネットなどのネットワークを通じてクラウド上の電話交換機能へ接続します。対応するサービスであれば、オフィス内の固定電話機だけでなく、外出先のスマートフォンやテレワーク中のパソコンからも会社の電話機能を利用できます。

電話の発着信に必要な番号や回線の提供方法はサービスによって異なります。
現在の電話番号を利用する構成、クラウド電話用に新しい番号を取得する構成、既存PBXと連携する構成などがあります。

クラウドPBX全体の構成や電話交換の仕組みは、クラウドPBXの仕組みを基礎から詳しく解説した記事をご覧ください。

従来のビジネスフォンとの違い

クラウド電話と従来のビジネスフォンの主な違いは、電話交換機能をどこに置き、どのような端末やネットワークから利用するかです。

比較項目	クラウド電話	従来のビジネスフォン
電話交換機能	クラウド上の機能を利用	主にオフィス内の主装置を利用
利用端末	スマートフォン、PC、IP電話機など	主装置に対応する専用電話機が中心
利用場所	通信環境やサービス条件を満たせば社外でも利用可能	主装置や電話配線がある場所での利用が中心
人数変更	IDやライセンスの追加・削減で対応する場合が多い	主装置の収容数や配線の確認が必要
工事・設定	ネットワーク整備や端末設定、機器設置が必要な場合がある	主装置、電話回線、電話機、配線の工事・設定が必要
費用	初期設定・機器費がかかる場合があり、月額利用料・ID料金などが継続して発生	主装置・電話機・工事費に加えて、回線料金や保守費用などが発生

クラウド電話は、スマートフォンやパソコンを活用できるため、電話機の追加や移転に伴う作業を減らせる可能性があります。

一方、安定した通話に必要なインターネット環境や社内LANの整備、端末設定などは必要です。
クラウド電話と従来型のどちらが適しているかは、利用人数、拠点数、必要な機能、既存設備によって変わります。

クラウド電話とクラウドPBXはどういう関係？

「クラウド電話」は提供会社によって指す範囲が異なるため、本記事では、クラウド上の電話交換機能を利用して提供される法人向け電話サービスを「クラウド電話」と表記します。

クラウドPBXは、その中核となるPBXの電話交換機能を、クラウド環境から提供する仕組み・サービスです。
PBXには、外線からの着信を各端末へ振り分けたり、内線、保留、転送などを制御したりする役割があります。

呼び方だけで判断せず、利用できる電話番号、端末、機能、回線、必要機器などの具体的な提供条件を確認しましょう。

電話をクラウド化する6つのメリット

電話をクラウド化すると、オフィス外での電話対応や、スマートフォンを活用した内線環境を整えやすくなります。

ただし、実際に利用できる機能や端末はサービスによって異なります。

メリットだけでなく、必要な契約や通信環境もあわせて確認しましょう。

オフィス外でも会社番号で受発信しやすい

クラウド電話では、対応するスマートフォンやパソコンから、会社番号を使って発着信できるサービスがあります。

営業担当者が外出している場合や、自宅でテレワークをしている場合でも、アプリなどを通じて会社宛ての着信へ対応できます。
また、発信時に会社番号を相手へ通知できれば、個人の携帯電話番号を伝えずに業務連絡が可能です。

ただし、利用できる電話番号、発信番号の表示方法、対応端末、利用場所などはサービスによって異なります。

離れた社員や拠点を内線化しやすい

クラウド電話を利用すると、オフィス、外出先、自宅、別拠点など、離れた場所で働く社員を内線でつなぎやすくなります。

内線化できれば、顧客からの通話を外出中の担当者へ転送したり、別拠点の社員へ内線で連絡したりできます。内線通話の料金や利用条件はサービスによって異なるため、契約前に確認が必要です。

スマートフォンを内線端末として使う方法は、クラウドPBXでスマートフォンを内線化する仕組みで詳しく解説しています。

スマートフォンやパソコンを通話端末として使える

対応するクラウド電話では、スマートフォンやパソコンへアプリを設定し、業務用の通話端末として使用できます。

社員が利用している端末を活用できれば、固定電話機の設置台数を抑えられる可能性があります。また、固定電話機とスマートフォンを併用し、受付や事務担当者は固定電話機、営業担当者はスマートフォンという使い分けも可能です。

すべてのスマートフォンやパソコンで利用できるとは限りません。
対応OS、アプリ、端末性能、ヘッドセットなどの利用条件を確認しましょう。

利用人数の増減や設定変更に対応しやすい

クラウド電話は、利用するIDやライセンスを追加・削減することで、人数の変化に対応できるサービスが多くあります。

従来のビジネスフォンでは、電話機を増やす際に、主装置の収容数、空きユニット、配線などの確認が必要です。
クラウド電話であれば、物理的な主装置を入れ替えずに利用者を増やせる場合があります。

ただし、利用できるID数の上限、契約変更の手続き、追加料金、端末設定などはサービスによって異なります。

移転・レイアウト変更の負担を抑えやすい

クラウド電話は、電話機の設置場所と社内の主装置・電話配線との関係を減らせるため、オフィス移転やレイアウト変更へ対応しやすくなります。

スマートフォンやパソコンを通話端末として使用する場合、席ごとに専用の電話配線を用意せずに済む可能性があります。

一方、IP電話機を設置する場合や通信環境を変更する場合は、LAN配線、Wi-Fi、ルーターなどの整備が必要です。
移転先のインターネット環境も含めて計画しましょう。

テレワークや障害・停電時の電話対応を整えやすい

クラウド電話は、オフィス以外から会社の電話へ対応できるため、テレワークや一時的な拠点閉鎖時の連絡手段として活用できます。

オフィスの固定電話機が使用できない場合でも、スマートフォン、モバイル回線、サービス側の設備が利用できれば、別の場所から電話対応を継続できる可能性があります。

ただし、端末の充電切れ、通信障害、サービス側の障害などが発生すれば利用できません。オフィス内で使用するONU、ルーター、アダプター、IP電話機なども電源を必要とするため、必要に応じてUPSや携帯電話回線による代替手段を検討しましょう。

停電や災害時の注意点は、クラウドPBXを活用したBCP対策をご確認ください。

クラウド電話の5つのデメリット・注意点

クラウド電話は場所や端末の自由度を高めやすい一方で、電話番号、通信環境、月額費用などに注意が必要です。

現在の電話番号を引き継げない場合がある

クラウド電話へ切り替える際、現在使用している電話番号をそのまま引き継げない場合があります。

番号を継続できるかは、電話番号の種類、取得時の契約、現在の回線、提供事業者、利用するクラウド電話の構成などによって異なります。

固定電話サービス提供事業者間では、2025年1月14日から双方向番号ポータビリティの受付が始まり、03や06などから始まる0AB-J番号を継続できる範囲が広がりました。ただし、提供エリア、契約状況、番号の種類、技術的な制約によっては引き継げない場合があります。詳しくは、NTT東日本の双方向番号ポータビリティに関する案内をご確認ください。

電話番号が変わると、顧客への案内、名刺、Webサイト、広告物、各種登録情報の変更が必要です。
番号継続が必須の場合は、申込み前に現在の番号を伝え、引き継ぎの可否と切り替え手順を確認しましょう。

詳しくは、クラウドPBXで電話番号をそのまま使う条件をご覧ください。

通信環境によって通話品質が左右される

クラウド電話の通話品質は、インターネット回線、社内LAN、Wi-Fi、ルーター、端末などの影響を受けます。

通信が混雑している場合やWi-Fiの電波が弱い場合は、音声の遅延、途切れ、ノイズなどが発生する可能性があります。

導入前には、実際に電話を使用する場所と端末で音質を確認しましょう。
利用人数が多い場合は、同時通話時やインターネット利用が集中する時間帯での確認も重要です。

音声が途切れる原因と対策は、クラウドPBXの音質と改善策で詳しく解説しています。

月額費用が継続して発生する

クラウド電話は、初期費用だけでなく、サービスを利用している間の月額費用が発生します。

主な費用には、基本料金、ID・ライセンス料金、電話番号の利用料、通話料、オプション料金、端末・機器代、サポート料金などがあります。

料金体系はサービスごとに異なるため、表示されている月額料金だけでは総額を判断できません。
必要なID数や同時通話数、利用する機能を整理し、初期費用と一定期間の月額費用を合わせて比較しましょう。

費用の内訳や比較方法は、クラウドPBXの料金相場と費用内訳をご確認ください。

サービスによって機器や配線が必要になる

クラウド電話でも、利用する端末や既存設備によっては、機器の設置や配線作業が必要です。

たとえば、IP電話機を使用する場合はLAN配線や電源が必要です。
既存の電話番号や回線を活用する構成では、アダプターやゲートウェイなどの接続機器を設置する場合があります。

また、既存PBX・主装置、FAX、ドアホンなどを継続利用する場合は、クラウド電話との接続方法や併用可否を確認しなければなりません。

「クラウドだから機器も工事も一切不要」とは限らない点に注意しましょう。

セキュリティ対策と端末管理が必要になる

クラウド電話を安全に利用するには、アカウントと端末の適切な管理が必要です。

推測されにくいパスワードの設定、利用者ごとの権限管理、端末の画面ロック、OS・アプリの更新などを行いましょう。

スマートフォンを紛失した場合や社員が退職した場合に備えて、アカウントを停止する手順や管理担当者も決めておく必要があります。

想定されるリスクと対策は、クラウドPBXのセキュリティと安全対策をご確認ください。

クラウド電話を導入する前に確認したい3つのポイント

クラウド電話は、料金や機能の多さだけでなく、自社の電話番号、端末、回線、利用方法に合うかを確認して選ぶことが重要です。

必要な電話番号・端末・機能に対応しているか

最初に、クラウド電話で実現したい電話の使い方を整理しましょう。

必要な条件を決めずにサービスを選ぶと、導入後に電話番号を継続できない、必要な機能が使えない、同時通話数が足りないといった問題が起こる可能性があります。

必要なものや導入の流れは、クラウドPBXの導入方法・必要なもの・流れをご覧ください。

初期費用と月額費用を含む総額が予算に合うか

クラウド電話の費用は、初期費用と月額基本料金だけでなく、利用人数や機能によって変わります。

見積もりを確認するときは、ID・ライセンス料金、電話番号利用料、通話料、機器代、設定費、オプション料金、サポート料金などが含まれているか確認しましょう。

現在の電話設備で発生している回線料金、保守費、転送料、端末費なども整理すると、クラウド電話へ切り替えた場合の総額を比較しやすくなります。

音質・操作性・サポートを事前に確認できるか

クラウド電話を選ぶ際は、実際に使用する場所や端末で通話品質と操作性を事前に確認できると、導入後のミスマッチを減らしやすくなります。音声の聞こえ方だけでなく、着信への応答、保留、転送、電話帳、発信番号の選択など、日常業務で使う操作を試しましょう。

あわせて、障害や設定変更が発生した場合の問い合わせ窓口、対応時間、サポート範囲も確認してください。

複数のサービスを検討する場合は、クラウドPBXのおすすめサービスと選び方も参考にしてください。

クラウド電話の導入・切り替えはOFFICE110へご相談ください

クラウド電話は、サービスの料金や機能だけを比較しても、自社に合うかを判断できない場合があります。

現在使用している電話番号や電話回線、必要な端末・ID数、同時通話数、インターネット環境、既存PBX・主装置などを確認したうえで、導入方法を検討することが重要です。

クラウド電話に関するよくある質問

まとめ

クラウド電話とは、クラウドPBXなどの電話交換機能を利用し、インターネットなどのネットワークを通じて会社の電話を使う仕組みです。

スマートフォンやパソコンから会社番号で発着信したり、離れた社員や拠点を内線化したりできるため、外出・テレワーク・拠点追加などへ対応しやすくなります。

一方、現在の電話番号を継続できるか、必要な端末や機器は何か、同時通話数は足りるか、通信環境に問題がないかなどの確認が必要です。クラウド電話だからといって、すべての企業で機器や工事が不要になるわけではありません。

自社に合うサービスを選ぶには、現在の電話番号、回線、端末、既存PBX・主装置、インターネット環境を整理し、初期費用と月額費用を含む総額で比較しましょう。

OFFICE110では、電話番号の継続可否、必要な端末・ID数、同時通話数、既存設備との併用、切り替え方法などを含めてご相談いただけます。クラウド電話の導入や現在の電話環境の見直しを検討している方は、クラウドPBX総合ページもご確認ください。