ビジネスフォン（ビジネスホン）便利な機能ランキング｜OFFICE110

「外線間転送」とは携帯やスマホに前もって登録しておくことで電話を転送できる機能です。

言い換えれば「携帯電話やスマートフォンを内線電話のように使える機能」で、後からかけ直す手間が省けることで業務がスムーズになります。外線間転送には、即座に転送され一定時間のみコールする「外線自動転送」と手動で転送する「外線手動転送」の二種類があります。

「留守番電話2ch使用」とは、留守番電話設定の際用途に応じて異なるメッセージを流すことができる機能です。

留守番電話を2ch（2回線）分使って設定すると言う意味があり、たとえば「部署ごとに違うメッセージを流したい」「営業時間別に留守番電話を設定したい」という際に便利な機能です。

「不応答着信お知らせ」機能は外出時やオフィス不在時に便利な機能です。

オフィスのビジネスホンに着信があり、誰も出ることができなかった場合、事前に登録しているスマートフォンや携帯に「ビジネスフォンに着信があったこと」「その着信に誰も応答しなかったこと」をお知らせしてくれます。

「ボイスメール」とは通話や留守番電話の録音を一時的に主装置側に蓄える機能です。

主装置内はメールボックスごとにメッセージが管理されており、そのメリットは録音がビジネスフォンを通し「共有」できるという点にあります。不在の担当に対応した場合その通話内容を録音し担当のメールボックスへ送れば、細かいニュアンスまではっきりと伝わり、伝言ミスなどが格段に減るでしょう。

「電話帳」はスマホや携帯のアドレス帳と同じ役割を持つビジネスホン機能の一つです。

顧客や取引先の電話番号を名前とともに登録・記憶させた情報を「主装置」を経由して、その他のビジネスフォンと共有が可能です。電話帳には主に、主装置から登録情報を全部のビジネスホンに適応させる「共通電話帳」と、ビジネスフォンごとに登録する（すべてのビジネスホンに登録情報が表示されない）「端末別電話帳」の２種類があります。

「ナンバーディスプレイ」とは、ビジネスホンのディスプレイに電話番号を表示させる機能です。

この機能はビジネスフォンに標準装備されているものではなく、実際はNTT東日本や西日本のオプションサービスとなっております。相手の電話番号がわかれば、よく電話の来る取引先や顧客が出る前からわかったり、見覚えのない電話や「非通知」など、避けたい電話番号を判断することも可能です。

「代理応答」とは、不在または通話中のビジネスホンに内線が来たとき、他の人がかわりに内線を代理でとることができる機能です。

他部署など周囲のビジネスホンがよく鳴っていたりする場合に便利です。代理応答には「内線番号指定代理応答」「自グループ内内線代理応答」「グループ指定内線代理応答」の３種類があり、用途に応じて使い分けるとより便利です。

「通話モニター」とは、通話中の会話を別のビジネスフォンから聴くことができる機能です。

通話に参加はしないので、モニタリング側の声が聞こえることはありません。そのため多くは「新人教育の場」で利用されます。新入社員はお客様や取引先と社員のやり取りを聴くことで電話応対のテクニックを学び、先輩は新入社員がきちんと電話応対ができているのか聴くことができます。分かりやすく実践的な教育ができる、それが「通話モニター」です。

「自動応答」とは、正確には「音声自動応答装置（IVR）」といいます。

主にサポートセンターやお客様センターで活用されている機能で、自動音声システムにより『〇〇に関しては「1」を、△△に関しては「2」を、☆☆に関しては「5」を押してください。』といったようなアナウンスを流し、事前につなぎ先を発信元に選んでもらうことで、効率よく電話を回せます。

「ワンショット留守電」とはワンタッチ操作で留守番電話の録音へつなげる機能です。

通常の留守番電話ではある程度コールした後に用件の録音へとつながります。それでは相手の時間をとるほか印象もあまり良いとはいえませんが、ワンショット留守電であればすぐに留守番電話につながり用件の録音が可能です。接客中・応接中や在席者が少ない多忙時に活躍する機能です。