固定電話の留守電設定がすぐわかる！ビジネスでの活用メリット3つ

「固定電話の留守電の設定方法がわからない」
「留守電の使い方や目的がイマイチ理解できていない」
「設定や解除の手順が面倒でつい後回しにしてしまう」

このような悩みを抱えていませんか？

上記の放置すると、営業時間外や忙しい時に大事な顧客や取引先からの連絡を見逃し、ビジネスチャンスを逃してしまう恐れがあります。

固定電話の留守電機能は、忙しい業務の中でも重要な連絡を逃さないための便利な機能です。
簡単な操作で設定でき、多くの場合、追加費用も不要です。

本記事では、留守電の基本設定や活用法を分かりやすく解説します。
留守電を活用し、電話対応を効率化したい方はぜひご覧ください。

固定電話の留守電機能とは？種類・基本機能

まずは、そもそも留守電がどのような機能なのかを確認しましょう。
ここでは、留守電の種類や基本機能について解説していきます。

留守電機能とは

「留守電機能」とは、家庭用電話機やビジネスフォンなどの固定電話で使用される機能です。
営業時間外や外出中などで電話に出られないを流したり、伝言メッセージを録音したりでき、要件の確認ができます。

留守電機能がなくて電話に出られなかった場合、ほかの企業や店舗にビジネスチャンスが流れてしまう可能性も考えられます。

留守電にメッセージが残っていれば、後日折り返しかけ直せるため、ビジネスチャンスを逃さずに済むでしょう。

ビジネスフォンでは、多くの録音データを残せる主装置やユニット、留守電専用装置が利用でき、長時間の録音や大量のメッセージ登録もできます。

留守電機能の種類は3タイプ

留守電機能は、大きく3種類に分けられます。

ここから、上記の3つのタイプについてご紹介していきます。

1. 電話機本体に留守電機能がついているタイプ

1つ目にご紹介する留守電機能は、「留守電機能つきタイプ」です。

留守電機能つきタイプは、別途装置を追加する必要なく、簡単に留守電機能を利用できます。

つまり、ビジネスフォンに必要な留守電機能が最初から組み込まれているため、手間なく留守電環境を整えられるのがメリットです。

2. 主装置から留守番機能を設定するタイプ

続いてご紹介する留守電機能が、「主装置から留守番機能を設定するタイプ」です。

ビジネスフォンに留守電機能がついていない場合は、主装置のPBXに留守番電話ユニットを組み込む必要があります。

この場合、PBXに留守電機能を追加することで、長時間のメッセージ録音が可能に。
さらに、通話録音機能をつけ重要な通話を記録することで、電話対応のミスを防ぐことにもつながります。

留守電以外の機能も追加したい場合は、PBXに通話録音機能を追加することを検討するのもおすすめです。

3. 後付けで留守電専用の装置を取り付けるタイプ

3つ目の留守電機能、「後付けで留守番専用の装置を取り付けるタイプ」です。

固定電話に留守電専用の装置を取り付けることで、録音や呼出し機能などが使えるようになり、留守電機能の利便性が向上するでしょう。

取り付けた専用装置を操作することで、メッセージの再生や早送り、一時停止なども簡単に行えます。

後付けの留守電専用装置について、詳しく知りたい方は「留守番電話装置」もぜひ記事もご覧ください。

固定電話で利用できる留守電の主な基本機能

ここでは、固定電話で設定できる留守電の基本機能を確認しておきます。

固定電話の留守電は、「着信がきたら即時にガイダンスを流す方法」と、「数回コールしてから留守電に切り替わる方法」があります。

これらを、以下のように使い分けをすると便利です。

このとき設定するコール数が少ないと、電話を取る前に留守電に切り替わってしまい、電話を取り損ねる可能性があります。
またコール数が多すぎると相手が電話を切ってしまう可能性があるため、適切に設定することが重要です。

なお、留守電の受け方は次の2通りの方法があります。

自動ガイダンスで案内する

1つ目が、自動ガイダンスの音声で案内を流す機能です。

主に以下のような用途に使用します。

相手の要件を録音する

2つ目が、自動ガイダンスを流した後に、相手に要件を録音してもらうように促す機能です。
ビジネスチャンスを逃したくない場合は、折り返しかけ直せる録音可能なタイプがよいでしょう。

録音されたデータは、「自動で削除する方法」と「手動で削除する方法」があります。

必要に応じてふさわしい方法を選択しましょう。

ビジネスフォンの留守電設定①【再生・解除設定・録音データ削除】

ビジネスフォンの留守電設定方法を確認していきましょう。

メーカーや機種によって操作方法が変わりますが、ここではNTTの「NXⅡ」をもとに、留守電のセット方法や解除方法、録音データの削除方法を解説します。

なお、NTTビジネスフォンの留守番電話機能を利用する場合は、主装置に「音声メールユニット」の基盤が必要となります。

留守電のセットと再生方法

「NXⅡ」で留守電を利用するために、まずは以下の手順で留守電にしたい回線を設定しましょう。

回線の設定が終わったら、外出時や営業時間外など、留守電を使いたいタイミングでサービスボタン「留守」を押せば留守電のセットは完了です。

留守電に録音されたメッセージを確認する手順は、次の通りです。

設定解除の方法

「NXⅡ」の留守電解除方法は次の通りです。

この手順で留守電の設定は解除されます。

録音メッセージの消去方法

録音メッセージの消去方法は、自動削除と手動削除があります。

自動削除は30件までメッセージが記憶され、それ以上は古いデータから自動的に削除されていきます。

「NXⅡ」で録音メッセージを手動で削除する方法は次の通りです。

ビジネスフォンの留守電設定②【音声の入れ方】

固定電話の留守電ガイダンスの入れ方をご紹介します。

留守電ガイダンスは、「デフォルト音源」と「オリジナル音源」があります。
こちらもNTTの「NXⅡ」をもとに音声の入れ方を確認しましょう。

デフォルト音源を設定する方法

デフォルト音源は、主装置に数種類の音声ガイダンスが入っています。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
デフォルトの音源を設定する手順は次の通りです。

オリジナル音源を設定する方法

オリジナルの音源を設定する方法は次の通りです。

固定電話で留守電を設定する3つのメリット

ビジネスフォンの留守電機能は、日常業務にとって非常に重要な機能といえます。
その主なメリットは以下の3つです。

以下では、それぞれのメリットについて詳しく解説していきます。

ビジネス上の機会損失を回避できる

留守電機能を活用することで、ビジネスチャンスを逃さずに済みます。
以下のような留守番電話機能を設定することで、不在時でもメッセージを受け取れるため、機会損失を防げるでしょう。

このように転送機能を使用すれば、効率的に折り返しの電話ができ、ビジネス上の機会損失を回避できます。

通話料金を節約できる

留守番電話機能を利用することで、通話料金を節約。
通常、留守電サービスでは通話時間に応じた通話料金がかかります。一方、留守電機能は録音データとして保存されるため、通話料金は発生しません。

また、ビジネスフォンの機種によっては、録音した音声データをPCで管理できる機能もあります。

たとえば、SAXAのビジネスコミュニケーションシステム「PLATIA」なら、音声データをパソコンで管理できます。
データの整理や容量管理に気を配りながら、効果的に留守番電話を活用しましょう。

複数の電話着信時でも留守電を残せる

ビジネスフォンの留守電機能にはワンタッチで切り替えられる便利な機能があります。

これにより、通話中に重要な着信があった場合も素早く留守電モードに切り替えられるので、相手に用件を伝言してもらうことが可能です。

例えば、既に電話に出ている際に、別の電話がかかってきた場合でも、ボタン操作一つで留守番電話に切り替えられます。通話中の相手にはそのままつながり、新しい着信の相手には応答メッセージを流すことができます。

つまり、複数の着信に柔軟に対応でき、大切な通話を中断することなく、重要な連絡も逸らすことなく受け取れます。

このようにビジネスフォンでは留守番機能をはじめ、さまざまな便利機能を利用できます。
ビジネスフォンの便利機能について詳しく知りたい場合は、「便利機能ランキング」の記事をぜひご覧ください。

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適切な留守電設定は、顧客満足度向上の大きなカギです。
設定が不十分だと、大切な顧客との信頼関係や企業イメージに影響を与えることもあります。

とは言え、最適な設定を自分で行うのは意外と難しいものです。

そんな時は、「OFFICE110」がお客様の利用状況やご要望に合わせて、最適なビジネスフォンの選定から設置工事、留守電設定まで丁寧にサポートします。

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まとめ

ビジネスの固定電話で留守電機能を活用するには、以下の3つの方法があります。

上記の中から、自社の使用環境に適したものを選択しましょう。

また、固定電話の留守電設定に関しては、固定電話の機種によって設定方法が異なるため、ご利用の電話機の取扱説明書を確認することをおすすめします。

その際、留守電の応答メッセージの内容や録音時間など、ビジネスに最適な設定をすることが重要です。
さらに、外出先から留守電の確認や操作ができる機能も選択することで、より便利に機能を活用できます。

ビジネスフォンを活用を最適化して、業務を効率化させたい方は、ぜひ「OFFICE110」にお問い合わせください。