固定電話の留守電設定方法を徹底解説！ビジネスで役立つ使い方も紹介

「日々の業務に追われ、重要な電話を取り逃す機会が多くて悩んでいませんか？」

営業時間外や忙しい時に、固定電話の着信に対応できずに、大事な取引先や顧客からの連絡を見逃してしまうことがありますよね。

このような状況を早急に改善しないと、重要なビジネスチャンスを逃してしまうかもしれません。
そんな時の対処法として役立つのが、「固定電話の留守電機能」です。

この機能はシンプルな操作で簡単に設定でき、追加費用もかかりません。さらに、ビジネスフォンだけでなく、家庭用の電話でも利用できる便利な機能です。

本記事では、ビジネスにおける固定電話の基本機能や留守電設定の方法を詳しく解説しています。
重要な電話を見逃さずに、効率的にビジネスフォンを活用したい方は、ぜひ参考にしてください。

留守電機能とは？種類・基本機能を解説

まずは、そもそも留守電がどのような機能なのかを確認しましょう。
ここでは、留守電の種類や基本機能について解説していきます。

留守電機能とは

留守電機能がなくて電話に出られなかった場合、ほかの企業や店舗にビジネスチャンスが流れてしまう可能性も考えられます。

留守電にメッセージが残っていれば、後日折り返しかけ直せるため、ビジネスチャンスを逃さずに済むでしょう。

ビジネスフォンでは、多くの録音データを残せる主装置やユニット、留守電専用装置が利用でき、長時間の録音や大量のメッセージ登録もできます。

留守電機能は3種類

留守電機能は、大きく3種類に分けられます。

ここから、上記の3つのタイプについてご紹介していきます。

電話機本体に留守電機能がついているタイプ

1つ目にご紹介するのが、ビジネス向きの固定電話として「留守電機能つきタイプ」があります。

留守電機能つきタイプは、別途装置を追加する必要なく、簡単に留守電機能を利用できます。

つまり、ビジネスフォンに必要な留守電機能が最初から組み込まれているため、手間なく留守電環境を整えられるのがメリットです。

主装置から留守番機能を設定するタイプ

続いては、「主装置から留守番機能を設定するタイプ」。

ビジネスフォンに留守電機能がついていない場合は、主装置のPBXに留守番電話ユニットを組み込む必要があります。

この場合、PBXに留守電機能を追加することで、長時間のメッセージ録音が可能に。
さらに、通話録音機能をつけ重要な通話を記録することで、電話対応のミスを防ぐことにもつながります。

留守電以外の機能も追加したい場合は、PBXに通話録音機能を追加することを検討するのもおすすめです。

後付けで留守電専用の装置を取り付けるタイプ

3つ目は、「後付けで留守番専用の装置を取り付けるタイプ」です。

固定電話に留守電専用の装置を取り付けることで、録音や呼出し機能などが使えるようになり、留守電機能の利便性が向上するでしょう。

取り付けた専用装置を操作することで、メッセージの再生や早送り、一時停止なども簡単に行えます。

固定電話で設定できる留守電の基本機能

ここでは、固定電話で設定できる留守電の基本機能を確認しておきます。

固定電話の留守電は、「着信がきたら即時にガイダンスを流す方法」と、「数回コールしてから留守電に切り替わる方法」があります。

以下のように使い分けをすると便利です。

このとき設定するコール数が少ないと、電話を取る前に留守電に切り替わってしまい、電話を取り損ねる可能性があります。
またコール数が多すぎると相手が電話を切ってしまう可能性があるため、適切に設定することが重要です。

なお、留守電の受け方は次の2通りの方法があります。

自動ガイダンスで案内する

1つ目が、自動ガイダンスの音声で案内を流す機能です。

主に以下のような用途に使用します。

相手の要件を録音する

2つ目が、自動ガイダンスを流した後に、相手に要件を録音してもらうように促す機能です。
ビジネスチャンスを逃したくない場合は、折り返しかけ直せる録音可能なタイプがよいでしょう。

録音されたデータは、「自動で削除する方法」と「手動で削除する方法」があります。

必要に応じてふさわしい方法を選択しましょう。

ビジネスフォンの留守電設定①【再生・解除設定・録音データ削除】

ビジネスフォンの留守電設定方法を確認していきましょう。

メーカーや機種によって操作方法が変わりますが、ここではNTTの「NXⅡ」をもとに、留守電のセット方法や解除方法、録音データの削除方法を解説します。

なお、NTTビジネスフォンの留守番電話機能を利用する場合は、主装置に「音声メールユニット」の基盤が必要となります。

留守電のセットと再生方法

「NXⅡ」で留守電を利用するために、まずは以下の手順で留守電にしたい回線を設定しましょう。

回線の設定が終わったら、外出時や営業時間外など、留守電を使いたいタイミングでサービスボタン「留守」を押せば留守電のセットは完了です。

留守電に録音されたメッセージを確認する手順は、次の通りです。

設定解除の方法

「NXⅡ」の留守電解除方法は次の通りです。

この手順で留守電の設定は解除されます。

録音メッセージの消去方法

録音メッセージの消去方法は、自動削除と手動削除があります。

自動削除は30件までメッセージが記憶され、それ以上は古いデータから自動的に削除されていきます。

「NXⅡ」で録音メッセージを手動で削除する方法は次の通りです。

ビジネスフォンの留守電設定②【音声の入れ方】

固定電話の留守電ガイダンスの入れ方をご紹介します。

留守電ガイダンスは、「デフォルト音源」と「オリジナル音源」があります。
こちらもNTTの「NXⅡ」をもとに音声の入れ方を確認しましょう。

デフォルト音源を設定する方法

デフォルト音源は、主装置に数種類の音声ガイダンスが入っています。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　
デフォルトの音源を設定する手順は次の通りです。

オリジナル音源を設定する方法

オリジナルの音源を設定する方法は次の通りです。

ビジネスフォンの留守電設定：メリット＆便利機能

ビジネスフォンの留守電機能を上手に活用することで、さまざまなメリットを得ることができます。
主なメリットや便利機能を3つご紹介します。

ビジネス上の機会損失を回避できる

留守電機能を活用することで、ビジネスチャンスを逃さずに済みます。
電話機や主装置で留守番電話機能を設定することで、不在時でもメッセージを受け取れるため、機会損失を防げるでしょう。

このように転送機能を使用すれば、効率的に折り返しの電話ができ、ビジネス上の機会損失を回避できます。

通話料金を節約できる

留守番電話機能を利用することで、通話料金を節約。
通常の留守電サービスでは通話時間に応じた通話料金がかかりますが、留守電機能では録音データとして保存されるため、通話料金は発生しません。

また、ビジネスフォンの機種によっては、録音した音声データをPCで管理できる機能もあります。

たとえば、SAXAのビジネスコミュニケーションシステム「PLATI」なら、音声データをパソコンで管理できます。
データの整理や容量管理に気を配りながら、効果的に留守番電話を活用しましょう。

複数の電話着信時でも留守電を残せる

ワンタッチ留守電機能を使えば、通話中でも留守番電話に切り替えられます。

既に電話に出ているときに別の電話がかかってきても、ボタンを押すだけで相手に応答メッセージを流すことが可能です。

通話中に重要な着信があった場合でも、留守番電話に素早く切り替えられるため、相手に伝言を促すことができます。

ビジネスフォンに関することならOFFICE110へ

ビジネスで使用する留守電機能によっては、顧客の満足度にも影響する可能性があります。

メッセージや設定時間の長さが不適切だと、企業へのイメージも悪くなりかねません。
ただし、自分で最適な留守電設定をするのは難しいものです。

ビジネスフォンの留守電設置や設定のことでお困りでしたら、ビジネスフォンを専門に取り扱う「OFFICE 110」にご相談ください。

電話の利用状況や、企業の希望に沿った最適な方法をご提案します。

まとめ

ビジネスで使用する固定電話で留守電機能を使うには、次の3つの方法から最適な方法を選びましょう。

自社にとってどの方法が最適な方法が分からない場合は、ビジネスフォンのプロが解決策をご案内させていただきます。ぜひ一度「OFFICE110」にご相談ください。

また留守番電話の設定だけでなく、ビジネスフォンに関するさまざまなお悩みやお困りごとにも丁寧にご対応いたしますので、お気軽にお問合せください。