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固定電話やビジネスフォンで留守電を使いたくても、「今の電話機で設定できるのか」「追加費用はかかるのか」「自宅やスマートフォンから録音を聞けるのか」と迷う方は少なくありません。
留守電機能がすでに備わっていれば、設定変更だけで利用できる場合があります。一方、主装置の構成によっては、追加ユニットや外付け装置、機器の入れ替えが必要です。
この記事では、固定電話・ビジネスフォンの基本的な留守電設定手順をはじめ、費用が発生するケース、録音時間・保存件数、外出先から聞く方法まで解説します。
OFFICE110の営業現場で実際に質問があった、複数メッセージの切り替えや、特定の時間帯だけ録音する運用についても紹介します。
ビジネスフォンの留守電設定に関する結論
監修者
登 雄三（のぼり ゆうぞう）
保有資格：工事担任者（AI・DD総合種）／電気工事士
2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。
固定電話・ビジネスフォンの留守電は、対象となる電話番号や外線を選び、呼び出し回数、応答メッセージ、伝言録音の有無などを設定します。
ただし、具体的なボタン操作やメニュー項目は、電話機・主装置・追加ユニットによって異なります。まずは全体の流れを把握したうえで、自社が使用している機種の取扱説明書や設定内容を確認しましょう。
基本的な設定の流れは次のとおりです。
留守電を設定する際は、最初に「どの電話番号を対象にするか」を確認します。代表番号だけを留守電にするのか、部署ごとの外線にも適用するのかによって設定内容が変わるためです。
次に、何回呼び出した後に留守電へ切り替えるかを決めます。電話に出る担当者がいる時間帯と、営業時間外で動作を分けられる機種・構成もあります。
応答メッセージを登録したら、「案内だけを流して終了する」のか、「案内後に伝言を録音する」のかも設定します。
最後に、必ず外部の電話やスマートフォンからテスト着信し、意図したとおりに動作するか確認してください。
留守電は、開始方法だけでなく、録音された伝言の再生・削除・解除方法まで確認しておくことが重要です。
録音容量には上限があります。不要な録音を残し続けると、新しい伝言を保存できなくなる可能性があるため、定期的に確認・削除する運用を決めておきましょう。
留守電へ切り替えるまでの呼び出し回数に、一律の正解はありません。
受付担当者が常時電話に出られる会社では、担当者が応答する時間を確保する必要があります。一方、少人数の店舗やクリニックでは、呼び出し時間が長すぎると、相手が留守電へ切り替わる前に電話を切ってしまうことがあります。
設定後は実際に電話をかけ、発信者が待たされすぎないか、担当者が応答する時間を確保できるかを確認してください。
設定画面上では正しく見えても、対象となる外線が間違っていたり、録音が開始されなかったりすることがあります。
複数の電話番号や時間帯別設定がある場合は、それぞれの条件でテストしましょう。
留守電以外の外線・内線・保留・転送や電話帳なども確認したい場合は、留守電以外のビジネスフォンの基本操作や便利機能をまとめた使い方ガイドも参考にしてください。
留守電を利用できるか判断するには、電話機だけでなく、主装置の型番や搭載されている機能を確認する必要があります。
また、電話機に「留守」「応答」「ボイスメール」などのボタンがあっても、主装置側に必要な機能や設定がなければ利用できない場合があります。
まず、使用している電話機のメーカーと型番を確認します。
OFFICE110では、NTTとサクサを中心に複数メーカーのビジネスフォンを取り扱っています。
ただし、「NTTだからこの方法」「サクサだからこの方法」と、メーカー名だけで設定手順を判断することはできません。同じメーカーでも、シリーズ・主装置・システム構成によって操作が異なるためです。
ビジネスフォンでは、複数の電話機や外線・内線を「主装置」と呼ばれる機器で制御しています。留守電も、電話機単体ではなく、主装置側の音声メール機能や追加ユニットで動作していることがあります。
主装置は、オフィスの壁面、電話配線の近く、収納棚、機械室などに設置されていることがあります。
どれが主装置か分からない場合は、無理にカバーを開けず、導入業者や保守業者へ確認してください。
電話機に「留守」ボタンがあるからといって、必ず留守電を利用できるとは限りません。
設定を変更する前に、現在の構成とボタン設定を確認することが重要です。
どの方法が適しているかは、利用台数、外線数、録音件数、外出先からの確認方法、今後の増設予定などによって異なります。
現在の電話機で留守電を使えるか分からない場合は、電話機・主装置のメーカーと型番、留守電にしたい番号、希望する時間帯や録音方法を分かる範囲でお伝えください。設定変更だけで対応できるか、追加機器や入れ替えが必要かを整理できます。
ご相談・見積依頼
留守電機能がすでに備わっていれば、設定変更だけで利用できることがあります。ただし、設定変更だけで済む場合でも、作業員の訪問費、出張費、設定作業費などが発生する可能性があります。
機能がない場合は、音声ユニットや外付け装置の追加、主装置・電話機の交換が必要です。
この場合でも、訪問費・出張費、設定作業費、遠隔設定費、音声メッセージ登録費、動作確認費などが発生することがあります。
保守契約の内容によっては設定作業が契約範囲に含まれる場合もあるため、契約先へ確認してください。
費用は、機器の型番や設置状況によって変わるため、電話機の台数だけでは判断できません。
「留守電を設定したい」と伝えるだけでなく、希望する時間帯、メッセージ数、録音の有無、外出先確認の必要性まで伝えると、より正確な見積もりを受けやすくなります。
OFFICE110の制作担当者が営業へ2日間同行した際、6件の訪問のうち2件で、留守番電話に関する質問がありました。
このように、実際の相談では「留守電を設定できるか」だけでなく、どのように運用したいかまで確認することが重要です。
この内容は、OFFICE110制作担当者による営業同行時の記録です。訪問6件を対象とした事例であり、市場全体の傾向を示す統計調査ではありません。会社名や担当者名など、個社を特定できる情報は掲載していません。
留守電の「1件あたりの録音時間」と「全体で保存できる件数・総時間」は別の項目です。
利用できる時間や件数は、電話機、主装置、音声メールユニット、回線サービスによって異なります。
たとえば、1件あたりの録音時間が長くても、総録音容量が小さければ、保存できる件数は少なくなります。
逆に、1件あたりの録音時間を短く設定すると、保存できる件数を増やせる場合があります。
1件あたりの録音時間を変更できるかどうかは、機種や構成によって異なります。
録音時間が長すぎると容量を圧迫し、短すぎると相手が用件を伝えきれない可能性があります。
会社名、氏名、電話番号、用件を残してもらえる程度の時間を確保し、実際の録音内容を確認しながら調整しましょう。
同じシリーズでも、追加ユニットや設定によって容量が異なる場合があります。
具体的な録音時間や保存件数を確認したい場合は、電話機だけでなく主装置と録音ユニットの型番も確認してください。
容量が上限に達した場合の動作も、機種・設定によって異なります。
重要な伝言が消えないように、録音内容の確認担当者と削除ルールを決めておきましょう。
外出先で電話対応する方法には、主に次の3種類があります。
同じ「転送したい」という相談でも、希望する動作によって必要な機能が異なります。
着信転送は、固定電話にかかってきた電話を、スマートフォンや自宅の電話へつなぐ方法です。
留守電に録音してから転送するのではなく、原則として相手からの着信そのものを別の電話番号へ転送します。
NTT東日本の「ボイスワープ」では、無条件転送・無応答時転送・話中時転送のほか、登録した番号を対象に着信・転送を振り分ける機能が案内されています。ただし、利用中の電話機や回線構成によっては、利用できない場合や設定変更が必要な場合があります。出典：NTT東日本「ボイスワープ ご利用ガイド」（確認日：2026年7月13日）
営業時間や曜日に応じた自動切り替えは、主装置・回線サービス・クラウドPBXなどの構成によって異なります。
リモート再生に対応した機種・構成では、外出先から固定電話側へアクセスし、暗証番号などを入力して録音内容を聞ける場合があります。
具体的な操作は機種によって異なります。また、第三者に録音を聞かれないよう、暗証番号は初期値から変更し、適切に管理してください。
対応するビジネスフォン、録音システム、クラウドPBXでは、スマートフォンやパソコンから録音を確認できる場合があります。
これらの機能は、一般的な留守電設定だけでは利用できないことがあります。
現在の機器で対応できるか、追加機器が必要か、クラウド型の電話環境へ変更する必要があるかを確認しましょう。クラウドPBXとは？仕組み・料金・メリット・デメリットを解説
複数の応答メッセージを登録できるビジネスフォンがあります。切り替え方法には、電話機のボタンによる手動変更、時刻や曜日による自動変更、休日カレンダーによる切り替えなどがあります。
ただし、登録できるメッセージ数や自動切り替えの条件は、主装置・機種・設定によって異なります。
手動設定は柔軟に変更できる一方、切り替え忘れが起きやすい点に注意が必要です。
サクサのビジネスフォンには、機種やシステム設定によって、留守応答やボイスメールなどを利用できる構成があります。具体的な利用条件や操作方法は、主装置・電話機・設定内容の確認が必要です。出典：サクサ「PLATIA 多機能電話機 取扱説明書」（確認日：2026年7月13日）
自動切り替えを利用すると、担当者が毎日ボタンを押す手間や、留守電への切り替え忘れを減らせます。
ただし、すべてのビジネスフォンで自由に組み合わせられるわけではありません。希望するメッセージと案内後の動作を一覧にして、現在の電話環境で設定できるか確認することをおすすめします。
音声ガイダンスは、電話をかけてきた相手へ案内を流す機能です。一方、留守番電話は、案内の後に相手の用件を録音する機能です。
営業時間外、休診日、昼休みなどの具体的なメッセージ例文や、自動音声の導入方法については、以下の記事で詳しく解説しています。音声ガイダンスとは？例文・導入方法・料金まで徹底解説
ビジネスフォンのご提案に伺ったクリニック様では、午前診療終了後、当日診療終了後、休診日など、時間帯によって案内内容を変えたいというご相談をいただきました。
今回、ご相談いただいたクリニック様を例に案内メッセージと、案内後に行う動作を分けて考えるポイントを解説します。
午前の診療終了後は、午後の診療開始時刻を案内します。
午後の診療開始までの時間が短い場合は、録音を受け付けず、受付開始時刻だけを案内する方法もあります。
診療終了後は、次回の診療日や受付開始時刻を案内します。必要に応じて、予約変更や問い合わせ内容を録音してもらい、翌診療日に折り返す運用が考えられます。
緊急の症状には対応できないことや、録音内容を確認する時刻を明確に案内する必要があります。
休診日には、次回の診療日と受付開始時刻を案内します。
医療機関では、留守電に症状や連絡先などの個人情報が録音される可能性があります。録音の確認担当者、保存期間、削除方法、アクセス権限を事前に決めておきましょう。
同様の設計は、歯科医院、動物病院、士業事務所、店舗、介護施設などでも活用できます。
特定の発信者からの電話だけをスマートフォンへ転送できるかは、主装置の着信振り分け機能、発信者番号通知、回線サービス、クラウドPBXなどの構成によって異なります。
一般的な留守電設定だけでは、対応できない場合があります。
たとえば、NTT東日本のボイスワープには、登録した電話番号を条件に、着信または転送を振り分ける機能があります。ただし、回線や利用機器によって条件が異なるため、契約中のサービス内容を確認する必要があります。出典：NTT東日本「ボイスワープ ご利用ガイド」（確認日：2026年7月13日）
「誰からの電話を」「何時に」「どこへつなぎたいか」を整理すると、必要な機能を判断しやすくなります。
NTT・サクサともに、シリーズ名だけで留守電の利用可否や操作方法を判断することはできません。
電話機と主装置の型番、追加ユニット、ボタン設定、外線設定を確認する必要があります。
同じNTT製品でも、録音機能付き電話機を使う場合と、主装置の音声メール機能を使う場合では設定方法が異なります。
サクサのPLATIA・PLATIAⅡなどは、主装置や電話機の構成に応じて利用できる機能が異なります。具体的な操作・設定条件は、公式取扱説明書と実際のシステム構成を照合して確認してください。出典：サクサ「PLATIA 多機能電話機 取扱説明書」（確認日：2026年7月13日）
留守電は、設定できれば終わりではありません。録音を誰が確認するか、いつまでに折り返すか、録音データをどのように管理するかまで決めておく必要があります。
留守電の確認担当者を決めていないと、録音が残っていても折り返しが遅れる可能性があります。
担当者が休みの場合に、誰が代わりに確認するかも決めておきましょう。
録音を聞くだけで終わらず、折り返しまで管理できる運用にしましょう。
留守電には、氏名、電話番号、住所、予約内容、症状、契約内容などが残る可能性があります。通話・伝言の内容から特定の個人を識別できる場合、その録音内容は個人情報に該当する可能性があります。出典：個人情報保護委員会「個人情報保護法に関するFAQ」（確認日：2026年7月13日）
サクサの公式取扱説明書でも、製品内に保存・保持された個人情報について、設置工事、保守、廃棄、譲渡、返却時に消去する必要がある旨が注意事項として示されています。出典：サクサ「PLATIA 多機能電話機 取扱説明書」（確認日：2026年7月13日）
外出先から留守電を再生できる機能は便利ですが、暗証番号が第三者に知られると、録音内容を不正に聞かれるおそれがあります。特に、氏名・電話番号・予約内容・取引内容などが録音される業種では、暗証番号を単なる操作番号ではなく、録音データへアクセスするための認証情報として扱うことが重要です。
暗証番号を設定・運用する際は、次の点に注意しましょう。
複数人で外部再生を利用する場合は、「誰が暗証番号を管理するか」「変更時に誰へ共有するか」まで決めておくと安心です。また、暗証番号を変更した後は、実際に外部から接続し、問題なく再生できるか確認してください。変更しただけで運用確認をしないと、必要なときに録音を聞けない可能性があります。
OFFICE110では、現在使用している電話機で留守電を利用できるかの確認から、設定、追加機器の選定、電話環境の入れ替えまでご相談いただけます。「まだ希望する運用が決まっていない」という段階でも、必要な機能や確認項目を整理できます。
OFFICE110に相談できる内容
電話機や主装置の型番が分からない場合は、機器の底面・背面や主装置のラベルを撮影した写真を用意しておくと確認しやすくなります。
留守電機能が搭載されていれば、設定変更だけで利用できることがあります。機器の型番と希望する運用を整理すると、追加機器が必要か、設定だけで済むかを確認しやすくなります。
現在の電話機・主装置の型番が分かる写真と、留守電にしたい番号・時間帯・メッセージ数・外出先確認の希望をお伝えください。設定だけで利用できるか、必要な機器と費用を含めて確認できます。
固定電話・ビジネスフォンの留守電は、機種によって設定方法や利用できる機能が異なります。
設定を始める前に、次の順番で確認しましょう。
留守電は、電話に出られない時間を埋めるだけの機能ではありません。
時間帯に合った案内、伝言の録音、外出先からの確認、着信転送まで適切に設計すれば、電話の取り逃しを減らし、折り返し対応も整理できます。一方で、「設定だけで利用できるのか」「追加ユニットが必要なのか」は、電話機だけを見ても判断できません。
現在の電話機・主装置の型番と、希望する留守電運用を整理したうえで、専門業者へ確認しましょう。
現在の機種で対応できるかを確認したうえで、留守電機能を含むビジネスフォン全体の導入・入れ替えを検討したい方は、OFFICE110の総合案内をご確認ください。
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