色々と活かせる!固定電話の通話録音装置機能【お役立ち情報】 | OFFICE110

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色々と活かせる!固定電話の通話録音装置機能

色々と活かせる!固定電話の通話録音装置機能

仕事をする上で、メモは絶対に必要なものですよね。

まず、メモをとらないビジネスマンは居ないといっても過言ではありません。

もちろん、電話をしながらメモをとっている方も多いと思いますが、

「メモをとり忘れた!」
「書いたメモを無くしてしまった!」

など、うっかりミスはつきものですよね。

そんな時は、ビジネスフォンの「通話録音機能」を使えば、通話の内容をそのまま録音できるので、

メモの取り忘れや紛失によるミスはなくなります。

そこでここからは、固定電話(ビジネスホン)の通話録音装置機能のことを全てご紹介いたします。

▼目次

通話録音機能は記録を残すのに便利!

ビジネスフォンの通話録音機能には、「ボイスメール」「通話メモ」「自動通話録音」「クイックメッセージ録音」と様々な機能があり、必要に応じて使い分けることができます。

どのタイプの機能も通話の記録を残す上では変わりないのですが、それぞれ特徴がありますのでご説明いたします。

ボイスメール

ボイスメールとは、各電話機の通話内容を直接主装置に録音することができる機能です。

その他にも伝言録音で不在の担当者宛のメッセージを指定のボックスに録音することや、複数の相手に同一の伝言を送信することもできます。

また、メールボックスに録音された通話を、外出先から聞いたり、指定した携帯電話やPHSに転送するリモート利用が可能となり、早く内容を確認したい時はとても便利です。

特に、日中オフィスに人が少なくなった時には便利な機能ですよね。

通話メモ

電話を受けて伝言メモを残すには、通常「相手のお名前」「ご連絡先」「ご用件」等をお聞きしますが、しっかりとした対応をしたとしても「聞き間違え」や「聞き逃し」といったミスが出て相手に不快な思いをさせるというケースも多々あると思います。

そんな時、手助けしてくれるのが「通話メモ機能」なのです。

使い方はいたって簡単。

メモを取りたい時、ビジネスホンの「通話録音」ボタンが赤点滅となっているのを確認して、「録音BOX」ボタンを押すだけで必要な用件だけを記録として残すことができるのです。

自動通話録音

ビジネスフォンは、通話中の会話を自動で録音することができるタイプがあります。

直ぐに再生して確認を行うことで、聞き取りづらかった内容が判明できます。

メモより正確に記録できます。

クイックメッセージ録音

クイックメッセージ録音とは、本体内のメールボックスに音声を録音する機能のことです。

このように、通話録音機能を使用すれば、うっかりミスがなくなったり、重要な内容の電話を記録として残すことも可能になります。

また、使い方も簡単な操作で出来ます。

更に詳しい内容は、「ビジネスフォンの便利機能【通話録音機能編】」をご覧になってみてください。
ビジネスフォン各メーカー取り扱い

通話録音機能内蔵ビジネスフォン紹介

ここでは、通話録音機能が内蔵されている機種と特徴をご紹介いたします。

LEVANCIO-S <IWATSU(岩通)>

録音機能が様々な場面で大活躍!

まるで、もう一人スタッフがいるみたいに思えるような機能です。

伝言録音

お客様からの伝言も、メモを渡すより録音した会話を聞いてもらった方が正確で楽チン!

簡単操作

操作も簡単。きちんと使いこなせます。

お知らせメール

伝言メモや留守録が入ると、設定した携帯電話にメールが届くからうっかりミスゼロ。
もちろん社内にいても確実キャッチ。

通話録音

会話の内容を後ろから聞き直せるから、聞き漏らし、聞き違いを防げます。

同時通話最大:16通話
最大外線数(デジタル):64回線
最大外線数(アナログ):64回線
電話機最大接続台数:16台

HM700Ⅱ(Std・Pro) <SAXA(サクサ)>

お客様の大切な用件を通話メモで確実に録音!
お客様からかかってきた大切な内容をワンタッチ操作で録音再生。

用件を確実にキープします。

最大録音時間はStd:約180分(3ch)/Pro:約240分(4ch)。10分単位で各チャンネルに割付可能。

同時通話最大:12通話
最大外線数(デジタル):6回線
最大外線数(アナログ):12回線
電話機最大接続台数:32台

NYC-if <NAKAYO(ナカヨ)>

内臓ボイスメールで通話内容を簡単管理
ボイスメール機能を内蔵しています。
通話内容を2ch2時間500件から、最大4ch200時間10,000件まで録音できます。
録音した通話データは、パソコンに保存することもできます。

同時通話最大:48通話
最大外線数(デジタル):24回線
最大外線数(アナログ):48回線
電話機最大接続台数:168台

integral-A <HITACHI(日立)>

通話を録音して聞き直せる
簡易通話録音機能を使えば、通話中の会話を録音することができます。

また、電話に出ると自動的に録音を開始する設定もあります。
録音は電話機ごとに対応する内線ボックスに保存されますが、別の電話機に対応するボックスにも保存できます。

同時通話最大:48通話
最大外線数(デジタル):24回線
最大外線数(アナログ):48回線
電話機最大接続台数:48台

ビジネスフォン各メーカー取り扱い

自動通話録音機能内蔵ビジネスフォン紹介

次に、前項の録音機能が自動でできる機種をご紹介いたします。

LEVANCIO <IWATSU(岩通)>

自動通話録音機能
外線との発着信で、応答した時点から自動で通話録音を開始します。
メモを取る手間が省け、聞き違いも少なくなります。
設定により、自動通話録音する前にあらかじめ相手先へ「通話を録音します」などのガイダンスを自動的に送出することができます。

同時通話最大:984通話
最大外線数(デジタル):480回線
最大外線数(アナログ):960回線
電話機最大接続台数:104台

電話会議も録音できる?

ビジネスフォンには、「会議通話機能」が備わっており、多人数でビジネスホンを利用して通話する機能です。

1つの通話に複数の人が参加して、同時に通話することができます。

会議通話は、内線1人を含めた自由な組み合わせができ、システム全体で最大32人まで利用できます。

ですが、この会議通話機能は録音することができないので、別に「NTT-AT R-Talk1500」などの電話会議装置が必要になります。
特徴として、電話会議時の通話を録音して議事録として役立てたい時に、通話録音ができるということ。

また、電話会議の重要な内容の部分だけ「通話メモ」を利用するということもできます。

通話中に途中からでも録音ができる?

通話中に相手の会社名やお名前、用件などを聞き取ってメモする時は間違ったら大変なので緊張してしまうものですよね。

そんな時は、ここまでご紹介している「伝言メモ機能」を利用すれば何の問題もなく記録を残すことができます。

メモを取りたい時、ビジネスホンの「通話録音」ボタンを押すだけで通話の途中からでも録音できるので、通話が終わってから聞き直して正確にメモに残しておけばOK。

通話中に、ちょっとした用件を録音するにはとても便利な機能ですよね。

外付け電話録音装置紹介

ここでは、外付けの電話録音装置をいつくかご紹介いたします。

◇VR-850VoIP/VR-810VoIP <TAKACOM>

  • IP電話サービスに接続しダイレクトに通話録音が可能
  • 音声データの検索再生、通話のモニターがwebブラウザから操作可能
  • 通話録音サーバ(別売)に音声データを集約
  • PBX連携サーバソフトをインストールすることで、音声データに内線情報を付加

【大規模オフィスの電話応対を強力にサポート】

低コストでIP電話サービスを直接収容したIP-PBXの録音システムが構築できます。

パソコンのWeb(Internet Explorer7・8・9)上で、「通話モニター」や「音声データの検索・再生」が可能です。

また、必要な項目に合わせて表示順を設定したり、項目別にソートしたりもできます。

別売の録音サーバ や集中管理システムを使えば、100台以上の通話録音装置と接続して、音声データをRDXカートリッジにバックアップ可能です。

◇VR-D170 <TAKACOM>

  • 録音時間 272時間 ※2Gメモリ使用
  • 再生方法 装置にて再生とパソコンにて再生
  • データ保存方法 フラッシュメモリとパソコン
  • 録音方式 手動録音/自動録音

電話機1台に対して、録音装置を1台接続し、大きな工事を必要としない簡易設置タイプの通話録音装置です。
録音した音声をその場で再生することや、パソコンに保存なども可能です。

◇VR-500シリーズ <TAKACOM>

  • 録音時間 500時間(モノラルの場合)
  • 再生方法 パソコンにて再生
  • データ保存方法 パソコンにて最大録音件数 20,000件

1台で複数台使用する電話機の通話録音が可能。

電話のトラフィック管理や、通話モニターなどの機能もつき、コールセンターなどで多く使用されている留守番電話端末となります。

まとめ

ビジネスフォンの「通話録音装置機能」とは、まさにメモ要らずの機能ですね。

ちょっとした通話の内容を録音したり、通話をすべて録音できるので、電話を聞き直しながら資料なども作ることができるのです。

録音機能があれば便利になりますが、内蔵している機種に関しては導入の際に担当者へ確認してください。

外付けでも対応できますが、装置の費用もかかりますので内蔵している限りは無料で活用することができます。

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    お問い合わせ後、内容のヒアリング

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