固定電話の録音方法3選｜違法性と法人利用の注意点

「固定電話の通話を録音したい」「会社の電話対応をあとから確認できるようにしたい」と考えても、外付け装置で足りるのか、ビジネスフォンを入れ替えるべきか、クラウド型を選ぶべきかで迷いやすいものです。

固定電話を録音する方法は、大きく分けて外付け録音装置・録音対応ビジネスフォン・クラウド型通話録音サービスの3つです。家庭用や小規模事業者なら後付け装置で対応できる場合がありますが、法人利用では主装置・PBX・回線・保存管理・セキュリティまで含めて確認する必要があります。

この記事では、固定電話を録音する3つの方法、通話録音のメリット、違法性や同意の考え方、法人で導入する際の選び方を整理します。読み終えるころには、自社に合う録音方法を判断するための確認ポイントが分かります。

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固定電話を録音する方法は3つ｜家庭用と法人用で選び方が変わる

固定電話を録音する方法は、主に外付け録音装置を使う方法、録音対応ビジネスフォンを導入する方法、クラウド型通話録音サービスを使う方法の3つです。どれが合うかは、家庭用か法人用か、既存の電話機や主装置を活かしたいか、録音データをどこで管理したいかによって変わります。

外付け録音装置を使う

既存の固定電話を大きく変えずに録音したい場合は、外付け録音装置を使う方法があります。
電話機や回線の間に装置を接続するタイプ、受話器側に取り付けるタイプなどがあり、家庭用固定電話や小規模事業者でも検討しやすい方法です。

ただし、すべての電話機で同じように使えるとは限りません。
接続方式、録音音質、保存形式、録音データの取り出し方法は機器によって異なるため、購入前に対応機種や回線種別を確認しておきましょう。
外付けタイプを詳しく確認したい方は、外付けタイプの通話録音装置も参考になります。

録音対応ビジネスフォンを導入する

会社の電話対応をまとめて録音・管理したい場合は、通話録音に対応したビジネスフォンを導入する方法があります。
ビジネスフォンでは、内線・外線・保留転送・代表番号での着信など、業務用の電話機能とあわせて通話録音を運用できます。

法人利用では、録音機能だけでなく、主装置やPBXの構成、電話機台数、外線数、保存先、保守契約まで確認することが重要です。
録音機能だけを見て選ぶと、あとから「必要な台数で使えない」「保存容量が足りない」「既存配線と合わない」といったズレが起きる場合があります。

クラウド型通話録音サービスを使う

複数拠点や在宅勤務を含めて録音データを管理したい場合は、クラウド型通話録音サービスを使う方法もあります。
録音データをクラウド上で保存・確認できるため、拠点をまたいだ管理や検索に向いている場合があります。

一方で、クラウド型はインターネット回線やサービス契約に依存します。保存容量、保存期間、閲覧権限、認証方式、障害時の対応はサービスによって異なるため、料金だけでなく運用条件まで確認して選びましょう。

固定電話・ビジネスフォンで通話録音を使うメリット

通話録音は、電話対応をあとから確認できるようにするための仕組みです。
録音そのものがすべてのトラブルを解決するわけではありませんが、聞き逃し防止、対応内容の確認、社員教育、応対品質の見直しに役立ちます。

聞き逃しや伝達ミスを減らせる

通話録音を使うと、電話で聞いた内容をあとから確認できます。
注文内容、日程、担当者名、問い合わせ内容などを再確認できるため、聞き間違いや伝達ミスの防止に役立ちます。

特に、受付・営業・サポート窓口のように電話対応が多い部署では、録音データが「記憶に頼らない確認材料」になります。
メモを取りながら対応するだけでは不安な場合にも、録音があると確認の余地を残せます。

トラブル時の確認材料になる

通話録音は、顧客との認識違いやクレームが起きたときの確認材料になります。
「言った・言わない」の対立が起きた場合でも、録音内容を確認することで、事実関係を整理しやすくなります。

ただし、録音データは万能な証拠ではありません。保存状態、改ざん防止、閲覧権限、社内ルールが整っていないと、あとから使いにくくなる場合があります。

電話対応全体のトラブル対策も確認したい方は、電話対応のトラブル対策を整理した記事もあわせて確認しておくと安心です。

社員教育や応対品質の見直しに使える

通話録音は、社員教育や応対品質の見直しにも使えます。
実際の通話を振り返ることで、話し方、確認不足、説明の順番、保留や転送のタイミングなどを具体的に改善できます。

ただし、教育目的で録音を使う場合も、利用目的や閲覧できる範囲を社内で決めておくことが大切です。
録音データを必要以上に共有しない、保存期間を決める、削除ルールを作るといった運用もあわせて検討しましょう。

通話録音は違法？同意・告知・個人情報管理の注意点

通話録音で特に不安が大きいのが、違法性や同意の扱いです。
結論として、通話録音は「録音すること」だけで判断するのではなく、録音した内容が個人情報に該当するか、利用目的をどう伝えるか、保存後にどう管理するかまで分けて考える必要があります。

通話内容が個人情報に該当する場合がある

通話内容から特定の個人を識別できる場合、その通話内容は個人情報に該当する場合があります。
そのため、顧客名、連絡先、住所、契約内容、相談内容などを含む業務通話を録音する場合は、個人情報として扱う前提で管理するのが安全です。

出典：個人情報保護委員会FAQ「顧客との電話の通話内容は個人情報に該当しますか」｜確認日：2026年7月1日

録音の同意と利用目的の通知は分けて考える

個人情報保護委員会のFAQでは、通話内容が個人情報に該当する場合、個人情報取扱事業者には利用目的を通知または公表する義務がある一方で、「録音していること」自体を相手に伝える義務までは負わないと整理されています。

ただし、法人の実務では、トラブル防止や安心感のために「応対品質向上のため録音する場合があります」といったアナウンスを入れる運用もあります。録音の有無だけでなく、利用目的、保存期間、閲覧権限、第三者提供の有無を社内規程やプライバシーポリシーと整合させることが重要です。

出典：個人情報保護委員会FAQ「顧客との電話の通話内容は個人情報に該当しますか」｜確認日：2026年7月1日

保存期間・閲覧権限・削除ルールを決めておく

法人で通話録音を使う場合は、録音するかどうかだけでなく、録音後の管理ルールが重要です。
保存期間、閲覧できる担当者、持ち出し可否、削除タイミング、教育利用の範囲を決めておくと、あとから運用がぶれにくくなります。

また、クラウド型通話録音やクラウドPBXと連携する場合は、管理画面の認証、アクセス権限、ログ管理、退職者アカウントの停止なども確認しましょう。録音データは、電話対応の便利な記録であると同時に、慎重な取り扱いが必要な情報でもあります。

電気通信サービスを提供する事業者側には、通信の秘密に関する規律があります。
一般企業が自社の電話対応を録音する場合でも、通信サービス提供者側のルールと混同せず、個人情報の管理や社内運用を分けて確認することが大切です。

出典：e-Gov法令検索｜電気通信事業法｜確認日：2026年7月1日

通話録音の種類｜全通話自動・手動・さかのぼり録音

ビジネスフォンの通話録音には、すべての通話を自動で残す方式、必要な通話だけ録音する方式、あとから必要になった通話を保存する方式があります。どの方式が使えるかは機種や設定によって異なるため、導入前に確認が必要です。

全通話自動録音

全通話自動録音は、対象となる通話を自動で録音する方式です。
録音ボタンを押し忘れるリスクを抑えやすいため、問い合わせ窓口やコールセンターなど、電話対応の記録を残したい業務に向いています。

一方で、すべての通話を残す場合は保存容量や保存期間、閲覧権限の設計が重要です。
録音データが増えるほど、必要なデータを探す手間や管理負担も増えるため、検索性や削除ルールもあわせて確認しましょう。

手動録音

手動録音は、必要な通話だけを担当者が操作して録音する方式です。
重要な商談、クレーム、確認事項の多い通話など、残したい通話を選べる点が特徴です。

ただし、担当者が録音操作を忘れると記録が残りません。
手動録音を使う場合は、どの場面で録音するのか、録音ボタンの操作方法、録音後の保存ルールを社内で共有しておきましょう。

さかのぼり録音

さかのぼり録音は、通話中または通話後に必要だと気づいた内容を、一定範囲で保存できる方式です。
会話の途中で「この内容は残しておきたい」と感じたときに役立ちます。

ただし、さかのぼれる時間や保存方法は機種・設定によって変わります。
重要な通話を確実に残したい業務では、全通話自動録音と手動録音、さかのぼり録音のどれを使うか、業務内容に合わせて選びましょう。

法人で失敗しない通話録音方法の選び方

法人で通話録音を導入する場合は、「録音できるか」だけでなく、既存環境に合うか、録音データをどう管理するか、工事や回線に影響があるかを確認する必要があります。ここを飛ばすと、導入後に使い勝手や管理面で困ることがあります。

既存の電話機・主装置で使えるか確認する

まず確認したいのは、今使っている固定電話・ビジネスフォン・主装置で録音機能を追加できるかどうかです。
既存の電話機に録音機能がない場合でも、外付け装置で対応できる場合があります。
一方で、主装置やPBXの仕様によっては、ビジネスフォンの入れ替えや設定変更が必要になる場合もあります。

確認するときは、電話機の型番、主装置の型番、外線数、内線数、利用中の回線、録音したい通話の範囲を整理しておくとスムーズです。録音方法は機器だけで決まるのではなく、電話システム全体の構成で変わります。

録音データの保存先と権限管理を確認する

次に、録音データをどこに保存するかを確認します。
ビジネスフォン本体や記録媒体に保存する方法もあれば、クラウド上に保存する方法もあります。
保存先によって、容量、検索性、バックアップ、アクセス権限、削除ルールが変わります。

管理者だけが聞けるのか、部署ごとに権限を分けるのか、教育目的で共有するのかによって、必要な機能は変わります。
複数拠点や在宅勤務を含めて録音データを扱う場合は、クラウドPBXやクラウド型通話録音サービスとの連携も選択肢になります。

工事・回線・停電時の運用も確認する

通話録音の導入では、工事や回線の確認も欠かせません。
外付け装置で済む場合もあれば、配線工事、主装置設定、回線変更、クラウドサービスの初期設定が必要になる場合もあります。

また、IP電話やクラウド型サービスを使う場合は、インターネット回線の障害時や停電時にどう対応するかも確認しておきましょう。UPS、携帯電話回線、代替連絡手段を用意するかどうかで、業務継続の安心感が変わります。

ビジネスフォンの通話録音機能そのものを詳しく確認したい方は、ビジネスフォンの通話録音機能を解説した記事も参考にしてください。

通話録音に対応したビジネスフォンを確認するときの代表例

通話録音に対応したビジネスフォンを確認するときは、機種名だけで判断せず、録音方式、保存方法、対応台数、主装置、オプション、保守範囲まで見ることが大切です。ここでは、公式情報を確認できる機種例をもとに、確認すべきポイントを整理します。

公式情報を確認できる機種例

NTT東日本のSmartNetcommunity αZX typeS,Mでは、Type別の対応規模やスマートフォン連携、遡り通話録音などの利用シーンが案内されています。対応台数やチャネル数はTypeによって異なるため、導入時は自社の電話機台数や外線数に合う構成かを確認しましょう。

出典：NTT東日本｜SmartNetcommunity αZX typeS,M｜確認日：2026年7月1日

機種を選ぶときは、名称だけでなく、必要な録音方式に対応しているか、何台まで使うか、録音データをどこに保存するか、保守を受けられるかを確認しましょう。特に法人利用では、電話機単体ではなく主装置や回線を含めた構成で判断することが大切です。

旧機種や中古機を選ぶときの注意点

旧機種や中古のビジネスフォンでも、通話録音に対応している場合があります。ただし、中古機は在庫、状態、保証範囲、保守対応、録音機能の有無を確認してから選ぶ必要があります。

価格だけで選ぶと、必要な録音方式に対応していない、保存容量が足りない、設定や保守で困るといった問題が起きる場合があります。中古機を検討する場合も、録音機能・主装置・電話機台数・保証範囲をまとめて確認しましょう。

自社に合う通話録音環境を相談したい方へ

固定電話の録音方法は、既存の電話機、主装置、PBX、回線、電話機台数、録音データの保存方法によって変わります。
記事を読んでも「自社の場合は外付け装置で足りるのか」「ビジネスフォンを入れ替えるべきか」「クラウド型が合うのか」が判断しきれない場合もあります。

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よくある質問

まとめ

固定電話を録音する方法は、外付け録音装置、録音対応ビジネスフォン、クラウド型通話録音サービスの3つです。家庭用固定電話や小規模事業者なら外付け装置で対応できる場合がありますが、法人利用では主装置・PBX・外線・内線・保存先・アクセス権限まで含めて確認する必要があります。

また、通話録音は違法性や同意だけで判断するのではなく、録音した内容が個人情報に該当するか、利用目的をどう伝えるか、保存後に誰が閲覧できるかまで整理しておくことが大切です。

録音環境は、電話対応を「記憶」だけに頼らないための仕組みです。
自社の電話対応をどこまで記録し、どのように守り、どのように活かすのか。まずは今の電話環境から、静かに確認してみてください。

ビジネスフォン全体の導入方法や機能を確認したい方は、OFFICE110のビジネスフォン案内ページも参考にしてください。