ビジネスフォンの着信拒否で迷惑電話を撃退！5つの対策・設定方法

このような悩みを抱えていませんか？

ビジネスフォンの「着信拒否機能」は、業務効率の向上と顧客対応の質を高めるのに役立ちます。
適切な設定により、不要な電話を効果的に回避できます。

この記事では、着信拒否の具体的な設定方法や効果的な活用法について解説します。
「着信拒否」機能を活用することで、迷惑電話の影響を軽減し、業務に集中できる環境を整えられるでしょう。

迷惑電話対策や業務改善の参考として、ぜひ最後までお読みください。

ビジネスフォンの着信拒否とは？迷惑電話対策の重要性

迷惑電話は業務を中断させ、従業員のモチベーションを低下させるなど、さまざまな問題を引き起こす可能性があります。

ここからは、ビジネスフォンでの迷惑電話対策としての着信拒否機能と、その重要性について詳しく解説します。

ビジネスフォンの着信拒否とは

ビジネスフォンの着信拒否機能を活用すれば、従業員の業務が中断されずに快適な業務運営が可能になります。

特定の番号や非通知設定になっている電話からの着信を拒否できます。
例えば、営業電話やいたずら電話を防ぎ、着信拒否設定を正しく行うことで、不要な電話がかかってきません。

その結果、ビジネスフォンの着信拒否機能を使うことで、業務効率が向上し、従業員のストレスも軽減されます。

企業が迷惑電話対策をするべき理由

企業が迷惑電話対策を行うことで、業務の妨げを回避し、スムーズな業務運営が可能になります。
迷惑電話に対応する従業員は、仕事の中断など業務への支障を回避できるからです。

また、迷惑電話の種類には「しつこい勧誘電話」「いたずら電話」「悪質なクレーム」などがあります。
これらは従業員のモチベーションを下げるだけでなく、時間を浪費させ、精神的な負担を与えることもあります。

従業員のモチベーションを維持し、効率的な業務運営を実現するために、ビジネスフォンの着信拒否設定を活用することが必要です。

ビジネスフォンの着信拒否にはナンバー・ディスプレイ契約が必須

ビジネスフォンで着信拒否機能を利用するには、「ナンバー・ディスプレイ」への加入が必須です。

着信拒否関連の機能を使用するためには、かけてきた相手の電話番号がわかるナンバー・ディスプレイが必要となります。

「ナンバー・ディスプレイ」とは、NTT東西が提供するオプションサービスで、相手の電話番号を表示します。
これにより、迷惑電話の対策や特定の番号のみ着信音を変更する機能が利用可能です。

また、着信を確認して後からかけ直すこともできます。
ナンバー・ディスプレイは月額料金440円（税込）で、対応した電話機での利用が必要です。

ビジネスフォンの着信拒否機能を最大限に活用するためには、ナンバー・ディスプレイ契約が欠かせません。

NTT東西のナンバー・ディスプレイ申し込みは、以下のサイトからおこなえます。
・NTT西日本 ナンバー・ディスプレイ申し込みサイト
・NTT東日本 ナンバー・ディスプレイ申し込みサイト

ビジネスフォンで利用できる5つの着信拒否機能

ビジネスフォンを利用している方は、さまざまな迷惑電話対策の機能が利用できます。
それぞれの着信拒否機能を組み合わせれば、さらに高い効果が発揮できるでしょう。

ここからは、ビジネスフォンで利用できる5つの着信拒否機能について詳しく解説します。

迷惑電話ボタン

ビジネスフォンで多機能電話を利用している方は、ファンクションキーに割り当てられている迷惑電話ボタンを押すことで、着信拒否できます。

具体的には、「通話中に迷惑電話ボタンを押す」、もしくは「着信履歴で該当の電話番号を表示させ、迷惑電話ボタンを押せば着信拒否設定が完了」します。

迷惑電話ボタンを利用するには、迷惑電話ボタンがついている機種かつNTT東西のナンバー・ディスプレイに加入することが条件です。

指定番号の着信拒否設定

ナンバー・ディスプレイに加入している場合、電話機に備わった指定番号の着信拒否設定を活用することで、特定の番号からの着信を拒否できます。

もし、指定した番号から電話かかってきた場合、「おことわりメッセージ」が自動的に再生されます。これにより、迷惑電話を遮断し、無駄なやりとりが発生しません。

また、指定番号の着信拒否設定をおこなえば、着信音も鳴らなくなるので安心です。
ただし、ナンバー・ディスプレイに加入していない場合、相手が非通知かどうかを判別できないため、非通知の電話は着信拒否できない点に注意しましょう。

さらに識別着信機能を使えば、特定の番号を着信拒否できます。
具体的には以下の設定が可能です。

識別着信機能を利用すれば、誰からの電話かを判別し、最適な担当者が対応したり、必要に応じて電話に出ないなどの対策ができます。

ナンバー・リクエスト

「ナンバー・リクエスト」とは、非通知でかかってきた電話に対して、番号を通知してからかけ直すよう促すサービスです。
このサービスは、非通知の電話からの迷惑電話を防ぐために役立ちます。

ビジネスフォンの標準機能で利用でき、月額料金は不要です。
非通知拒否の設定には、「自動ガイダンスを流す」や「話し中の音声メッセージを流す」方法があります。

ナンバー・リクエストを利用することで、非通知の迷惑電話対策に役立ちます。

なお、加入電話を利用する場合は「ナンバー・ディスプレイ」の契約が必要です。
※「加入電話」とは、一般的な固定電話回線のことで、NTT東日本およびNTT西日本が提供する従来のアナログ電話サービスのこと。

IVR機能

「IVR機能」は、迷惑電話を抑止し、適切な担当者に電話をつなぐために有効です。
この機能を使うことで、「〇〇のご要件の方は1を押してください」などの案内により、要件別に最適な窓口や担当者に電話を振り分けできます。

これにより、顧客は確実に担当者に繋がり、営業電話は業務に影響が少ない窓口に集約。
悪質な迷惑電話は、複雑なプロセスで担当者につながるのを抑止できます。

このように、IVR機能を導入することで迷惑電話を減らし、業務効率を向上に繋がります。

通話録音機能

「通話録音機能」は、会話の開始と同時に内容を自動的に記録します。
通話開始時に「品質向上のため録音しています」といった案内が流れるのが一般的です。

通話録音機能のメリットは以下の通りです。

ビジネスシーンにおいて、通話録音機能は安全性確保と顧客サービス向上の両面で重要なツールとなります。

ビジネスフォンの着信拒否・非通知着信拒否の設定方法【NTT NX2の場合】

ここからは、『NTT』NX2シリーズを例に、ビジネスフォンの「着信拒否設定」と「非通知着信拒否設定」の方法をご紹介します。

これらの設定には、まず主装置での事前設定が必要です。
また、主装置に音声メールユニットがない場合は、設定ができない点に注意しましょう。

それでは、それぞれの設定方法を解説してきます。

着信拒否の設定方法

着信拒否の設定方法には、主に「通話中に着信拒否登録する方法」「着信履歴から着信拒否登録する方法」の2つがあります。

これらの方法を使えば、迷惑電話を効率的に拒否し、快適な電話環境を維持できます。

通話中に着信拒否登録する方法は、以下の通りです。

着信履歴から着信拒否登録する方法は、以下の通りです。

通話中に着信拒否登録するには、かかってきた電話との通話中に着信拒否する必要があります。
自分からかけた電話の通話中にサービスボタンを押しても、着信拒否登録はできないので注意しましょう。

非通知着信拒否の設定方法

「非通知着信拒否」を設定することで、通常の非通知電話だけでなく、公衆電話や番号通知ができないエリアからの電話も拒否できます。

非通知着信拒否の設定方法は、以下のとおりです。

※非通知着信拒否を設定するには、ナンバー・ディスプレイの契約が必要です。

非通知着信拒否を設定することで、迷惑電話を効果的にブロックし、より快適な業務環境を実現できます。

ビジネスフォンの取り扱い方法でお困りの場合は「OFFICE110」へ

ビジネスフォンでの迷惑電話対策は、重要な電話の見逃しや社員のストレスを防ぎ、会社の売上にも直結する重要な要素です。

そのため、電話回線の導入や入れ替えを検討する際は、信頼性の高い業者を慎重に選ぶことが大切です。

当社「OFFICE110」は、ビジネスフォンの導入において以下の強みがあります。

ビジネスフォンの導入には、電話回線やチャネル数など多くの要素を考慮する必要があります。
また、古い機種では着信拒否機能に対応していない場合もあるため、迷惑電話対策として新しい機種を選ぶことが重要です。

そんな時、専門知識が豊富な当社の担当者がサポートいたします。機種選びや不明点がある場合は、「OFFICE110」にお問い合わせください。

お問い合わせはこちら

まとめ

本記事では、ビジネスフォンで着信拒否をする方法について解説しました。
しつこい営業電話やいたずら電話、悪質なクレームなどの迷惑電話は、従業員の業務を中断させ、ストレスやモチベーション低下につなげてしまいます。

本記事でご紹介している迷惑電話の着信拒否設定を参考に、自社でも迷惑電話対策に取り組むことをおすすめします。

「OFFICE110」は、業界30年の実績があり、豊富な知識を持つ担当者がそれぞれのお客様に合わせた最適な電話サービスのご提案いたします。

ビジネスフォンの新規導入をお考えの方も、古い機種の買い替えを検討中の方も、まずは「OFFICE110」にご相談ください。安心して電話対応ができるよう、全力でサポートいたします。