ビジネスフォンの便利機能「着信系」【お役立ち情報】 | OFFICE110

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ビジネスフォンの便利機能「着信系」

ビジネスフォンの便利機能「着信系」

会社で電話が鳴ったら受話器を上げて「はい、〇〇です。」というのが一般的ですよね。

一般的には、受話器を上げて応答するのですが、実はビジネンフォンにおいては「着信」に関してもさまざまな機能が満載なのです。

よく使う機能からあまり使わない機能まで、至れり尽くせりといった感じでしょうか。

そこでここからは、ビジネスフォンの便利機能「着信系」をいつくかご紹介いたします。

▼目次

不要な電話は【着信拒否】

「着信拒否」とは、特定の番号を拒否して不要な着信を無くす機能で、基本的に無料で設定できます。

ビジネスホン設置後、「営業電話やいたずら電話が多くて困っている」といったご相談をいただくことが多々あります。

忙しい時などの迷惑電話は仕事の妨げとなり、できるだけ対応したくないでしょう。

そんな時は、迷惑電話などの不要な電話番号をビジネスホンに登録することで、着信拒否することができます。

正式には「識別着信拒否」といい、発信者から通知された番号情報を識別して、予め登録した電話番号からの着信に対して着信拒否を行うことができる機能です。
設定方法は、お使いの機種によって異なりますので、マニュアルでご確認をお願いします。

ビジネスフォン各メーカー取り扱い

保留にしたまま担当へバトンタッチ【保留機能】

まず、ビジネスフォンの基本機能に「保留」機能があります。
例えば、外線1の電話を受け、その電話が他の部署のAさん宛だった場合、電話をAさんへ取り継がなければなりませんね。

そんな、外線電話を他の人にバトンタッチしたい場合、一般的な操作として「保留ボタン」を使います。

「保留」の基本的な使い方は、外線1を受けた人が「保留ボタン」を押すと外線1が保留状態(外線ランプが点滅)となり、同時に内線電話呼出し待機状態となります。

これを「外線保留」と呼びます。

このとき受話器からは「ツッツッツッ」という待機する音が聞こえています。

次に取り次ぎたい時は、Aさんが近くにいる場合は、「Aさ~ん、○○様から外線1番にお電話ですよ」と伝えて、Aさんは保留状態となっている外線1番(ランプ点滅)のボタンを押し電話に出ることができます。

もし、Aさんが別フロアにいるなどの場合は、「保留ボタン」を押すことで外線保留状態になると同時に内線呼出し待機状態にもなりますので、まずAさんを内線で呼び出します。

仮にAさんの内線番号が101番の場合[101]とダイヤルしてAさんを呼び出します。

Aさんが内線に応答したら「○○様から外線1番に電話です」と伝えることで取り次ぎは完了です。

Aさんは保留状態である「外線1番」のボタンを押すことにより、保留されている外線電話に出ることができます。

また、ビジネスフォンの機種によっては保留メロディ切替機能を使い、好みの保留メロディを選択することもできます。

非通知は呼び出しも不要!【非通知拒否】

ナンバー・ディスプレイ対応電話に対して、電話番号の冒頭に184(「イヤヨ」の語呂合わせ)をつけて電話をかけると、発信者の電話番号を非表示にすることが出来ます。

NTT東日本の場合は、「ナンバー・ディスプレイ」のオプションサービス「ナンバーリクエスト」をご契約いただくと、自分の意思で電話番号を通知しないでかけてきた相手に、

「こちら○○○△△△×××× です。恐れ入りますが、電話番号の前に186をつけてダイヤルするなど、あなたの電話番号 を通知しておかけ直しください」

と音声で伝えることができます。(○○○△△△××××の部分は着信した電話番号が入ります。)

この非通知設定によって業務の妨害になる迷惑電話を防ぐことができます。

ただし、公衆電話や通知することが不可能な電話回線からの着信は拒否せずに、通常通り着信動作を行います。

お断りガイダンスで着信拒否【迷惑電話撃退】

業務の妨害となるイタズラ電話や迷惑電話に対して、電話専用のお断りガイダンスを流し、直接つながらないようにするサービスがあります。このようなサービスを「迷惑電話撃退」と言います。

このサービスはあくまで電話会社のサービスであり、ビジネスホンに限定された機能という訳ではありません。

例えば、NTT西日本では「ひかり電話迷惑電話おことわりサービス」を行っており、迷惑電話を受けた直後に、電話機からダイヤル操作を行なうことにより、以降同じ電話番号から着信があった場合にはお客様に代わって「この電話はお受けできません。ご了承ください。」と自動的にメッセージで応答するサービスです。

利用料金は、200円/月となっています。

また、auでこの「迷惑電話撃退サービス」を申し込んだ場合、一度かかってきた迷惑電話の番号を迷惑電話撃退サービスで登録すると、同じ電話番号からかかってきた時、相手側に「こちらはauです。

おかけになった電話番号への通話は、お客さまのご希望によりおつなぎできません」というガイダンスが自動的に流れ、会社にはつながりません。

こちらは使用料金100円/月となっています。

しつこい迷惑電話を撃退したいとお考えの方は、是非、月額使用料は安価なのでご検討されてみてはいかがですか。

話中の際は代理人が対応【代理応答】

外出中だったり、他の電話と通話中だったりすると、内線がかかってきても出ることはできませんよね。

そんなとき、その内線を替わりに対応出来るビジネスホンの機能を「代理応答」と呼びます。

代理応答の種類として「内線番応答号指定代理応答」、「自グループ内線代理応答」、「グループ指定内線代理応応答」の3種類あります。

なお、この代理対応を利用する場合は、事前に内線指定代理応答特番を設定してく必要があります。

それでは、3種類それぞれの特徴を見てみましょう。

内線番応答号指定代理応答

内線着信している内線電話機の内線番号を指定して、その内線の代わりに応答することができます。

例えば「内線10」での呼び出しを「内線12」の電話機で対応することができます。

この場合、内線指定代理応答特番+内線番号のダイヤルで対応出来ます。

自グループ内線代理応答

ビジネスホンには複数の契約回線でグループを組み、そのグループに特定の番号を割り当てることで、あらかじめ設定した代表番号(親番号)に着信があった場合、グループのどの電話機からも着信することができる仕組みがあります。

これを「代表組」と言いますが、このグループ内の電話で代位応答した場合が「自グループ内内線代理応答」です。

例えば、Aさんを呼び出した内線を同グループの電話を使用しているBさんが応答したケースもOKです。

グループ指定内線代理応応答

他の内線代理応答グループに所属している内線電話機の内線着信に代わりに応答する機能です。

例えば、Aグループの社員が全員対応できない場合、かかってきた内線をBグループの社員が対応するようなケースです。

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「ただいま非常に混雑しております。そのままお待ちになるか…」【着信お待たせ機能】

着信お待たせ機能とは、その名の通り、着信にすぐに対応できない時に、かけてきた相手にお待たせメッセージを送出して、相手をお待たせするときに利用する機能です。

コールセンターなどに電話した際、オペレーターにつながるまで「ただいま非常に混雑しております。

そのままお待ちになるか、後ほどおかけ直しください」といったメッセージを聞いたことがありますよね。
これが「着信お待たせ機能」です。

機種にもよりますが「着信お待たせ機能」はビジネスフォン・PBX内蔵のボイスメール機能を利用します。

ボイスメールに録音したお待たせメッセージを自動的に送出するかたちになります。

また、お待たせメッセージを録音しなくてもデフォルトでお待たせメッセージが用意されている機種もあります。

基本的に外線着信時に設定しますが、内線着信でも利用することは可能です。

電話が取れない時に、たとえば「ただいま混み合っております、恐れ入りますがしばらくお待ち下さい」などのお待たせメッセージを流します。

お待たせ時にも着信音が鳴っているので「大変お待たせしました。」と出ることができ、不快感を与えることなく応答することができます。

地震が始まる数秒前にお知らせ【緊急地震速報】

ビジネスフォンの機種の中には、「緊急地震速報機能」が搭載されているものがあります。

緊急地震速報は、地震が発生した時に大きな揺れが到達することを気象庁が事前に警告するもので、地震の位置と規模と揺れの強さを計算して、地震が始まる数秒、もしくは数十秒前にお知らせしてくれるというとても画期的な機能です。

基本的には、地震が発生すると、気象庁の緊急地震速報サーバから電波を通じて緊急地震速報が送信されます。

近年の地震災害を見ても携帯電話やスマホへ即座に速報は流れていますが、「ビジネスホンにこの機能は必要なの?」と感じる方もいらっしゃるようですね。

ですが、地震大国日本で安全に働くためにも、ビジネスホンを購入する時も緊急地震速報が搭載されたタイプをおススメします。

インターネットからお好みの着信音を【着メロダウンロード】

ビジネスホンに電話がかかってきたときに鳴るベルを着信音といいます。

この着信の時に鳴る音が電子音ではなく、メロディーの場合は着メロと呼び、大抵の機種の場合、予めいくつかの着信音が記録されていますので、その中からお好みの着信音を設定して使用することができます。

また、機種によっては、インターネットから着信音をダウンロードして使用することもできます。

例えば、SAXA(サクサ)の「Agrea LT900」などがあります。

通話中は保留で通話が終わり次第つながる【着信ウェイトメッセージ】

外線通話中に他の外線から着信があり、電話に応答できる人がいないときに、メッセージを流すことができます。

その後は自動で保留状態になり、通話終了後に保留中の外線と通話ができます。

最近の機種であれば、ほぼ標準搭載された機能の一つです。

設定方法は機種によって異なりますのでマニュアルでご確認をお願いします。

まとめ

ビジネスフォンの着信にかかわる便利な機能のご紹介でしたが、日常よく使う機能から、地震速報のようにあったら安心といった機能まで、至れり尽くせりです。

事前に申し込みが必要な機能や、メッセージのように月額料金がかかる場合もありますので、導入する時にどれが必要な機能なのか担当者へ確認しておくことも大切ですが、お客様の「これはあったら便利!」というものがあればあらかじめ情報をご準備していただければよりスムーズにご案内できます。
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