ビジネスフォンの通話録音機能とは？種類・聞き方・導入前の注意点

ビジネスフォンの通話録音機能とは、通話中の双方の音声を記録し、あとから聞き直せる機能です。
聞き逃しの確認や、伝言・応対内容の共有、電話応対の振り返りなどに活用できます。

録音方法には、必要な通話だけを残す手動録音と、設定した条件に応じて通話を自動で記録する自動録音があります。ただし、利用できる機能や保存方法は、電話機・主装置・追加ユニットなどの構成によって異なります。

また、自動応答は音声ガイダンスによる案内、ボイスメールは音声メッセージの保存・管理が中心であり、担当者と相手の会話を残す通話録音とは役割が異なります。

この記事では、ビジネスフォンで使える録音機能の種類、録音の聞き方・再生方法、導入前の確認ポイントを分かりやすく解説します。

ビジネスフォンの通話録音機能とは

ビジネスフォンの通話録音機能とは、通話中の会話を記録し、必要なときに再生できる機能です。
聞き取れなかった内容を確認したり、伝言や対応内容を関係者で共有したりする際に役立ちます。

録音の開始方法は、必要な通話だけをボタン操作で記録する「手動録音」と、設定した条件に従って通話を記録する「自動録音」に大きく分かれます。どちらを利用できるかは、電話機だけでなく、主装置・PBX・音声メールユニット・通話録音装置などの構成によって決まります。

そのため、「ビジネスフォンならすべて録音できる」とは限りません。現在の設備で利用できるか、録音した音声をどこへ保存し、どのように聞き直すかまで確認する必要があります。

基本操作や便利機能の全体像を先に把握したい場合は、通話録音機能の前にビジネスフォンの使い方を確認すると、録音機能をどの場面で使うか整理しやすくなります。

ビジネスフォンで使える録音機能の種類

ビジネスフォンの録音機能は、録音を始めるタイミングと記録する音声によって使い分けます。
代表的な「通話メモ」「自動通話録音」「クイックメッセージ録音」の違いは、次のとおりです。

録音機能	録音開始方法	録音対象	向いている用途
通話メモ	必要なときに手動で開始	担当者と相手の通話	聞き逃しの確認、重要な通話の記録
自動通話録音	設定した条件で自動的に開始	対象として設定した通話	応対品質の確認、記録漏れの防止
クイックメッセージ録音	電話機からメールボックスに音声を録音	自分の音声メッセージ	伝言、口述メモ、現場報告

名称や操作方法、録音対象の設定範囲はメーカー・機種・システム構成によって異なります。導入前には、利用したい機能名だけでなく、「誰のどの通話を、どのタイミングで録音したいか」を整理しておくと確認しやすくなります。

必要な通話だけ記録する「通話メモ」

通話メモは、必要な通話だけを手動で録音し、あとから聞き直すための機能です。電話中に紙へ書ききれなかった内容や、聞き取りにくかった固有名詞・日時・数量などを確認したい場合に役立ちます。

一般的には、通話中に電話機の録音用ボタンを押して記録を始め、終話時に録音を終了します。
ただし、ボタンの名称やランプ表示、保存先、再生方法は機種によって異なるため、実際の操作は取扱説明書や設定内容で確認してください。

必要な通話に絞って記録できるため、すべての通話を残す必要がない部署や、担当者が重要と判断した会話だけを確認したい場合に向いています。

設定条件に応じて自動で記録する「自動通話録音」

自動通話録音は、着信・発信などの設定条件に応じて、通話を自動的に記録する機能です。
担当者が録音操作を忘れにくく、対象となる通話を継続的に残したい場合に適しています。

録音対象を外線通話だけにするか、特定の電話番号・内線・担当者に限定できるかは、利用するシステムによって異なります。録音前にガイダンスを流せる機種や、通話情報と音声をひも付けて検索できるシステムもあります。

複数席の通話をまとめて録音し、検索・再生・保存まで行いたい場合は、専用の通話録音装置を組み合わせる方法もあります。
詳しくはビジネスフォンの通話録音装置をご覧ください。

音声による伝言を残す「クイックメッセージ録音」

クイックメッセージ録音は、電話機からメールボックスへ音声メッセージを録音する機能です。
担当者への伝言や、外出先・現場からの報告を声のまま残したい場合に活用できます。

担当者と相手の会話を記録する通話メモや自動通話録音とは異なり、自分の音声を伝言として保存する使い方が中心です。
利用には対応するメールボックス機能や設定が必要なため、現在の主装置・電話機で使えるか確認してください。

通話録音の聞き方・再生方法

録音した通話は、電話機やパソコンから再生するのが一般的です。
利用できる方法は、機種・主装置・録音装置・管理ソフトの構成によって異なります。

具体的な操作は機種や設定によって異なりますが、基本的な流れの一例は次のとおりです。

電話機のボタン名、暗証番号の要否、録音データの並び順などは一律ではありません。
「NECならこの操作」「NTTならこのボタン」と決めつけず、電話機と主装置の型番、設定内容に対応した取扱説明書を確認しましょう。

パソコンでの操作に対応したシステムでは、録音日時・電話番号・内線番号などから目的の通話を検索し、Webブラウザや専用画面で再生できる場合があります。
出典：NECプラットフォームズ「通話録音」｜確認日：2026年8月10日

録音を再生できない場合は、保存先の選択、暗証番号や閲覧権限、録音容量、対象通話の設定を確認します。
解決しないときは、機種名・主装置の型番・録音した日時を控えて、販売店や保守業者へ相談してください。

通話録音機能を導入する前の確認ポイント

通話録音は、録音できるかどうかだけでなく、対象通話・保存方法・閲覧権限まで決めて初めて運用しやすくなります。
導入前に次の4点を確認しましょう。

電話機・主装置・オプションの対応状況

最初に、現在の電話機と主装置が希望する録音方法に対応しているか確認します。電話機に録音ボタンがあっても、主装置側の設定や音声メールユニットなどのオプションがなければ利用できない場合があります。

確認時には、電話機と主装置のメーカー・型番、利用中の回線、録音したい席数を整理します。外付け機器を使う場合は、接続端子や録音方式の適合確認も必要です。

現在の電話機へ録音機能を外付け・後付けする方法は、ビジネスフォンの外付け・後付け録音方法で詳しく解説しています。

自動録音と手動録音のどちらが必要か

重要な通話だけを残すなら手動録音、対象通話を漏れなく記録したいなら自動録音が候補です。
ただし、自動録音では保存データが増えやすいため、対象範囲や保存容量もあわせて検討します。

全席・一部の席、着信・発信、外線・内線など、どの通話を録音したいかを決めておくと、必要な機器や設定を絞り込みやすくなります。

ビジネスフォンに限らず、固定電話で利用できる録音方法を比較したい場合は、固定電話の録音方法と法人利用の注意点も参考にしてください。

録音対象・保存容量・保存期間

録音対象と保存期間を決め、必要な保存容量を見積もることが大切です。
録音可能な時間や件数は、主装置・音声メールユニット・通話録音装置・保存先によって異なります。

保存容量が上限に達した場合の動作も確認しましょう。古い録音から上書きされるのか、新しい録音が保存されないのか、外部へデータを移せるのかによって運用方法が変わります。長期保存が必要な場合は、バックアップ方法と削除ルールも整理します。

閲覧権限・録音告知・社内ルール

録音データを誰が聞けるのか、何の目的で利用するのか、いつ削除するのかを社内ルールとして定めます。通話内容から特定の個人を識別できる場合は個人情報に該当するため、利用目的の通知または公表を含め、適切に取り扱う必要があります。

個人情報保護委員会は、個人情報に該当する通話内容について、個人情報取扱事業者には利用目的を通知または公表する義務がある一方、録音している旨を相手へ伝える義務までは負わないと示しています。ただし、録音告知の方法は、利用目的、業界ルール、取引先との関係なども踏まえて決めましょう。
出典：個人情報保護委員会「顧客との電話の通話内容は個人情報に該当しますか。また、通話内容を録音している場合、録音している旨を相手方に伝えなければなりませんか。」｜確認日：2026年8月10日

現在のビジネスフォンで希望する録音方法を利用できるか分からない場合は、電話機・主装置の型番、録音したい席数、保存方法をお伝えください。必要な機器・設定・工事と見積もり条件を整理して確認できます。

自動応答・ボイスメール・通話録音の違い

3つの機能は、扱う音声と利用目的が異なります。録音機能を選ぶ前に、自社が必要としているのが「案内」「伝言の保存」「会話の記録」のどれかを整理しましょう。

機能	主な役割	記録・再生する音声	詳しい解説
自動応答	着信へ音声ガイダンスを流す。システムによっては担当部署への振り分けにも対応	あらかじめ設定した案内音声	音声ガイダンスの仕組み・導入方法
ボイスメール	不在時の伝言や音声メッセージをメールボックスで管理する	発信者の伝言や担当者が残した音声	ビジネスフォンのボイスメール
通話録音	担当者と相手の通話内容を記録する	通話中の双方の会話	本記事で解説

自動応答から担当部署へ転送し、その後の通話を録音するなど、複数の機能を組み合わせる構成もあります。利用できる組み合わせは、主装置・PBX・追加ユニット・契約サービスによって異なります。

ビジネスフォンの録音機能ならOFFICE110へご相談ください

ビジネスフォンの通話録音は、電話機だけを見ても利用可否を判断できない場合があります。希望する録音方法に対して、現在の主装置・PBXが対応しているか、追加ユニットや通話録音装置が必要かまで確認することが大切です。

OFFICE110では、電話機と主装置の機種、録音したい席数、自動・手動の希望、保存・再生方法などを確認し、現在の設備を利用できるか、新しい機器や設定が必要かを整理します。録音前ガイダンス、閲覧権限、保存容量などの条件も含めてご相談いただけます。

「今のビジネスフォンで録音できるか分からない」「必要な席だけ録音したい」とお悩みの方は、電話機・主装置のメーカーと型番、録音したい席数をお伝えください。
必要な機能や設備構成、導入費用を左右する条件を整理できます。

ビジネスフォンの通話録音に関するよくある質問

ビジネスフォンの通話録音機能について、よくある質問をまとめました。

まとめ

ビジネスフォンの録音機能には、必要な通話だけを残す「通話メモ」、設定した条件に応じて通話を自動で記録する「自動通話録音」、音声による伝言を残す「クイックメッセージ録音」があります。

録音機能を選ぶ際は、電話機・主装置・オプションの対応状況に加え、録音対象、保存容量、再生方法、閲覧権限を確認することが重要です。機能名だけで判断せず、自社でどの通話をどのように残したいかを整理しましょう。

現在の設備で利用できるか判断できない場合は、電話機と主装置の型番、必要席数、自動録音の要否、希望する保存方法を整理したうえで、OFFICE110へご相談ください。