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ビジネスフォンの便利機能【通話録音機能編】

ビジネスフォンの便利機能【通話録音機能編】

電話通話の録音といえば、「留守番電話」を思い浮かべる方も多いですよね。

現在のビジネスホンは、会話中の音声まで録音できる驚くべき機能が備わっているのです。

特別機械に詳しくないという方でも、簡単に利用することができます。

ここからは、ビジネスフォンの「通話録音機能」について、さまざまな機能をご紹介いたします。

▼目次

営業時間外のガイダンス【自動応答機能】

自動応答機能とは、例えば、外出中や営業時間外にかかってきた電話に対して、音声ガイダンスで応答してくれるような機能を言います。

基本的には、電話に応答してくれることと、音声による情報入力や出力や対話を音声にて実行してくれることの2つの機能で成立しています。

その仕組みは次の通りです。

  1. お客様が問い合わせ窓口ダイヤルに電話する。
  2. 音声自動応答システムが応答し、
    「こちらは自動問い合わせ窓口です。お聞きになりたい内容をプッシュボタンで押してください」などのガイダンスが流れます。
  3. ○○については「1」を
    △△については「2」を
    □□については「3」を と続けてガイダンスが流れます。
  4. それぞれお客様がプッシュした「1」「2」「3」の内容が再生されます。

会話をそのまま録音できる【ボイスメール】

ボイスメールとは、音声によるメッセージを一時的にビジネスフォンの内に蓄えておくことによって、自分宛の伝言を任意の時間に電話で聞いたりできる機能です。

忙しい現場では、伝言ミスによるトラブルが発生する場合もあります。

そんな時に便利なのが、会話をそのまま録音できる「ボイスメール」機能なのです。

ボイスメール機能は、ビジネスホンのオプションユニットである音声メールユニットを追加することで、通話の録音や留守番電話の録音を、「メールボックス」という単位で管理することが出来るようになります。

また、その際メールボックスは、内線番号別・外線番号別にも設定できます。

次に、機能を理解したうえで、ボイスメールでできることを確認していきましょう。

◇通話の録音

かかってきた通話を録音できます。(自動、手動設定可能)

また、夜間や休日などの不在時には、留守番電話メッセージによる応答と伝言の録音も可能となります。

◇録音の音声メールボックスへの転送

録音した通話は音声のまま、別の人のメールボックスに転送できます。

従来であれば、紙のメモに通話内容を書き取り、担当者の机の上まで置きに行く必要がありましたが、ボイスメールでは通話をそのまま転送することで、その手間が省けます。

また、伝言を受ける側も、自席の電話で通話のやりとりをそのまま聞くことができるので、細かいニュアンスまではっきりと伝わります。

◇リモート利用

メールボックスに録音された通話を、外出先から聞いたり、指定した携帯電話やPHSに転送することが可能で、早く内容を確認したい時はとても便利です。

◇お待たせメッセージ

他の電話に出ているなど一時的に応答ができない場合、自動的にお待たせメッセージを送出することで、「営業時間内に電話をかけたのに応答がなかった」といったトラブルを防ぎ、お客様への対応が向上するでしょう。

ボイスメールを使用することで、業務効率が向上するだけではなく、伝言メモのコストを削減できるなど経費削減効果も期待できるのです。

聞き逃しや聞き違いのミス防止で使われている【通話メモ】

仕事をするうえで、「メモ」は必要不可欠。電話をしている時も勿論メモをとる必要があるということです。

ですが、メモを取りながら電話をしていると聞き逃しや聞き間違いがあるということも。

そんな時に使うのがビジネスホンの通話メモ機能です。

通話メモとは、通話をメモ代わりにそのまま録音できる機能です。

紙にメモを取りたい場合でも通話メモ機能は活用されています。

それは、通話記録を録音してそれを聞きながら後でメモするという方法であれば、聞き逃しや聞き間違いのリスクを避けられます

次に、基本的な通話メモは次の通り使用されます。

  1. メモを取りたい時、ビジネスホンの「通話録音」ボタンが赤点滅となっているのを確認して、「録音BOX」ボタンを押します。
  2. 「録音BOX」ボタンが赤点滅になったら録音されていますので、あとは受話器を置いたら自動で終了します。

また、録音された会話を聞き直して電話対応の品質向上に役立てたり、様々な場面で何かと重宝されている機能なのです。

ビジネスフォン各メーカー取り扱い

通話中の会話を自動で録音【自動通話録音】

ビジネスフォンは、通話中の会話を自動で録音することができます。

直ぐに再生して確認を行うことで、聞き取りづらかった内容が判明します。

基本的に何度でも再生できるので、これならまず内容確認できないという事は無いはずです。

メモよりは確実に正確に記録できます。

通話録音には、自動・手動に分かれておりますので、自動通話録音機能があるのか導入の際に確認してくださいね。

本体内メールボックス内に音声を録音【クイックメッセージ録音】

クイックメッセージ録音とは、本体内メールボックス内に音声を録音する機能のことです。

電話をかけるだけで手軽に録音できるので、メモを取ることなく臨場感のある記録として残すことが可能です。

こちらも、機能が備えられているか確認が必要です。

まとめ

ここまで、便利な録音機能を様々ご紹介しましたが、難しい操作も基本的にないので気軽に利用することができますね。

ひと昔前のように、「メモを無くした!」「聞き取りづらく、何度も聞き返して相手に不快な思いをさせる」などのトラブルがなくなり、仕事の効率も質も向上しますよね。

ですが、利用の際には操作方法などはしっかり確認しておきましょう。
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