ビジネスフォンのスマホ連携｜連動方法・使える便利機能を解説

「ビジネスフォンとスマホを連携すると、どのようなことができるの？」
「外出先やテレワーク中でも、会社の電話へ対応できるようにしたい」

ビジネスフォンとスマホを連携すると、対応する機種や構成では、外出先から会社番号で発着信したり、オフィスで受けた電話をスマホへ内線転送したりできます。

さらに、電話帳の利用、不応答着信の通知、留守番電話の遠隔確認、リモートコールバックなど、スマホから電話業務を補助する機能を利用できる場合があります。

ただし、利用できる機能は主装置・アダプタ・スマホアプリ・電話回線・ネットワーク環境によって異なります。本記事では、既存のビジネスフォンとスマホを連携する方法、便利機能、メリット・デメリット、導入前の確認ポイントを解説します。

ビジネスフォンとスマホを連携する方法とは？

既存のビジネスフォンとスマホを連携するには、主装置に対応するアダプタを接続し、主装置・ルーター・スマホアプリなどを設定する方法があります。

利用できる構成は、主装置のメーカー・型番・ソフトウェア、アダプタ、スマホのOS、電話回線、社内ネットワークによって異なります。設定だけで利用できるとは限らないため、対応機器と必要な工事を確認しましょう。

スマホ連携を検討する前に、内線番号、内線通話、保留・転送の関係を整理しておくと、必要な機器や設定を判断しやすくなります。
基本から確認したい方は、内線電話の基本的な仕組みもあわせてご覧ください。

主装置に専用の内線アダプタを接続する

主装置に対応する内線アダプタを接続し、専用アプリを入れたスマホを内線端末として利用する方法です。

対応する構成では、会社番号での発着信、固定電話機とスマホ間の内線通話、保留・転送、発着信履歴、電話帳連携などを利用できます。既存の主装置や固定電話機を残しながら、外出中やテレワーク中の社員を電話システムへ加えられる点が特徴です。

ただし、すべての主装置・スマホ・OSで利用できるわけではありません。対応機種、最大接続台数、同時通話数、利用できる機能には条件があるため、メーカー公式情報や設置業者へ確認してください。
構成例は、NTT西日本のモバイル内線アダプタ「MB510」公式ページでも確認できます。

主装置・ルーターに連携設定を行う

スマホを内線端末として使うには、主装置への内線登録に加え、ルーターやファイアウォール、スマホアプリなどの設定が必要になる場合があります。

設定内容には、内線番号、利用者情報、発信番号、着信グループ、転送方法、通信経路などが含まれます。
社外から接続する構成では、通信の暗号化や認証、アクセス制御も確認が必要です。

主装置やルーターの設定を誤ると、着信しない、音声が途切れる、発信番号が想定と異なるなどの問題につながる可能性があります。
設定変更は、メーカーの取扱説明書を確認し、必要に応じて販売店・設置業者へ依頼しましょう。

現在の主装置でスマホ連携ができるかは、メーカー・型番、ソフトウェア、電話回線、利用台数によって異なります。
分かる範囲で機種名や利用したい機能をお伝えいただければ、必要な機器・設定・回線条件を整理できます。

ビジネスフォンのスマホ連携で使える便利機能7選

ビジネスフォンとスマホを連携すると、機種や構成に応じて次のような機能を利用できます。

1. スマホの内線化
2. 電話帳の利用・共有
3. リモートコールバック
4. 不応答着信のお知らせ
5. 留守番電話の録音通知・遠隔確認
6. ドアホン・ネットワークカメラとの連動
7. 通話録音・録音内容の確認

すべての機能を同時に利用できるとは限りません。
必要な機能が、使用中または導入予定の主装置・電話機・アプリに対応しているか確認してください。

機能①スマホの内線化

スマホの内線化とは、スマホへ内線番号を割り当て、固定電話機と同じ内線網の端末として利用する機能です。

対応する構成では、外出先や自宅でも会社番号の着信に対応でき、オフィスの電話機からスマホへ内線転送できます。
スマホから会社番号で発信できる構成であれば、個人の携帯番号を取引先へ知らせずに電話対応できます。

専用アダプタ・FMC・クラウドPBXなど、スマホを内線化する方法と費用の違いは、スマホ内線化の3つの方法で詳しく解説しています。

機能②電話帳の利用・共有

対応するビジネスフォンやスマホ内線サービスでは、スマホ内の連絡先と連携したり、クラウド上で管理する業務用電話帳をスマホから参照したりできる場合があります。

社外でも取引先の電話番号を確認しやすくなり、個々の端末へ同じ連絡先を登録する手間を減らせます。
電話帳を一元管理できる構成なら、担当変更や番号変更の際も更新内容を共有しやすくなります。

電話帳データの保存場所、同期方法、閲覧権限、退職時の削除方法は製品によって異なります。
個人スマホを使う場合は、業務用データと個人データの分離方法も確認してください。

機能③リモートコールバック

リモートコールバックとは、スマホから会社側の指定番号へ発信すると、システムからスマホへ折り返しがあり、会社の電話回線を経由して相手へ発信できる機能です。

対応する構成では、会社の主装置・電話回線を経由して発信するため、相手へ会社番号を通知し、個人の携帯番号を表示せずに運用できます。通話料の課金先や料金は、回線契約と機種の設定によって異なります。

利用手順、発信者番号、通話料の課金先、対応できる電話番号は機種・回線・契約によって異なります。

機能④不応答着信のお知らせ

不応答着信のお知らせは、オフィスの電話に着信があり応答できなかった場合に、登録した携帯電話やメールアドレスなどへ着信情報を通知する機能です。

外出中でも着信元の番号や着信時刻を確認できるため、会社へ戻る前に折り返しが必要か判断しやすくなります。
少人数のオフィスや、外出する時間が長い事業者にも役立ちます。

通知される内容、通知方法、通知先の件数、迷惑電話や非通知着信の扱いは機種・設定によって異なります。

機能⑤留守番電話の録音通知・遠隔確認

対応するビジネスフォンでは、留守番電話にメッセージが録音された際に、登録した携帯電話などへ通知したり、外出先のスマホから録音内容を確認したりできます。

外出先や営業時間外でも録音内容を確認できるため、緊急性を判断して折り返し時期を決めやすくなります。
通知方法や確認方法は機種によって異なり、メールへの音声ファイル添付に対応する製品もあります。

音声データには顧客情報や個人情報が含まれる場合があります。保存期間、通知先、アクセス権限、端末紛失時の対応を決めておきましょう。
現行機種の機能例は、NTT東日本のSmartNetcommunity αZX typeS・typeM公式ページでも確認できます。

機能⑥ドアホン・ネットワークカメラとの連動

一部のビジネスフォンでは、対応するドアホンやネットワークカメラなどの周辺機器と連動できます。
来訪者の呼び出しに電話機で応答したり、対応端末から映像を確認したりできる構成があります。

スマホから映像を確認できるか、通話や電子錠の操作まで行えるかは、ビジネスフォン、カメラ、ドアホン、アプリなどの組み合わせによって異なります。スマホ連携だけで利用できる機能ではないため、対応機器と必要なネットワーク構成を確認してください。

防犯目的で利用する場合は、撮影範囲、映像の保存場所、閲覧権限、保存期間などの管理ルールも定めておきましょう。

機能⑦通話録音・録音内容の確認

対応する機種やアプリでは、スマホでの通話を録音したり、ビジネスフォンに保存された録音内容をスマホなどから確認したりできます。

聞き漏らした内容の確認、担当者間の情報共有、応対品質の振り返りなどに活用できます。
ただし、スマホアプリ側の録音と、主装置側の通話録音が連携しない製品もあります。

通話を録音する場合は、利用目的、保存期間、閲覧できる担当者、データの削除方法を社内で定めてください。
個人情報や機密情報を扱う場合は、アクセス権限と端末紛失時の対策も必要です。

ビジネスフォンとスマホを連携するメリット

ビジネスフォンとスマホを連携すると、外出先での電話対応、社内情報の共有、テレワークへの対応など、電話業務を場所に縛られず進めやすくなります。ここでは、主な4つのメリットを紹介します。

外出先でも会社の電話対応がしやすくなる

スマホ連携に対応した構成では、外出中やテレワーク中でも会社番号の着信に対応し、オフィスで受けた電話を内線で取り次げます。

担当者の携帯番号へかけ直してもらう手間や、会社へ戻ってから折り返すまでの時間を減らしやすくなります。

電話帳や着信情報を共有できる

業務用電話帳、不応答着信通知、留守番電話の録音通知などを利用できれば、オフィス外でも取引先の情報や着信状況を確認できます。

電話帳や着信情報を複数の担当者で共有することで、担当者不在時の折り返し漏れや、連絡先確認の手間を減らせる場合があります。

テレワークや外出の多い業務に対応しやすい

固定席の電話機だけに依存しないため、テレワーク、フリーアドレス、複数拠点勤務、外出の多い営業活動などへ対応しやすくなります。

ただし、通話品質はスマホの機種・OS・アプリ・Wi-Fi・モバイル回線などの影響を受けます。固定電話と常に同じ品質になるとは限らないため、実際の利用場所で通話テストを行いましょう。

会社番号と個人番号を分けて運用できる

会社番号で発信できる構成なら、取引先へ個人の携帯番号を知らせずに電話対応できます。退職や担当変更があっても、会社番号を窓口として維持しやすくなります。

発信時に通知される番号は、主装置・回線・サービスの条件によって異なります。導入前に会社番号通知の可否を確認してください。

ビジネスフォンとスマホを連携するデメリット

一方で、スマホ連携には機器や設定の費用、対応機種の制限、通信品質、回線・チャネルの使い方など、導入前に確認すべき注意点もあります。ここでは、代表的な4つのデメリットを解説します。

対応機器や設定に費用がかかる

既存ビジネスフォンとスマホを連携するには、対応アダプタ、ライセンス、アプリ、主装置・ルーターの設定、ネットワーク整備などが必要になる場合があります。

既存設備を活用できても、導入台数や社外接続の有無によって費用は変わります。機器代だけでなく、設定工事・保守・通信サービスを含めて見積もりましょう。

機種や主装置によって利用できる機能が異なる

スマホ内線、電話帳の利用、不応答着信通知、録音確認、カメラ連動などの機能は、すべてのビジネスフォンで利用できるわけではありません。

同じシリーズでも、主装置のタイプ、オプションユニット、ソフトウェアのバージョンによって対応範囲が変わる場合があります。

通信環境によって通話品質が左右される場合がある

インターネットを利用するスマホ連携では、Wi-Fiやモバイル回線の混雑、電波状況、ルーターの性能などによって、音声の遅延・途切れ・着信不良が起こる場合があります。

Wi-Fiとモバイル回線の切り替え時に通話が不安定になる場合もあります。社内外の利用場所で事前に確認しましょう。

構成によっては通話料やチャネル消費が増える

会社側で受けた外線を別の外線経由でスマホへ転送する構成では、受信側と転送側で2つの外線チャネルを使用する場合があります。

一方、スマホを主装置の内線端末として収容する構成では、同じチャネル消費にならない場合があります。「スマホ連携では1通話につき必ず2チャネル」とは限らないため、実際の通話経路を確認してください。

また、会社回線、携帯回線、インターネット通信、転送サービスなど、構成に応じた通話料・通信料が発生します。

スマホ連携を導入する前に確認したいポイント

スマホ連携を導入する際は、機能の多さだけで判断せず、現在の主装置、必要な機能、通信環境、回線数、利用するスマホの種類まで確認することが重要です。ここでは、導入前に整理しておきたい5つのポイントを解説します。

使用中の主装置・電話機が対応しているか

主装置のメーカー・シリーズ・型番・タイプ・ソフトウェアのバージョンを確認します。
対応アダプタやオプションが販売中か、保守対応が続いているかも確認してください。

主装置が古く、対応機器が入手できない場合は、主装置の更新やクラウドPBXを含めた比較が必要になることがあります。

どの連携機能が必要か

会社番号での発着信、内線転送、電話帳の利用、不応答着信通知、録音確認、カメラ連動など、必要な機能を整理します。

「スマホで電話を受けたい」だけなのか、「会社番号で発信したい」「外出先で着信や録音内容を確認したい」のかによって必要な構成が変わります。

社内外の通信環境に問題がないか

社内ではインターネット回線、Wi-Fiの電波状況、ルーターの性能、音声通信の優先制御を確認します。
社外では、実際にスマホを利用する自宅や訪問先の通信状況を確認します。

通信品質だけでなく、障害時の代替連絡手段も確認してください。
製品によってはスマホ内線アプリから110・118・119などの緊急通報番号へ発信できないため、携帯電話回線や固定電話機など、緊急通報に利用できる端末を別に確保しておきましょう。

回線数・チャネル数が足りるか

スマホ連携後の同時通話数と通話経路を整理し、現在の外線チャネル数で足りるか確認します。

外線転送を多用する構成では、電話を受けるチャネルと転送するチャネルを同時に使う場合があります。
利用人数だけで機械的に決めず、繁忙時間帯の同時通話数を基準にしましょう。

社用スマホと個人スマホのどちらを使うか

社用スマホは端末・アプリ・セキュリティ設定を統一しやすい一方、端末費や通信費がかかります。

個人スマホを利用するBYODでは、業務データと個人データの分離、通信費負担、端末紛失時の対応、遠隔削除、退職時のアカウント停止などを決める必要があります。

クラウドPBXでもスマホ連携ができる

既存の主装置へアダプタを追加する方法だけでなく、クラウドPBXを利用してスマホを電話端末にする方法もあります。

既存ビジネスフォンとの連携方式との違い

既存ビジネスフォンとの連携は、現在の主装置や固定電話機を残しながらスマホ機能を追加する方法です。
対応アダプタや設定が必要ですが、既存設備を継続利用できる可能性があります。

クラウドPBXは、内線・外線・転送などを制御するPBX機能をクラウド上で提供します。
従来型の主装置を新設しない構成を選べ、利用者や拠点の増減へ対応しやすい点が特徴です。

ただし、既存番号の継続可否、利用できる機能、月額費用、通信品質、障害時の対応はサービスによって異なります。

既存設備と今後の運用を踏まえて選ぶ

現在の主装置が比較的新しく、固定電話機も残したい場合は、アダプタを使った連携が候補になります。

主装置の老朽化、拠点追加、テレワークの拡大、利用人数の増減などを見込む場合は、クラウドPBXを含めて比較するとよいでしょう。

ビジネスフォンのスマホ連携はOFFICE110にご相談ください

「使用中のビジネスフォンをスマホと連携できるか知りたい」「外出先から会社番号で対応したい」「アダプタとクラウドPBXのどちらがよいか判断できない」とお悩みの場合は、OFFICE110へご相談ください。

スマホ連携の可否は、主装置のメーカー・型番、電話回線、利用人数、必要な機能、ネットワーク環境によって異なります。現在の設備を確認し、必要な機器・設定・回線数を含めて整理します。

ご相談の際は、主装置と電話機の型番、利用予定のスマホ台数、利用したい機能、社内外の利用場所、現在の回線数が分かると比較を進めやすくなります。

ビジネスフォンのスマホ連携に関するよくある質問

まとめ

ビジネスフォンとスマホを連携すると、対応する構成では、外出先での会社番号による発着信、固定電話機からスマホへの内線転送、電話帳の利用、着信通知、留守番電話や通話録音の確認などができます。

一方、利用できる機能は主装置・アダプタ・スマホ・電話回線・ネットワーク環境によって異なります。通話品質やチャネル消費も一律ではないため、実際の構成を確認することが重要です。

導入前には、主装置の対応状況、必要な機能、通信環境、回線数・チャネル数、社用スマホと個人スマホのどちらを使うかを整理しましょう。既存設備を活用する方法とクラウドPBXを比較し、自社の運用に合う方法を選んでください。