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ビジネスフォンのスマホ連携|連動方法・使える便利機能を解説

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ビジネスフォンのスマホ連携|連動方法・使える便利機能を解説

ビジネスフォンのスマホ連携|連動方法・使える便利機能を解説

「ビジネスフォンとスマホを連携すると、どのようなことができるの?」
「テレワークを進めたいが、電話業務を効率化する方法はないかな……」

このようなお悩みをお持ちではないでしょうか?

ビジネスフォンとスマホを連携させることで、オフィスの垣根を超えた電話システムを構築することが可能です。

具体的には、以下のことが可能になります。

  • オフィス内外で内線通話が可能になる
  • 外出先から会社にかかってきた電話を内線転送できる
  • 外出先から会社の電話機の機能を操作できる

これらの機能を使うことで、社員間のコミュニケーションが円滑になり、電話業務の効率化につながります

本記事では、ビジネスフォンとスマホを連携させる方法や、連携によって利用できる便利機能をご紹介します。
また、連携の際のメリット・デメリットについても解説しますので、ぜひ参考にしてください。

この記事の目次

  1. ビジネスフォンとスマホを連携する方法とは?

  2. ビジネスフォンのスマホ連携で使える便利機能7選

  3. ビジネスフォンとスマホを連携するメリット

  4. ビジネスフォンとスマホを連携するデメリット

  5. スマホの内線化なら最新の「クラウドPBX」がおすすめ!

  6. ビジネスフォンのスマホ連携はOFFICE110にご相談を

  7. まとめ
登 雄三

監修者

登 雄三
(のぼり ゆうぞう)

保有資格:工事担任者(AI・DD総合種)/電気工事士

2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。

2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。

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ビジネスフォンとスマホを連携する方法とは?

ビジネスフォンとスマホを連携させるには、主装置に別途アダプタを設置したり、設定変更をしたりする作業が必要です。

本章では、ビジネスフォンとスマホを連携する2つの方法を解説します。まずは連携方法について知り、導入方法をイメージしてみてください。

主装置に専用の内線アダプタをつける

主装置に専用の内線アダプタを設置して、ビジネスフォンとスマホを連携させる方法があります。
現在、ビジネスフォンとスマホを連携させる主流の方法で、スマホに専用のアプリをインストールして使用します。

内線アダプタをつけることで、インターネット網を経由した発着信ができるようになります。例えば、会社の固定電話と外出先の従業員のスマホとで内線通話が可能です。

内線アダプタの代表的な例には、NTTと日立があり、以下の電話機と接続できます。

モバイル内線アダプタ MB500(NTT) ・SmartNetcommunity αZX
・SmartNetcommunity αA1
・SmartNetcommunity αN1
スマートフォン内線サービス(日立) ・CX-01 V2
・MX-01
・クラウド型PBX

専用アダプタは、主装置のメーカーによって種類が異なります。そのため、基本的には現在使用している主装置と同じメーカーの専用アダプタを使用する必要があります。

そのため、導入の際は対応する専用アダプタがあるか、メーカーやビジネスフォン業者に相談することをおすすめします。

主装置・ルーターに内線化の設定をする

ビジネスフォンとスマホを連携する際、主装置・ルーターで内線化の設定をするケースもあります。
こちらの場合も、スマホには専用のアプリをインストールして使用します。

代表的な例は、サクサのMLinerで、以下のビジネスフォンで使用可能です。

  • PLATIAⅡ
  • PLATIAⅢ

例えば、サクサのMLinerを使う場合には、ビジネスフォンも同じサクサの機種でなければ内線化できません。

同じ会社のビジネスフォンを使用する必要があるため、現在使用しているビジネスフォンがある場合は、対応するサービスがあるか確認するとよいでしょう。

ビジネスフォンのスマホ連携で使える便利機能7選

ビジネスフォンとスマホを連動させることで、業務効率が向上するさまざまな便利機能が使えます。

本章では、ビジネスフォンのスマホ連携で使える便利機能を7つご紹介します。

連携することで、どのようなことができるかを確認し、本当に自社に必要かどうか判断しましょう。

機能①スマホの内線化

ビジネスフォンとスマホを連携することで、スマホの内線化を実現できます。
スマホの内線化とは、固定電話の代わりにスマホをビジネスフォンとして使う技術のことです。

スマホ内線化を取り入れることで、例えば以下のようなことが可能になります。

  • スマホを使用した会社番号での発着信
  • 外出先と社内との無料内線通話
  • 社外にいる担当者への電話取り次ぎ

上記のようなことができることで、コスト削減・業務効率化などのメリットが得られます。

◆スマホ内線化について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

スマホ内線化とは?導入のメリット・デメリット・費用相場を徹底解説

機能②電話帳の共有

ビジネスフォンとスマホを連携すると、会社の電話帳をスマホにも共有できます。
これにより、外出先で受けた電話でも会社に戻ることなく電話帳登録が可能です。

社外でも取引先の電話番号をすぐに調べられるため、わざわざ会社に戻ったり、オフィスにいる従業員に聞いたりする手間が省けるでしょう。

機能③リモートコールバック

リモートコールバックとは、スマホから会社の代電話番号に架電すると、自動で折り返し(コールバック)してくれる機能です。
コールバックに応答し、発信したい電話番号を入力すると、会社の回線を通じて通話ができます。

この機能を利用することで、社員個人の番号が通知されることや、社員に通話料金を負担させることを防げます。

従業員としては外出先からでも会社の電話回線を使用して通話ができるため、携帯番号の通知や通話料を気にせず取引先などに架電できるのがメリットです。

機能④不応答着信お知らせ

不応答着信お知らせとは、オフィスに誰もいないときに着信があった際、あらかじめ登録しておいたメールアドレスに着信履歴が送付される機能です。

これにより、外出中でもオフィスにかかってきた電話にすぐに折り返しができます

個人事業主など従業員が自分だけ、もしくは数人だけといったオフィスにおすすめの機能です。

機能⑤留守録メール通知機能

留守録メール通知機能とは、留守番電話にメッセージが録音されると、あらかじめ登録していたメールアドレスに音声データを添付して、メール通知してくれる機能のことです。

スマホでオフィスの留守録が確認できるため、スピーディーな対応が可能になり、お客様満足度を向上させることができるでしょう。

夜間や休日に録音された内容もチェックできるため、すぐに対応すべきなのか、明日や週明けでよいのかの判断もしやすくなります。

機能⑥ネットワーク連動カメラ

ネットワーク連動カメラとは、ビジネスフォンとネットワークカメラを連携し、防犯対策を実現するための機能のことです。
このシステムにスマホを連携することで、スマホの画面でカメラの映像を確認できるようになります。

さらに、ビジネスフォンの機種によっては、カメラのセンサーが立ち入り禁止区域へ侵入した不審者を感知し、スマホへ通知されるものもあります。

なお、ネットワークカメラだけでなくカメラ付きドアホンと連携させて、オフィスの来客対応をスマホで完結させることも可能です。

このように、ネットワーク連動カメラの活用により、どこにいてもセキュリティ対策や来客対応が可能となるため、業務の効率化を実現できます。

機能⑦メールリモコン

メールリモコン機能とは、オフィスに設置しているビジネスフォンの設定を、手持ちのスマホからの変更を可能にする機能のことです。

スマホから変更できる機能の一例は以下のとおりです。

  • 留守番電話のオン・オフ
  • 転送機能のオン・オフ
  • 転送先の設定・登録
  • 着信拒否設定 など

予定よりも帰社が遅れてしまいそうなときや、オフィスを不在にする機会が多い場合などに便利な機能です。

ビジネスフォンとスマホを連携するメリット

ビジネスフォンとスマホを連携することでさまざまな機能が使用できますが、これらの機能でどのようなメリットを得られるのでしょうか?

本章では、ビジネスフォンとスマホを連携するメリットを3つずつご紹介します。

得られるメリットが、自社の課題を解決してくれるのであれば、導入を検討してみましょう。

電話応対に縛られず業務効率化が実現する

ビジネスフォンとスマホを連携すること、電話業務の大幅な効率化につながります。
例えば、スマホの内線化を導入すると、外出先の担当者にも内線転送できるため、折り返しの手間が省けます。

スマートフォンリモコンを利用することで、わざわざ帰社しなくても留守番電話や転送の設定が可能です。

リモートワークや営業中など、会社の外にいてもオフィスにいるかのように電話業務ができるため、効率的に働けます。

テレワークなど多彩な働き方が可能になる

ビジネスフォンとスマホを連携させることで、オフィスに縛られない柔軟な電話システムを構築可能です。

例えば、社外にいながら会社の代表番号で発信できたり、オフィスにかかってきた着信を転送で受けられたりします。

オフィス不在時に着信や留守電があった場合でも、スマホで通知を受けられるため、よりスピーディな対応ができ、ビジネスチャンスを逃しません。

特にテレワーク可能な環境を構築したい企業や、電話業務の効率化を図りたい企業にとっては大きなメリットといえるでしょう。

音質が固定電話と同等でストレスがない

ビジネスフォンとスマホを連携した場合、スマホでの通話音質は固定電話と同等なため、ストレスなく通話可能です。

一般的に、LINE通話などのようにインターネット経由の通話は通話品質が安定しない傾向がみられます。
通話の品質がインターネット環境に左右され、場所によってはノイズが入ったり、途切れたりといったことが起きてしまいます。

しかし、ビジネスフォンのスマホ連携の場合は、基本的に携帯電話網(4G/LTEなど)を使用するため、クリアな音声で安定した通話が可能です。

会社用の電話の音質が悪いと、取引先とのコミュニケーションに支障をきたす可能性があります。固定電話と同等の音質で利用できるのは大きなメリットです。

ビジネスフォンとスマホを連携するデメリット

ビジネスフォンとスマホの連携は多くのメリットがある一方で、デメリットがある点にも目を向ける必要があるでしょう。

本章では、ビジネスフォンとスマホを連携するデメリットを3つご紹介します。

メリット・デメリットを比較し、自社にとって本当に有益なのかを判断しましょう。

機器などの導入費用がかかる

ビジネスフォンとスマホを連動させるには、機器代金や設定費など、費用がかかります。

ここでは、専用アダプタを導入した場合にかかる費用の一例をご紹介します。

導入費用(専用アダプタの料金) ・内線登録200番号まで:6万円
・内線登録400番号まで:33万円
月額費用 ・内線登録200番号まで:3万円
・内線登録400番号まで:10万円

ビジネスフォンとスマホの連携は、導入規模によって費用が大きく上下します。

ただ、なかには月額費用がかからないケースなどもあるため、事前に見積もりをとっておくことをおすすめします。

スマホの通話料が別途発生する

ビジネスフォンとスマホを連携し、外出先でスマホから架電した場合、会社の電話の通話料と携帯の通話料の両方がかかるケースがあります。

二重に通話料金がかかってしまうため、コスト増につながってしまいます

特に社員個人のスマホを使用している場合は個人に負担がかかってしまうため、社用携帯を配布するなどの対応が必要になるでしょう。

1回の通話で2チャネル消費する

ビジネスフォンとスマホを連携してスマホで通話すると、1回の通話で2チャネル使用してしまいます。
そのため、例えばスマホ2台で使おうと思った場合、最低4チャネルの契約が必要となります。

電話回線は、契約数が多ければ多くなるほど金額が高くなる傾向があるため、多くのスマホを連携する場合はコストが高くなってしまう点には注意が必要です。

スマホの内線化なら最新の「クラウドPBX」がおすすめ!

ビジネスフォンのスマホ連携の中でも、スマホ内線化(ビジネスフォンの代わりにスマホを利用する技術)を利用したいのであれば「クラウドPBX」を活用する方法もあります。

本章では、クラウドPBXの仕組みやメリット・デメリットをご紹介します。

スマホ内線化に非常におすすめのサービスですので、ぜひ参考にしてください。

クラウドPBXとは?

「クラウドPBX」とは、簡潔にお伝えすると、インターネットを利用した電話サービスのことです。

クラウドPBXは、主装置をオフィス内に設置せず、インターネット上に設置することで複数の電話機をつなぎます。
これにより、固定電話だけでなくスマホ・タブレット・パソコンでもビジネスフォンの機能が使用可能です。

会社の固定電話やスマホ・タブレットなどがインターネットを通してつながることで、社外にいる社員同士が無料内線で通話したり、スマホから会社番号で発信したりできます。

クラウドPBXとビジネスフォンの違い

ビジネスフォンとクラウドPBXの違いを詳しく説明する画像

従来のビジネスフォンは、オフィス内に主装置を設置し、電話線を使用して各電話機とつなぐことで、内線・転送などの機能が利用できていました。

一方クラウドPBXは、主装置をクラウド上に構築し、インターネット回線を利用して会社の電話機やスマホなどをつなぐ仕組みです。

これまでのビジネスフォンは仕組み上、オフィス内のみという場所の制約がありました。一方、クラウドPBXではインターネットを利用した通信により、オフィスの垣根を超えた電話環境が構築できる点が従来のビジネスフォンとの大きな違いです。

クラウドPBXのメリット・デメリット

クラウドPBXのメリット・デメリットは以下のとおりです。

【メリット】

  • 外出中でも会社の代表番号で発着信できる
  • 社内・社外を問わず内線できるため通話料削減につながる
  • 配線・大規模な工事不要で初期費用が抑えられる
  • 配線がないため柔軟にレイアウトが変更できる
  • 通話料金が二重でかかることはない
  • 1回の通話で2チャネル使用しない

メリットの多いクラウドPBXですが、一方でデメリットも複数挙げられます。

【デメリット】

  • 選ぶサービスによっては電話番号の引き継ぎができないケースもある
  • 通信環境が悪いと通話品質が下がる可能性がある
  • 月額制サービスのためランニングコストがかかる
  • 導入規模や使い方によってはコスト増になってしまうこともある
  • インターネットを利用するためセキュリティリスクがある

とはいえ、デメリットの中には業者選びを慎重にしたり、セキュリティ対策をしたりなど、対処法もあるため、事前のリサーチと比較検討をしっかりすれば、ある程度は軽減できます。

メリットとデメリットを比較し、自社に本当に必要かを考慮したうえで、導入を検討しましょう。

ビジネスフォンのスマホ連携はOFFICE110にご相談を

ビジネスフォンのスマホ連携のことでお悩みであれば、OFFICE110にご相談ください。
ビジネスフォンの導入は、企業の業務効率化やセキュリティ対策の強化に効果的です。

ただし、、導入にはコストがかかるため、導入の可否を判断する際には、メリットとデメリットを十分に検討する必要があります。

「OFFICE110」では、ビジネスフォンに精通したスタッフが多数在籍しているため、お客様の状況・ご要望に合った最適なご提案が可能です。

ビジネスフォンの導入により、得られるメリット・デメリットの情報をご提供しながら、お客様に導入の可否を判断していただければと思います。

なお、「OFFICE110」は全国に支店・協力会社があるので、どの地域でも迅速に対応可能です。

「ビジネスフォンとスマホを連携したいがどうすればよいか悩んでいる……」という方は、ぜひ「OFFICE110」へお気軽にご相談ください。

低価格・高品質のクラウドPBX「OFFICE PHONE」もご案内

「OFFICE110」はビジネスフォンだけでなく、クラウドPBX『OFFICE PHONE』も取り扱っています。

『OFFICE PHONE』は、音声変換エンジンの改良を重ね、ビジネスフォンと同等の音声品質を実現しました。
これにより、ノイズや途切れが少なくなるため、外出先でもストレスなく取引先と連絡可能です。

また、ネットFAX・通話録音機能など、業務効率を向上させるさまざまなオプション機能も充実しています。

このような高品質にもかかわらず、端末1台あたりのコストは98円〜と低価格なのが1番の魅力。
導入も専用アダプタを設置するだけと大きな工事も必要ないため、低コストでの導入・運用が叶います。
現在、 無料トライアルも行っているため、ビジネスフォンのスマホ連携だけでなく、この機会に電話システムの入れ替えをご検討中であればお気軽にご相談ください。

スマートフォンがビジネスフォンになる!クラウドPBXならOFFICE110の「OFFICE PHONE」

まとめ

ビジネスフォンとスマホの連携は、アダプタの設置や主装置の設定変更で可能です。

ただし、適合するビジネスフォン端末でしか使用できないため、1度メーカーやビジネスフォン業者に相談することをおすすめします。

また、上記の方法には通話料金が二重にかかることや、1通話で2回線使用するなどのデメリットもあるため、メリットと比較検討したうえで導入の可否を決めましょう。

スマホの内線化をメインとする場合は、「クラウドPBX」の利用もおすすめです。
通話コスト削減・業務効率化を実現するサービスです。ビジネスフォンとスマホを連携する際の選択肢としてご検討ください。

ビジネスフォンのスマホ連携を実現し、業務効率化・生産性の向上を叶えましょう。

連携方法・自社での必要性などでお悩みであれば、OFFICE110にご相談ください。
専門知識豊富なプロスタッフが、お客様の状況・ご要望をお伺いしたうえで最適なご提案をいたします。

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