ビジネスフォンとスマホ連携で業務効率UP!便利機能8選と最新機能紹介

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ビジネスフォンとスマホ連携で業務効率UP!便利機能8選と最新機能紹介

ビジネスフォンとスマホ連携で業務効率UP!便利機能8選と最新機能紹介

最近は、ビジネスフォンとスマホを連携させた機能があると聞くのですが、実際どういった機能なのですか?
現在、ビジネスフォンとスマホを連携させた機能はたくさんあります!例えば、スマホから代表電話で発信できたり、内線をスマホでも利用できたりととても便利です。また最近では、「クラウドPBX」を利用したビジネスフォンのスマホ化も人気急上昇中です!
スマホで代表電話?内線?クラウドPBX?・・・?
従来のビジネスフォンではなかった機能のため、イメージしにくいですよね・・・
すいません・・・
いえいえ!では、この記事で「従来型ビジネスフォンとスマホを連携させたサービス」と「クラウドPBX」について紹介いたします。

スマホ連携機能の中でも、特に便利な8つを厳選しました。

ビジネスフォンとスマホを連携させた機能を知りたい方は、ぜひ参考にしてください。

この記事の目次
  1. 「従来型ビジネスフォン」にスマホを連携させた便利機能8選!
  2. ビジネスフォンとスマホを連携させる3つのメリット!
  3. 「最新」スマホがビジネスフォンに!クラウドPBXとは?
  4. まとめ

「従来型ビジネスフォン」にスマホを連携させた便利機能8選!

はじめにビジネスフォンとスマホの連携機能をご紹介して、その後「クラウドPBX」についてご紹介するという流れで解説いたしますね。
よろしくお願いいたします!
もっとも、ビジネスフォンとスマホを連携させた機能はたくさんあります。今回は、その中でも特に便利な8つの機能を厳選し、図を交えてわかりやすく紹介いたします。

【スマホ連携機能8選】

  1. スマホから代表電話を発信できる【リモートコールバック】
  2. スマートフォンのビジネスフォン化【スマホ利用型ビジネスフォン】
  3. メールに着信履歴を送る【着信履歴メール送信】
  4. 不在時の着信を知らせる【不応答着信お知らせ】
  5. スマホのネットワークカメラを連動【ネットワーク連動カメラ】
  6. スマホに録音された用件を転送【追っかけ転送】
  7. スマホの内線化【FMCサービス】
  8. 外出先からスマホで内線電話機操作【メールリモコン】

ビジネスフォンでスマホ連携機能を利用している大半の方は、上記8つの機能を主に使用しています。

実際、これら8つの機能さえあれば業務効率は格段に向上できます。

1-1.スマホから代表電話を発信できる【リモートコールバック】

「リモートコールバック」機能とは、スマホから会社の代表電話番号で顧客に発信できる機能です。

もちろん、オフィス外でもスマホから発信でき、携帯電話の通話料を削減できます。

お持ちのプライベート用スマホに外線機能をプラスするイメージですね。

この機能を利用しても、いつも通りプライベート用としてもスマホを使用できます。

また外線だけではなく、外線の転送も可能です。

使用方法はとても簡単です!
リモートコールバック機能

まずは、「リモートコールバック機能」を使用しているスマホでオフィスに電話をかけて、ワンコールで切ります。

※あらかじめ、リモートコールバック機能を利用したいスマホの携帯電話番号を設定しておく必要がある。

ワンコールで電話を切ると、すぐにオフィスの主装置(PBX)から電話がかかってきます。

電話に受電して、発信したい顧客の電話番号をダイヤルすれば、スマホから会社の代表電話で発信可能です。

なるほど。オフィス外でも会社の電話番号で発信できるとは・・・、わざわざオフィスに戻る必要なく、効率よく仕事ができますね!

1-2.スマートフォンのビジネスフォン化【スマホ利用型ビジネスフォン】

「スマホ利用型ビジネスフォン」とは、内線や不在時転送などを利用してスマホを子機として利用可能にする機能です。

スマホが子機になるイメージですね。

大半の場合「スマホ利用型ビジネスフォン」を利用するには、ビジネスフォンやPBX(主装置)の他に「専用アダプター」の導入・設置が必要です。

「専用アダプター」の導入・設置

もちろん、外出中に顧客からの着信を受電したい場合は、「不在時転送機能」を設定すればスマホで受電できます。

この機能はNTT東西日本の提供する「AGEphone Business」という機能です。

先ほどの「リモートコールバック機能」同様に、オフィス外でもスマホを使ってビジネスフォン機能を利用可能です。

特に、テレワークなど多様な働き方を導入する際にとても便利な機能になります。

なるほど。もはや、ビジネスフォンを使用しなくてもいいのですね・・・

1-3.メールに着信履歴を送る【着信履歴メール送信】

「着信履歴メール送信」機能とは、顧客からの着信をオフィスの社員が外出中の担当者へ転送しても、担当者のスマホが応答しなかったとき、ビジネスフォン・PBXから登録されているスマホのメールアドレス宛てに自動で着信履歴を通知する機能です。
メールに着信履歴を送る【着信履歴メール送信】

この機能は、通話を外線転送した先の携帯電話が応答しなかった時に活用されます。

この機能のメリットは、スマホのメールに「誰からのメールか?」「何時に着信があったのか?」といった転送できなかった着信の情報をメールに自動で通知でき、スマホで瞬時に折り返しの連絡ができることです。

もっとも、この機能がなければスマホの着信履歴にオフィスから連絡があった履歴しか残らないため、わざわざオフィスに連絡して「誰からの着信か?」といった内容を聞かなければいけません。

わざわざ連絡せずに、その場でダイレクトに折り返しの電話ができるのですね!何より、スマホで!

1-4.不在時の着信を知らせる【不応答着信お知らせ】

「不応答着信お知らせ」機能とは、不在時にオフィスまたはスマホに着信があったことを「スマホ」に知らせてくれる機能です。
不在時の着信を知らせる【不応答着信お知らせ】

先ほどの「着信履歴メール送信」と違って、着信があったことだけスマホに知らせてくれる機能ですね。

もっとも、オフィスで受電できなかった着信もお知らせしてくれます。

1-5.スマホのネットワークカメラを連動【ネットワーク連動カメラ】

「ネットワーク連動カメラ」機能とは、ビデオカメラ・ネットワークカメラとビジネスフォンを連携させて「防犯カメラ機能」や「ビデオ通話を用いた無人受付機能」を利用可能にする機能です。

「防犯カメラ機能」は、人を感知する「センサー検知機能」を搭載したビジネスフォンなら、カメラに映った人を検知して、録画できます。

スマホのネットワークカメラを連動【ネットワーク連動カメラ】

また、録画した映像はスマホなどで閲覧可能です。

そして「ビデオ通話を用いた無人受付機能」は、オフィスのエントランスにビジネスフォンとカメラを設置することで、誰が来たのかカメラで確認できます。

ビデオ通話を用いた無人受付機能

また無人受付により、エントランスの受付スタッフが不要になったり、事務スタッフの業務を削減できたりします。

なるほど、スマホやPCの画面・カメラとビジネスフォンを連携させることで、ビデオ通話なる機能も利用できるのですね!

1-6.スマホに録音された用件を転送【追っかけ転送】

「追っかけ転送」機能とは、ビジネスフォンの留守番電話機能を設定中に、顧客からの着信で着信用件が録音されるとあらかじめ登録しておいたスマホへ自動的に電話をかけて、留守番電話中の着信用件が録音されたことを通知してくれる機能です。
スマホに録音された用件を転送【追っかけ転送】

通知を受けた後、そのまま外出先からスマホで着信用件を再生して内容を確認することができます。

外出先でも、スマホで着信内容を聞けると素早い対応ができて便利ですね!

1-7.スマホの内線化【FMCサービス】

「FMCサービス」とは、スマホをビジネスフォンの「子機」として利用できるサービス・機能です。
スマホの内線化【FMCサービス】

ちなみに、「FMC」は”Fixed Mobile Convergence”の略です。

利用シーンとしては例えば、倉庫などオフィスから少し離れた施設を持つ企業では、ビジネスフォンの着信を受電できないため、「FMCサービス」を利用してスマホを子機代わりに受電できるようにします。

もっとも、子機なので通話料は固定電話の通話料のため、低価格になります。

スマホに「子機」としても役割を付与できるということですね!

1-8.外出先からスマホで内線電話機操作【メールリモコン】

「メールリモコン」機能とは、外出先からでもスマホからメールを電話機に送って、ビジネスフォンの機能設定ができる機能です。

例えば、留守番電話や外線転送、セーフティ機能などを設定できます。

外出先からスマホで内線電話機操作【メールリモコン】

まさに、リモコンのような感覚で操作できるシステムです。

ただし、この「メールリモコン」機能は、不在系機能(その場にいなくて色々操作できる機能)と呼ばれており、「SAXA(サクサ)」「RegalisⅡ(UT700Std)」など、限られたビジネスフォン機種にしか搭載されていない機能です。

不在になりがちな自社オフィスには最適な機能です!

ビジネスフォンとスマホを連携させる3つのメリット!

ビジネスフォンとスマホを連携させた便利機能が、どんなものなのかはイメージできました! ただ、いろいろ機能がありすぎて、結局ビジネスフォンとスマホを連携させるメリットは・・・?
大きくまとめると、ビジネスフォンとスマホを連携させるメリットは3つになります!

【ビジネスフォンとスマホを連携させる3つのメリット】

  1. オフィスの垣根を越えた電話環境の構築!
  2. 運用コストの大幅削減!
  3. 顧客満足度の向上!

もっとも、これら3つのメリットはスマホを連携させるからこそできるもので、企業にとって非常に大きなメリットです。

スマホ連携機能の導入を考えている方は、ぜひ参考にしてください。

2-1.オフィスの垣根を越えた電話環境の構築!

1つ目は、オフィスの垣根を越えてオフィス外でも、内線・外線・転送などビジネスフォン機能が利用できることです。
オフィスの垣根を越えた電話環境の構築

この電話環境の拡大で、従来型ビジネスフォンの機能では想像できない業務効率の向上が可能になります。

例えば、顧客からの着信を外出先で受電できたり、オフィス外の担当者とも通話料無料で内線・取り次ぎできたり、現場担当者が会社の代表電話番号で顧客と直接やり取りできたり、とメリットの幅が大きいです。

もっとも、昨今よく耳にする「働き方改革」にも積極的に対応できます。

例えば、会社の電話番号で顧客からの着信を受電する必要のある企業では、テレワーク制度の導入が困難でしょう。

そこで、ビジネスフォンのスマホ連携機能を利用することで、自宅やカフェでらくらく会社の電話番号による内線・外線の発着信が可能です。

自宅にオフィス同様の電話環境を構築できます。

自社でも、顧客からの電話に受電するためだけにオフィスに出社していたので、このスマホ連携機能を利用すれば、これからは簡単にテレワークを導入できそうです!何より、従来の「会社の電話環境はオフィス内のみ」という概念が、世界中に拡大されることに驚きです・・・

2-2.運用コストの大幅削減!

2つ目は、運用コストを大幅に削減できることです!

スマホ連携機能を導入・利用することで、外出先での社員間の連絡は全て無料で可能になります。

その上、FMCサービスならスマホから発信しても、固定電話機の通話料になります。

つまり、月額費用を低価格にでき、それが積み重なればトータルで何十万円というコストカットも可能です。

自社では営業マンが多く在籍していて、スマホでの社員間の連絡コストがかなり膨れ上がっていたので、このメリットは大きいですね!

2-3.顧客満足度の向上!

3つ目は、顧客満足度を向上できることです!

オフィス外でも顧客からの着信に受電できることで折り返しの必要がなく、顧客はロスタイムなく予定通り業務できます。

もっとも、従来型ビジネスフォンの機能では担当者が外出していれば折り返しが必然だったため、顧客も折り返しの連絡を待たなければいけないロスタイムがありました。

また、スマホ連携機能を利用すると、外出中の担当者へ取り次ぐことも可能なため、大半の着信にその場で対応できるでしょう。

たしかに、企業にとってだけではなく、顧客にとってもレスポンスが早いことはメリットであるため、顧客満足度は向上できますね!

「最新」スマホがビジネスフォンに!クラウドPBXとは?

次は、スマホをビジネスフォン化する最新のPBX「クラウドPBX」についてご紹介します!

もっとも、「クラウドPBX」はここ1〜2年で人気急上昇しています。

最近では、従来型ビジネスフォン・PBXに代わって、クラウドPBXが台頭していると言われるほどです。

クラウドPBX解説の流れとしては、まずは「クラウドPBXとは?」といった基礎的な情報を紹介し、「メリット・デメリット」を解説する流れです。

業務効率を向上させたい方は、ぜひ参考にしてくださいね。

3-1.クラウドPBXとは?ビジネスフォンとどう違うのか?

「クラウドPBX」とは、インターネットを介して内線・外線・転送などビジネスフォン機能をスマホで利用可能にするクラウドサービス・ソフトウェアのことです!
クラウドPBXとは

また、ビジネスフォン機能以外にも豊富な「オプション機能」も利用できるようになりました。

ちなみに、「PBX」はビジネスフォンで内線・外線・転送機能が利用できるようにする「主装置」のことですね。

PBXは、ビジネスフォンの「頭脳」にあたる部分のことを言います。

もっとも、従来型ビジネスフォン・PBXとの違いは、「クラウドサービス」を利用していることです。

【クラウドサービスとは?】

クラウドサービスとは、その名の通り「雲(Cloud)」のようなイメージで、データの管理・共有からサービスの利用・提供などまで幅広くインターネット上(クラウド上)で行えるサービスのことです。

クラウドサービスとは

これにより、インターネットを利用したさまざまなサービスを利用できたり、インターネットさえつながればどこでもビジネスフォン機能を使用できたり、とビジネスフォンではなかった機能性が増えました。

なるほど・・・、つまり「スマホがビジネスフォンになった!」というイメージですね。
ひとことで言えば、そのようなイメージですね!ただ、「クラウドPBX」のメリットはひとことでは表せません!従来型PBXと比べると、その機能性の違いは歴然です。

3-2.クラウドPBXのメリットは?

簡潔に説明すると、クラウドPBXのメリットも先ほどのビジネスフォンのスマホ連携機能と同様に、「オフィスの垣根を越えた電話環境の構築」「運用コストの大幅削減」「顧客満足度の向上」といったメリットがあります。

ただ、同じメリットでもビジネスフォンのスマホ連携機能よりレベルの高いメリットです。

スマホ連携機能よりレベルの高いメリット・・・?

例えば、「オフィスの垣根を越えた電話環境の構築」は、そもそもビジネスフォンが不要で、主装置すら設置する必要がありません。

なぜなら、クラウドPBXはクラウド上(ネット上)にPBXを構築しているからです。

そのため、内線・外線など全ての機能は「スマホ」のみで完結します。

また、その不要設備が多いことから導入も非常に早く、「最短即日」の導入が可能です。

もちろんスマホ連携機能同様にオフィス外で内線・外線・転送機能を利用可能ですよ!
そういうことですか!「電話環境の構築」1つにしても、より質の高いメリットが得られるんですね・・・

他にも「運用コストの大幅削減」では、スマホによる通話料自体が低価格な料金設定になっています。

また、ビジネスフォンや従来型PBXで必要であった定期的なメンテナンス・故障時の修理が必要ありません。

というのも、クラウド上(ネット上)に設置されたPBXは、常にクラウドPBXメーカーが管理してくれるからです。

イメージとしては、『LINE』などスマホアプリで自動的にメーカーがアップデート・不具合の修正をしてくれるようなものです。

さらに、クラウドPBXでは運用コストの削減だけでなく、導入コストさえも大幅に削減できます。

というのも、ビジネスフォン本体の購入費用が不要ですし、大規模なPBXの設置・配線工事が不要なためです。

この2つの膨大な導入コストがかからないことから、クラウドPBXの導入コストは非常に低価格です。

なるほど・・・、ビジネスフォン本体・PBXが不要なことから、「導入コストの低価格化」「運用コストの無駄を削減」「最短即日導入」「PBXの管理不要」などたくさんのメリットが得られるのですね!

3-3.クラウドPBXのデメリットは?

これだけメリットが大きければ、やはりデメリットも増えるのですか・・・?
従来型ビジネスフォン・PBXより劣る点があるとすれば、「音質の悪いメーカーがある」といったデメリットですね・・・

というのも、クラウドPBXがインターネット回線を利用した通話であることからです。

インターネット回線は、従来型ビジネスフォン・PBXの固定電話の回線網を利用する通話より高度な技術が必要になります。

そのため、その技術力が劣る・足りないメーカーでは音質が悪くなってしまいます。

もっとも、最近では徐々にどのメーカーも技術力が向上していて、音質の悪いメーカーも減ってきていますが。

ただ、このデメリットはクラウドPBXのメーカー選びさえしっかりしておけば、難なくデメリットを回避可能です。

なるほど・・・、クラウドPBXを選ぶときは音質の悪いメーカーを選ばないよう注意します!ただ、良質なクラウドPBXの基準が分からないので、比較が難しいのですが・・・
では、自社がおすすめする機能性とコスト性の両方を兼ね備えたクラウドPBX『OFFICE PHONE』をご紹介しますので、メーカー比較の基準として参考にしてください!

3-4.機能性とコスト性抜群のクラウドPBX『OFFICE PHONE』

『OFFICE PHONE』は、クラウドPBXの中でもトップクラスの機能性・低コスト性を持ったコストパフォーマンスの高さが特徴的です!

【OFFICE PHONEならではの魅力】

  • 最短即日導入可能!
  • 市外局番はじめ大半の電話番号を継続利用可能!
  • ITプロ技術者からの手厚いサポート、相談可能!
  • 固定電話と変わらないクリアでノイズのない通話品質!
  • 初期費用、導入コストはキャンペーンの適用で完全無料の0円!
  • 月額料金は3,400円〜、1端末98円〜増加可能!
  • 半分以上のオプション機能を無料で提供!

もっとも、これらの特徴は『OFFICE PHONE』が、19年以上の歳月をかけて自社独自の研究開発を行ってきたからこそ得られた魅力になります。

19年という長い時間をかけて作り上げてきた「機能性の高さ」と、自社独自で研究して余計なコストがかかっていないことから実現できる「コストの低価格さ」は、『OFFICE PHONE』の強みです。

もちろん、実績も積み上げていて「累計導入企業20,000社以上」「顧客満足度No1」といった2つの実績を持っています。

『OFFICE クラウドPBXの導入を検討している方は、ぜひ比較する際に『OFFICE PHONE』を参考にしてくださいね!

詳しくはこちら:『OFFICE PHONE

クラウドPBX OFFICE PHONE

まとめ

ビジネスフォンのスマホ連携機能はたくさんあり、どれも非常に便利なものです。

もっとも、今回紹介した8つの便利機能はスマホ連携機能の中でも人気の高い機能で、「オフィスの垣根を越えた電話環境の構築」や「運用コストの大幅削減」など大きなメリットが豊富に得られます。

ぜひ参考にしてください。

また、ビジネスフォンのスマホ連携機能以外にも、ここ1〜2年で急激に人気上昇中の最新のPBX「クラウドPBX」も便利ですよ。

ビジネスフォンのスマホ連携機能を導入するか、クラウドPBXを導入するかはとても悩む部分だと思います。

ぜひこの記事を参考に導入を検討してみてくださいね。

クラウドPBXでスマホがビジネスフォンに
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