ビジネスフォンの便利機能6選｜電話帳・着信識別・タイマーを解説

ビジネスフォンには、電話帳や着信識別、タイマー、通話情報管理など、電話応対や社内運用を支える便利機能があります。

ただし、利用できる機能や設定方法は、電話機・主装置・PBXの機種、オプションの有無によって異なります。

必要な機能を搭載していても、設定範囲や操作できる端末が自社の使い方に合わなければ、十分に活用できない場合があります。

本記事では、ビジネスフォンで利用できる主な便利機能と、それぞれの用途、導入・設定前に確認しておきたいポイントを解説します。

ビジネスフォンの便利機能とは

ビジネスフォンの便利機能とは、発着信や保留・転送といった基本操作に加えて、電話帳の共有、着信相手の識別、時刻に応じた動作切り替え、通話状況の管理などを支援する機能です。

外線・内線・保留・転送を含む基本操作は、ビジネスフォンの使い方ガイドでまとめて確認できます。

主な機能と用途を整理すると、次のようになります。

機能	主な用途
電話帳	取引先などの番号登録、検索、発信、着信相手の確認
バラエティ応答	ランプ色や着信音、応答方法による着信の識別
チャイムタイマー	始業・終業など、指定時刻の通知
通話情報管理	通話時間や発着信状況の確認・集計
システムカレンダー	営業時間や休日に応じたモードの自動切り替え
タイマー・時刻アラーム	短時間の作業や休憩などの時間管理

たとえばサクサの現行ビジネスフォン「PLATIAⅢ」では、電話帳、識別着信、発着信履歴、誰カラー着信、オプションの通話情報管理などが案内されています。
出典：サクサ株式会社「PLATIAⅢ」｜確認日：2026年7月31日

電話帳からすばやく発信する機能

電話帳機能を利用すると、よく連絡する取引先や顧客の番号を登録し、番号を毎回入力せずに検索・発信できます。

機種や設定によっては、登録した番号から着信したときに、相手の名称や登録メモをディスプレイへ表示できる場合もあります。

全電話機で共有する「共通電話帳」

共通電話帳は、主装置に登録した連絡先を、複数の電話機や指定した利用範囲で共有する電話帳です。

会社の代表取引先、仕入先、関連部署など、複数の担当者が利用する連絡先の登録に向いています。
担当者ごとに同じ番号を登録する手間を減らし、登録内容を統一しやすいことがメリットです。

電話機ごとに登録する「端末別電話帳」

端末別電話帳は、電話機や利用者ごとに使用する連絡先を登録する電話帳です。「個別電話帳」など、機種によって呼び方が異なる場合があります。

担当者だけが頻繁に連絡する顧客や、部署内で共有する必要がない連絡先などを登録する場合に便利です。

電話帳の登録方法と利用時の注意点

電話帳は、電話機のメニュー、発着信履歴、パソコン用の編集ツール、スマートフォンアプリなどから登録できる場合があります。

メーカー別の具体的な操作は、ビジネスフォンの電話帳登録方法で確認できます。

共通電話帳を登録できる電話機は、機種や管理設定によって異なります。従来記事にあった「内線10番の電話機から登録する」という方法が、すべてのビジネスフォンに当てはまるわけではありません。

サクサの公開FAQでも、共通電話帳はシステム管理電話機から登録し、登録可能な電話機は設定で変更できる機種があると案内されています。
出典：サクサ株式会社「FAQ公開サイト」｜確認日：2026年7月31日

着信相手を色や音で見分ける「バラエティ応答」

バラエティ応答とは、着信相手や電話帳の登録内容に応じて、ランプの色、着信音、応答方法などを変える機能の総称です。

名称や利用できる機能の組み合わせはメーカー・機種によって異なりますが、着信した時点で対応の優先度や担当部署を判断しやすくなります。

ランプの色で見分ける「誰カラー着信」

誰カラー着信は、着信相手などに応じて電話機の着信ランプを色分けする機能です。

たとえば、重要な取引先、一般の取引先、社内関係者などを異なる色に設定すれば、電話に出る前に相手の区分を把握しやすくなります。色の種類や設定単位は機種によって異なります。

着信音で見分ける「識別着信」

識別着信は、登録した相手やグループなどに応じて着信音を変え、音で相手を判別しやすくする機能です。

電話機のディスプレイを確認できない場所でも、着信音の違いから対応すべき電話を判断しやすくなります。
ただし、割り当てられる音や設定条件は機種によって異なります。

相手に応じて応答を切り替える「識別留守電」

識別留守電は、着信相手やグループに応じて、留守番応答や外線転送などの動作を切り替える機能として、旧機種などで用いられてきた名称です。

たとえば、営業窓口は営業時間外の案内を流し、別の窓口は用件を録音してもらうなど、着信先に合わせて応答方法を分けられる場合があります。現行機種では同じ名称で搭載されているとは限らないため、必要な動作を販売店へ具体的に伝えて確認しましょう。

現行のPLATIAⅢでは、「誰カラー着信」「識別着信」のほか、電話とFAXの自動切り替え、留守番モード自動切り替えなどが案内されています。
出典：サクサ株式会社「PLATIAⅢ」｜確認日：2026年7月31日

現在の機種で利用できる機能が分からない場合や、着信相手・部署ごとに応答方法を分けたい場合は、電話機と主装置の型番、希望する動作をお伝えください。対応機種や必要な設定を整理できます。

時間・スケジュール・通話データを管理する機能

ビジネスフォンには、電話応対だけでなく、時刻の通知、営業時間に応じた動作切り替え、通話状況の集計に利用できる機能もあります。

指定時刻に知らせる「チャイムタイマー」

チャイムタイマーは、あらかじめ設定した時刻になると、電話機や接続したスピーカーなどからチャイム音を鳴らす機能です。

始業、朝礼、休憩、終業などの時刻を社内へ知らせる用途に利用できます。曜日別に時刻を設定できる機種もありますが、設定できる回数、音の種類、出力先は機種や構成によって異なります。

通話状況を集計する「通話情報管理システム」

通話情報管理システムは、発着信や通話時間などのデータを確認し、電話の利用状況を把握するための機能です。

電話機に残る個別の履歴を確認したい場合は、ビジネスフォンの発着信履歴の確認方法をご覧ください。

集計できる項目、保存期間、閲覧方法は製品によって異なり、オプション機能や外部ソフトが必要な場合もあります。現行のPLATIAⅢでも、通話情報管理はオプションとして案内されています。
出典：サクサ株式会社「PLATIAⅢ」｜確認日：2026年7月31日

営業時間に合わせて切り替える「システムカレンダー」

システムカレンダーは、曜日、休日、指定日、時間帯などの設定に合わせて、ビジネスフォンの動作を自動で切り替える機能です。

機種によっては、昼間・夜間モード、留守番電話、外線転送、着信先などの切り替えに利用できます。営業時間外の切り替え忘れを減らせる一方、祝日や会社独自の休業日は別途登録や見直しが必要になる場合があります。

サクサの現行製品「OPTYS」では、カレンダーとタイマーを利用し、曜日ごとのスケジュールに合わせて留守番電話を自動設定できると案内されています。
出典：サクサ株式会社「OPTYS」｜確認日：2026年7月31日

短時間を計測する「タイマー機能」

機種によっては、指定した時間の経過を音やランプで知らせるタイマー・時刻アラーム機能を利用できます。

短い休憩、朝礼、作業、折り返し連絡までの時間を管理するなど、簡易的な時間計測に活用できます。
ただし、すべてのビジネスフォンに搭載されている機能ではないため、対応状況を確認してください。

ビジネスフォンの便利機能を選ぶ前の確認ポイント

便利機能を活用するには、機能名だけでなく、自社の電話設備と運用方法に合うかを確認する必要があります。

機種・主装置・オプションの対応状況を確認する

ビジネスフォンの機能は、電話機だけで決まるとは限りません。
主装置・PBXの型番、ソフトウェアのバージョン、実装ユニット、オプション、利用中の回線サービスなどが関係する場合があります。

電話機の外観が似ていても、主装置や設定が異なれば利用できる機能も変わる可能性があります。

共通設定か端末別設定かを確認する

電話帳や着信音などには、システム全体で共有する設定と、電話機・利用者ごとに変更する設定があります。

全社共通にしたい設定と、部署や担当者ごとに変えたい設定を整理し、希望する範囲で設定できるかを確認しましょう。

必要な機能と業務での使い方を整理する

多機能な機種を選ぶだけではなく、どの業務で、誰が、どのように使うかを先に整理することが重要です。

目的を具体化しておけば、不要なオプションを避けやすくなり、機種や設定方法も比較しやすくなります。

OFFICE110で自社に必要なビジネスフォン機能を確認

ビジネスフォンの便利機能は、メーカーや機種だけでなく、主装置・PBX、回線、オプション、設定内容によって利用条件が変わります。

OFFICE110では、電話帳の共有、着信相手の識別、営業時間外の留守番電話・転送、チャイム、通話情報管理など、希望する運用を伺ったうえで、対応機種や必要な設定を確認できます。

現在お使いの電話機や主装置のメーカー・型番、利用したい機能、電話機の台数が分かる範囲であれば、あわせてお伝えください。
自社だけでは判断しにくい対応条件を整理し、必要な構成を比較できます。

ビジネスフォンの便利機能に関するよくある質問

ビジネスフォンの電話帳、着信識別、タイマー、システムカレンダーなどについて、よくある疑問をまとめます。

まとめ

ビジネスフォンには、電話帳、着信相手の識別、チャイムタイマー、通話情報管理、システムカレンダーなど、電話応対と社内運用を支える便利機能があります。

利用できる機能と設定範囲は、電話機・主装置・PBX・オプションによって異なるため、必要な使い方を整理したうえで対応状況を確認することが大切です。

OFFICE110では、現在の設備を確認しながら、希望する機能に対応した機種、必要な設定や工事、既存設備の流用可否を整理できます。自社に必要な機能や構成で迷っている場合はご相談ください。