ビジネスフォンの短縮ダイヤルとは？種類や設定方法を完全ガイド

このような疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか？

短縮ダイヤルとは、本来の電話番号より短い番号にダイヤルするだけで電話がかけられるビジネスフォンの基本機能のことです。

少ないプッシュ数でスピーディーに発信できるため、使いこなすことで発信電話業務が効率的につながります。

しかし、便利な機能とは聞いたことがあるものの、まだ使ったことがない方も多いでしょう。

そこで本記事では、基本知識や使い方など、短縮ダイヤルについて徹底的に解説しますので、ぜひご覧ください。

ビジネスフォンの機能「短縮ダイヤル」

使いこなせば電話業務の利便性が格段にアップする短縮ダイヤルですが、うまく活用できていないという方も意外と多いのではないでしょうか？

そこで本章では、短縮ダイヤルの基本的な知識について解説します。
短縮ダイヤルでできることや、間違いやすいワンタッチダイヤルとの違いについてもご紹介しますので、ぜひご一読ください。

短縮ダイヤルとは

「短縮ダイヤル」とはビジネスフォンの基本機能で、通常の電話番号よりも短い番号をダイヤルするだけで電話をかけられます。

たとえば、よくかける取引先の電話番号「03-0000-0000」を、短縮ダイヤル「001」に登録しておくと、この3つの番号を入力するだけで発信できます。

短縮ダイヤルは機種によって2桁〜4桁のものがあり、桁数によって登録できる電話番号の数が異なります。

短縮ダイヤルでできること

短縮ダイヤルは、登録した2〜4桁の番号を押すだけで簡単に発信できます。

また機種によっては、短縮ダイヤルを入力することで番号リストの表示が可能です。
その他にも、リストから選択をして発信する方法もあります。

番号リストが表示されれば、発信する前に名前や番号を確認できるため、かけ間違いを防止できるでしょう。
このように、短縮ダイヤルをうまく活用することで、電話業務の効率を大幅にアップできます。

その理由は以下の通りです。

すべての電話番号を短縮ダイヤルに登録する必要はありませんが、頻繁にかける番号を登録しておくことで作業効率を上げられるでしょう。

短縮ダイヤルとワンタッチダイヤルの違い

ワンタッチダイヤルとは、その名の通りボタンをワンタッチするだけで電話をかけられる機能のことです。

つまり、短縮ダイヤルとワンタッチダイヤルの1番の大きな違いは、短縮番号の桁数です。

これだけ聞くと「ほぼ短縮ダイヤルと同じでは？」と思われるかもしれませんが、その他にも細かい点で違いがあります。

【短縮ダイヤルとワンタッチダイヤルの比較】

	短縮ダイヤル	ワンタッチダイヤル
登録数	多い（最大数千件）	少ない（最大数十件）
発信方法	番号をダイヤル	ボタンプッシュ
連絡先名称	登録可	登録不可
登録方法	種類による	どの電話機でも可
連絡先の共有	可（グループ短縮ダイヤル）	不可

ワンタッチダイヤルは電話機のボタンの数しか登録できないため、最大でも数十件しか記憶できません。
しかし、短縮ダイヤルは2〜4桁の番号に割り当てることで、最大で数千件の登録が可能です。

また、短縮ダイヤルでは社内で短縮番号を共有する機能がありますが、ワンタッチダイヤルでは共有機能はありません。

これらのことから、登録件数が少ない場合はワンタッチダイヤルでも十分ですが、会社で共有したり、多くの件数を登録したりするなら短縮ダイヤルが便利といえるでしょう。

ビジネスフォンの使い方について詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください

ビジネスフォンの短縮ダイヤルは3種類

ビジネスフォンの基本機能である短縮ダイヤルには「共通」「個別」「グループ」の3種類があります。

ここからは、それぞれの種類ごとに、どのような機能を持っているかについて解説していきます。

①共通短縮ダイヤル

「共通短縮ダイヤル」とは、同じ主装置に接続されている端末すべてで、番号を共有して使用できる機能のことです。

社内全体で共有するため、番号を登録できるのは特定の端末に限定するケースがほとんどです。
なお、登録できる端末を限定する理由は以下の通り。

事前にこういった予防策を施しておくことで、修正などの手間を省ける効果があります。

②個別短縮ダイヤル

「個別短縮ダイヤル」とは、電話機ごとに短縮番号を登録・設定する機能のことです。

電話機の使用者がよくかける番号を個別に登録し、自分好みに使いやすく設定ができます。

個人的によく電話をかける取引先や、顧客の番号を登録するケースが多いようです。

③グループ短縮ダイヤル

「グループ短縮ダイヤル」とは、短縮ダイヤルに登録した番号をグループ分けし、フロア・部署・課ごとなどで共有する機能のことです。

登録設定するのは手間がかかりますが、1度登録しておくと仕事の効率化にもつながるため非常に便利です。

ただし、グループ短縮ダイヤルを使用するには工事段階での設定が必要ですので、ビジネスフォンの新規導入時や入れ替え時に販売業者に相談しましょう。

短縮ダイヤルの使い方と設定方法

短縮ダイヤルの使い方や設定方法は、機器によって異なります。
ここでは短縮ダイヤルの使用方法について、NTTの「αNX2」を例にしてご紹介します。

短縮ダイヤルの登録方法

まずは、短縮ダイヤルの登録方法をご紹介します。
NTTの「αNX2」における登録方法は以下の通りです。

「αNX2」では、ここで登録した「メモリ番号」が短縮ダイヤルです。
メモリ番号は基本的に若い順から登録していきますが、番号の指定もできます。

短縮ダイヤルの編集・削除方法

ここでは、短縮ダイヤルの編集・削除方法をご紹介します。
NTTの「αNX2」における短縮ダイヤルの編集・削除方法は以下の通りです。

削除をする場合は、この後「はい」を選択すれば完了です。
編集の場合は、この後上記の「短縮ダイヤルの登録方法」と同様の操作で内容を編集します。

短縮ダイヤルのかけ方

ここでは、短縮ダイヤルのかけ方をご紹介します。
NTTの「αNX2」では、短縮ダイヤルを押すことで指定の電話帳を呼び出し、発信できる流れです。

短縮ダイヤルを押した後に名前や番号が確認できるため、かけ間違いを防止できます。
また、機種によっては短縮ダイヤルを押すだけで発信するものもあります。

それぞれかけ方や発信するタイミングが異なりますので、お使いのビジネスフォンの商品ページやマニュアルを確認し、詳しい使い方をチェックしてください。

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まとめ

短縮ダイヤルとは、電話番号を「001」などのより短い番号に登録できる便利な機能です。

よく使う電話番号を登録することで電話を素早くかけられるので、業務効率が向上につながります。

ただし、短縮ダイヤルの登録方法や使い方は、使っているビジネスフォンの型によって異なります。したがって、効果的に活用するためには、ビジネスフォンのマニュアルを確認して、使用方法を理解しておく必要があるでしょう。

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