ビジネスフォンの短縮ダイヤル｜種類・設定・便利な使い方

「ビジネスフォンの短縮ダイヤルって何？」
「設定方法がよくわからない…」

そんな疑問や不安をお持ちではありませんか？

短縮ダイヤルは、あらかじめ登録した番号を入力するだけで、特定の相手にすぐ発信できる便利な機能です。
少ない操作でスピーディーに電話をかけられるため、毎日の電話業務の効率化にもつながります。

とはいえ、「便利だと聞くけど使ったことがない」「操作が難しそう」という理由で、うまく活用できていない方も少なくありません。

そこで本記事では、短縮ダイヤルの基本的な仕組みや種類、設定方法までをわかりやすく解説します。はじめて使う方でも安心して活用できる内容ですので、ぜひ最後までご覧ください。

なお、設定に不安がある方やより効率的な使い方を知りたい方は、専門スタッフがサポートいたします。

短縮ダイヤルの設定を相談する

監修者

登 雄三
（のぼり ゆうぞう）

保有資格：工事担任者（AI・DD総合種）/電気工事士

2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。

2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。

ビジネスフォンの機能「短縮ダイヤル」

短縮ダイヤルは、発信作業を効率化できる便利な機能のひとつです。
うまく使いこなすことで、日々の電話業務の負担を大きく減らすことができます。

ここでは、短縮ダイヤルの基本的な仕組みや活用方法について解説します。
あわせて、よく混同される「ワンタッチダイヤル」との違いについてもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

短縮ダイヤルとは

「短縮ダイヤル」とはビジネスフォンの基本機能で、通常の電話番号よりも短い番号をダイヤルするだけで電話をかけられます。

たとえば、よくかける取引先の電話番号「03-0000-0000」を、短縮ダイヤル「001」に登録しておくと、この3つの番号を入力するだけで発信できます。

短縮ダイヤルは機種によって2桁〜4桁のものがあり、桁数によって登録できる電話番号の数が異なります。

短縮ダイヤルでできること

短縮ダイヤルは、登録した2〜4桁の番号を押すだけで簡単に発信できます。

また機種によっては、短縮ダイヤルを入力することで番号リストの表示が可能です。
その他にも、リストから選択をして発信する方法もあります。

番号リストが表示されれば、発信する前に名前や番号を確認できるため、かけ間違いを防止できるでしょう。
このように、短縮ダイヤルをうまく活用することで、電話業務の効率を大幅にアップできます。

その理由は以下の通りです。

すべての電話番号を短縮ダイヤルに登録する必要はありませんが、頻繁にかける番号を登録しておくことで作業効率を上げられるでしょう。

短縮ダイヤルとワンタッチダイヤルの違い

ワンタッチダイヤルとは、その名の通りボタンをワンタッチするだけで電話をかけられる機能のことです。

つまり、短縮ダイヤルとワンタッチダイヤルの1番の大きな違いは、短縮番号の桁数です。

これだけ聞くと「ほぼ短縮ダイヤルと同じでは？」と思われるかもしれませんが、その他にも細かい点で違いがあります。

ワンタッチダイヤルは電話機のボタンの数しか登録できないため、最大でも数十件しか記憶できません。
しかし、短縮ダイヤルは2〜4桁の番号に割り当てることで、最大で数千件の登録が可能です。

また、短縮ダイヤルでは社内で短縮番号を共有する機能がありますが、ワンタッチダイヤルでは共有機能はありません。

これらのことから、登録件数が少ない場合はワンタッチダイヤルでも十分ですが、会社で共有したり、多くの件数を登録したりするなら短縮ダイヤルが便利といえるでしょう。

ビジネスフォンの使い方について詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください

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ビジネスフォンの使い方をわかりやすく解説！基本操作と便利機能を紹介

ビジネスフォンの短縮ダイヤルは3種類

ビジネスフォンの基本機能である短縮ダイヤルには「共通」「個別」「グループ」の3種類があります。

ここからは、それぞれの種類ごとに、どのような機能を持っているかについて解説していきます。

①共通短縮ダイヤル

「共通短縮ダイヤル」とは、同じ主装置に接続されている端末すべてで、番号を共有して使用できる機能のことです。

社内全体で共有するため、番号を登録できるのは特定の端末に限定するケースがほとんどです。
なお、登録できる端末を限定する理由は以下の通り。

事前にこういった予防策を施しておくことで、修正などの手間を省ける効果があります。

②個別短縮ダイヤル

「個別短縮ダイヤル」とは、電話機ごとに短縮番号を登録・設定する機能のことです。

電話機の使用者がよくかける番号を個別に登録し、自分好みに使いやすく設定ができます。

個人的によく電話をかける取引先や、顧客の番号を登録するケースが多いようです。

③グループ短縮ダイヤル

「グループ短縮ダイヤル」とは、短縮ダイヤルに登録した番号をグループ分けし、フロア・部署・課ごとなどで共有する機能のことです。

登録設定するのは手間がかかりますが、1度登録しておくと仕事の効率化にもつながるため非常に便利です。

ただし、グループ短縮ダイヤルを使用するには工事段階での設定が必要ですので、ビジネスフォンの新規導入時や入れ替え時に販売業者に相談しましょう。

グループ短縮ダイヤルと併せて、ビジネスフォンの内線機能を活用した業務効率化についても参考にすると、さらに電話業務の効率を高められます。

機種選定や構成のご相談は、お気軽に「OFFICE110」へ。

短縮登録の最適化を依頼する

短縮ダイヤルの使い方と設定方法

短縮ダイヤルの使い方や設定方法は、機器によって異なります。
ここでは短縮ダイヤルの使用方法について、NTTの「αNX2」を例にしてご紹介します。操作の詳細はNTT公式「Netcommunity SYSTEM αNXⅡ（typeS/typeM）取扱説明書」をご確認ください。

短縮ダイヤルの登録方法

まずは、短縮ダイヤルの登録方法をご紹介します。
NTTの「αNX2」における登録方法は以下の通りです。

1. 電話帳ボタンを2～3秒間長押しする
2. 「個別電話帳登録」「共通電話帳登録」の選択肢が出るため、登録したい方を選ぶ
3. 名前・ふりがな・電話番号などを登録する
4. メモリ番号を指定し、登録完了

「αNX2」では、ここで登録した「メモリ番号」が短縮ダイヤルです。
メモリ番号は基本的に若い順から登録していきますが、番号の指定もできます。

短縮ダイヤルの編集・削除方法

ここでは、短縮ダイヤルの編集・削除方法をご紹介します。
NTTの「αNX2」における短縮ダイヤルの編集・削除方法は以下の通りです。

1. 電話帳ボタンを押す
2. 電話番号の検索方法（フリガナ検索・メモリ番号検索・グループ検索・行検索）の選択肢が出るため、希望のものを選ぶ
3. 編集・削除したい電話帳を選択する
4. メニューボタンを押す
5. 「編集」または「削除」を選択する

削除をする場合は、この後「はい」を選択すれば完了です。
編集の場合は、この後上記の「短縮ダイヤルの登録方法」と同様の操作で内容を編集します。

短縮ダイヤルのかけ方

ここでは、短縮ダイヤルのかけ方をご紹介します。
NTTの「αNX2」では、短縮ダイヤルを押すことで指定の電話帳を呼び出し、発信できる流れです。

1. 短縮ボタンを押す
2. 架電相手のメモリ番号（登録した短縮ダイヤル）を入力する
3. 電話帳の画面が表示されるため、架電相手の番号を選択する
4. 外線ボタンを押して発信する

短縮ダイヤルを押した後に名前や番号が確認できるため、かけ間違いを防止できます。
また、機種によっては短縮ダイヤルを押すだけで発信するものもあります。

操作方法や発信のタイミングは機種によって異なります。
詳しくは、お使いのビジネスフォンのメーカーのマニュアルや商品ページをご確認ください。

ビジネスフォンの操作や使い勝手でお困りの方へ

「短縮ダイヤルをもっと活用したい」 「操作しづらい電話機をそろそろ見直したい」などのお悩みを感じている方は、ぜひ「OFFICE110」にご相談ください。

当社は、これまでに多くの企業様の導入をサポートしてきた実績があります。
使いやすさや業務効率をふまえた機種選びから、構成のご提案まで丁寧にサポート。

回線の手配・設置工事・導入後のアフターフォローまで、一貫しておまかせいただけます。

中古から新品、クラウド型まで幅広い選択肢の中から、お客様に合った最適なプランをご提案いたします。
「どんな構成が使いやすいの？」「コストを抑えたいけど機能も重視したい」など、設定で迷ったら、目的に合わせてご相談ください。

設定の個別相談はこちら

よくある質問（FAQ）

短縮ダイヤルの導入・運用で迷いやすいポイントをQ&Aで整理しました。工事や設定の不安を減らし、現場で使える形に落とし込みます。

短縮ダイヤルは何桁まで登録できますか？

機種により異なりますが概ね2〜4桁です。登録件数は構成次第で数百〜数千件まで対応する機種があります。

自社機の上限と設定方法は取扱説明書で必ず確認してください。例：NTT αNXⅡの手順は公式マニュアル参照（Netcommunity SYSTEM αNXⅡ 取扱説明書）。

共通・個別・グループ短縮の違いは？

共有範囲と編集権限が違います。

• 共通：全端末で共有。編集は管理者のみが一般的。
• 個別：各電話機だけで利用。個人の発信先向き。
• グループ：部署単位で共有。導入時に設定が必要。

入れ替え時に短縮ダイヤルを一括移行できますか？

機種や構成次第で可能です。電話帳エクスポート／ベンダーツールで移行できる場合があります。

移行前にバックアップを取得し、検証環境で動作確認してから本番反映すると安全です。

異メーカー間は項目差異に注意し、販売業者に具体手順を確認してください。

自分で設定して壊しそう（誤消去）が不安です。

権限分離とバックアップでリスクを下げられます。共通短縮は管理者のみ編集に限定し、個別短縮は利用者で運用します。

編集前後で必ずバックアップを取り、テスト用内線で検証してから本番に反映しましょう。

操作はメーカー手順に沿って慎重に行い、迷う箇所は販売業者へ相談を。

まとめ

短縮ダイヤルは、電話番号を「001」などの短い番号に登録して素早く発信できる便利な機能です。
発信作業を効率化することで、日々の業務負担を軽減できます。

ただし、操作方法や登録の手順はビジネスフォンの機種によって異なります。
活用する際は、事前にマニュアルを確認して正しく使うことが大切です。

まずは基本的な仕組みを理解し、自社での活用に役立ててみてください。