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ビジネスフォンの使い方をわかりやすく解説!基本操作と便利機能を紹介

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ビジネスフォンの使い方をわかりやすく解説!基本操作と便利機能を紹介

ビジネスフォンの使い方をわかりやすく解説!基本操作と便利機能を紹介

  • 「ビジネスフォンの使い方が分からず、機能を十分に活用できていない。」
  • 「メーカーによって使い方が異なるので、購入時に混乱してしまいそう……」

ビジネスフォンの使い方に関して、上記のお悩みをお持ちではないでしょうか?

ビジネスフォンには多くの便利機能が備わっています。
それらの機能を最大限に活用するためには、基本的な使い方を理解することがとても重要です。

この記事ではビジネスフォンの基本的知識や操作方法をわかりやすく解説。さらに、知らないと損をする便利な機能についてもくわしく紹介しています。

ビジネスにおいて、効率的なコミュニケーションを実現するためにも、この機会にビジネスフォンの使い方をマスターしましょう。ぜひ参考にしてみてください。

この記事の目次

  1. ビジネスフォンとは
  2. ビジネスフォンの基本機能

  3. ビジネスフォン3つの便利機能と使い方

  4. ビジネスフォン初心者必見|使い方に関するよくある質問

  5. ビジネスフォンに関することは「OFFICE110」にお任せ!
  6. まとめ
登 雄三

監修者

登 雄三
(のぼり ゆうぞう)

保有資格:工事担任者(AI・DD総合種)/電気工事士

2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。

2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。

ビジネスフォンとは

ビジネスフォンは、オフィスや業務用などに便利な機能を備えた電話システムです。

家庭用電話機との違いは、主に以下の2点です。

  • 1つの電話機で、複数の電話番号を利用できる
  • 1つの電話番号を、複数の電話機で共有できる

これにより、自分が通話中でもほかの社員が電話に出たり、複数の電話機で同時に電話できたりと、社内の電話業務を円滑に行なえます。

ビジネスフォンは電話業務を円滑に行うために、欠かせないツールといえるでしょう。

◆ビジネスフォンと一般電話の違いについて、詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

ビジネスフォンの仕組みをプロが解説!一般電話との違い

ビジネスフォンの基本機能と使い方

ビジネスフォンにはさまざまな便利機能がありますが、絶対に押さえておきたい基本的な機能は4つだけです。

本章では、ビジネスフォンを使用するうえで欠かせない基本的な機能について解説します。

基本機能① 外線

外線ボタン

外線とは「外線通話」の略で、取引先や顧客など会社の外部の方と通話することを指します。

たとえば以下のような電話です。

  • 自社の番号宛てに顧客からかかってきた電話
  • 自社の電話機から取引先にかけた電話

このように、社外との通話はすべて外線扱いとなります。

外線のかけ方

一般的なビジネスフォンでの外線のかけ方は以下の通り。

  1. 空いている外線ボタンを押す
  2. 受話器を上げる
  3. かけたい相手の電話番号をプッシュする

家庭用電話機との違いは、外線ボタンを押す点です。
外線ボタンを押すことで、ビジネスフォンを「外線モード」に切り替えるイメージです。

中には外線ボタンがないビジネスフォンもあり、その場合は代わりに「0」を押すケースもあります。

  1. 「0」を押す
  2. 受話器を上げる
  3. かけたい相手の電話番号をプッシュする

いずれにしても、ビジネスフォンで外線をかける際は、モードを切り替えることを忘れないようにしましょう。

外線の取り方

一般的なビジネスフォンでの外線の取り方は以下の通りです。

  1. ランプが点滅している外線ボタンを押す
  2. 受話器を上げる

多いのは上記のタイプですが、なかには受話器を上げるだけで通話できる機種もあります。

どちらを採用しているかは会社によって異なりますので、詳しくは社内の詳しい人に聞いてみましょう。

基本機能② 内線

内線

内線とは「内線通話」の略で、社内の従業員同士で通話することを指します。
ビジネスフォンでは各電話機に内線番号が割り振られており、その番号をダイヤルすると相手に連絡ができます。

内線を活用することで、別の階や部署など離れた場所にいる人に対しても、スムーズに連絡可能に。
これにより通達ミスや、作業内容の急な変更を連絡をする状況などで活躍します。

ちなみに、内線通話はいくらかけても通話料はかかりません。
大きな会社で内線通話を使用する機会が多いほど、このメリットを享受できるでしょう。

内線のかけ方

一般的なビジネスフォンでの内線のかけ方は、以下の通りです。

  1. 内線ボタンを押す
  2. 連絡したい相手の内線番号を押す
  3. 相手が出たら受話器を上げ、通話開始

ビジネスフォンの機種によっては、受話器を上げた後に内線番号を押すなど、操作方法が異なる場合があります。
そのためマニュアルを確認したり、社内の人に聞いたりして操作方法を確認しましょう。

内線の取り方

内線の取り方も機種によって異なります。
ほとんどの機種は、以下の2種類のいずれかの方法が使われます。

  • 受話器を上げるだけ
  • 受話器を上げ、内線ボタンを押す

ちなみに、内線着信と外線着信では着信音が異なるため、聞き分けをして、それぞれに合った応対ができる準備をしておくと慌てずに済みます。

◆内線の使い方と機能についてより詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

ビジネスフォン「内線」の使い方と21の便利機能を一挙紹介!

基本機能③ 保留

保留
問い合わせの内容をほかの人に確認するなど、一時的に通話を保留したいときに「保留」機能を使います。

なお、保留を使うと相手側にはメロディーが流れ、こちらの音声は聞こえなくなります。

保留時の一般的な操作は以下の通りです。

  • 保留にする場合:通話状態で「保留ボタン」を押す
  • 保留を解除する場合:保留中の「外線ボタン」を押す

こちらも機種によっては通話を再開する際、再度「保留ボタン」を押すケースもありますので、確認しておきましょう。

また、保留機能のなかには「パーク保留」があり、通話中にパーク保留ボタンを押すと、事前に設定したすべての電話機で保留中の通話を共有できます。
さらに、パーク保留はどの電話機からでも解除でき、そのまま取り次ぎ可能です。

このようにパーク保留は、主に同じ仕事を複数の担当者が行っている場合や、多くのグループにわかれているような会社で利用される保留機能です。

◆保留とパーク保留の使い方についてより詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

ビジネスフォンの保留(パーク保留)使い方を全てご紹介!

基本機能④ 転送

転送
外線でかかってきた電話を、別のビジネスフォンに送る機能を「転送」といい、ほかの従業員宛ての電話を取り次ぐ際に使用します。

転送する際に使用するボタンには、「転送ボタン」と「フックボタン」があります。
転送ボタンは押すと通話が転送されますが、フックボタンは押しただけでは転送されず、いったん保留されます。

また、転送には「内線転送」「外線転送」の2種類があります。
次章では、それぞれの概要と使い方をご紹介しますので、確認しましょう。

内線転送

「内線転送」は、取り次ぐ相手が社内にいる場合に使う転送のことです。

取り次ぐ相手がどこにいるかで、方法を使い分けます。

    【取り次ぐ人が近くにいる場合】

  1. 相手の用件を聞き「保留ボタン」を押す
  2. 口頭で「〇〇さん、外線1番にお電話です」と伝え、受話器を置く
  3. 担当者が「外線1ボタン」を押して、転送完了
    【取り次ぐ人が遠くにいる場合】

  1. 相手の用件を聞き「転送ボタン」を押す
  2. 取り次ぎ先の内線番号を押す
  3. 「△△様からお電話です」と伝える
  4. 受話器を置いて、転送完了

従業員の座席や内線番号をすぐに把握できるよう、座席表や内線番号表をすぐ見える場所に掲示しておくのがおすすめです。

外線転送

「外線転送」とは、会社の代表電話にかかってきた着信を、あらかじめ転送設定をした携帯電話・スマートフォンへ転送することです。

外線転送を利用するには、NTTの「ボイスワープ」を契約する方法や「クラウドPBX」を利用する方法があります。
営業などで外出が多い会社や、リモートワークを推奨する会社で活用されています。

外線転送ができるかはサービスによって異なるため、利用の可否と使い方を社内で確認しておきましょう。

◆ビジネスフォンの転送機能について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

ビジネスフォンの転送機能「ボイスワープ/内線転送」について徹底解説!

ビジネスフォン3つの便利機能と使い方

ビジネスフォンには、業務効率を向上させる便利な機能が豊富に搭載されています。

本章ではそのなかでも、ビジネスフォン初心者でも今すぐ使える機能を3つ厳選してご紹介します。

電話帳機能

ビジネスフォンには、スマートフォンでもおなじみの「電話帳機能」が搭載されています。
電話帳を活用することで、毎回名刺から電話番号を探したり、ダイヤルしたりする手間を省ける点がメリットです。

ビジネスフォンの電話帳には「端末別電話帳」と「共有電話帳」の2種類があります。

  1. 「端末別電話帳」:電話機単体に登録できる電話帳。個人でよく使用する電話番号を登録する
  2. 「共有電話帳」:オフィス内すべての電話機に登録情報を共有できる電話帳。社内全体でよく使用する電話番号を登録する

電話帳の使用方法は以下の通りです。

    【電話帳の登録】

  • 電話帳ボタンを長押しする
  • 「端末別電話帳」「共有電話帳」のどちらに登録するか選ぶ
  • 名前・電話番号など必要情報を入力する
  • グループ番号・メモリ番号を選択し、決定を押す
    【電話帳からの発信(名前で検索する場合)】

  • 電話帳ボタンを押す
  • 名前を入力し、決定ボタンを押す
  • 番号を確認し、空いている外線ボタンを押す

電話帳から発信するときは、名前のほかふりがなやメモリ番号、グループ番号などでも検索できるので、自分の使いやすい方法を使用しましょう。

リダイヤル発信

スマートフォンと同じように、着信履歴や発信履歴から検索し、電話番号をプッシュせずに電話をかけられる機能です。
リダイヤル発信を活用することで、電話にかかる業務を効率化できるでしょう。

ビジネスフォンの場合はリダイヤルボタンや履歴ボタンが搭載されているものや、自分で空いているボタンにリダイヤルや履歴の機能を割り当てるものがあります。

リダイヤルの方法は機種によって異なりますが、主に以下の方法で行います。

  1. 受話器を置いたまま、十字キーでリダイヤルしたい番号を探す
  2. 外線ボタンを押す

また、履歴から電話帳や着信拒否グループなどにも登録できるため、活用の幅が広い機能といえるでしょう。

短縮ダイヤル・ワンタッチダイヤル機能

短縮ダイヤルやワンタッチダイヤルは、よく発信する番号を事前に登録しておくことで、発信時に電話番号を入力する手間を省いてくれる機能です。

目的は同じですが、機能はそれぞれ少しずつ異なります。

【短縮ダイヤルとワンタッチダイヤルの比較表】

短縮ダイヤル ワンタッチダイヤル
登録数 多い(最大数千件) 少ない(最大数十件)
発信方法 番号をダイヤル ボタンプッシュ
連絡先名称 登録可 登録不可
登録方法 種類による どの電話機でも可
連絡先の共有 可(グループ短縮ダイヤル) 不可

「短縮ダイヤル」は2〜4桁の番号に電話番号を登録する機能で、「ワンタッチダイヤル」は電話機のボタンに電話番号を登録する機能です。

両者の違いは、登録できる件数に大きな差があることです。

登録件数が少ない場合はワンタッチダイヤルでも十分ですが、会社で共有したり、多くの件数を登録するなら短縮ダイヤルが便利です。

ここでは、短縮ダイヤル・ワンタッチダイヤルそれぞれの登録・使用方法を簡単に解説します。

短縮ダイヤルの登録・使用方法

    【短縮ダイヤルの登録方法】

  1. 電話帳ボタンを2~3秒間長押しする
  2. 「個別電話帳登録」「共通電話帳登録」の選択肢から、登録したい方を選ぶ
  3. 名前・ふりがな・電話番号などを登録する
  4. メモリ番号を指定する

ここで登録した「メモリ番号」が短縮ダイヤルです。
メモリ番号は基本的に若い順から登録していきますが、番号の指定も可能です。

【短縮ダイヤルの使用方法】

  1. 短縮ボタンを押す
  2. 架電相手のメモリ番号(登録した短縮ダイヤル)を入力する
  3. 電話帳の画面が表示されるため、架電相手の番号を選択する
  4. 外線ボタンを押して発信する

短縮ダイヤルを押した後、名前や番号が確認できるためかけ間違いを防止できます。
機種によっては、短縮ダイヤルを押すだけで発信するものもあります。

電話機によってかけ方や発信するタイミングが異なりますので、お使いのビジネスフォンの商品ページやマニュアルを確認し、詳しい使い方をチェックしてください。

ワンタッチダイヤルの登録・使用方法

    【ワンタッチダイヤルの登録方法】

  1. メニューを押し「個別機毎設定」→「電話帳」を選ぶ
  2. 上下ボタンでメニュー選択し「ワンタッチダイヤル登録」を選ぶ
  3. 登録するワンタッチボタンを選ぶ
  4. 登録する電話番号をプッシュする
  5. [3]で選んだワンタッチボタンを押す
  6. クリアを押す
    【ワンタッチダイヤルの使用方法】

  1. 外線ボタンを押す
  2. 登録したワンタッチボタンを押す
  3. 相手の声が聞こえたら、受話器を上げて通話を開始する

ワンタッチダイヤルの場合、ボタンを押すと自動で発信されるため、間違えてかけてしまう可能性もあります。

使用する際は、登録した番号のメモを電話機の近くに掲示するなど、間違えないよう対策をおこなっておきましょう。

ビジネスフォン初心者必見|使い方に関するよくある質問

ビジネスフォンは、家庭用電話機やスマートフォンとは細かな点が異なるため、初心者の方は使い方に戸惑うことが多いかもしれません。

そこで最後に、ビジネスフォンの初心者によくある疑問について、回答していきます。

受話器を上げるタイミングは、ボタンを押す前?それとも後?

操作方法はメーカーによって異なりますが、受話器を上げるタイミングは通常は前でも後でもどちらでも対応可能です。

たとえば、外線着信時は基本的には「外線ボタンを押す」→「受話器を上げる」の順ですが、仮にこの順序が逆になっても電話には出られます。

また、外線発信時にも、基本的には「外線ボタンを押す」→「受話器を上げる」→「電話番号をダイヤルする」の順ですが、電話番号を押してから受話器を上げても大丈夫です。

したがって、機種にもよりますが受話器を上げるタイミングについては、そこまで気にする必要はないでしょう。

複数人が同時に電話を受けた場合、画面やランプはどのように表示される?

こちらも機種によって差はありますが、一般的に電話回線の状態に応じて外線ボタンのランプの状態が変化します。

ランプの状態の一例は下記の通りです。

  • 着信時:赤、もしくは緑色で早い点滅
  • 自分が通話中:緑色で点灯
  • ほかの人が通話中:赤色で点灯
  • 自分が保留中:緑色で遅い点滅
  • ほかの人が保留中:赤色で遅い点滅

電話回線の状態により決まった状態になり、判別しやすいようになっています。

電話の転送をキャンセルする方法は?

「転送先の担当者が不在であることが判明した」「来客対応中で電話に出られない」といった場合に、電話の転送をキャンセルする方法は以下の通りです。

    【保留ボタンで転送 → 取り消し】

  1. 通話中に保留ボタンを押す
  2. 担当者に口頭で声をかける
  3. 出られないと判断した場合、現在使用している外線ボタン(外線1など)を押すと転送が取り消される
    【パーク保留ボタンで転送 → 取り消し】

  1. 通話中にパーク保留ボタンを押す
  2. 担当者に口頭で声をかける
  3. 出られないと判断した場合、現在使用しているパーク保留ボタン(パーク保留ボタン1など)を押すと転送が取り消される
    【内線番号へ転送 → 取り消し】

  1. 通話中に転送ボタンを押す
  2. 担当者の内線番号へダイヤルする
  3. 折り返しを依頼された場合や電話に出ない場合、フックボタンを押すと転送が取り消され、元の電話に戻る

転送をキャンセルした後は、以下のような言い方で応対しましょう。


・「申し訳ございません、ただいま他の電話に出ております。」
・「社内にはおりますが、あいにく席を外しているようでございます。」

また、その後は相手の状況に合わせて、適切な対応を取りましょう。

  • 担当者の指定がある場合:折り返し
  • 急ぎの要件の場合:ほかのわかる人に繋ぐ、自分ができる範囲で対応する

担当者の状況により転送のキャンセルはやむを得ませんが、その後の応対で失礼のないよう心がけましょう。

ビジネスフォンに関することは「OFFICE110」にお任せ!

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ビジネスフォンに関するお悩みがあれば、ぜひ「OFFICE110」にご相談ください。

各種メーカーのビジネスフォンを取り扱っており、各機種の使い方・便利機能について熟知したプロのスタッフが在籍しています。

そのためお使いの機種の使い方についてのお悩みはもちろん、より業務効率を向上させる使い方についてもご案内可能です。

もちろん使い方だけでなく、新規導入や入れ替えなど、ビジネスフォンのことであればどのようなお悩みにも対応できます。

ビジネスフォンのことでお悩みの際は、お気軽に「OFFICE110」へご相談ください。

まとめ

ビジネスフォンは、外線・内線・保留・転送の4つの基本操作を覚えれば、業務上大きく困ることはありません。
まずはこの4つの使い方を押さえ、ビジネスフォンを使いこなしましょう。

またビジネスフォンには、業務効率化につながるさまざまな便利機能が標準搭載されています。
とはいえ、初めからすべてを使いこなすのは大変ですので、まずは初心者でも使いやすい「電話帳」や「リダイヤル発信」から活用しましょう。

もしビジネスフォンのことでお悩みがあれば、「OFFICE110」にご相談ください。
お客様の状況をヒアリングしたうえで、ベストなご案内をいたします。

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