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ビジネスフォン（ビジネスホン）は、外線・内線・保留・転送など家庭用電話とは異なる操作が多く、最初は「どのボタンを押せばいいのか分からない」と使い方に迷いやすい機器です。
まずは日常業務で使う基本操作を押さえ、そのうえで電話帳や履歴、短縮ダイヤルなどを使うと、電話対応の負担を減らせます。
この記事では、ビジネスフォンの基本操作を初心者にも分かりやすく整理し、外線・内線・保留・転送の使い分けや、便利機能を確認する流れを解説します。
結論
ビジネスフォンの使い方は、まず「外線・内線・保留・転送」の4つを覚えると理解しやすくなります。社外との通話は外線、社内連絡は内線、確認中に通話を止めるときは保留、担当者へつなぐときは転送です。
ただし、操作順やボタン表示、ランプの見え方は機種や社内設定によって異なります。基本の役割を押さえたうえで、自社の電話機に合う操作方法を確認しましょう。
操作方法やランプ表示、登録できる件数は、メーカー・機種・主装置・社内設定によって異なります。実際の運用では、取扱説明書や社内ルールもあわせて確認してください。
監修者
登 雄三（のぼり ゆうぞう）
保有資格：工事担任者（AI・DD総合種）/電気工事士
2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。
この記事の目次
ビジネスフォンは多機能ですが、最初からすべての使い方を覚える必要はありません。
まずは、社外と話す「外線」、社内で話す「内線」、通話を一時的に止める「保留」、担当者へつなぐ「転送」を理解すると、日常の電話対応がしやすくなります。
ここでは、ビジネスフォンを使う前に知っておきたい基本の考え方を整理します。家庭用電話との違い、最初に覚える操作、機種や社内設定による違いを順番に確認しましょう。
ビジネスフォンは、複数人で電話対応を行う会社向けに使われる電話システムです。
ビジネスフォンは、家庭用電話のように1台で通話するだけでなく、複数の電話機で代表番号を受けたり、社内の相手へ内線でつないだりできます。
ビジネスフォンは多くの場合、電話機だけでなく主装置やPBXなどの仕組みと組み合わせて使います。
主装置やPBXは、外線・内線・転送などの動きを制御する中心部分です。
そのため、電話機のボタン操作だけでなく、社内でどの番号をどの電話機に割り当てているか、どの外線ボタンを使うかといった設定も関係します。
ビジネスフォンは、電話対応が複数人にまたがる会社では有力な選択肢です。ただし、少人数運用やスマホ中心の運用では、クラウドPBXやスマホ連携など別の選択肢が合う場合もあります。
ビジネスフォンで最初に覚えたいのは、外線・内線・保留・転送です。
この4つを理解しておくと、電話を受ける、確認する、取り次ぐという基本の流れが分かりやすくなります。
登（のぼり）
細かなボタン操作は機種によって異なるため、まずは「外線」「内線」「保留」「転送」の役割（意味）を中心に覚えておくことが重要ですよ。
ビジネスフォンは、メーカーや機種、主装置の設定、社内ルールによって使い方が変わります。
たとえば、外線を取るときに外線ボタンを押す会社もあれば、受話器を上げるだけで応答できる設定もあります。外線取得番号も、会社によって「0」や「9」など設定が異なる場合があります。ランプの色や点滅の意味も、機種によって表示が変わります。
そのため、全機種共通のルールとして覚えるのは避けた方が安全です。
操作に迷いやすい場合は、電話機の近くに内線番号表や外線ボタンの説明を置いておくと、対応ミスを減らしやすくなります。
電話機の操作は、機種名と社内設定を確認してから統一ルールを作ると現場で迷いにくくなりますよ。
新入社員や受付担当者は、まず外線・内線・保留・転送の基本操作を確認しましょう。
総務担当者や管理者は、操作方法だけでなく、内線表・転送ルール・電話帳登録の管理も見直すと運用しやすくなります。
一方で、今の電話機が使いづらいと感じている場合は、操作に慣れていないだけでなく「ボタン設定や台数配置」、「転送ルール」が業務に合っていない可能性もあります。
操作で迷う場面が多い場合は、どの場面で困っているのかを整理しておくと、改善点を見つけやすくなります。
ビジネスフォンの日常電話対応でよく使うのは、外線・内線・保留・転送です。
それぞれの役割を理解しておくと、顧客対応や社内の取り次ぎを落ち着いて行いやすくなります。
ここでは、各操作を「何に使うか」「どんな場面で必要か」「詳しい手順をどこで確認するか」に分けて整理します。実際の操作順は機種や社内設定によって異なるため、代表的な考え方として確認してください。
外線は、会社の外にいる相手と通話するための操作です。
顧客から会社へかかってきた電話を受ける場合や、取引先へ電話をかける場合は「外線」を使います。
一般的なビジネスフォンでは、「空いている外線ボタンを押してから電話番号を入力する」、または「社内で決められた外線取得番号を押してから発信する」ことがあります。
ただし、外線ボタンの有無や操作順は機種や設定により異なります。
外線を受ける時も「点滅している外線ボタンを押す場合」や「受話器を上げるだけで応答できる場合」があります。
電話対応のミスを防ぐには、自社の外線ボタンの表示や着信時のランプの意味を確認しておきましょう。
内線は、社内の従業員同士で通話するための機能です。
部署間で確認したいときや、受付から担当者へ連絡したいときに「内線」を使います。
多くの会社では、電話機ごと、または部署ごとに内線番号が割り当てられています。内線番号を押すことで、社内の相手に直接つなげられます。
外線と異なり、社内連絡として使えるため、取り次ぎや確認作業がスムーズになります。
ただし、内線の呼び出し方法やボタン操作は機種や設定により異なります。また、クラウドPBXやスマホ内線化などを利用している場合は、契約内容や通信環境も関係するため、利用中のサービス条件を確認してください。
内線の基本を詳しく知りたい場合は、以下の記事も参考になります。
保留は、通話中に確認が必要なとき、一時的に相手を待たせるための操作です。
保留中は、相手側に保留音が流れる設定になっていることが多く、社内で確認してから通話に戻るときに使います。
転送は、受けた電話を別の担当者や電話機へつなぐ操作です。
担当者が近くにいる場合は、保留後に口頭で知らせる運用もあります。離れた場所にいる担当者へつなぐ場合は、内線番号を使って転送することがあります。
外線転送や不在転送のように、社外の携帯電話やスマートフォンへ転送する方法もありますが、利用可否や設定方法は契約中の電話サービス、PBX、クラウドPBXの条件によって変わります。
利用前に、契約先の案内や社内管理者へ確認しましょう。
ビジネスフォンの基本的な使い方に慣れたら、「電話帳」「発着信履歴」「短縮ダイヤル」などを使うと、電話番号を探す手間やかけ間違いを減らせます。
この章では、電話帳・発着信履歴・短縮ダイヤルなど、日常業務で使いやすい便利機能を用途別に紹介します。登録方法や操作手順は機種によって異なるため、まずはそれぞれの役割と使いどころを確認していきましょう。
電話帳機能を使うと、よく連絡する取引先や社内関係者の番号を登録しておけます。
毎回名刺やメール署名から番号を探す手間を減らせるため、電話対応が多い部署では便利です。
ビジネスフォンの電話帳には、「電話機ごとに登録するもの」と「複数の電話機で共有するもの」があります。
ただし、どの範囲で共有できるか、何件まで登録できるか、どの項目を登録できるかは機種や主装置の設定によって異なります。
発着信履歴やリダイヤル機能を使うと、過去にかけた番号や受けた番号を確認して再度電話をかけやすくなります。
折り返し電話が多い業務では、番号を入力し直す手間を減らせます。
ただし、履歴がどの程度残るか、誰が履歴を確認できるか、履歴から電話帳へ登録できるかは、機種や設定によって異なります。
履歴が残らない場合も、故障とは限らず、設定や保存条件が関係していることがあります。
電話帳の登録方法を具体的に確認したい場合は、以下の記事が参考になります。
短縮ダイヤルやワンタッチダイヤルは、よくかける番号を少ない操作で発信するための機能です。
代表番号、取引先、社内のよく使う部署番号などを登録しておくと、電話対応の時間を短縮しやすくなります。
短縮ダイヤルは、番号やメモリ番号を使って発信する機能として使われることが多く、ワンタッチダイヤルは特定のボタンに番号を登録して発信する機能として使われることがあります。
ただし、登録件数や共有範囲、操作方法は機種によって異なります。
短縮ダイヤルやワンタッチダイヤルの設定を詳しく知りたい場合は、以下の記事が参考になります。
ビジネスフォンの電話対応をさらに使いやすくするには、不在時の転送、通話中の着信対応、ミュート、スマホ連携、周辺機器の活用などがあります。
これらは便利な一方で、契約内容や機種設定に左右されるため、導入前に利用条件を確認することが大切です。
この章では、不在時の電話対応や通話中の着信対応、スマートフォンとの連携など、業務で役立つ応用機能を紹介します。利用できる機能は電話機の機種や契約中のサービスによって異なるため、自社で使えるかどうかを確認しながら見ていきましょう。
不在転送や外線転送は、担当者が席を外しているときや外出中でも電話を受けやすくするための機能です。
代表電話にかかってきた着信を、別の電話機や携帯電話へつなぐ運用で使われることがあります。
ただし、転送できる相手先、設定方法、利用条件は、契約中の電話サービスやPBX、クラウドPBXの仕様によって異なります。
特に外線転送は、回線サービスや転送サービスの契約条件を確認する必要があります。
不在時の電話対応を詳しく確認したい場合は、以下の記事が参考になります。
通話中に別の着信へ気づきたい場合は、「キャッチ機能」が役立つことがあります。
問い合わせが多い部署では、通話中の着信にどう対応するかを決めておくと、取りこぼしを減らしやすくなります。
「ミュート機能」は、こちらの音声を一時的に相手へ聞こえないようにする機能です。
社内で確認したいときや、通話中に周囲へ声をかける必要があるときに使われます。ただし、ミュートの有無や操作方法は機種によって異なります。
キャッチ機能の使い方や電話対応のマナーを知りたい場合は、以下の記事が参考になります。
外出や在宅勤務が多い場合は、スマートフォンを内線のように使う方法を検討することがあります。
スマートフォンを内線化することにより、社内にいなくても電話対応しやすくなる場合があります。しかし、利用にはサービス契約や通信環境、セキュリティ面の確認が必要です。
また、電話対応が多い部署ではヘッドセットを使うことで両手を空けやすくなります。
工場や倉庫など着信音が聞こえにくい場所では、外部スピーカーやコールスピーカーを検討するケースもあります。
スマホ連携や周辺機器は便利ですが、運用人数・設置場所・通信環境を確認してから選ぶことが大切ですね。
ビジネスフォンの操作で迷ったときは、まず「機種名」「ボタン表示」「社内ルール」「主装置やクラウドPBXの設定」を確認します。
操作の問題に見えても、設定や機器の不具合が原因のこともあるため、状況を切り分けることが重要です。
この章では、よくある迷いを「操作確認」「設定確認」「機器トラブル」の3つに分けます。自分で確認できる範囲と、管理者・業者へ相談した方がよい範囲を分けて整理しましょう。
操作手順が分からないときは、まず電話機のメーカー名・型番・ボタン表示を確認します。
次に、社内の内線番号表や電話対応ルール、取扱説明書を確認すると、自社で使っている操作方法を把握しやすくなります。
特に、外線ボタンの割り当て、保留の解除方法、転送時の操作、電話帳の登録方法は、会社ごとの設定が反映されやすい部分です。ネット上の一般的な手順と自社の電話機の動作が違う場合は、社内設定の違いが原因のこともあります。
何度確認しても使いづらい場合は、操作方法ではなく設定が合っていない可能性があります。
たとえば、「外線ボタンの並びが分かりにくい」、「よく使う番号が登録されていない」、「転送先が古い」、「履歴が表示されない」といったケースです。
設定変更は、電話機だけで完結するものもあれば、主装置やPBX側の設定が必要なものもあります。
自分で変更できるかどうかは機種や管理権限によって異なるため、無理に操作せず、社内管理者や施工業者へ確認すると安心です。
ボタンが反応しない、子機が充電できない、通話音が聞こえにくい、履歴が残らないなどの場合は、操作ミスではなく機器や設定に原因がある可能性があります。
ただし、すぐに故障と判断するのではなく、電源、ケーブル、充電台、音量設定、表示設定、主装置との接続状況を確認しましょう。
複数の電話機で同じ症状が出る場合は、電話機単体ではなく主装置や回線側の確認が必要になることもあります。
子機の充電で困っている場合は、以下の記事が参考になります。
ビジネスフォンは、使い方を覚えるだけでなく、社内で操作ルールをそろえることでミスを減らせます。
内線表や保留ルール、転送時の声かけ、よく使う番号の登録などを整理しておくと、電話対応が属人化しにくくなります。
ここでは、社内で使い方を定着させるための確認項目を整理します。最後に、現在の電話機や設定が業務に合っていない場合の見直しポイントも確認しましょう。
電話対応のミスを減らすには、内線番号表や外線ボタンの説明を見える場所に置いておくことが有効です。
新人や電話対応に慣れていない社員でも「誰に取り次げばよいか」、「どの外線を取ればよいか」を判断しやすくなります。
転送時の声かけも、社内で統一しておくと安心です。たとえば「〇〇様からお電話です」と伝えてから転送する、担当者不在時の折り返しルールを決める、といった運用です。
電話帳・短縮ダイヤル・ワンタッチダイヤルは、登録して終わりではなく、社内で使いやすいように整理することが大切です。
部署ごとによく使う番号、全社で共有したい番号、個人だけで使う番号を分けると管理しやすくなります。
古い番号や使わない登録が残っていると、かけ間違いの原因になることがあります。定期的に登録内容を見直し、必要な番号だけを分かりやすく残すと、電話対応のスピードも上がります。
操作を覚えても使いづらさが続く場合は、「電話機の台数」、「ボタンの割り当て」、「転送ルール」、「スマホ連携」、「設置場所」などが業務に合っていない可能性があります。
たとえば、外出中の担当者へ電話をつなぎたい、別フロアで着信に気づきにくい、電話機の台数が足りない、古い機種で必要な機能が使いにくいといった場合は、設定変更や機種構成の見直しを検討する余地があります。
ただし、買い替えや工事が必要かどうかは、利用中の機種・回線・設置環境によって異なります。
まずは困っている操作や運用を整理してから相談すると、必要な対応を判断しやすくなりますよ。
ビジネスフォンの使い方は、最初からすべての機能を覚える必要はありません。まずは、外線・内線・保留・転送の役割を理解し、日常の電話対応で迷わない状態を目指しましょう。
そのうえで、電話帳、発着信履歴、短縮ダイヤル、不在転送、スマホ内線化などを業務に合わせて活用すると、電話対応の手間を減らしやすくなります。
ただし、操作方法や利用できる機能は、機種・主装置・社内設定・契約中のサービスによって変わります。自社の電話機でうまく使えない場合は、操作の問題なのか、設定や機種構成の問題なのかを切り分けて確認することが大切です。
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ビジネスフォンの操作で迷う場面が多い場合、電話機の使い方だけでなく、ボタン設定・転送ルール・台数配置・スマホ連携などが業務に合っていない可能性があります。現在の機種名・台数・困っている操作を整理しておくと、相談内容も伝えやすくなります。まずはOFFICE110までご相談ください。
問い合わせ前に、取扱機種や導入方法を確認しておくと、自社に必要な機能や相談内容を整理しやすくなります。ビジネスフォン全体の導入方法や商品を先に確認したい方は、ビジネスフォン総合TOPページも参考にしてください。また、総合的に理解を深めたい方は「ビジネスフォンとは」を参考にしてください。
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