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「電話設備の入れ替えを機にソフトフォンを検討したい」 「在宅勤務や外出先でもスムーズに通話できる環境を整えたい」
こうしたニーズから、ソフトフォンの導入を検討する企業が増えています。
パソコンやスマートフォンを使って電話機能を代替できるソフトフォンは、業務の効率化や通信コストの削減に効果的な手段のひとつです。 働き方の多様化が進むなかで、柔軟な通話環境の構築に欠かせない選択肢となりつつあります。
ただし、導入前に押さえておくべきポイントや注意点も多く、「自社に本当に合うのか？」「どのサービスを選べばいいのか？」と悩まれる方も少なくありません。
そこで本記事では、ソフトフォンの仕組みやメリット・デメリット、機能の違い、おすすめサービスまでをわかりやすく解説します。 比較検討の判断材料として、ぜひ最後までご覧ください。
なお、当社『OFFICE110』では、業種や働き方に応じた最適な導入プランをご提案しています。 機能やコストの比較だけ相談したいという方も、お気軽にご利用いただけます。
ソフトフォン導入の相談（無料）
この記事の目次
監修者
登 雄三（のぼり ゆうぞう）
保有資格：工事担任者（AI・DD総合種）/電気工事士
2010年設立「株式会社デジコンnet」の代表取締役。本社を構える神戸を中心に、全国各地でビジネスフォン・複合機・防犯機器などのOA機器の販売や電話工事、電気工事、LAN配線工事、VPN構築を主に手掛ける。2023年には名古屋へ拠点進出。
ソフトフォンとはソフトウェア（アプリ）をインストールすることで、電話機能のないPCやタブレットなどの端末で通話ができるものです。
ソフトフォンは「IP電話?インターネット回線を使った電話の総称。インターネットプロトコル (Internet Protocol) 電話。×」を利用する手段の一つで、従来は電話機で受けていた電話を『パソコンやスマートフォンで利用可能とするソフトウェア』を指します。
たとえば身近なサービスを挙げると、「LINE」や「Skype」などもソフトフォンの一種。 アプリをインストールし、スマートフォンやパソコンなどのデバイス上で操作することで、通話可能になります。
ここからはIP電話の一つである「ソフトフォン」について分かりやすく解説していきます。
まずソフトフォンを簡単に説明すると、「IP電話」を利用する手段の一つです。
そもそも「IP電話」とは、IP（インターネットプロトコル）という通信方式を利用し、インターネットを通じて音声を届ける電話サービスの総称。
IP電話の代表的なサービスとして、NTTやauといった回線事業者が提供している「ひかり電話」が挙げられます。
そしてIP電話サービスを使って電話の受発信を可能とする端末は、大きく分けると以下の3つ。
このうち電話機ではなく「スマホ」や「パソコン」を使った、IP電話を利用する手段の一つが『ソフトフォン』というわけです。
またソフトフォンを利用するためには、ソフトフォンに対応し、かつ利用用途に合ったサービスを契約する必要があります。
たとえば…
このような利用用途であれば、基本的に「クラウドPBX」というサービスの契約が必要です。
「クラウドPBX」については以下の記事でくわしく解説していますので、あわせてご覧ください。
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ソフトフォンで使える機能は、基本的には通常の電話機と同じです。 着信があったらアプリが立ち上がり、通話ボタンを押して通話開始をします。
また操作方法は簡単で、パソコンやスマートフォンの画面を操作し直感的に使えます。
ソフトフォンは電話の架電・受電以外の複雑な機能は利用できませんが、電話業務に関わる様々なことができます。
【ソフトフォンで使える基本機能】
では次に、なぜスマートフォンやパソコンを使って電話ができるのか「ソフトフォンの仕組み」ご紹介します。
この仕組みを利用することで、インターネットが利用できる環境であれば、いつでもどこでも電話を行えます。
ここからは、ソフトフォンと専用の電話機を使ったIP電話機との違いを解説していきます。
ソフトフォン
IP電話機
基本的な電話機能は、ソフトフォンとIP電話機で違いはありません。
主な違いは、「電話機」を使うか、それとも「スマホ」や「パソコン」を使うか。 またIP電話機はオフィスでしか使えませんが、ソフトフォンならネット環境さえあれば場所を問わず電話ができる点が大きなメリットです。
またソフトフォンはアプリをダウンロードするだけなので、配線工事が不要な点も魅力。 さらにアプリのインストールは無料、専用の電話機は必要ないため、導入コストを大幅に抑えることが可能です。（導入可否や初期設定には回線・番号手続き等の条件があります。詳細はご利用サービスの公式情報をご確認ください。）
ここからは、ソフトフォンを導入したときのメリットを紹介していきます。
ソフトフォンは専用の電話機を用意する必要がなく、パソコンやスマートフォンにソフトをインストールすることで電話を利用できます。
専用の電話機を利用する場合、設置しているその場でしか電話ができませんが、ソフトフォンならネット環境がある場所でどこでも利用可能。
具体的には、テレワークを導入したい企業様や、社員の外出や出張が多く電話の取次ぎ問題に課題を抱えている企業様におすすめです。
またソフトフォンをパソコンで使用する場合、マイクとヘッドフォンが一体となった「ヘッドセット」を使うことで通話がしやすくなります。
ソフトフォンをパソコンで使用する際に、相手の音声が周囲に広がってしまい、通話しにくいといった不都合を解消します。 さらにヘッドセットを使用することで、両手作業ができるため作業効率UP。
パソコンやスマートフォンでの電話業務の効率化を図るなら、ヘッドセットもいっしょに準備しておくといいでしょう。
ソフトフォンは専用の電話器を設置する必要がないため、導入コスト削減できます。
従来のビジネスフォン導入時に発生していた電話機代や、配線工事費などの初期費用を払う必要がありません。
現在利用しているパソコンやスマートフォンに専用のアプリをインストールするだけで、ソフトフォンを利用できます。
無料のアプリもあるため、ソフトフォンを利用するための費用をかけず、短期間で導入できる場合もあります（番号取得・回線手配・審査等により期間は変動します。最新条件は各公式をご確認ください）。
ソフトフォンを導入すれば、企業の成長に合わせて自由にレイアウト変更ができます。
スマートフォンだけで電話業務をおこなうため、配線工事をする必要がありません。
パソコンを利用する場合も無線LANを利用することで、フリーアドレスなどのビジネススタイルの変化にも柔軟に対応できます。
また、専用の電話機を机に置く必要がないため、机周辺のスペースを有効活用でき、配線周りもスッキリ。
作業に必要なドキュメントを広げたり、簡易なミーティングを行うようなスペースの活用もできます。
ソフトフォンは、パソコンやスマートフォンとインターネット環境があれば、どこにいても電話業務が行えます。
とくにソフトフォンは、以下の方におすすめです。
かかってきた電話に対して顧客情報を確認したり、過去の問い合わせ内容を把握したりできるので、スムーズな顧客対応が可能になります。
ソフトフォン導入にはメリットがあることを紹介しましたが、デメリットもあるため紹介していきます。
ソフトフォンは、ソフトフォンアプリがインストールされているパソコンを起動しておかないと使用できません。
スマートフォンを使うことで終日電話ができますが、バッテリーが切れると電話ができないため、注意が必要です。
IP電話機の場合は、常時電源に接続し起動しているため、利用できない場合はソフトフォンと比べて少ないです。
ソフトフォンはインターネット回線を使って電話をしているため、ネットワーク環境によっては音質が低下する場合があります。
インターネット回線は、お昼時や夕方など同じ回線を利用している人が多いときや、多くのデータをやり取りしているときに遅くなったりします。
その結果、通話音質が不安定になり、「相手の言葉が聞き取りにくい」「自分の声が届きにくい」といった場合があるので注意が必要です。
先述しましたが、ソフトフォンをパソコンで使用する場合、業務効率化を考えるならヘッドセットが必要になります。
ソフトフォンはパソコンを使って電話ができますが、そのまま使用すると相手の声が自分の周囲に広く聞こえてしまったり、自分の声も相手に届きにくくなったりして、通話しにくい場合があります。
ヘッドセットなどの付属品を揃えるには費用もかかりますが、外出先でも快適に使用することを考慮すれば必須となるでしょう。
ここからはソフトフォンの導入に必要な契約や機器を紹介していきます。
ソフトフォンを利用するため、ソフトフォンを提供しているサービスの契約が必要です。 身近なものでは、LINEやSkypeのようなソフトフォンを提供しているサービスがあります。
ビジネスとしてソフトフォンを利用すると、
などの利用要件がある場合があります。
この場合には、「LINE」や「Skype」では対応ができないため、クラウドPBXと呼ばれるサービスの契約を行う必要があります。
クラウドPBXとは、クラウド上にある電話の制御装置のことです。 この装置を利用して、一つの電話番号を複数人で利用できるようにしたり、内線電話を使えるようにしたりなどの要件を満たすことができます。
クラウドPBXは、インターネットに接続できるだけで導入が可能なため、専用の機器の購入は不要です。 設定を変更したい場合もWebブラウザから簡単に操作できるため、迅速な対応が可能です。
このようにクラウドPBXを導入するメリットは多いため、ビジネスでソフトフォンを利用する場合は、クラウドPBXの契約を行う場合が多いです。
ソフトフォンを利用するためには、インターネット環境が必要です。
スマートフォンの場合、モバイル回線(5GやLTE)を利用できます。
しかしパソコンの場合は、ソフトフォンを利用する場所で無線LAN(Wi-Fi)や有線LANなどのインターネットへ接続する環境の整備が必要です。
また、オフィス内でソフトフォンを利用する場合、利用人数やソフトフォン以外で利用する通信帯域を検討して、インターネット環境を整備する必要もあります。
ソフトフォンを利用するためには、パソコンやスマートフォンなどのデバイスが必要です。
パソコンを利用する場合は、ヘッドセットなどの付属品を用意する必要があります。
また、同じ会議室で複数人同士と電話する場合、別途スピーカーがあった方が会話がしやすい場合があります。
ソフトフォンを利用するためには、ソフトフォンアプリをパソコンやスマートフォンにインストールする必要があります。
ソフトのインストール自体は無料で行えます。
ただしソフトによっては端末のバージョンが古い場合、使えないことがあるため注意が必要。 たとえばWindows10のみ対応のソフトの場合、Windows8の端末にソフトをインストールできません。
ソフトフォンを利用するためには、アプリをインストールする必要があります。 ここからは、ソフトフォン利用におすすめのアプリやサービスを3つ紹介します。
（画像引用：MOT/PBX 株式会社バルテック）
『MOT/PBX』は株式会社バルテックが提供するクラウドPBX。国内で多数の導入実績があるとされ、音質に配慮した設計です。料金や導入実績の最新情報は公式サイトをご確認ください。
MOT/PBX
（画像引用：3CX VOIPフォン）
『3CX VOIPフォン』とは、世界で広く利用されているソフトフォンアプリです。Windowsに対応した無料で利用できるアプリがあります。最新の導入実績や料金条件は公式情報をご確認ください。
3CX VOIPフォン（Windows用無料ソフトフォン）
『OFFICE PHONE』とは、国内で多数の導入実績があるソフトフォンアプリです。海外でも高品質な電話を利用できる特徴があります。キャンペーンや料金条件は変動するため、最新情報は公式案内をご確認ください。
OFFICE PHONE
ソフトフォンを初めて導入したい方には、初期費用を抑えて導入できるため、『OFFICE PHONE』をおすすめします。（適用条件や最新の提供状況は公式案内をご確認ください）
着信グループやステータス連動を設定すると取次ぎが統一できます。
既存番号を使う場合は収容切替やポータビリティの可否を事前確認してください。
手数料・期間・不可番号（例：一部の特殊番号）は事業者で異なります。
移行中の着信断対策や稼働開始日を逆算して手配してください。
ルーターのQoSで音声優先、同時アップロードを抑制。
端末はヘッドセットを用い、バックグラウンド通信を最小化してください。
IPアドレス制限・権限分離・操作ログ監査を組み合わせると漏えいリスクを抑えられます。
キャンペーン適用条件は変動するため、最新条件は公式案内でご確認ください（例：OFFICE PHONEのご案内）。
この記事では「ソフトフォンの特徴」と「IP電話機との違い」、「おすすめのアプリ」を紹介していきました。
これからビジネスフォンとしてソフトフォンの導入を検討している方には、この記事を参考にしてみてください。
ソフトフォンの導入にはメリットも多くありますが、デメリットもあるため、きちんと特徴を理解して導入することをおすすめします。
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