【図解】代表組とは？ダイヤルインとの違いもわかりやすく解説

「代表組って何？」
「ダイヤルインとの違いは？」
「会社の電話が繋がりにくいのをなんとかしたい」

こんなお悩みを抱えていませんか？

「代表組」とは、アナログ回線やISDN回線を使い、複数の電話回線を1つの代表番号でまとめる仕組みです。

この記事では、代表組の仕組み・メリット・デメリット・活用事例・ダイヤルインとの違いまで詳しく解説します。

ダイヤルインとの機能を理解し、自社に合った選択をすることでコスト削減や業務効率アップにつながります。

ぜひオフィスの電話環境を見直すヒントとしてご活用ください。

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ビジネスフォンの代表組とは？

この章では、ビジネスフォンの代表組について、基本から仕組み、メリット・デメリットまでをわかりやすく解説します。

代表組の仕組みを知ることで、オフィスの電話対応がよりスムーズに、効率的に行えるようになります。ぜひ参考にしてください。

代表組とは

「代表組」とは、ビジネスフォンの機能の1つで、代表番号に着信があった場合に空いている電話機で同時に着信できるようにするサービスです。

代表番号は、通常、会社名や部署名などの電話番号として使われます。

代表組を設定することで、代表番号に着信があった場合、以下のようなことが可能になります。

また代表組では、代表番号となる電話番号を「代表番号」、その他の電話番号を「子番号」として設定します。

代表番号に着信があった場合、空いている子番号でも着信することができます。子番号で着信しても、発信者には代表番号が表示されます。

代表番号に着信があった場合、複数の電話機で同時に着信を受けられるため、業務効率化に役立ちます。

ビジネスフォンとは？

代表組の仕組み

代表組は、主にISDN回線で利用されていた着信制御の仕組みです。

例えば、以下の回線契約があった場合、

→ 合計5通話分の通話が同時に可能です。
これらを代表組に設定することで、代表番号にかかってきた電話が複数台の電話機に順番に着信します。
たとえば、5台の電話機のうち3台が通話中でも、空いている2台のどちらかに着信がスライドされ、発信者は話し中になりにくい仕組みです。

着信スライド方式は以下の2種類です。

着信方式	着信スライドの順番	特徴
順次サーチ方式 （シーケンシャル）	毎回①→②→③	常に①から順番に着信 ①が話し中なら②、②も話し中なら③へスライド 代表番号は基本的に①で受ける
ラウンドロビン方式	1着信目：①→②→③ 2着信目：②→③→① 3着信目：③→①→②	着信のたびに開始順がローテーション ①②③のどの電話機でも対応可能 着信負担を均等に分散

この代表組の機能は、回線契約に含まれる無料の基本機能です。

代表組のデメリット

代表組のデメリットは、細かな分類分けができないことです。
特定の電話番号に、どのように着信を割り振るかの制御が難しく、全ての電話機を一斉に呼び出すことになります。

例えば、特定の部署や担当者宛の電話が、関係のない電話機でも鳴ることになるため、不要な対応が求められることに。

その結果、業務の効率を著しく低下させてしまう原因となる場合があります。

ビジネスフォンのダイヤルインとは？

ビジネスフォンの「ダイヤルイン」とは、複数の電話番号を利用するサービスのことです。

ここからは、ダイヤルインについて詳しく見ていきましょう。

ダイヤルインとは

ダイヤルインは、1つの契約回線で複数の電話番号を持てるサービスです。
コストを抑えたい方や、電話番号を多く必要とする方におすすめです。

ダイヤルインの仕組み

NTT回線を利用しているダイヤルインの仕組みは以下の表の通りです。

契約番号にかかってくる場合	契約番号の電話回線を通り契約番号が設定された電話機に着信
追加番号にかかってくる場合	契約番号の電話回線のいずれかを通って届いた着信情報をNTTが主装置（PBX※）に通知→主装置(PBX)が該当電話機に着信させる

※主装置は外線と内線・内線同士を繋ぐ小型交換機、PBXは外線と内線・内線同士を繋ぐ大規模オフィス向け交換機

ダイヤルインでは契約回線が複数あっても同様に、各契約電話番号の回線を通って届いた着信情報を、主装置（PBX）に通知し、主装置（PBX）が該当回線を通って該当電話機を鳴らします。

契約番号と同様に相手に追加番号を表示して、外部への発信が可能です。
ただし、同じ番号で同時に発着信はできません。

ダイヤルインのメリット

従来の電話回線と比較すると、以下の2つの大きなメリットがあります。

1. コスト削減
■ 電話回線数の削減
必要な回線数を減らすことで、設置コストと維持コストを大幅に削減。
■ 追加番号の低価格
1番号あたりの月額料金は、基本プランなら880円で済みます。

2. 業務効率化
■ 直通電話番号の付与
部署や担当者ごとに直通電話番号を付与することで、外線からの電話をスムーズに担当者に振り分けできます。
■ 発信番号の表示
発信時に部署や担当者を明示することで、受信者がすぐに電話の目的を把握。

例えば、総務部・営業部・人事部など、社内に複数の部署がある場合、ダイヤルインを使えば、それぞれの部署に個別の電話番号を割り当てることができます。

このように、ダイヤルインを活用することで、電話の取り次ぎ業務を効率化し、顧客満足度の向上にもつながります。
ダイヤルインは、コスト削減と業務効率化を同時に実現したい企業におすすめのサービスです。

ダイヤルインのデメリット

ダイヤルインのデメリットは、同じ契約回線の発着信を同時に行えない点です。
1契約回線につき1通話しかできないため、通話中に同じ番号に着信があると話し中になってしまいます。

例えば、コスト削減の名目で電話回線数を減少させると、同時通話の要求に応えられず、結果的に顧客の満足度を低下させてしまうでしょう。

一方、不必要な電話回線や電話機が存在すると無駄なコストにつながります。

したがって、効率的なダイヤルインの運用には、適切な回線数とコストのバランスが必須です。

ダイヤルインについては以下の記事でも詳しく解説していますので、ぜひご参考ください。

代表組とダイヤルインの違いを徹底解説

代表組とダイヤルインにはそれぞれメリットとデメリットがあり、ニーズに応じて使い分けが必要です。
この章では、それぞれの違いや活用事例、便利な使い方を解説します。

代表組とダイヤルインの違い

以下の表で、代表組とダイヤルインの違いをまとめました。

	代表組	ダイヤルイン
1つの電話番号で複数の 電話機から発着信が可能	△ 代表番号と子番号のみ 発着信可能	〇 複数の電話機から 同じ番号の発着信可能
同時発着信	〇 契約回線数分の 同時発着信が可能	× 同じ番号の着信には 同時に対応できない
有効なケース	着信先が1回線に 集中するケース	着信先が 複数存在するケース
基本利用料	無料	1追加番号ごとに880円
新しい番号を 追加した場合の初期費用	電話加入権：3万9,600円 契約料：880円 無派遣工事費用：1,100円	基本工事費用：1,100円 交換機など工事費用：770円/１番号あたり 端末設定費用：2万2,000～3万3,000円
新しい番号を 追加した場合の月額料金	△ 1回線あたり最低でも月額 契約回線料が2,530円※	〇 1追加番号あたり月額880円 （契約回線料は不要）
細かい分類	× 代表番号のみ決められる	〇 各電話機（各チャンネル） に分類できる

※アナログ回線・ISDN回線の月額利用料は「図解｜ダイヤルインとは？仕組み＆メリット＆費用を分かりやすく解説」で確認できます。

複数番号管理なら「クラウドPBX」という選択肢も。
物理回線の制約に縛られず、全国どこでも拠点フリーの通話環境を構築できます。柔軟な番号運用やコスト削減をご希望なら、ぜひご検討ください。

代表組の活用事例・便利な使い方

代表組には、以下のような活用事例があります。

上記のように、電話での問い合わせが集中しやすい場合は、代表組がおすすめです。

また、着信数が多い回線を代表番号にし、使用頻度の少ない回線を子番号にすることで効率的に回線を使用できます。これにより、着信が多い回線につながりやすくなります。

ダイヤルインの活用事例・便利な使い方

ダイヤルインには、以下のような活用事例があります。

主に、ダイヤルインでは「業務効率化」や「顧客満足度向上」などの課題がある企業におすすめです。
例えば、毎回電話対応の取り次ぎが多く、業務が捗らない場合は、ダイヤルインの導入が適しているでしょう。

結論：代表組とダイヤルインは用途に応じて使い分けを

代表組とダイヤルインを選ぶ際は、用途に合わせて検討する必要があります。

たとえば、契約回線が複数あり、あまり利用されていない番号がある場合は「代表組」が適しています。
一方、契約回線が少なく、個別の番号が必要な場合は「ダイヤルイン」がおすすめです。

また、両者を組み合わせて代表ダイヤルインとして利用することも可能で、複数の部署への直接着信や通話が同時に行えます。なお、通常は代表ダイヤルインの利用が一般的です。

代表組・ダイヤルインのご提案や手配はOFFICE110にお任せ

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まとめ

「代表組」は、代表として設定した電話番号への着信を、空いている他の電話回線で対応するサービスです。
代表番号への着信を複数で同時に行える点が特徴となります。

一方、「ダイヤルイン」は契約電話番号が1回線でもあれば、回線契約なしに複数の電話番号を持つことできるサービスです。

代表組とダイヤルインは、オフィスの電話環境や使用する用途に応じて選択する必要があります。
本記事を参考に、自社に最適な回線サービスの導入を検討してみましょう。

ビジネスフォンには、代表組やダイヤルインなど、業務効率化を図れるさまざまな機能・サービスがあります。

現在の電話環境を改善したい場合は、ぜひ一度OFFICE110にご相談ください。