ビジネスフォンはダイヤルインで上手に運用!回線は1本でも十分?

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ビジネスフォンはダイヤルインで上手に運用!回線は1本でも十分?

ビジネスフォンはダイヤルインで上手に運用!回線は1本でも十分?

家庭用電話機であれば一家に1回線あれば十分です。

しかし、オフィスとなれば一社に5回線も10回線も。
オフィスの規模が大きくなれば100回線も必要になることが。

そんな時に役立つのが”ビジネスフォン”で、”ダイヤルイン”という選択肢です

初めてビジネスフォンを導入する方だと、ダイヤルインまで知らないことが多いもの。
ダイヤルインを活用できれば回線数を節約できるのに、知らないというのはもったいないものです。

そこで、今回はビジネスフォンについて、ダイヤルインについて詳しくご紹介しましょう。
ビジネスフォンが初めての方はもちろん、すでに導入済みの方もぜひ参考にしてみてください。

▼目次

ビジネスホンってなんなの?

ビジネスホンが初めての方にとって、「ビジネスホンって何?」という疑問があるかと思います。
そこで、まずはビジネスホンとは何か?についてから詳しく見ていきましょう。

①1人1回線だと問題だらけ

一般的なオフィスには大きく分けて5つの役割が。

  • 経営者(会長や社長)
  • 管理者(部長や課長)
  • 労働者(営業や技術)
  • 監査者(経理や庶務)

当然、各役割ごとに求められる内容が異なり、対応する顧客も異なります。

例えば、社長は他のオフィスの経営者ですし、営業も他のオフィスの労働者。
経理は経営者や管理者、労働者など主に同じオフィス内に対応しています。

その為、基本的にオフィス内には各役割、社員ごとに回線を用意する必要が。

しかし、1人1回線を確保すると以下のような問題が発生します。

  • 営業に着信があったら、営業のデスクまで取りに行く必要がある
  • 経理から社長に電話を回すには、経理のデスクまで来てもらう必要がある
  • 会社の代表番号を社長にしていると、全ての着信が社長宛になる

1人1回線だと、回線数(社員数)が増えるごとに管理が難しいことに。
また、回線数が増えることで毎月の維持費も高くなり負担ばかりが増えるのです。

②ビジネスホンで回線を上手に運用できる

ビジネスホンの1番の魅力は、限られた回線数を多数の社員で共有できることにあります。

ビジネスホンには回線の窓口となる”主装置”と、着信の割り振り先である”内線電話機”が。
例えば、回線が1本に対して内線電話機が5台でも、主装置が空いているところに割振れます。

また、主装置には”構内交換機”としての役割も
顧客から経理、経理から営業にとデスクを移動することなく回すこともできます。

つまり、ビジネスホンを導入することで少ない回線数を上手に運用できる訳です。

③ビジネスホンの基本機能3選

ビジネスホンが”便利”と言われる3つの基本機能を以下にまとめてみました。

外線

ビジネスホンも電話機の一種ですから”外線発信・着信”ができます。

ただし、家庭用電話機とは異なり、ビジネスホンでは複数の回線を内線電話機で共有しています。
例えば、3本の回線があるとして、外線1・外線2・外線3と空いている回線を選んで使えるなど。

全ての回線が使用中にならない限り、顧客からの着信は手の空いている誰かが応答できるのです。

保留

”保留”から引き継ぎができるのもビジネスホンならではの機能と言えます。

家庭用電話機であれば呼び出しするのも1台のみ、応答するのも家主1人です。
その点、ビジネスホンであれば顧客からの着信を”保留”にし、別の社員が自分のデスクから応答できます。

つまり、顧客の要件に合わない社員が応答しても、適切な社員にスムーズに引き継ぎが可能です。

内線

ビジネスホンが選ばれる1番の理由が”内線”があることです。

本来、別の番号に発信すると、外線(外部の回線)を使用するので通話料が発生します。
しかし、内線として発信すると、外線を一切使用しないので通話料が発生しません

内線電話機間の通話を、主装置が構内交換機として切り替えてくれるためです。

ビジネスフォン各メーカー取り扱い

ビジネスフォンは代表ダイヤルインで回線数を節約できる

限られた回線を複数の内線電話機で共有するなど、ビジネスフォンはそれだけでも十分に便利です。
その上、ビジネスフォンに”代表ダイヤルイン”を加えることで、より回線数を節約できておすすめです。

①代表組で回線を1本化

一般的に、ビジネスフォンは1本の回線(電話番号)を複数の内線電話機で共有しています。
例えば、顧客からの着信を社長でも、営業でも、経理でも応答できる状態です。

また、ISDN回線(デジタル回線)であれば、複数の内線電話機から同時に発信することも
同一の代表番号で同時に着信・発信ができるので、管理自体は非常に簡単です。

しかし、顧客から社長に、営業にとダイレクトに着信させるのはできないという問題点もあります。

②代表組ダイヤルインで特定の内線電話機に

先述した、特定の内線電話機に着信させられるのが”代表組ダイヤルイン”というもの。
ダイヤルインとは、1本の回線(代表番号)に複数の電話番号を追加できるというものです。

例えば、代表番号(0000)と3つの追加番号(0001・0002・0003)があるとします。
顧客からは0001に着信させることが、反対に顧客に0003で発信することも可能です。

つまり、自分のデスクの番号を教えられるので不要な引き継ぎを、回線数を減らせます。

ビジネスフォンには”追加ダイヤルイン”という考え方も

ビジネスフォンでは代表ダイヤルインが主流ですが、”追加ダイヤルイン”という考え方も。
では、追加番号なしでも特定の内線電話機を呼び出せる、追加ダイヤルインについてご紹介しましょう。

①主装置側で内線電話機を呼び出すというもの

追加ダイヤルインとは、主装置側で特定の内線電話機を呼び出すというもの。
各内線電話機には”内線番号”があり、代表番号と合わせることで呼び出せるというものです

例えば、代表番号が0000、内線番号が001だとします。
顧客から0000に着信があると、主装置側から「内線番号を…」というメッセージが。
メッセージに従い001を入力することで、対応する内線電話機が呼び出される訳です。

内線番号を入力することで顧客の手間は増えるものの、追加番号がないので維持費を抑えられます。

②”サブアドレス着信”で直接呼び出すことも

追加ダイヤルインと似たシステムに、”サブアドレス着信”というものもあります。
代表番号に続いて内線番号を入力することで、特定の内線電話機を呼び出せるというものです。

例えば、代表番号が0000、内線番号が002だとします。
顧客が0000*002と入力すると、対応する内線電話機が呼び出されます。

ただし、追加ダイヤルインもサブアドレス着信も回線、ビジネスフォンの種類によって条件が。
条件によっては対応していないこともあるので、あらかじめ業者に確認しておくことが大切です。

まとめ

今回は、ビジネスフォンをより効率的に運用できる”ダイヤルイン”についてまとめてみました。

ビジネスフォンではオフィスの規模に応じて複数の回線、内線電話機を管理する必要が。
しかし、回線に関しては本数を増やすごとに管理の手間や、維持費がかさみます。

その点、ダイヤルインは1本の代表回線に複数の追加番号を付与できます

代表番号を1本化できるので回線数を減らせて維持費を抑えられることに
内線電話機ごとに番号を付与できるので、不要な引き継ぎの手間もありません。

初めてビジネスフォンを導入する方にとって、全てを把握するのは難しいもの。
大切なのは”信頼できる業者”に相談しながらベストなプラン、設備を選ぶことです。

ちなみに、OFFICE110ではビジネスフォンに関する様々なサポートを承っております。
「ビジネスフォンを導入したいけど…」という方は、ぜひOFFICE110に気軽にご相談ください。
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