ビジネスフォンの仕組みをプロが解説！一般電話との違い

「ビジネスフォンって、家庭用の電話機と何が違うの？」
「少人数のオフィスだけど、導入する意味はあるの？」

そんな疑問をお持ちではありませんか？
たしかに、ビジネスフォンは家庭用電話と見た目こそ似ていますが、業務効率や通話環境を改善する多彩な機能が備わっています。

たとえば、ビジネスの現場に欠かせない便利な機能が標準搭載されています。

この記事では、ビジネスフォンの基本的な仕組みから一般電話との違い、さらに実際にどのような業務で役立つのかまでわかりやすく解説します。

ビジネスフォンの仕組みを知ることで「なぜ多くの企業が導入しているのか」、その理由が見えてくるでしょう。
さらに機能や構成を正しく理解すれば、自社に必要かどうかの判断もしやすくなるはずです。
ぜひ、最後までご覧ください。

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ビジネスフォンの仕組みとは？

ビジネスフォンと家庭用電話は見た目は似ていますが、仕組みや使える機能はまったく異なります。

ここでは、ビジネスフォンの特徴・家庭用電話との違い・主な機能について順にご紹介します。

1-1. ビジネスフォンとは

ビジネスフォンは、オフィス業務に特化した機能を備えた電話システムです。

複数の外線・内線をまとめて管理し、社内連絡や外部との通話をスムーズに行えるように設計されています。
これにより、転送・保留・留守番電話・グループ共有など、日々の業務に役立つ機能が使用できるのが特徴です。

また、ビジネスフォンは「電話機本体」と通話を一括制御する「主装置（PBX）」のセットで構成されます。
主装置が全体を統括することで、業務に支障のない安定した通話体制を構築できます。

ビジネスフォンは、単なる通話機器ではありません。
社内外の連絡を効率化し、対応漏れや伝達ミスを防ぐなど、日々の業務を円滑に進めるための仕組みが備わっています。

そのため、「業務効率の改善」や「顧客対応の質の向上」に直結するオフィスに欠かせないツールといえるでしょう。

ビジネスフォンとは？

1-2. 家庭用の電話機とは何が違うの？

どの特徴も、基本的なビジネスフォンの機能ではありますが、ビジネス効率や生産性に直結します。

1-2-1. 電話回線を複数の電話機で共有できる

ビジネスフォンの大きな特徴は、1本の電話回線を複数の電話機で共有できることです。

例えば、事務所に5名のスタッフがいて、1人1台ずつビジネスフォンを使用するとします。

このとき、回線の共有ができなければ次のデメリットが生じます。

ビジネスフォンなら、回線の共有なので1本の電話回線の契約でも、5名全員が電話を使用できることになります。

1-2-2. 内線機能が使用できる

内線機能も、ビジネスフォンならではの機能です。

ビジネスフォンは、主装置という機器で1台１台に内線番号を割り振ることができ、同じ主装置に繋がっているビジネスフォン同士をいつでも内線で呼び出すことができます。

内線機能を使用すると、別の部屋にいるスタッフにも手軽に用件を伝えることができます。

また、外線電話の取次ぎをする際にも、電話をいったん保留にしてから内線電話で電話がかかってきたことを伝えるだけで済むので、とても手軽です。

1-2-3. 転送機能で電話の取り逃がしを防げる

小規模事務所に必須のビジネスフォン機能は、転送機能です。

少人数の事務所では、営業や商談などで全員事務所を出払ってしまうこともあると思います。

無人の時に事務所にお客様から注文や問い合わせの電話が入ったら・・・

売上の機会損失につながってしまうことに加え、お客様から「電話に繋がらない」というクレームを受けてしまったり、サービスが悪いという印象を持たれ顧客離れを招いてしまったりする危険性があります。

そのような電話の取り逃がしを防ぐことができるのが転送機能です。

1-2-4. ビジネスに便利な機能が盛りだくさん

1-3. ビジネスフォンで利用できる機能一覧

ビジネスフォンに搭載できる主な機能は、次の通りです。

ビジネスフォンの仕組みをつかさどる主装置とは？

2-1. 主装置＝ビジネスフォンの本体のようなもの

主装置という名称の通り、主装置はビジネスフォンの本体のようなものです。

主装置に、外線とビジネスフォン電話機との接続・内線番号の割り振り・ビジネスフォンとしての機能の大半の機能が搭載されているので、主装置はビジネスフォンそのものといっても良いくらいです。

2-2. 主装置のキーになるのはユニット

主装置のスロット（細長い差込口）にユニットが内蔵されており、内蔵されているユニットの種類や数によってビジネスフォンの機能が決まります。

2-2-1. 主要ユニットの数だけビジネスフォンが使用できる

ビジネスフォンの外線・内線機能については主要ユニットの数だけ使用できます。

主要ユニットには以下の4つの種類があります。

2-2-2. 機能によっては拡張ユニットが必要

ビジネスフォンではさまざまな便利な機能を利用することができますが、機能を追加する際には拡張ユニットを追加する必要があります。

例えば、構内放送（施設内にアナウンスを流す機能）や留守番電話機能など、追加する機能によって拡張ユニットが必要です。

2-3. 主装置のユニット数によって接続できる台数が異なる

接続するビジネスフォンの電話機の台数を増やしたいときには、ユニットを増やせばよいということになります。

ここで注意しなくてはならないのは、ビジネスフォン主装置の機種によって最大スロット数が決まっていることです。

説明した通り、外線・内線を使用する際にもスロットを1つ使用するので、スロットが埋まっているとそれ以上ビジネスフォンの数を増やすことができません。

ビジネスフォンの仕組みを応用してできること

3-1. 部署ごとに電話番号を設定できる

ビジネスフォンでは、電話番号の共有に加えて部署ごとでの割り振りをすることもできます。

上の例のように、電話番号を部署ごとに設定して必要な電話機や使用頻度から回線数を割り振っていくことで、対外的にもわかりやすく、社内でも覚えやすい電話番号リストができます。

また、最適な回線数にすることで、業務効率アップとコスト削減を両立させることができます。

3-2. 無料の内線通話

ビジネスフォンでは、同じ主装置に接続した電話機同士なら通話料無料の内線通話が可能です。

電話の取次ぎや、別部署のスタッフの呼び出し、電話連絡や相談など、ビジネスフォンでは内線機能の活用が欠かせません。

上記のように、別途アダプターを購入することで、スマホをビジネスフォンの端末として使用できるようになります。

※スマホを連携すると、例えば社外で会社の電話番号を使用したり、スマホを使って内線通話をしたりできるようになります。

3-3. 台数の拡張

ユニットのスロット数の制限はありますが、ビジネスフォンは台数の増減がスムーズに対応できるというメリットもあります。

家庭用電話機の場合、回線を増やすには電話回線を契約する必要がありますが、ビジネスフォンなら主装置と接続すれば良いので、スムーズに拡張できます。

信頼できる業者を選ぶ3つのポイント

業者選びを失敗しないためには、次の3つの視点がとても重要です。

4-1. 資格保有を明示している業者かどうか

ビジネスフォンの設置や配線工事を行うには、「工事担任者」の国家資格が必要です。

資格を正式に保有しているか、またその情報をきちんと開示しているかは、業者の信頼性を見極める大切なポイントです。

高機能なビジネスフォンを最大限活用するには、安心して任せられる業者選びが欠かせません。

4-2. 工事実績が豊富な業者を選ぶ

資格を持っているだけでは、実際の現場での技術力は判断できません。
多様なケースに対応できる業者かどうかは、これまでの導入実績が重要な指標となります。

たとえば「年間1,000件以上の施工実績がある」「企業の規模や業種問わず導入経験が豊富」といった業者であればトラブルにも柔軟に対応でき、信頼度も高いでしょう。

とくにビジネスフォンはメーカーや構成によって設定方法が異なるため、豊富な実績＝柔軟な対応力といえます。

4-3. ワンストップで対応できる業者かどうか

ビジネスフォンの導入は、単に電話機を購入するだけではありません。

たとえば、以下のように工程は多岐にわたります。

これらを別々の業者に依頼してしまうと、スケジュール調整や費用管理が煩雑になり、担当者の負担も大きくなります。

その点、販売から設置、保守までを一括対応できる「ワンストップ型の業者」であれば、工事もスムーズで手間も大幅に軽減できます。
とくに、初めての導入や入れ替えでは、導入からアフターサポートまで一貫して対応できる業者を選ぶのがおすすめです。

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当社「OFFICE110」では、ビジネスフォンの販売・設置から保守までトータルサポートしています。

NTTへの申込手続きやインターネット回線、複合機の導入も一括で対応可能なので、最小限の手間で導入・切り替えをスムーズに進められます。

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まとめ

ビジネスフォンの仕組みを理解すると、家庭電話との違いだけでなく、ビジネスフォンのメリットや機能についてもかなり理解しやすくなります。

ビジネスフォンの仕組みにとって最も大事なのは主装置というビジネスフォン本体のような機器です。

そして、主装置のスロットに取り付けるスロットの機能と数が会社のビジネスフォンでの機能や使用台数などを左右します。

などなど、ビジネスフォンの仕組みを活かした機能を知り、しっかりと活用することでビジネスに活かしてください。

そして

「便利なことは分かっているけどコストが・・・」

「ビジネスフォンについて詳しく調べたり、一つひとつの業者に準備をしたりする時間が・・・」

といった悩み・不安を抱えている方に朗報です！

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