ビジネスフォンの仕組みをプロが解説！一般電話との違い
- ウチの会社では、電話機数台しか必要ないからビジネスフォンを導入しなくても家庭用の電話機とスマホで間に合わせられるのではないか？って思っているんですけど、どうでしょうか？
- そうですね。その疑問を解決するにはビジネスフォンの仕組みを理解して、ビジネスフォンと家庭用電話機との違いをイメージしながら考えると良いかもしれませんね。
フクジマ君のように、コスト面などの事情からビジネスフォンの導入を迷っている方は多いのではないでしょうか？
小規模の事務所や開業直後の事務所ではなおさら、費用対効果の部分をシビアに検討する必要がありますよね。
この記事では
「ビジネスフォンとはどういったものか？」
「ビジネスフォンではどのようなことができるのか？」
といった点を意識しながら、ビジネスフォンの仕組みについてビジネスフォン120,000社導入の実績を持つOFFICE110が解説します。
最初にポイントをお伝えすると、ビジネスフォンはビジネス効率を高めてくれたり、事業展開をスムーズにするというビジネスでの利用に特化した電話機です。
設置工事から最新機種の機能まで、当社で一番ビジネスフォンに詳しいサポートセンターのスタッフと一緒に案内しますので、記事をご覧いただければビジネスフォンがどのようなものか、はっきりとイメージできるようになります。
ビジネスフォンの仕組みとは？
- ビジネスフォンも家庭用の電話機も、同じ電話ではないんですか？
- 確かに、電話をかけたり受けたりするという点では同じなんですが、仕組みが大きく異なります。そのため、特徴やできることもずいぶん異なるんですよ。
1-1.ビジネスフォンとは？
「家庭用の電話機とは仕組みが異なるから、特徴やできることが大きく異なる」と言われたら、ビジネスフォンってどういうものなのか分からなくなってしまいますよね？
- 改めて考えても、家庭用電話機よりもボタンが多いことくらいしか思いつかない・・・
ビジネスフォンとは何か？ということを一言で表すのは少し難しいですが、定義としては次のようになります。
ビジネスフォンとは複数の内線・外線を共有し、留守番電話・転送などの機能を搭載することができる、ビジネス利用に特化した電話機のことです。
一般的に、ビジネスフォン電話機と主装置と言われる交換機をセットにして「ビジネスフォン」と呼びます。
- 家庭用電話機よりも機能が盛りだくさんということですか？
- そうですね。実際に家庭用電話機との違いを一つひとつ比較した方が仕組みをイメージしやすいので、家庭用電話機との違いについて解説します。
1-2.家庭用の電話機とは何が違うの？
- ビジネスフォンの仕組みが良くわかる特徴として、ここでは4つのポイントを紹介します。
どの特徴も、基本的なビジネスフォンの機能ではありますが、ビジネス効率や生産性に直結します。
- コストカットや生産性向上につながるのはとても興味がありますね。
1-2-1.電話回線を複数の電話機で共有できる
ビジネスフォンの大きな特徴は、1本の電話回線を複数の電話機で共有できることです。
例えば、事務所に5名のスタッフがいて、1人1台ずつビジネスフォンを使用するとします。
このとき、回線の共有ができなければ次のデメリットが生じます。
- 電話回線を5本契約しなければならない（⇒つまり人数分の電話の基本料金がかかる）
- 電話番号が一人ひとりそれぞれバラバラになってしまう
- 社内で、電話の取次ぎができない
ビジネスフォンなら、回線の共有なので1本の電話回線の契約でも、5名全員が電話を使用できることになります。
- ただし、1本だけにすると1人が通話していると通話中になってしまうので、外線数を２本や3本にして5名で共有するといった形をとるのが一般的です。
- そういえば、家庭用電話機でも親機を妻が使用していると、コードレスの子機で電話をかけたり受けたりできないですね。
- そうなんです。キャッチホンはありますが、効率よく同時に電話しようと思ったら家庭用電話機よりもビジネスフォンがおすすめですね。
1-2-2.内線機能が使用できる
内線機能も、ビジネスフォンならではの機能です。
ビジネスフォンは、主装置という機器で1台１台に内線番号を割り振ることができ、同じ主装置に繋がっているビジネスフォン同士をいつでも内線で呼び出すことができます。
内線機能を使用すると、別の部屋にいるスタッフにも手軽に用件を伝えることができます。
また、外線電話の取次ぎをする際にも、電話をいったん保留にしてから内線電話で電話がかかってきたことを伝えるだけで済むので、とても手軽です。
- 言われてみれば、会社では当たり前のように使っている内線機能は、ビジネスフォンじゃないと使えないんですね。
1-2-3.転送機能で電話の取り逃がしを防げる
小規模事務所に必須のビジネスフォン機能は、転送機能です。
少人数の事務所では、営業や商談などで全員事務所を出払ってしまうこともあると思います。
無人の時に事務所にお客様から注文や問い合わせの電話が入ったら・・・
売上の機会損失につながってしまうことに加え、お客様から「電話に繋がらない」というクレームを受けてしまったり、サービスが悪いという印象を持たれ顧客離れを招いてしまったりする危険性があります。
そのような電話の取り逃がしを防ぐことができるのが転送機能です。
- ビジネスでは、一本の電話の価値が非常に大切ですよね。
1-2-4.ビジネスに便利な機能が盛りだくさん
- 家庭用電話機との違いとして、最後に紹介したいのはビジネスフォンの便利機能の数々です！
- どんな機能があるんですか？
- 先ほど紹介した留守番電話や転送電話の他に共通電話帳や自動応答など・・・盛りだくさんの機能があります。
1-3.ビジネスフォンで利用できる機能一覧
ビジネスフォンに搭載できる主な機能は、次の通りです。
- 共通電話帳
電話帳データの登録・編集・削除が一括管理できる機能です。 - 同時着信機能
回線が埋まっていなければ、複数の電話機で同じ番号で同時に電話を受けることができます。 例えば、コールセンターや代表電話の番号など公開している電話番号にはよく電話が入りますが、通話中になってお客様に不便をかけてしまう状態を防ぐことができます。 - 自動通話録音機能
ボタン一つで通話の内容をそのまま録音することができます。 会話の食い違いやメモのし忘れを防ぐことができます。 - 通話モニター
管理者が別のスタッフの通話内容をチェックすることができます。 クレーム対応の際の確認や、オペレーターの研修などに使用することができます。 - スマホとの連携
対応機種の場合、スマホをビジネスフォンと連携させることができます。 会社の電話番号でスマホを使用することができるだけでなく、無料の内線通話をしたり、ビジネスフォンの料金プランで外線電話をしたりすることもできます。
- このように、ビジネスフォンはさまざまなビジネスシーンに応えてくれる電話機なんです。
ビジネスフォンの仕組みをつかさどる主装置とは？
- ビジネスフォンの機能がなんとなくわかってきました。ビジネスフォンは、家庭用の電話機よりも一回り大きいだけなのに、よくそれだけの機能を搭載していますね。
- 正確には、機能のほとんどは主装置に搭載されているんですよ。主装置といってもイメージしづらいと思うので、紹介していきますね。
2-1.主装置＝ビジネスフォンの本体のようなもの
主装置という名称の通り、主装置はビジネスフォンの本体のようなものです。
主装置に、外線とビジネスフォン電話機との接続・内線番号の割り振り・ビジネスフォンとしての機能の大半の機能が搭載されているので、主装置はビジネスフォンそのものといっても良いくらいです。
- なるほど。主装置にビジネスフォンの機能が全部詰まっているんですね。
- そうです。でも正確にいえば、主装置は箱のようなもので、機能のひとつひとつはユニットという基板に搭載されています。
2-2.主装置のキーになるのはユニット
- ユニットは、また新しい用語ですね。
- PCやゲーム機などの内部に搭載されている基盤をイメージしたらわかりやすいですが、本体はあくまでも箱で、内部の基板にいろんな機能が詰まっているというイメージですね。
主装置のスロット（細長い差込口）にユニットが内蔵されており、内蔵されているユニットの種類や数によってビジネスフォンの機能が決まります。
2-2-1.主要ユニットの数だけビジネスフォンが使用できる
ビジネスフォンの外線・内線機能については主要ユニットの数だけ使用できます。
主要ユニットには以下の4つの種類があります。
- 外線ユニット
外線を使用するためのユニットのこと。 - 内線ユニット
内線を使用するためのユニットのこと。 - 単独電話ユニット
複合機（FAX）や受付用電話機を使用するために必要なユニット。 - 拡張ユニット
機能を追加するために必要なユニット。
2-2-2.機能によっては拡張ユニットが必要
ビジネスフォンではさまざまな便利な機能を利用することができますが、機能を追加する際には拡張ユニットを追加する必要があります。
例えば、構内放送（施設内にアナウンスを流す機能）や留守番電話機能など、追加する機能によって拡張ユニットが必要です。
2-3.主装置のユニット数によって接続できる台数が異なる
接続するビジネスフォンの電話機の台数を増やしたいときには、ユニットを増やせばよいということになります。
ここで注意しなくてはならないのは、ビジネスフォン主装置の機種によって最大スロット数が決まっていることです。
説明した通り、外線・内線を使用する際にもスロットを1つ使用するので、スロットが埋まっているとそれ以上ビジネスフォンの数を増やすことができません。
- スロット数の上限に達してしまった場合は、スロット数の多い主装置に交換するか、主装置を増設する必要があります。
- 後からユニットを増やすのは大変なんですか？
- ユニットの入れ替えや増設の時には、電話回線を止めて大掛かりな工事をしないといけないので、手間もコストもかかります。
- 起業直後とか事業が拡大するときなどは、将来の展望を踏まえた方が良いということですね。
ビジネスフォンの仕組みを応用してできること
- ビジネスフォンの仕組みや主装置のことがだいたいわかってきました。
- それでは、ビジネスフォンの仕組みを応用して、ビジネスフォンならではの機能を活用していきましょう。
- そうですね！積極的に活用していきたいです。
3-1.部署ごとに電話番号を設定できる
ビジネスフォンでは、電話番号の共有に加えて部署ごとでの割り振りをすることもできます。
- 会社の代表番号
03-●●●●-1000（2回線・電話機2台） - 営業部
03-●●●●-1010（2回線・電話機４台） - 総務部部
03-●●●●-1020（2回線・電話機2台） - 製造部
03-●●●●-1030（2回線・電話機４台）
上の例のように、電話番号を部署ごとに設定して必要な電話機や使用頻度から回線数を割り振っていくことで、対外的にもわかりやすく、社内でも覚えやすい電話番号リストができます。
また、最適な回線数にすることで、業務効率アップとコスト削減を両立させることができます。
3-2.無料の内線通話
ビジネスフォンでは、同じ主装置に接続した電話機同士なら通話料無料の内線通話が可能です。
電話の取次ぎや、別部署のスタッフの呼び出し、電話連絡や相談など、ビジネスフォンでは内線機能の活用が欠かせません。
- 最新機種の中には、スマホとの連携が可能な機種もあります。
上記のように、別途アダプターを購入することで、スマホをビジネスフォンの端末として使用できるようになります。
※スマホを連携すると、例えば社外で会社の電話番号を使用したり、スマホを使って内線通話をしたりできるようになります。
3-3.台数の拡張
ユニットのスロット数の制限はありますが、ビジネスフォンは台数の増減がスムーズに対応できるというメリットもあります。
家庭用電話機の場合、回線を増やすには電話回線を契約する必要がありますが、ビジネスフォンなら主装置と接続すれば良いので、スムーズに拡張できます。
- ビジネスフォンを増設したいときは、ビジネスフォンを買ってきて配線すれば良いですか？
- いえ、ビジネスフォンの増設は、配線工事や主装置の設定がとても専門的なのでやはりプロの業者に依頼する必要があります。手軽とはいっても業務拡大中の企業は、最初に電話工事をするときにあらかじめ予備を準備して置く方が良いかもしれませんね。
仕組みの複雑なビジネスフォンは専門業者の設置工事が必要
- ビジネスフォンの設置や増設はセルフでやることはできないんですか？
- そうですね。ビジネスフォンの仕組みは複雑ですので、一般の人にはまず設定できないと思います。それに、そもそも電話配線工事は「工事担当者」という国家資格が必要なんです。
- 国家資格・・・そんなに難しい工事なんですね。
電話回線工事は、大きな事故のリスクがあるような危険な工事ではありませんが、工事をおこなうにあたっては資格が必要とされている工事です。
それにせっかくのビジネスフォンの多機能を、最大限に活用するなら、技術力のしっかりと整った業者に工事の依頼をすることはとても大切です。
- 私が考える業者の選び方のポイントは3つ！
- 資格の保有を公表している安心できる業者
そもそも、電話回線工事のためには資格が必須ですが、まれに無資格での工事による事故やトラブルの事例が報告されています。また、事故には至らなくても技術力が低い業者が工事をすると、せっかくのビジネスフォンの機能がフル活用できなかったり、回線が安定しなかったりする可能性があります。 - 豊富な実績を持つ業者
資格を所有しているだけではあまり意味がありません。 技術は現場で培われる部分が大きいので、工事業者の良し悪しを判断する際には業者の工事実績（過去の工事件数や年間の工事件数など）が参考になります。 多くの工事実績のある業者は、それだけ技術が安定している可能性が高いので、工事を依頼する際にも安心できます。 特にビジネスフォンは、仕組みが複雑なうえにメーカーによってそれぞれ設定方法が異なるので、技術力の違いは顕著に現れます。 - ワンストップで依頼できる業者
最後のポイントは、ワンストップで依頼できるかどうかです。 ビジネスフォンの導入には非常に多くの工程があります。 電話機の購入・既存のビジネスフォンの撤去・新たなビジネスフォンの配線・主装置の設定（これらに加えて、NTTへの工事申し込みや電話加入権の購入などが必要な場合もあります）などがあります。 さらに、インターネットの開設や複合機の導入などを同時におこなうとなると、作業工程は2倍、3倍に・・・ これらの購入や作業を一つひとつ別々の業者に依頼をしていると、スケジュール調整が本当に大変です。 管理が大変すぎて、依頼する側の担当者がパンクしてしまいそうになることも多々ありますが、おすすめはワンストップで対応できる業者です。 例えば、当社OFFICE110は企業の通信環境の販売・設定をトータル的にサポートしているので、上記掲載の業務はすべて対応しています。
まとめ
ビジネスフォンの仕組みを理解すると、家庭電話との違いだけでなく、ビジネスフォンのメリットや機能についてもかなり理解しやすくなります。
ビジネスフォンの仕組みにとって最も大事なのは主装置というビジネスフォン本体のような機器です。
そして、主装置のスロットに取り付けるスロットの機能と数が会社のビジネスフォンでの機能や使用台数などを左右します。
- 内線機能
- 同時着信機能
- 転送機能
などなど、ビジネスフォンの仕組みを活かした機能を知り、しっかりと活用することでビジネスに活かしてください。
そして
「便利なことは分かっているけどコストが・・・」
「ビジネスフォンについて詳しく調べたり、一つひとつの業者に準備をしたりする時間が・・・」
といった悩み・不安を抱えている方に朗報です！
OFFICE110では、120,000社の導入実績を誇るビジネスフォン販売・工事業者です。
ビジネスフォンだけではなく、複合機・インターネット・法人携帯電話などオフィスの通信全般に対応しています。
さらに、新品・中古のビジネスフォン機器代金・工事費用が0円になるさまざまなキャンペーンを多数展開中なので、興味のある方はぜひお問い合わせください。
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