コピー機（複合機）のメンテナンス方法！トラブル時の対処法まとめ【お役立ち情報】 | OFFICE110

コピー機（複合機）を使用している多くの方が「コピー機を長く使いたい」と考えている方も多いと思います。

コピー機を長期間にわたって安定して使用するためには、定期的なメンテナンスが欠かせません。

基本的なメンテナンスは自分で行うことができ、異常が発生した際もある程度の範囲まで対処することが可能です。

そこで本記事では、基本的なメンテナンス方法と、異常が発生した際の対処法を詳しく解説します。

また、自力で解決できない場合に業者にメンテナンスを依頼する3つのステップをご紹介しますので、ぜひご参考ください。

日頃やるべきコピー機のセルフメンテナンス

コピー機（複合機）のセルフメンテナンスは、故障予防だけでなく、機器の寿命を延ばすうえで非常に重要です。

そのため、日常的なセルフメンテナンスが欠かせません。

セルフメンテナンスでできることは、以下の2点です。

ここでは、それぞれの具体的なメンテナンス方法について詳しくご紹介しますので、ぜひ実践してみてください。

①本体各部の清掃

コピー機は汚れが原因でさまざまなトラブルが発生することがあるため、定期的に清掃することが重要です。

セルフメンテナンスとして清掃できる部分は、以下の5つです。

コピー機の寿命を延ばすためにも、定期的にほこりや汚れを落として清潔に保つようにしましょう。

原稿読み取りガラス

原稿読み取りガラスに汚れやほこりが付着すると、それが画像データに映り込んでしまうため定期的な清掃が必要です。

具体的には、週に一度はガラス面を拭き、原稿送り装置のプラスチック部分に汚れがついていないか確認しましょう。

原稿読み取りガラスは、以下の手順で清掃してください。

原稿送り装置（ADF）

品質の高い資料を作成するためには、原稿台と原稿送りローラーの定期的な清掃も欠かせません。

清掃手順は少し複雑ですが、以下のステップで清掃しましょう。

なお、原稿送り装置の内部には繊細な部分もあるため、取り扱いには特に注意しましょう。

防塵ガラス

防塵ガラスの汚れはスキャンデータに映り込むこともあるため、日ごろからのメンテナンスが必要です。

また、機械内部の結露によって印刷が薄くなったり、ぼやけたりすることがあります。

清掃する際は、以下の手順で行いましょう。

注意点としては、安全を確保するために清掃時は必ず電源プラグをコンセントから抜いてから行いましょう。

給紙トレイ

用紙位置がずれると紙詰まりの原因になるため、位置がずれていないか定期的に確認することが重要です。

給紙トレイには、紙を正しくセットするために目印となる矢印が彫られているため、この矢印をガイドに沿って給紙トレイの位置をチェックしましょう。

また、用紙が多すぎたり少なすぎたりすると、それも紙詰まりの原因になります。

紙詰まりが発生すると業務効率の低下の原因になるため、給紙トレイも必ずチェックしましょう。

コピー機本体の外部

コピー機本体の外部は、ふきんや雑巾で乾拭きしましょう。

外部のほこりや汚れを取り除くことで、本体内部への侵入を防ぎ、まざまなトラブルを回避できます。

コピー機のクリーニングについて詳しく知りたい方は、以下の記事をご参考ください。

②消耗品の補充や交換

コピー機の消耗品は頻繁に交換する必要はありませんが、定期的な補充や交換が必要です。

補充や交換忘れにより消耗品が不足すると、業務が中断されることもあるため、定期的なメンテナンスを行うことが重要です。

用紙

給紙トレイのガイドに沿って紙をセットしましょう。
なお、用紙のサイズによってセットする位置が異なるため、その点だけ注意が必要です。

トナー

トナーが切れると、コピー機が一時的に使用できなくなるため早めに交換するのがおすすめです。
トナーの交換時期が近づくと、コピー機のモニターに通知が表示されるため、このサインが表示されたらトナーを交換しましょう。

ドラム

印刷物にノイズが入る原因の一つとして、原稿読み取り面の汚れがあります。

日常的に点検を行っていれば改善されることもありますが、それでもノイズが改善されない場合は、消耗品であるドラムの交換が必要です。

なお、ドラムを交換する際は、リース契約の場合はメンテナンス会社に依頼し、購入品の場合はメーカーのサポートデスクに相談してください。

コピー機の異常時にやるべきメンテナンス

コピー機のトラブルとしてよく挙げられるのは以下の４つです。

ここからは、それぞれの対処法について詳しく解説しますので、トラブルが発生した際はぜひ参考にしてください。

①紙詰まりが起こる場合

用紙位置がずれると紙詰まりの原因となるため、定期的に位置がずれていないかチェックすることが重要です。

また、用紙が多すぎたり少なすぎたりしても紙詰まりの原因になるため、日常的に確認するようにしましょう。

②印刷不良が起こる場合

以下のような印刷不良が発生した場合もメンテナンスにより改善される場合があります。

このような印刷不良が起こる原因は、原稿読み取り面の汚れなどです。

なお、日常点検を行っていてもノイズが入る場合は、消耗品であるドラムを交換が必要になります。

③異音がする場合

コピー機から異音がする原因は、以下の４つが考えられます。

異音が続く場合は、トナーカートリッジや給紙トレイを正しくセットしたり、コピー機を別の場所に設置したりしましょう。

それでも改善されない場合は、本体内部に異物や紙片の混入している可能性があります。

自動原稿送り装置や給紙トレイなどを確認しても確認しても改善しない場合は、リース会社やメーカーのサポートデスクに相談するようにしましょう。

④印刷できなくなった場合

パソコンからプリント指示をしてもコピー機から印刷できない場合、主に以下の3つの原因が考えられます。

コピー機にエラーコードが表示された場合は、まずはそのエラーコードを調べて適切な対処しましょう。

同時に、使用しているパソコンのドライバーが正しく選択されているか、そしてコピー機がオフラインになっていないかも確認してください。

また、特定のパソコン1台だけでなくオフィス内のすべてのパソコンからプリント出力できない場合、ネットワークが原因と考えられます。

この場合は、パソコンとコピー機本体のネットワークケーブルを抜き差ししたり、LANケーブルが劣化して切れていたりしないか確認しましょう。

パソコンとコピー機の接続方法について詳しく知りたい方は、こちらの記事をぜひご参考ください。

コピー機の修理・メンテナンスを依頼する流れ

セルフメンテナンスで解決できない場合は、以下のステップに従って修理やメンテナンスを依頼しましょう。

自分で無理に改善しようとすると状況が悪化する可能性も考えられるため、無理をせずにプロに依頼するのがベストです。

ステップ①保守契約内容を確認する

保守契約とは、定期的な点検や不具合が生じた際の修理を含むメンテナンスサービスを保証する契約のことです。

コピー機の定期点検やメンテナンスを受けるためには、保守契約へ加入する必要があります。

保守契約の種類は主に以下の３つの種類があります。

ここでは、それぞれの保守契約について詳しく解説します。

カウンター保守

コピー機のカウンター保守契約は、印刷された1枚当たりの料金を設定し、カウンター料金の中に部品代や修理費を含む契約です。

カウンター保守のメリット・デメリットを以下にまとめました。

カウンター保守契約は、業務用コピー機で約8割に採用されており、もっとも一般的な保守契約となっています。

スポット保守

スポット保守は、故障が発生した際ににその都度修理を依頼する契約です。

スポット保守のメリットは、カウンター保守のように継続的な支払いが不要で、必要最低限の費用で抑えられることです。

一方、デメリットとしては、修理コストが大きいことや印刷単位が比較的高いこと、修理の手配が必要になることです。

デメリットが多く挙げられますが、コピー機にかかる毎月のコストを下げたいのであればスポット保守がおすすめです。

キット保守

キット保守とは、保守メンテナンスとトナー・パーツ代を含めた契約です。

キット保守契約の中には、「キットトナー保守」というオプションもあり、指定のトナーを購入することで修理費が無料になるプランです。

キット保守のメリット・デメリットは以下のとおりです。

特に、モノクロ印刷を主に使用し、トナーの消費量が少ない小規模オフィスにおすすめの契約です。

ステップ②販売店や保守会社に連絡する

一般的に、保守契約を結んでいる業者は、複合機本体にサポートの電話番号が記載されたシールやメモを貼っています。

もし保守契約を結んでいない場合は、次の条件を考慮して条件に合った業者を選び、依頼をしましょう。

また、業者との距離や人員の体制も重要な要因です。

これにより、迅速な対応が可能かどうかが左右されるため、慎重に業者を選ぶことが重要です。

ステップ③業者が訪問し修理を実施する

修理を依頼すると業者が訪問して修理を行います。

業者が作業中は、基本的には立ち会いが必要です。

トラブルの詳細などを伝えながら修理が完了するまで、対応のサポートを依頼する必要があります。

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コピー機のメンテナンス・修理に関するQ&A

コピー機のメンテナンスや修理に関する質問には、以下の３つがよく挙げられます。

コピー機の修理やメンテナンスに関して疑問がある方は、ぜひ参考にしてください。

コピー機の修理は自分でしても問題ない？

コピー機の修理は自分で行うのはおすすめしません。

コピー機の修理が必要な場合は、リース会社やメーカーに依頼してください。

特に、紙詰まりが発生して、紙がどこに挟まっているのか不明かつ手が届かない場所にある場合は、すぐに販売店に依頼しましょう。

無理に取り除こうとすると、部品を破損する可能性があります。

コピー機の修理費用はどれくらいかかる？

コピー機の修理費用は、保守契約の有無によって変わります。

保守契約を結んでいる場合は、修理費用は保守料金に含まれているため、基本的に修理費用はかかりません。

一方、保守契約を結んでいない場合は、「エンジニアの出張費用」＋「技術料」＋「修理部品費用」の費用が発生します。

「エンジニアの出張費用」＋「技術料」の相場は、1万5,000円ほどです。

また、修理部品の費用は、数千円のものから中には10万円を超えるようなものまであります。

コピー機の状況によって修理費用は大きく変わるため、具体的な費用は見積もりを取ってもらうようにしましょう。

コピー機の寿命は実際どれくらい？

メンテナンスや修理を行ってもトラブルが頻発する場合、複合機が古くなっているか、寿命に近づいている可能性があります。

コピー機の法定耐用年数は5年です。

しかし、きちんとメンテナンスすれば10年以上稼働するケースも少なくありません。

ただし、長期間使用すると部品保有期間を過ぎてしまうことがあります。

部品保有期間を過ぎると、それ以降は故障しても修理できない可能性があるため長期間使用する場合は注意しましょう。

まとめ

コピー機を長く安定して使用するためにも、日常的なセルフメンテナンスが欠かせません。

具体的には、以下の2点を定期的にメンテナンスするようにしましょう。

もし、日常的にメンテナンスをしていても、コピー機に異常が発生した場合は、すぐに修理を依頼しましょう。

修理を依頼すると当然修理費用が発生しますが、コピー機の故障は日頃のセルフメンテナンスで防げることもあります。

セルフメンテナンスはコピー機の寿命を延ばすことにもつながるため、定期的に実施するのがおすすめです。