コピー機（複合機）のメンテナンス方法！トラブル時の対処法まとめ

コピー機（複合機）を長期間安定して使用するためには、本体各部の清掃や消耗品の確認など、日頃のメンテナンスが重要です。

汚れや用紙のセット状態など、自分で確認できる部分もありますが、異音やエラー、繰り返す紙詰まりなどは、無理に対処すると症状を悪化させる場合があります。

また、清掃できる場所や具体的な手順はメーカー・機種によって異なるため、内部部品を扱う場合は取扱説明書や保守窓口で確認することが大切です。

この記事では、コピー機の基本的なセルフメンテナンス方法から、異常が発生したときの確認ポイント、修理・メンテナンスを依頼する流れまでを解説します。

コピー機の不調が続いている場合や、修理と入れ替えのどちらがよいか判断に迷う場合は、複合機の導入・運用について相談できる窓口もあわせて確認しておきましょう。

コピー機（複合機）のセルフメンテナンスでは、本体各部を清潔に保ち、用紙やトナーなどの状態を確認することが基本です。

日頃から状態を確認しておけば、汚れによる印刷不良や用紙のセット不良など、日常的に起こりやすいトラブルの予防にもつながります。

ここでは、本体各部の清掃と消耗品の補充・交換について解説します。

コピー機は、原稿読み取り部分や給紙部分に汚れ・ほこりが付着すると、印刷品質の低下や給紙トラブルにつながることがあります。

セルフメンテナンスとして確認しておきたい主な場所は、以下の5つです。

清掃できる範囲や部品の取り扱い方法は機種によって異なります。内部の部品を外したり、無理に手を入れたりせず、具体的な清掃方法は使用している機種の取扱説明書を確認して行いましょう。

原稿読み取りガラスに汚れやほこりが付着すると、コピーやスキャンした画像に線や汚れが映り込むことがあります。

原稿読み取りガラスは、ガラス面だけでなく、原稿送り装置側の接触部分もあわせて確認しましょう。基本的な清掃手順は、以下のとおりです。

使用できる清掃用品や水拭きの可否、清掃箇所は機種によって異なります。作業前に取扱説明書を確認し、本体内部に水分が入らないよう注意しましょう。

原稿送り装置（ADF）は、原稿が通る部分やローラーに汚れが付着すると、読み取り不良や給紙不良につながることがあります。

原稿送り装置の内部まで清掃できる機種では、ローラーや原稿が通る部分を順番に確認します。基本的な清掃手順は、以下のとおりです。

ローラーやカバーの構造、取り外し方法はメーカー・機種によって異なります。取り外し方法が取扱説明書で案内されていない部品は無理に外さず、汚れが取れない場合や内部清掃が必要な場合は保守窓口へ相談しましょう。

なお、ADFについて詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてください。

防塵ガラスに汚れが付着すると、印刷物に線や汚れが出たり、画像がきれいに再現されなかったりすることがあります。

機種によっては、本体に備え付けられた清掃棒を使って防塵ガラスを清掃できます。清掃棒を使用するタイプの基本的な手順は、以下のとおりです。

清掃棒の有無や挿入口、清掃棒を差し込む向きは機種によって異なります。「矢印がある面を上にする」などの具体的な操作は、使用している機種の取扱説明書で確認したうえで行いましょう。

用紙の位置がずれていると、紙詰まりの原因になることがあります。

給紙トレイを確認するときは、用紙ガイドが用紙サイズに合っているか、用紙が正しくセットされているかを確認しましょう。

また、用紙のセット状態も紙詰まりに関係します。紙詰まりの原因や対処法については、コピー機の紙詰まりの原因と対処法も参考にしてください。

コピー機本体の外側に付着したほこりや汚れは、日頃から取り除いて清潔に保ちましょう。

本体外部を清掃するときも、使用できる布やクリーナーなどは機種の取扱説明書を確認し、内部へ水分や異物が入らないよう注意してください。

コピー機のクリーニングについて詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてください。

コピー機を安定して使用するには、用紙やトナーなどの消耗品の状態も確認しておく必要があります。

不足したままにすると印刷業務が中断するため、本体の表示や残量を確認しながら、必要なタイミングで補充・交換しましょう。

用紙は、給紙トレイのガイドに合わせて正しくセットします。

用紙サイズによってガイドの位置が異なるため、セットする用紙に合わせて調整することが重要です。

トナーがなくなると印刷を継続できなくなるため、本体に交換や残量に関する表示が出たら内容を確認しましょう。

交換方法や交換するタイミングは機種によって異なるため、画面の案内や取扱説明書に沿って対応してください。

印刷物に線や汚れが出る場合は、原稿読み取り面の汚れだけでなく、ドラムなど内部の消耗部品が関係していることもあります。

清掃しても症状が改善しない場合は、自己判断で部品を交換せず、本体表示や契約している保守窓口へ確認しましょう。

コピー機に異常が発生した場合は、まず目視で確認できる範囲や、本体画面に表示された内容を確認します。

自分で確認できる代表的なトラブルは、紙詰まり・印刷不良・異音・印刷できない状態の4つです。

ここからは、それぞれの症状が発生したときに、自分で確認できる基本的なポイントを解説します。

紙詰まりが起こる場合は、まず用紙の位置や給紙トレイへのセット状態を確認しましょう。

用紙ガイドがずれていたり、用紙が正しくセットされていなかったりすると、給紙時のトラブルにつながることがあります。

本体に紙詰まりの位置が表示されている場合は案内に沿って確認し、手が届かない場所に用紙が残っている場合や繰り返し詰まる場合は、無理に取り出さず保守窓口へ相談してください。

詳しい原因や対処法は、コピー機の紙詰まりの原因と対処法で確認できます。

黒い線・文字のかすれ・色むらなどの印刷不良が発生した場合は、まず原稿読み取りガラスなど、日常的に清掃できる部分に汚れがないか確認します。

清掃しても症状が改善しない場合は、トナーやドラムなどの消耗部品、本体内部の状態が関係している可能性があります。

内部部品の交換や分解は自己判断で行わず、本体の表示を確認したうえで販売店・保守会社・メーカー窓口へ相談しましょう。

コピー機から普段とは異なる音がする場合は、設置状態や給紙トレイ、トナーカートリッジなど、目視で確認できる範囲から確認します。

確認しても異音が続く場合は、本体内部に原因がある可能性もあります。

内部へ無理に手を入れたり部品を取り外したりせず、販売店や保守会社、メーカーのサポート窓口へ相談しましょう。

パソコンから印刷指示を出してもコピー機から出力できない場合は、コピー機本体・パソコン・ネットワークのどこで問題が起きているかを順番に確認します。

セルフメンテナンスで症状が改善しない場合は、無理に作業を続けず、販売店・保守会社・メーカーなどへ修理や点検を依頼します。

依頼前に契約内容や症状を整理しておくと、問い合わせ時に必要な情報を伝えやすくなります。

修理を依頼する前に、まず現在の保守契約の有無と、契約に含まれる対応範囲を確認しましょう。

コピー機の保守には、カウンター保守・スポット保守・キット保守などの方式があり、修理費用やトナー・部品の扱いなどは契約内容によって異なります。

それぞれの契約内容や費用の考え方まで確認したい場合は、コピー機の保守契約の種類・料金・選び方で詳しく解説しています。

実際に修理費が契約に含まれるか、消耗品が対象になるかなどは契約ごとに異なるため、依頼前に契約書や保守窓口で確認してください。

保守契約先が分かったら、販売店や保守会社などの窓口へ連絡します。

コピー機本体にサポート窓口の連絡先が記載されたシールなどが貼られている場合もあるため、契約書類とあわせて確認しましょう。

連絡するときは、発生している症状やエラー表示、いつから不具合が起きているかなど、分かる範囲で状況を整理して伝えると確認が進めやすくなります。

保守契約を結んでいない場合や修理費用を確認したい場合は、コピー機の修理費用・依頼方法・注意点も参考にしてください。

日頃の清掃や設定確認で改善できるトラブルもありますが、故障を繰り返している場合や部品の交換が必要な場合は、修理を続けるかコピー機を入れ替えるか判断が必要になることもあります。

ただし、適切な判断はコピー機の使用年数だけでなく、印刷枚数、利用人数、必要な機能、保守契約の内容などによって変わるため、自社だけでは判断しづらい場合があります。

そのため、現在のコピー機の状態や、今後の導入・入れ替えに不安がある場合は、OFFICE110へご相談ください。

印刷枚数や利用人数、設置環境、必要な機能、予算などを確認したうえで、現在の運用に合った複合機や導入方法をご案内します。