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コピー機（複合機）で印刷できない場合は、すぐに故障と判断するのではなく、本体の電源や用紙・トナーの状態、パソコン側の印刷設定など、確認しやすい項目から順番に見直すことが大切です。
印刷トラブルは、用紙切れや印刷先の選択ミスといった基本的な原因だけでなく、オフライン設定、印刷データの滞留、ネットワーク接続、プリンタードライバーの不具合など、複数の要因によって発生します。
原因を特定しないまま設定を変更すると、かえって復旧に時間がかかる可能性があるため、症状に合わせて確認項目を一つずつ切り分けることで、自社で対処できる問題なのか、保守担当者や専門業者への相談が必要なのかを判断しやすくなります。
この記事では、コピー機（複合機）で印刷できないときに確認したい全7項目と、それぞれの原因に応じた対処法を順番に解説します。
監修者
千々波 一博（ちぢわ かずひろ）
保有資格：Webリテラシー／.com Master Advance／ITパスポート／生成AIパスポート／個人情報保護士／ビジネスマネジャー検定
2004年から通信業界で5年間営業として従事。その後、起業して他業種に進出。OFFICE110に営業で入社し、月40～60件ほどビジネスホン・複合機・法人携帯などを案内。現在は既存のお客様のコンサルティングとして従事。
印刷できないときは、まずコピー機（複合機）本体に異常がないかを落ち着いて確認します。
電源の入り方や用紙・インク（トナー）の状態など、基本的なポイントが原因になっているケースも少なくありません。
ここでは、コピー機（複合機）側で最初に確認したい基本チェック項目を分かりやすく解説します。
最初に、コピー機（複合機）本体の「主電源」と「電源スイッチ」が、どちらもONになっているかを確認します。どちらか一方でもOFFになっている場合や、節電モードのままになっている場合は、印刷指示を出しても動作しません。
多くのコピー機（複合機）には、本体側面や背面にある「主電源スイッチ」と、操作パネル付近にある「電源スイッチ」の2種類があります。両方がONになっていることを確認したうえで、次の項目を順番に確認しましょう。
主電源スイッチ：本体側面や背面にある大きなスイッチが「入」になっているか確認する
操作パネルの電源：電源ランプが点灯しているか、表示画面が正常に表示されているか確認する
節電モード：スリープ状態になっていないか確認し、画面のタッチや電源ボタンの操作で復帰させる
一度電源をOFFにして数秒待ってから入れ直すことで復旧するケースもあります。ブレーカーや電源タップ側に問題がないかも、あわせてチェックしておくと安心です。
エラーが表示されていない場合でも、用紙切れやインク（トナー）の残量不足が原因で印刷できないことがあります。印刷トラブルでは、給紙トレイの用紙とトナーの残量を確認するだけで解決するケースも多く見られます。
まずは、各トレイに用紙が十分に入っているか、操作パネルやトナー残量ランプに警告が表示されていないかを確認しましょう。なお、インク（トナー）がある程度残っていても、本体が正しく認識できず印刷できない場合があるため注意が必要です。
用紙残量：トレイの用紙が極端に少ない場合は補充し、残量が半分以下であれば余裕をもって給紙しておく
用紙の種類と向き：設定されている用紙のサイズ・種類・向きと、実際のセット状況が合っているか確認する
トナー残量と認識状態：残量が少ない場合や警告が表示されている場合は、早めに交換を検討する
トナーの交換時期：交換時期が近いトナーは、印刷トラブルを防ぐためにも早めに交換する
封筒や厚紙などを手差しトレイから印刷している場合は、用紙のセット位置や用紙種類の設定が適切かどうかも確認しておきましょう。
コピー機（複合機）本体に問題が見つからない場合は、次にパソコン側の設定や動作状況を確認します。ネットワーク接続されたコピー機では、本体が正常でも、印刷先の選択やIPアドレス、印刷ドライバーの状態などが原因で、印刷データが正しく送信されないことがあります。
また、複数のソフトを同時に起動している場合や、途中で停止した印刷データが残っている場合も、印刷が進まなくなる原因の一つです。ここでは、パソコン側で確認したい5つのポイントを分かりやすく解説します。
印刷に使用するコピー機（複合機）が、パソコンの「通常使うプリンター」に設定されているかを確認します。別のプリンターが設定されていると、印刷データがそちらに送信されるため、使用したいコピー機から印刷されません。
また、パソコン側の設定が原因で印刷できないケースとして多いのが、「通常使うプリンター」にチェックが入っていない状態です。目的のコピー機（複合機）が正しく選択されているか、次の手順でチェックしましょう。
プリンターを切り替えた直後は、使用するアプリケーションの印刷設定画面でも、印刷先として目的のコピー機が選択されているかをあわせて確認しておくと安心です。
ネットワークに接続して使用するコピー機（複合機）は、IPアドレスが正しく設定されていないと、パソコンから送信した印刷データを受信できません。
IPアドレスとは、「ネットワーク上でコピー機（複合機）を識別するための番号」で、一般的には数字をピリオドで4つに区切った形式で表示されます。
プリンタードライバーのインストール時に自動で認識されることもありますが、誤ったIPアドレスが設定されている場合もあるため、コピー機本体とパソコン側の設定が一致しているかを確認することが大切です。
コピー機（複合機）に設定されているIPアドレスは、主に以下の場所で確認できます。
パソコン側で設定されているIPアドレスが正しいかどうかも、あわせて確認しておきましょう。
IPアドレスが異なる場合は、正しい値に設定し直すか、ドライバーを再インストールして自動認識させましょう。詳しい接続方法やトラブル対処について詳しく知りたい方は、以下の記事を参考にしてみてください。
多くのソフトを同時に起動していると、パソコンの動作が重くなり、印刷データの送信が滞ることがあります。
特に、メモリを多く消費するアプリケーションを複数開いている場合は、印刷指示を出しても反応が遅れたり、パソコンがフリーズしたりすることがあります。
印刷データはパソコンからコピー機（複合機）へ送信されるため、パソコンの処理が不安定になると、印刷にも影響が及びます。まずは、現在の動作状況について、以下の項目を確認しましょう。
該当する項目がある場合は、使用していないソフトをすべて終了し、パソコンを再起動してから再度印刷を試します。再起動によってメモリの使用状況や一時的な不具合が解消され、正常に印刷できるようになる場合があります。
プリンタードライバーが「一時停止」または「オフラインで使用する」状態になっていると、印刷データを送信しても処理が進みません。
以下の手順で、「一時停止」または「オフラインで使用する」にチェックが入っていないか確認しましょう。
設定を元に戻したあとは、もう一度テスト印刷を行い、正常に動作するか確認しておくと安心です。
印刷キューに過去の印刷データやエラーになったデータが残っていると、新しい印刷指示が待機状態となり、印刷が進まないことがあります。特に、大量印刷やエラーを伴う印刷を行ったあとに起こりやすい現象です。
コピー機（複合機）は、パソコンから送信された印刷データを順番に処理します。そのため、前回の印刷で中断されたデータが残っていると、その処理で止まり、後続の印刷データが出力されない場合があります。
印刷キューに不要なデータが残っていないか、次の手順で確認しましょう。
不要な印刷データを削除したあと、改めて印刷を実行し、正常に出力されるかどうか確認してみてください。
改善しない場合は買い替え・入れ替えも検討
各項目を確認しても印刷できない場合は、本体の故障や部品の劣化が考えられます。 OFFICE110では、印刷枚数や予算に合った複合機をご提案しています。入れ替えをご検討の際は、お気軽にご相談ください。
コピー機（複合機）で印刷できない原因は、本体やパソコンの設定だけでなく、設置環境や消耗品の状態、電源の操作方法など様々です。
パソコンで印刷を実行しても反応がない場合でも、原因を一つずつ切り分けることで、自社で解決できるケースも少なくありません。
ここでは、コピー機（複合機）で印刷できない場合に考えられる7つの原因と、それぞれの対処法を解説します。
無線LANやフロア共有のコピー機では、コピー機とパソコンの距離や設置場所によって通信が不安定になり、印刷できなくなることがあります。
「普段は印刷できていたのに急にできなくなった」という場合、部署異動や席替えなどでコピー機（複合機）本体から離れすぎたことが原因になっているケースもあります。
また、ネットワーク上で複数のコピー機を共有している環境では、距離が近い別のコピー機に切り替えたほうが安定する場合もあります。
そのため、パソコンから選択しているプリンター名が、現在利用したいコピー機と一致しているかを確認し、必要に応じて近くにあるコピー機を選び直しましょう。
同じコピー機（複合機）に印刷指示が集中すると、印刷ジョブの順番待ちが発生し、しばらく出力されないことがあります。
特に、会議前や月末締めなど、多くの人が同じ時間帯にまとめて印刷する場面では、印刷キューにデータが集中し、一時的に処理が進みにくくなります。
このような場合は、まずコピー機の操作パネルを確認し、処理中または待機中のジョブが表示されていないかを確認しましょう。
故障やエラーではなく、単純に印刷の順番を待っている可能性もあるため、少し時間を置いてから再度印刷するのが有効です。
インク（トナー）は長期間保管すると劣化し、印字がかすれたり、線が入ったり、最悪の場合は印刷できなくなることがあります。
多くのメーカーはインク（トナー）を、製造日より2年半〜3年の間に使い切ることを推奨しています。
その期限を大きく超えると、インク（トナー）が固まってしまい、正常に紙へ転写できない場合があります。開封してから長期間経過している場合や、保管環境が高温多湿だった場合は、すぐに新しい正規品のインク（トナー）に交換することをおすすめします。
なお、印刷物に線や汚れが入る主な原因や、適切なメンテナンス方法について詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご確認ください。
コピー機（複合機）は精密機器のため、長期間電源を入れないまま放置すると、部品の動きが悪くなり故障の原因になることがあります。
特に、紙送りローラーなど用紙に触れる部分は、長く動かさないとゴムが固くなったり、紙粉が付着して滑りが悪くなったりします。
その結果、給紙エラーや紙詰まりが起こりやすくなり、「印刷できない」「紙がまったく送られない」といったトラブルにつながります。そのため、週に一度はコピー機（複合機）の電源を入れて、簡単な印刷やコピーを行うことを習慣にしておくと安心です。
紙詰まりの直し方や用紙が見当たらないのに紙詰まりと表示される主な原因について、より詳しく知りたい方は、以下の記事もあわせてご覧ください。
メーカー純正品ではないインク（トナー）を使用すると、印字品質の低下だけでなく、機器本体の故障リスクが高まる場合があります。
トナーの粒子サイズや成分が純正品と異なると、定着不良や内部汚れ、センサー誤動作などの原因になることがあります。
また、非純正品を使用したことによる故障の場合、保守担当者が無償修理や保守契約内での対応を行えない可能性もあります。非純正品インク（トナー）は単価が安価で魅力的に見えますが、コピー機（複合機）の安定稼働や保守対応を考えるとリスクが高いため、基本的には使用を避け、純正品を選ぶのが安心です。
コピー機（複合機）の主電源をいきなり切ってしまうと、印刷データの書き込みや温度制御、部品の初期化など、電源を切る際に必要な内部処理が完了しないまま停止することがあります。
その結果、内部エラーが発生し、故障やデータ破損の原因になる可能性があるため、正しい手順で電源を切ることが大切です。
コピー機（複合機）には2種類の電源があり、通常は「電源スイッチ」→「主電源スイッチ」の順で切ります。
この順序を守らずに主電源をいきなりOFFにすると、内部処理が完了する前に電源が落ちてしまい、エラーや故障のリスクが高まります。
もし誤った方法で電源を切ってしまった場合は、しばらく時間を置いてから、もう一度「主電源スイッチ」→「電源スイッチ」の順で電源を入れ直して状態を確認しましょう。それでもエラーが消えない場合は、保守窓口や専門業者への相談を検討してください。
なお、電源操作について詳しく知りたい方は、以下の記事も参考にしてみてください。
パソコンにインストールされているプリンタードライバーが古いままだと、OSの更新やセキュリティ強化との相性が悪くなり、印刷トラブルが発生することがあります。
プリンタードライバーとは、パソコンからコピー機（複合機）へ印刷指示を送るためのソフトウェアです。不具合の修正やセキュリティ対策を目的として定期的に更新されるため、現在使用しているドライバーが最新の状態か確認しておくことが大切です。
Windowsを使用している場合は、以下の手順でドライバーのバージョンを確認します。
最新かどうかを確認するには、コピー機（複合機）のメーカー公式サイトで対象製品のドライバー配布ページを開き、記載されている最新バージョンと、パソコンに入っているバージョンを比較します。バージョンが異なる場合は、公式サイトから最新ドライバーをダウンロードし、案内に沿ってインストールしてみてください。
コピー機（複合機）で起こりやすいトラブルの全体をまとめて確認したい方は、以下の記事もあわせてご確認ください。
各項目を確認しても印刷できない場合は、複合機本体の故障や部品の劣化が原因となっている可能性があります。
とくに、使用年数が長い機種や不具合を繰り返している機種は、今後も安定して使い続けられるとは限らず、突然の停止や修理費の増加につながる可能性があります。
このような場合は、修理にかかる費用や今後の使用期間を踏まえ、現在の機種を使い続けるか、買い替えるかを検討することが大切です。
なお、自社に適した対応を判断することが難しい場合は、複合機の買い替え・入れ替えに対応しているOFFICE110へご相談ください。
お客様の利用人数や月間印刷枚数、必要な機能、設置環境、ご予算を確認したうえで、業務に適した複合機をご提案します。
さらに、OFFICE110では新品コピー機を最大80％OFFでご案内しており、導入費用を抑えながら、業務に必要な性能を備えた機種へ入れ替えられます。
印刷トラブルをきっかけに、現在の複合機の買い替えや入れ替えを検討している方は、OFFICE110までお気軽にお問い合わせください。
ご相談・見積依頼
コピー機（複合機）で印刷できないときは、すぐに故障と判断せず、原因を本体側・パソコン側・ネットワーク環境に分けて確認することが大切です。
まずは、電源や用紙・トナーの状態、本体のエラー表示を確認し、問題がなければ、通常使うプリンターの設定、IPアドレス、オフライン状態、印刷キュー、プリンタードライバーの順に見直します。確認項目を一つずつ切り分けることで、自社で解決できる問題か、専門的な対応が必要な問題かを判断しやすくなります。
また、設定を確認しても改善しない場合や、同じトラブルを繰り返す場合は、本体内部の故障や部品の劣化も考えられます。原因が分からないまま設定を変更し続けると、復旧に時間がかかる可能性があるため、修理については購入先や契約中の保守窓口へ相談しましょう。
なお、使用年数が長い機種や不具合を繰り返している機種は、修理費用や今後の使用期間を踏まえて、買い替え・入れ替えも検討する必要があります。現在の複合機を使い続けるべきか判断に迷う場合は、OFFICE110までご相談ください。利用人数や月間印刷枚数、必要な機能、ご予算に合わせて、業務に適した複合機をご提案します。
お問い合わせ後、内容のヒアリング
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