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コピー機が使えないときの原因と対処法!試してみたい便利機能3選

コピー機が使えないときの原因と対処法!試してみたい便利機能3選

コピー機を使用していると印刷が始まらなかったり、紙詰まりを起こしたりなど。
「コピー機が使えない…」と悩まされた経験は誰にでもあるのでは?

「すぐ業者に修理を…」と思われがちですが、実は自分でも対処できるものが

コピー機は精密機器なので、ちょっとしたことで使えないことになるのです。
反対に、ちょっと対処法を知っていれば使えないときに慌てることもありません

そこで、今回はコピー機が使えないときの原因と対処法についてご紹介しましょう。

また、コピー機で試してみたい便利機能3選についてもまとめています。
ぜひコピー機を今より使いこなし、オフィスで一目置かれる存在になってください。

▼目次

コピー機が使えないときにまずチェックするべきポイント

「コピー機が使えない…」というのは意外な理由から起こっていることがあります。
では、コピー機が使えないときにまずチェックするべきポイントについて見ていきましょう。

コピー機の電源

コピー機が使えない…、印刷が始まらないときはまず”コピー機の電源”をチェックです。

一般的にはコピー機で印刷するときパソコンから操作しているはず。
パソコンが起動していても、コピー機まで起動しているとは限らないのです。

コピー機が起動しているか確認し、起動していないのなら電源を入れるだけで解決します。

コピー機のドライバーの設定

”コピー機のドライバーの設定”のチェックも、コピー機が使えないときにはしてみましょう。

ドライバーとはパソコンにインストールされているコピー機との連携ソフトのこと。
パソコンから印刷するときに、機種や用紙などを設定することで正常に動作します。

設定が誤っているとコピー機は使えないので、正しい設定なのか確認することは必要です

コピー機のケーブル

コピー機が使えない…、印刷できないときには”コピー機のケーブル”もチェックしてみます。

コピー機には電源ケーブル、USBケーブル、LANケーブルなど様々なケーブル類が接続されています。
しっかり刺しているつもりでも、足を引っ掛けた拍子に抜けてしまっていることも十分にあるのです。

ケーブルが抜けていると使えないので、各ケーブルがしっかり刺さっているか確認するのが良いです。

コピー機が使えないときによくある原因と対処法

”電源・設定・ケーブル”を確認しても、コピー機が使えないということは珍しくありません。
では、コピー機が使えないときによくある原因と対処法について詳しくご説明しましょう。

紙詰まりが頻繁に起きる

コピー機では頻繁に紙詰まりが起こって使えないということがよくあります。

「またか…」と、その都度詰まっている紙を引っ張り出している方も多いのでは?

コピー機が紙詰まりを起こす主な原因は3つ。

  • 用紙が正しくセットされていない
  • 用紙が波打っている(シワシワ)
  • 用紙が湿気を吸っている

用紙がピンッと張っていないとコピー機が正しく巻き取れません。
正しく巻き取れないと紙詰まりを起こし、使えない事態になるのです。

コピー機の紙詰まりを予防する方法も3つ。

  • 用紙がずれないようガイドラインに沿って正しくセットする
  • 未使用の用紙(ピンッと張っている)だけを使う
  • 用紙は必要な分だけセットして湿気を吸わないようにする

特に、用紙が湿気を吸うと紙詰まりを起こしやすいです。
給紙カセットの隙間に”シリカゲル(乾燥剤)”を入れておくのもおすすめです。

色がかすれやすい

色がかすれたり、黒い線が入ったりなどしてコピー機が使えないこともあります。

「壊れた…」と、故障だと勘違いして何度も業者に依頼している方も多いのでは?

コピー機で色がかすれたり、黒い線が入る主な原因は3つ。

  • トナー(インク)の残量が少なくなっている
  • 用紙が湿気を吸っている(または、乾燥している)
  • 原稿ガラス(または、原稿押さえ)が汚れている

用紙は湿気っていると波打ち、トナーが適切に付着しないことがあります。
また、原稿ガラスの汚れが印刷に反映されることも珍しくありません。

コピー機で色がかすれたりを予防する方法は3つ。

  • トナー(インク)を新しいものに交換する
  • 用紙をすべて未使用のものに交換する
  • 原稿ガラス(または、原稿押さえ)を掃除する

原稿ガラスは柔らかい布に薄めた中性洗剤をつけて優しく拭き取るだけ。
水や洗剤(原液)を使用すると、本当にコピー機が使えないことになるので要注意です。

パソコンから印刷できない

コピー機はパソコンから印刷しようとしても使えないことがまれに起こります。

「どうして…」と、使えない原因が分からなくなり途方に暮れている方も多いのでは?

コピー機がパソコンから使えない主な原因は3つ。

  • コピー機が動作していない
  • パソコンと接続されていない
  • パソコンが不安定な状態になっている

「コピー機が使えない=コピー機の調子が悪い」とは限りません。
むしろコピー機が使えない原因の半分はパソコン側にあると言えます。

コピー機がパソコンから使えないときの対処法は主に3つ。

  • コピー機の電源やケーブルを確認する
  • すべてのパソコンで同じ状況なのか確認する
  • パソコンで複数のソフトを立ち上げていないか確認する

コピー機の電源やケーブルが適切であれば、基本的にパソコン側の問題です。
複数のソフトを立ち上げているとパソコンが不安定になり印刷できないことがあります。
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効率UPにつながるコピー機の便利な機能3選

先述した対処法を実践し、それでもコピー機が使えないときは業者に依頼するのがいいでしょう。
では、最後に日々の業務を少しだけ効率化してくれるコピー機の便利機能3選をご紹介します。

N-Up印刷・N in 1印刷

コピー機には”N-Up印刷・N in 1印刷”と呼ばれる機能があります。

複数の印刷物を1枚にまとめて印刷する機能のこと
4枚を1枚に、機種によっては8枚を1枚にまとめることも可能です。

紙の節約はもちろん、1枚にまとめることで素早く資料を確認できます。

ステイプルソート

”ステイプルソート”と呼ばれる機能もコピー機には搭載されています。

複数の印刷物を順番通りに、部数ごとにセットで印刷してくれる機能のことです。
20ページの印刷物を印刷するとして、1部ずつセットになっているのでホチキスで留めるだけ。

最新のものだと”パンチ機能”が搭載されたものもあり手間が省けます。

2色刷り機能

コピー機には”2色刷り機能”と呼ばれる機能もあります。

モノクロ印刷のように、黒と単色の2色で印刷できる機能のことです
黒と赤などとカラーコピーよりも色数を抑えつつ、メリハリもしっかり持たせられます。

印刷コストを抑えられるだけでなく、印刷物によってはカラーコピーよりも見やすくなります。

まとめ

今回は、コピー機が使えないときの原因と対処法についてまとめてみました。

コピー機が使えない主な原因は3つ。

  • コピー機の接触不良
  • パソコンの設定ミス
  • 用紙の管理状況

コピー機が使えないときの対処法も3つ。

  • コピー機の電源やケーブルを確認する
  • パソコンの設定や動作を確認する
  • 用紙が湿気っていないか確認する

1つずつ原因を確認し、対処すればおよそ解決できるものばかりです

反対に、紹介した対処法で効果がなければより複雑な原因が考えられます。
素人では対応できない部分なので、業者に依頼して修理してもらうのが安心です。

コピー機が使えないときに適切に対処し、オフィスでも一目置かれる存在を目指しましょう。

ちなみに、OFFICE110ではコピー機(複合機)の設置・整備に関するサポートを行っています。
「コピー機の調子が悪い…」「新しいのを設置したい…」という方は、ぜひOFFICE110にご相談ください。
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