複合機（コピー機）でスキャンできない！送れない！8つの原因と対処法

複合機やプリンターで「スキャンできない」場合、多くはパソコンのネットワーク設定に原因があり、正しい手順で確認すれば解決できます。

スキャン機能は、複合機とパソコンの通信に加え、共有フォルダーやユーザー情報、セキュリティ設定などが正しく連携することで利用できます。そのため、印刷は問題なくできていても、関連する設定の変更や不具合によって、スキャンだけができなくなることがあります。

まずは、以下の8項目を確認しましょう。

この記事では、これら8つの確認事項について、具体的な対処法とあわせてわかりやすく紹介します。原因を順番に確認し、業務を止めないための対処にお役立てください。

スキャン以外の機能が通常通り使える場合は、複合機本体ではなく、パソコン側の設定が影響している可能性があります。

特に、スキャンできない原因の多くは、パソコンのネットワーク設定に関係しています。原因を効率よく特定するため、基本的な項目から順番に確認することが大切です。

ここでは、複合機でスキャンできないときに確認したい8つの項目を、それぞれの対処法とあわせて解説します。

最初に、複合機（コピー機）本体を再起動し、一時的な通信エラーや動作不良が解消されるか確認しましょう。

本体の「電源スイッチ」を一度OFFにしてから少し時間を置き、再びONにしたうえで、スキャン機能が正常に利用できるか確認してください。

なお、再起動する際は、複合機内部のデータや設定に影響する可能性があるため、誤って「主電源スイッチ」を切らないよう注意が必要です。

具体的な電源のON・OFF方法については、以下の記事で詳しく解説しています。操作手順を確認する際の参考にしてください。

複合機とパソコンの間で正常にデータを送受信するには、使用しているOSに対応した最新のドライバをインストールしておく必要があります。

古いドライバを使い続けていると、Windows UpdateなどでOSの仕様が変わった際に通信が不安定になり、印刷はできてもスキャンデータだけ送信できなくなる場合があります。

複合機メーカーの公式サイトを確認し、最新版のドライバや関連ソフトウェアが公開されている場合は更新するとともに、更新漏れを防ぎたい場合は、利用環境に応じて自動更新を設定しておくと安心です。

パソコンが「パブリックネットワーク」に設定されていると、外部からのアクセスを防ぐためにファイル共有などの通信が制限され、複合機からスキャンデータを送信できなります。

社内の信頼できるネットワークに接続している場合は、現在使用しているネットワークプロファイルが「プライベート」に設定されているか確認し、異なる場合は使用しているOSに合わせて設定を変更してください。

ネットワークプロファイルを変更した後は、複合機から再度スキャンを実行し、指定したパソコンや共有フォルダーへデータを正常に送信できるか確認しましょう。

複合機からパソコンの共有フォルダーへスキャンデータを送信する際は、ネットワーク上でファイルを共有するための「SMB」という通信方式が使用されます。

Windows Updateやセキュリティ設定の変更後からスキャンできなくなった場合は、SMBサーバーが無効になり、複合機とパソコンの通信が制限されている可能性があります。

Windows Update後に不具合が発生した場合は、以下の手順でSMBサーバーの設定を確認してください。

SMBサーバーの設定を確認しても改善しない場合や、スキャンの不具合が繰り返し発生する場合は、複合機の通信方式が現在のパソコンやネットワーク環境に適していない可能性があります。無理に設定変更を続けず、複合機の利用環境を見直すことも大切です。

OFFICE110では、月間の印刷枚数や必要なスキャン機能、導入後のアフターサポートまで踏まえ、お客様の業務内容や利用環境に合った複合機をご提案します。

Windows Updateやネットワーク設定の変更後からスキャンできなくなった場合は、パソコン側の「ファイルとプリンターの共有」が無効になっている可能性があります。

この設定が無効になると、複合機からスキャンデータの保存先として登録している共有フォルダーへアクセスできず、パソコンへデータを送信できません。

現在接続しているネットワークが信頼できる社内ネットワークであることを確認したうえで、以下の手順で共有設定を見直しましょう。

※Windows 10の場合は、手順4で「全てのネットワーク」→「パスワード保護共有」→「パスワード保護共有を無効にする」を選択→「変更の保存」をクリックします。

パソコンのユーザーIDやログインパスワードを変更した場合は、複合機に登録している送信先のユーザー情報も同じ内容へ更新する必要があります。

複合機側に変更前の情報が残っていると、保存先フォルダーへのアクセスを許可された正しいユーザーとして認証されず、スキャンデータをパソコンへ送信できません。

そのため、パソコンのログイン情報を変更している場合は、複合機に登録されたユーザー名やパスワードも確認し、必要に応じて取扱説明書やメーカーの公式マニュアルを参照しながら更新してください。

スキャンデータの保存先として登録している共有フォルダーへのアクセス権が付与されていない場合、複合機からパソコンへデータを送信できません。

以前は問題なく利用できていても、社内ネットワークの設定変更やユーザー管理の見直しによって、対象フォルダーへのアクセス権が外れている可能性があります。

まずはパソコンから保存先フォルダーを開けるか確認し、アクセスできない場合は、システム管理者やネットワーク担当者に必要な権限が付与されているか確認してもらいましょう。

ウイルス対策ソフトやファイアウォールを更新した後からスキャンできなくなった場合は、複合機からパソコンへデータを送信するために必要な通信やポートが遮断されている可能性があります。

通信設定の確認や変更には専門的な知識が必要なため、自己判断でファイアウォールを無効にすることは避け、社内のシステム管理者や複合機の保守担当者へ相談しましょう。

複合機で原稿を読み取れても、スキャンデータをパソコンへ送信できない場合は、データの容量や保存先の設定に問題がある可能性があります。

また、使用している複合機によっては、メーカーが提供する専用ツールを利用することで、送信先の設定や>不具合の原因を確認できる場合があります。

ここでは、スキャンデータをパソコンへ送れないときに確認したい3つのポイントについて、それぞれの対処法とあわせて解説します。

スキャンしたデータをメールでパソコンへ送信できない場合は、ファイルの容量が送信上限を超えていないか確認しましょう。

メールに添付できるファイルの容量には上限があり、個人向けGmailの場合は、複数のファイルを含めて合計25MBまでです。上限を超えると、添付ファイルとして送信できない場合があります。

ファイルの容量が大きい場合は、「スキャン時の解像度を下げる」「カラーから白黒へ変更する」「PDF形式で保存する」などの方法で容量を抑えられます。容量を小さくしても送れない場合は、メールではなく「フォルダー送信」を利用しましょう。

スキャンデータをパソコンへ送信できない場合は、複合機に登録されている保存先のフォルダー名が正しいか確認しましょう。

パソコン側で保存先フォルダーの名前や場所を変更した場合や、登録していたフォルダーを削除した場合は、複合機に保存されている宛先情報と一致しなくなるため、データを送信できません。

保存先のフォルダーが現在も存在しているかを確認し、名前や場所を変更している場合は、複合機に登録されている宛先情報も同じ内容へ更新してください。

スキャンの操作手順やパソコンへの保存方法については、以下の記事で詳しく解説しています。設定を確認する際の参考にしてください。

リコー社製の複合機を使用している場合は、公式に提供されている「フォルダー送信 環境設定ツール」を利用することで、スキャンデータの送信設定や不具合の原因を確認できます。

このツールでは、パソコンにスキャンデータを保存するためのフォルダーを作成し、複合機へ送信先を登録できるほか、登録済みの宛先へ送信できない場合の診断や修正も行えます。

リコー社製の複合機からパソコンのフォルダーへ送信できない場合は、以下の公式サイトからツールの詳細を確認してください。

引用：リコー「スキャンした文書をパソコン上のフォルダーに送信する設定」

複合機でスキャンできない場合は、再起動やネットワーク設定、保存先フォルダーなどをを確認することで解決できるケースがあります。

一方、共有フォルダーのアクセス権やセキュリティソフトの通信設定は、機種やネットワーク環境によって確認方法が異なります。誤った変更は不具合やセキュリティリスクにつながるため、対応が難しい場合は無理に操作せず、専門業者へ修理を依頼しましょう。

なお、スキャン設定やセキュリティ面に不安がある場合、または不具合を機に複合機の入れ替えを検討している場合は、OFFICE110にまとめてご相談ください。

弊社では、現在お使いの機種やエラー内容、スキャンの利用方法、ネットワーク環境などを丁寧に確認したうえで、業務に合う複合機の選定、設置後の設定まで一貫して対応します。