クラウドPBXの機能一覧｜基本機能・活用例・選び方を徹底解説

クラウドPBXでは、会社番号での発着信や内線、保留・転送といった電話の基本機能に加えて、通話録音・IVR・CTIなど、電話対応を効率化する機能も利用できます。さらに、スマートフォンやパソコンを電話端末として使ったり、クラウドFAXや構内放送などと組み合わせたりすることで、場所に縛られにくい電話環境を構築できます。

ただし、利用できる機能や端末、標準機能・オプションの区分はクラウドPBXのサービスによって異なります。

この記事では、クラウドPBXの主な機能を一覧で整理し、それぞれ何ができるのか、どのような業務で役立つのか、自社に必要な機能をどう選べばよいのかを解説します。

クラウドPBXの主な機能一覧

クラウドPBXには、電話の発着信・内線・保留・転送だけでなく、電話対応や社内コミュニケーションを効率化するさまざまな機能があります。まずは、クラウドPBXで利用される主な機能と、できることを一覧で確認しましょう。

分類	主な機能	できること
基本的な電話機能	会社番号での発着信	対応するスマートフォンなどから会社番号を使って発着信する
基本的な電話機能	内線	離れた社員や複数拠点を内線でつなぐ
基本的な電話機能	保留・転送	受けた電話を保留し、別の担当者や端末へ引き継ぐ
基本的な電話機能	共通電話帳	顧客・取引先の連絡先を複数の利用者で共有する
不在時対応	音声ガイダンス・留守番電話	営業時間外や不在時に案内を流し、伝言を受け付ける
電話対応の効率化	通話録音	通話内容を記録し、応対確認や研修などに活用する
電話対応の効率化	IVR	自動音声で用件を確認し、担当部署などへ振り分ける
電話対応の効率化	CTI	電話と顧客管理システムなどを連携する
端末の拡張	スマホ・PC・IP電話機	業務や働く場所に合わせて電話端末を使い分ける
連携・拡張	クラウドFAX	対応サービスを利用してFAXを電子データとして扱う
連携・拡張	構内放送	対応する機器・サービスで構内の呼び出しや放送を行う
連携・拡張	勤怠・チャット・グループウェアなど	対応サービスや外部システムと連携して業務を効率化する

これらの機能が、すべてのクラウドPBXに標準搭載されているわけではありません。
必要な機能がある場合は、契約予定のサービスが対応しているか、標準機能かオプションか、外部サービスとの連携が必要かを確認してください。

クラウドPBXそのものの仕組みや従来のビジネスフォンとの違いから確認したい方は、クラウドPBXの仕組みを詳しく解説した記事も参考にしてください。

クラウドPBXでできる代表的な2つのこと

クラウドPBXの特徴を理解するうえで、まず押さえておきたいのが「会社番号を場所に縛られず利用すること」と「離れた社員や拠点を内線でつなぐこと」です。

外出先でも会社番号で発着信できる

対応するクラウドPBXでは、スマートフォンなどを利用して、オフィス以外の場所から会社番号で発着信できます。

営業担当者が外出している場合や、社員が自宅でテレワークをしている場合でも電話対応しやすくなり、会社の固定電話を受けるためだけに出社する必要を減らせます。

また、業務連絡で個人の携帯電話番号を相手へ知らせずに済む運用にもつながります。

離れた社員や拠点間を内線化できる

クラウドPBXでは、同じサービス内の端末を内線として登録し、オフィス・外出先・自宅・別拠点など、離れた場所にいる社員同士を内線でつなげられます。

たとえば、本社から支店へ連絡する場合や、オフィスにいる社員から外出中の担当者へ確認したい場合などに活用できます。

内線通話の料金体系や利用条件はサービスによって異なるため、契約前に確認してください。

クラウドPBXで利用できる電話機や端末の種類は、クラウドPBXで使える電話機・端末を解説した記事をご覧ください。PCやスマートフォンを電話機として利用したい方は、クラウドPBXで使うソフトフォンの仕組みと選び方を詳しく解説した記事も参考にしてください。

クラウドPBXの基本機能一覧

ここからは、クラウドPBXで利用される代表的な電話機能を詳しく見ていきます。

実際に利用できる機能や設定内容はサービスごとに異なるため、自社で必要な使い方と照らし合わせながら確認しましょう。

共通電話帳

共通電話帳に対応するサービスでは、顧客や取引先の連絡先をクラウド上などで管理し、複数の利用者・端末から参照できます。

担当者ごとに同じ連絡先を個別登録する手間を減らせるほか、連絡先情報を更新した際に、組織内で共通の情報を利用しやすくなります。

電話帳の共有範囲、アクセス権限、端末へのデータ保存方法などはサービスごとに異なるため、セキュリティ要件も含めて確認しましょう。

保留・転送

保留・転送機能を利用すると、受けた電話を一度保留し、別の担当者や端末へ引き継げます。

サービスによっては、同じオフィス内だけでなく、別拠点や外出中の社員へ取り次げるため、担当者の所在地を問わず電話を引き継ぎやすくなります。

一方、「内線転送」と、外部の携帯電話番号などへ着信を転送する「外線転送」では、仕組みや料金が異なる場合があります。

転送方法や外線転送との違いについては、クラウドPBXの電話転送機能を詳しく解説した記事をご覧ください。

音声ガイダンス

音声ガイダンスに対応するサービスでは、電話をかけてきた相手へあらかじめ設定した案内を自動で流せます。

たとえば、「本日の営業は終了しました」「営業時間は〇時から〇時です」といった案内を流すことで、営業時間外の電話対応を自動化できます。

設定できる時間帯、音声内容、自動切り替えの方法などはサービスによって異なります。

留守番電話

留守番電話に対応するサービスでは、担当者が電話に出られないときに相手の用件を録音し、あとから確認できます。

サービスによっては、録音された内容を外出先から確認したり、着信や録音を通知したりできる場合もあります。

営業時間外の電話を取りこぼしたくない企業や、少人数で電話対応している企業では確認しておきたい機能です。

設定方法・通知・保存・時間外運用については、クラウドPBXの留守番電話機能を詳しく解説した記事をご確認ください。

通話録音

通話録音に対応するサービスでは、顧客や取引先との通話内容を記録し、あとから確認できます。

聞き漏らした内容を確認したり、担当者間で応対状況を共有したりするほか、適切な運用ルールを設けたうえで電話応対の研修や品質確認に活用する方法もあります。

CTI（顧客情報連携）

CTI（Computer Telephony Integration）は、電話システムとコンピューター上のシステムを連携させる仕組みです。

クラウドPBXと顧客管理システムなどを連携できる環境では、着信した電話番号をもとに顧客情報を表示したり、過去の対応履歴を確認しながら電話応対したりできます。

問い合わせ窓口や営業部門など、顧客との電話対応が多い業務では、担当者が顧客情報を探す作業を減らす効果が期待できます。

連携できるCRM・SFA・顧客管理システムや必要な設定はクラウドPBXごとに異なります。

CTIの仕組みや連携方法については、クラウドPBXとCTIの連携を詳しく解説した記事をご覧ください。

IVR（自動音声応答）

IVR（Interactive Voice Response）は、自動音声で案内を流し、電話をかけてきた相手の操作に応じて着信先を振り分ける仕組みです。

たとえば、「新規のお問い合わせは1番、契約中のお客さまは2番」と案内し、選択された内容に応じて担当部署へ接続する運用ができます。

受付担当者がすべての電話を受けてから担当部署へ取り次ぐ業務を減らしたい企業では、検討しやすい機能です。

設定できる階層数、分岐数、受付時間、音声内容、転送先などはサービスによって異なります。

クラウドPBXで利用できる連携・拡張機能

クラウドPBXや関連サービスには、電話の基本機能以外にもFAX、勤怠管理、チャット、グループウェア、受付システム、構内放送などに対応するものがあります。

クラウドFAX

クラウドPBXのサービスや関連サービスの中には、FAXを電子データとして送受信できる仕組みに対応しているものがあります。

受信したFAXをPDFなどのデータとして確認できる構成であれば、紙へ印刷する前に内容を確認したり、外出先から受信内容を確認したりしやすくなります。

クラウドFAXはクラウドPBXそのものに必ず含まれる標準機能ではありません。
クラウドPBX側のオプションとして提供される場合や、別のFAXサービスを組み合わせる場合があります。

クラウドPBX導入後のFAX利用や、既存複合機・FAX番号を継続する際の注意点は、クラウドPBXでFAXを利用する方法と注意点を詳しく解説した記事をご覧ください。

勤怠管理との連携

クラウドPBXや関連サービスの中には、勤怠管理機能を利用できるものや、外部の勤怠管理システムと連携できるものがあります。

電話やコミュニケーション機能と勤怠情報を同じ環境で扱える構成であれば、複数サービスを切り替える手間を減らせる場合があります。

対応する勤怠機能や連携先、利用条件はサービスによって異なります。

チャット

クラウドPBXや関連するコミュニケーションサービスには、社員同士でメッセージを送受信できるチャット機能を備えるものがあります。

電話だけでなくテキストでも連絡できれば、すぐに通話する必要がない確認事項や情報共有を行いやすくなります。

チャット機能の有無や利用できる相手、ファイル共有などの対応範囲はサービスごとに確認してください。

グループウェアとの連携

サービスによっては、グループウェアや社内コミュニケーションツールと連携し、電話以外の業務情報と組み合わせて利用できます。

スケジュールや社員情報などと電話環境を組み合わせることで、担当者の状況を確認しながら連絡するといった運用がしやすくなる場合があります。

連携できるサービスや利用できる機能は提供事業者ごとに異なります。

タブレット受付システム

タブレット受付システムと組み合わせられるサービスでは、来訪者がタブレットから担当者を呼び出し、電話やチャットなどで社員へ通知する運用が可能です。

受付担当者を常時配置していないオフィスなどでは、来客対応を効率化する方法のひとつになります。

利用できるタブレット、呼び出し方法、通知先などはサービスやシステム構成によって異なります。

構内放送（ページング）

構内放送・ページングに対応したシステムでは、電話端末などからフロアや施設内のスピーカーへ音声を流し、社員の呼び出しや案内放送に利用できます。

工場、倉庫、店舗など、電話機だけでは担当者を呼び出しにくい場所で活用されることがあります。

クラウドPBXと組み合わせることで、対応するスマートフォンなどから放送操作を行える構成もあります。

ただし、構内放送を利用するには、対応サービスだけでなく、スピーカー・アンプ・ゲートウェイなどの設備確認が必要になる場合があります。

必要機器や利用方法については、クラウドPBXで構内放送・館内放送を使う方法を詳しく解説をご確認ください。

課題別｜自社に必要なクラウドPBXの機能の選び方

クラウドPBXの機能は、多いほどよいのではなく、自社の電話業務で解決したい課題から選ぶことが重要です。

「現在どの電話業務に時間がかかっているか」「どこで電話を受けたいか」「誰へ取り次ぎたいか」を整理すると、必要な機能を絞り込みやすくなります。

外出・テレワークでも電話対応したい

外出やテレワークが多い企業では、会社番号での発着信、スマートフォン利用、ソフトフォン、内線化などを確認しましょう。

営業担当者や在宅勤務者の端末でも着信できる構成にすれば、担当者がいる場所に合わせて電話を受けやすくなります。

電話の取り次ぎを減らしたい

受付担当者による電話の取り次ぎが多い場合は、内線、保留・転送、IVRなどが候補になります。

担当者のスマートフォンや別拠点へ電話を取り次いだり、IVRで問い合わせ内容に応じて着信先を分けたりすることで、受付担当者がすべての電話を手作業で振り分ける負担を減らせます。

現在「誰が電話を受け、誰へ、どのように取り次いでいるか」を整理してから機能を選びましょう。

顧客対応の履歴を残して応対品質を高めたい

顧客との通話内容をあとから確認したい企業では、通話録音やCTIが候補になります。

通話録音で会話内容を残し、CTIで顧客情報や過去の対応履歴を確認できる環境を整えると、担当者個人の記憶やメモだけに依存しにくくなります。

録音データや顧客情報を扱う場合は、保存期間、アクセス権限、社内での利用ルールなどもあわせて決めましょう。

営業時間外や不在時の電話を取りこぼしたくない

営業時間外や担当者不在時の電話対応には、音声ガイダンス、留守番電話、着信転送などが役立ちます。

営業時間外は音声ガイダンスへ切り替え、必要に応じて留守番電話へ用件を残してもらうなど、時間帯ごとに電話対応を分ける方法があります。

自動切り替えの可否や設定できる時間帯、転送先、通知方法などはサービスによって異なるため、実際の営業時間と電話対応ルールに合わせて確認しましょう。

FAX・来客・構内連絡など電話以外の業務も効率化したい

電話対応だけでなく、FAX・来客受付・施設内の呼び出しなども見直したい場合は、クラウドFAX、構内放送、受付システム、外部サービス連携などを確認します。

紙で受け取っているFAXを電子化したい、倉庫や工場にいる担当者を構内放送で呼び出したい、といった課題では、電話以外のシステムも含めて検討した方が運用を改善しやすい場合があります。

自社に必要なクラウドPBXの機能選びはOFFICE110へご相談ください

クラウドPBXには多くの機能がありますが、自社に必要な機能を決めるには、機能一覧だけでなく現在の電話環境と実際の業務フローを確認する必要があります。

たとえば、「スマートフォンでも会社番号を使いたい」という場合でも、現在の電話番号・回線、利用人数、必要な同時通話数、既存PBXの有無などによって確認すべき内容が変わります。

OFFICE110のクラウドPBX「OFFICE PHONE」をご検討の際は、分かる範囲で現在の電話環境と希望する使い方をお伝えください。

機能をすべて追加するのではなく、現在の課題と電話環境に合わせて必要なものを整理し、自社で運用しやすい構成を検討しましょう。

クラウドPBXの機能に関するよくある質問

まとめ｜クラウドPBXの機能は自社の課題から選ぼう

クラウドPBXでは、会社番号での発着信、内線、保留・転送、共通電話帳などの基本的な電話機能に加えて、通話録音・IVR・CTIなど電話対応を効率化する機能を利用できます。

また、スマートフォン・パソコン・IP電話機などを端末として利用したり、クラウドFAX・構内放送・外部サービスなどと組み合わせたりできるサービスもあります。

利用できる機能や端末、標準・オプションの区分はサービスによって異なるため、機能名だけで契約先を決めないことが重要です。

現在の電話番号、利用端末、ID数、同時通話数、既存PBX・主装置、電話回線、ネットワーク環境まで含めて整理し、自社の電話業務に必要な機能を選びましょう。

必要な機能や端末構成、現在の電話環境からの切り替え方に迷う場合は、OFFICE110へご相談ください。