ビジネスフォンの電話帳登録方法を徹底解説【メーカー7社】

「電話機から電話帳登録する手順を知りたい」
「パソコンから電話帳登録する方法は？」
「ビジネスフォンの操作が複雑でわからない」

ビジネスフォンの電話帳登録で、こんな疑問や悩みをお持ちではありませんか？

ビジネスフォンで電話帳登録する場合、「共通電話帳」「個別電話帳」「Web電話帳」の3種類があり、電話機やパソコンから登録できます。

ただし、現在ではさまざまな種類のビジネスフォンが販売されており、メーカーや機種によって操作方法も異なります。

本記事では、ビジネスフォンの電話帳登録について詳しく解説。メーカーごとに代表機種の電話機とパソコンからの登録方法もご紹介しています。

この記事で紹介する方法を実践し、ビジネスフォンの電話帳機能を使いこなして、電話業務の効率化につなげましょう。
ぜひ、参考にしてみてください。

ビジネスフォンの電話帳の種類は主に３つ

ビジネスフォンの電話帳には以下の３種類があります。

それぞれ解説します。

共通電話帳

「共通電話帳」は、全台の電話機で共有できる電話帳です。

機種によっては、「システム電話帳」と「グループ電話帳」の2種類があります。

共通電話帳への登録・編集・削除は、管理者権限のある電話機からしか行えません。
また、管理者権限のある電話機の名称は、メーカーにより「親機」「システム管理電話機」など、呼び方が異なります。

個別電話帳（端末電話帳）

「個別電話帳」は、特定の電話機単体で使用可能な電話帳のことです。
個別電話帳の登録・編集・削除・閲覧は、特定の電話機でのみ可能です。他の電話機からは設定できません。

また、個別電話帳の名称は、メーカーや機種により名称が異なります。具体例としては、「マイ電話帳」や「個人電話機」などがあります。

Web電話帳

「Web電話帳」は、クラウド上にデータを保存し、複数の端末で共有できる電話帳サービスです。

従来の電話帳は、電話機やパソコンにデータを保存するため、端末ごとにデータが分散していました。
しかし、Web電話帳はクラウド上にデータを保存するため、端末を問わずデータを共有できます。

たとえば、社外のスマートフォンや固定電話での利用も可能です。
スマートフォンや社外の電話が内線化でき、通信費の削減にもつながります。

ビジネスフォンの電話帳登録方法の種類とは

ビジネスフォンの電話帳登録方法には以下の３種類があります。

利用端末	登録方法	設定方法	条件
電話機	個別手動登録	電話機で１件ずつ手動設定 着信記録からも登録可能	共通電話帳に登録する場合、管理者権限として定めた電話機からのみ登録可能
PC	一括登録	Excelで主装置に一括インポート	専門知識が必要なため導入時、業者に任せるのがおすすめ
PC	手動登録	主装置に１件ずつ登録	共通電話帳に登録する場合、管理者権限でログインが必要

それぞれ詳しく解説していきます。

電話機で登録する（手動）

電話機に手動で電話帳を登録するには、管理者権限のある電話機、または個別電話機から共通電話帳を登録します。

登録件数は、メーカーや機種によって異なりますが、一般的には100～1万件の登録が可能です。

さらに、電話帳ではグループ分けや複数登録などの設定もできます。
例えば、本社グループ・営業グループ・法人担当グループなど、自由に分類を行えます。

電話機からは、以下の内容を登録可能です。

また、発着信履歴からや通話中でも登録可能です。

パソコンで登録する（手動or一括）

次に、パソコンで電話帳を登録するには、主装置とネットワークでつながっているパソコンから、主装置のIPアドレスにアクセスします。

ログインには、ユーザー名とパスワードが必要です。
ユーザー名によって設定できる項目が異なり、管理者権限のあるユーザーは、共通電話帳の管理などすべての設定が行えます。

社屋の移転や主装置の入れ替えなどで、電話帳登録データを移行する場合は、主装置からいったんデータをパソコンに移す必要があります。
入れ替え元の主装置が、業者の取り扱いがないメーカーの場合、短縮番号のデータ移行ができないケースもあります。

いずれにしても、データ移行は複雑で専門知識が必要なため、業者に依頼することをおすすめします。

ビジネスフォンの電話帳登録方法【メーカー別】

ビジネスフォンの電話帳登録方法は、メーカーや機種ごとに操作方法が異なります。

ここからは、各メーカーの機種別の登録方法について解説していきます。

NTTの電話帳登録方法

NTTのαNXは、共通電話帳に最大800件、個別電話帳に最大200件の合計最大1,000件が登録可能です。

登録方法は電話機から手動で行う方法と、パソコンから入力する方法があります。

電話機での登録方法

NTTのαNX type S/type Mで電話帳登録する手順は、下記の通りです。

上記の手順で登録した内容は、「電話帳」ボタンから確認できます。
検索するには、メニューボタンを押して、フリガナ、メモリ番号、グループのいずれかを選択します。

検索結果から発信したい電話番号を選択し、「外線」ボタンを押すと発信できます。

パソコンからの登録方法

主装置と同じネットワークに接続されているパソコンから、主装置のwebシステムにアクセスして、電話帳を登録できます。

パソコンから共通電話帳を登録する方法は、以下の通りです。

3件分の電話帳をまとめて書き込むには、画面下部の「一画面書込」をクリックします。
その他の機種のマニュアルはこちらよりダウンロードして閲覧可能です。

SAXAの電話帳登録方法

SAXAのPLATIAⅡの電話帳では、最大1万件登録可能です。
登録方法は電話機から手動で行う方法と、パソコンから入力する方法があります。

電話機での登録方法

SAXAのPLATIAⅡでの電話帳登録方法は以下の通りです。

文字入力モードは、「短縮」で、【全角漢字】→【全角カナ】→【全角英字】→【全角数字】→【半角カナ】→【半角英字】→【半角数字】の順で切り替え可能です。

また、SAXAのPLATIAⅡでの電話帳登録では、下記のような機能も搭載しているため、用途に応じて使い分けてみましょう

機能	詳細
着信音（５）	通常とは異なる着信音へ変更
着信形式（６）	指定した着信方法での着信
発番号付加方式（７）	電話帳発信時、発番号の通知の有無を選択
メモ（８）	名称とは別にメモを表示

パソコンからの登録方法

主装置と同じネットワークに接続されているパソコンで、主装置のWebシステムにアクセスすることで設定ができます。

パソコンでの電話帳登録方法は以下の通りです。

ログインするユーザー種別により、Web設定可能な機能が異なりますが、管理ユーザーは全項目設定可能です。

HITACHIの電話帳登録方法

HITACHIのビジネスフォンintegralシリーズは、最大1万件の電話帳登録ができます。
電話機・パソコンからの登録手順は下記のとおりです。

電話機での登録方法

HITACHIのビジネスフォンには、共通電話帳（システム電話帳、グループ電話帳）とマイ電話帳があります。
電話機での電話帳登録方法は以下の通りです。

名前は最大全角10文字まで入力可能です。
また、HITACHIのビジネスフォンintegralシリーズの電話帳での検索は、ヨミガナで行われます。

そのため、電話帳登録をする際は、必ずヨミガナを登録するようにしましょう。

パソコンでの登録方法

パソコンでの電話帳登録にはツールがありますが、主装置の設定が必要なため、主装置の設置やデータを設定した業者に相談してください。

NECの電話帳登録方法

NECのビジネスフォンの電話帳登録は電話機から手動で行う方法と、パソコンから入力する方法があります。

電話機での登録方法

電話機での電話帳登録方法は以下の通りです。

ひかり電話やISDN回線を利用している場合、電話番号の最後に「＃」をつけて登録しましょう。
（例）03-0123-4567＃

最後「＃」をつけると、システムに対して「もう数字を入力しません」という合図になるため、電話局へすぐに番号を送信し、早くつながります。

パソコンからの登録方法

主装置と同じネットワークに接続されているパソコンで、主装置のWebシステムにアクセスすることで設定ができます。

パソコンでの電話帳登録方法は以下の通りです。

NAKAYOの電話帳登録方法

ナカヨのビジネスフォンは、機種によって電話機からの電話帳登録方法が異なります。パソコンからは、アプリをダウンロードして行います。

電話機からの登録は、ナカヨデジタルビジネスフォンNYC-Siの操作方法をご紹介します。

電話機での登録方法

電話機から共通電話帳を登録する方法をご紹介します。

画面に 漢] と表示されていたら漢字モード、 カナ] となっているとカナ入力モードです。
カナ] になっている場合「代理応答/切り替え」ボタンをおすことで漢字入力モードに切り替えできます。

パソコンからの電話帳登録方法

電話帳のデータは主装置へパソコンから一括ダウンロードしたり、主装置のデータをパソコンへ一括アップロードしたりできます。
パソコンから電話帳登録する手順は以下の通りです。

IWATSUの電話帳登録方法

IWATSUのビジネスフォンのFrespecでは、最大9,000件の電話帳登録が可能です。
1つの電話帳に対して、3つまで電話番号を登録できます。
電話機での登録方法は以下の通りです。

個別電話帳は各電話機から行えますが、システム電話帳と内線グループ電話帳は、管理者用として指定した電話機からのみ設定可能です。また、パソコンから登録する場合は、業者へお問い合わせください。

Panasonicの電話帳登録方法

Panasonicのラ・ルリエは外線電話長には最大800件（取り付け時の設定により最大1,500件）、個人電話帳には最大20件の登録ができます。

登録方法は電話機から手動で行う方法と、パソコンから入力する方法があります。

電話機での登録方法

Panasonicのラ・ルリエでは、指定電話機から共通短縮ダイヤルに登録できます。
指定電話機での登録方法は以下の通りです。

外線電話帳は全角最大10文字、個人短縮の個人電話帳は最大全角7文字の名前入力が可能です。

パソコンからの登録方法

主装置と同じネットワークに接続されているパソコンで、主装置のWebシステムにアクセスすることで設定ができます。

パソコンでの電話帳登録方法は以下の通りです。

なお、名前は最大全角10文字までにしないと、送信時にエラーになります。

電話機の導入・入れ替えはOFFICE110にご相談を

ビジネスフォンの導入・入れ替えをご検討中の際は、「OFFICE110」におまかせください。

ビジネスフォンは電話帳登録をはじめ、さまざまな便利機能を搭載されており、これらの機能を活用することで、ビジネスの効率化やコスト削減が可能です。

ただし、パソコンからの電話帳一括登録などの設定は、業者によってはメーカーが限られ、データの移行が制限されることがあります。

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まとめ

ここまで、ビジネスフォンの電話帳登録について解説してきました。

ビジネスフォンの電話帳の種類は下記の３つです。

また、電話帳の登録方法には下記の方法があります。

電話機の導入・入れ替え時には、電話帳登録作業は必須となります。

電話帳を安全かつ迅速にデータ移行が出来れば、業務効率化にもつながります。
ただし、入れ替えの際にデータが消えてしまったり、今まで使えた機能が使えなくなったりしないためにも、信頼できる業者に依頼されることをおすすめします。

電話帳登録以外にも、ビジネスフォンでお困りのことがありましたら、OFFICE110に気軽にお問い合わせください。
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