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ビジネスフォンの便利機能【留守番電話系】

ビジネスフォンの便利機能【留守番電話系】

留守番電話は、家庭用電話機はもちろん、現在では携帯電話やスマートフォンでも気軽に利用できるサービスですよね。

そんな留守電をビジネスホンで利用する場合、ただメッセージを登録するだけではなく、「そんな機能まであるの!」という機能まで、様々なものがあります。

ここからは、ビジネスフォンの重要な便利機能の一つ「留守番電話」について詳しくご説明いたします。

留守番電話機能とは?

そもそも「留守番電話」とは、不在時に着信した電話へ応答メッセージを流して、伝言を預かることのできる装置です。

家庭用電話機と比べ、業務用ビジネンホンの留守番電話は録音時間が長く、応答メッセージの登録件数なども家庭用と比べて多くなっています。

またメッセージ録音以外に、音声ガイダンスのみ(録音なし)としても利用できます。

次に、その誕生の歴史も簡単にご紹介しておきましょう。

留守番電話の誕生は、1977年に日本電信電話公社(現・NTT)が東京のプッシュホン加入者を対象に留守番電話サービス「でんわばん」を開始。その翌年1978年6月には日本全国にエリアを拡大し、ダイヤル式電話機からも利用可能になりました。

留守番電話機能を搭載した固定電話機は1985年にNTTが提供開始した「ハウディ・レポンス」が最初で、その後各メーカーによって様々なタイプの留守電機能搭載の電話機が開発されています。

最初の留守番電話機能が誕生して約40年、今では誰でも気軽に利用できるものになっています。

1つのサービスにも様々な歴史があって面白いですよね。

留守番電話メッセージも数多く登録OK!

留守番電話を設定する場合、電話をかけてきた相手に聞かせる応答メッセージは重要。

ビジネスホンに内蔵されている音声を利用することもできますが、自分でメッセージを吹き込むことも可能です。

◇既存の留守電応答メッセージを選ぶ

一般的に、ビジネスフォンの留守番電話には、応答メッセージを流して自動的に切断するものと、用件を録音することを促すものの2種類あります。

◇留守電応答メッセージを自分で登録する

留守番電話の応答メッセージの録音は、一般的に会社のシステム管理者が利用する電話機だけで行えるようになっています。

この電話機は、すべてのシステム共通の設定を統括して行うことができるものです。

録音のできる電話機に対して、機種により異なりますが、留守番メッセージ、応答ガイダンス録音などのメニューを選択し、受話器に向かってメッセージを喋ることでメッセージの登録を行います。

留守番電話の設定方法案内

留守番電話の設定には、前項のメッセージ機能とは別に次のようなものがあります。

留守番時間設定

留守番モードで、着信してから留守番応答までの時間を設定できる機能です。

短く設定すると受話器を取る前にメッセージが流れてしまいますがもちろん取り消して電話を受けることが出来ます。

また、あまり長く設定するとメッセージが流れる前に電話を切られてしまう可能性が高くなりますので、なるべく短く程度な時間設定がおススメです。

他にも、

  • 留守番機能の日時設定ができる「ウィークリー留守番機能」
  • 通話中外線から電話が入った場合、保留音を流す前にお待たせメッセージを流して 丁寧な印象を与えることができる「お待たせメッセージ機能」
  • グループ毎に留守番モードの有無を設定可能な「グループ識別着信留守番機能」

なども、ビジネスホンに搭載されている基本的な着信関連機能です。
ビジネスフォン各メーカー取り扱い

ワンタッチで自動応答機能を作動【ワンショット留守電】

ワンショット留守電とは、他の電話に出ているなどの理由で、かかってきた電話にすぐに出られない時に、ワンタッチ操作で自動応答機能を作動させて用件を録音する機能です。

基本的には、普通の留守番電話と変わりはないのですが、通常ではある程度コールしなければ留守電につながらないのに対し、このワンショット留守電機能は、必要に応じて即座に留守番電話につなげられる事ができるのです。

接客中や在籍者が少ない時などに便利な機能ですね。

擬似的に話中音を流す機能【擬似話中返し】

疑似話中返しとは、かかってきた電話に出られない時、一定時間着信の外線数を減らして擬似的に話中音を流す機能です。

話中音とは、かけた相手が通話中の時に電話機から聞こえる「ツー、ツー、ツー」の音の事です。

この機能を、通話中でもないのに擬似的に話中音を流す「擬似話中返し」と呼んでいます。

そこで、「なぜこんな機能が必要なの?」という疑問が浮かびますが、電話の呼び出し音が鳴り続けるのは、かけてきたお客様に不安感(マイナスイメージ)を与えると同時に、オフィス内の社員にもストレスになります。

そのような経験をした方も多いのではないでしょうか。

「疑似話中返し」機能なら、かけてきた相手には話し中音を流しますが、電話機には着信履歴が残りますので誰からの電話か分かりやすく、履歴からの発信も可能になります。

同じ電話を取れない状況であれば、誰も電話に出ないよりは「話中で忙しそうだな」と思ってもらった方がいいですよね。

留守番電話に2回線対応【留守番電話2ch使用】

その名のイメージ通り、留守番電話を2ch、すなわち2回線に分けて対応させることです。

例えば、2回線を「総務部」と「営業部」で使い分けることが可能となり、それぞれ異なるメッセージを設定することができます。

「総務部」宛の電話なら、「本日の業務は終了いたしました。」

「営業部」宛の電話では、「本日の業務は終了いたしました。メッセージをどうぞ」もしくは、担当者へ電話転送することも可能です。

まとめ

誰でも1度は使ったことがある留守番電話機能ですが、ビジネスホンではビジネスシーンに合わせて使い分けをすることも簡単にできます。

いたってシンプルな機能から、考えもしなかった機能まで、オフィスのニーズに合わせて選ぶことが可能なのです。

オフィスに合わせたメッセージも簡単に登録できますので、留守番電話を有効に最大限活用していきましょう。
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