複合機とプリンターのランニングコストを比較！コスト削減方法も解説

複合機（コピー機）の導入後は、本体代だけでなく、保守料金・消耗品費・電気代などのランニングコストが継続して発生します。

毎月の費用は、月間印刷枚数やカラー印刷の割合、導入方法、保守契約の内容によって変わります。そのため、本体価格だけを比較しても、導入後にかかる総コストを正確に把握することはできません。

また、複合機とプリンターでは、印刷や保守にかかる費用の仕組みが異なります。コストを比較する際は、1枚あたりの印刷単価だけでなく、保守費用や消耗品費まで含めて確認することが重要です。

この記事では、複合機のランニングコストの内訳や計算方法、プリンターとの違い、コストを抑える具体的な方法まで分かりやすく解説します。

複合機・コピー機のランニングコストとは、導入後に継続して発生する費用を指します。

主な費用は、リース料金・保守料金・消耗品費・電気代の4つです。ただし、購入かリースか、どのような保守契約を利用するかによって、実際に必要となる費用は異なります。

ここでは、複合機・コピー機にかかる4つの主なランニングコストについて解説します。

複合機をリースで導入する場合は、契約期間中、毎月リース料金が発生します。

月額料金は、本体価格や契約年数、リース料率などをもとに算出されます。同じ機種でも契約条件が異なれば、月々の支払額だけでなく、契約期間全体の総支払額にも差が生じます。

必要以上に高性能な機種を選ぶと、本体価格に比例してリース料金も高くなります。月間印刷枚数や必要な機能を整理し、利用状況に見合った機種を選ぶことが重要です。

リース料金の仕組みや相場について詳しく確認したい場合は、以下の記事も参考にしてください。

オフィス向け複合機では、故障や印字不良などに備えてカウンター保守契約を結ぶのが一般的です。

カウンター保守契約では、印刷枚数などに応じて料金を支払うことで、契約範囲内の修理やメンテナンス、トナー供給などのサービスを受けられます。

複合機は印刷・コピー・スキャンなど日常業務で利用する設備のため、保守料金を比較する際はカウンター単価だけでなく、故障時の対応や保守範囲まで確認する必要があります。

カウンター単価や最低基本料金、保守の対象範囲は契約先によって異なります。契約前に料金とサービス内容をあわせて確認しておきましょう。

カウンター保守契約について詳しく知りたい場合は、以下の記事も参考にしてください。

複合機の運用には、コピー用紙やトナーなどの消耗品費もかかります。

コピー用紙は基本的に自社で用意するため、印刷枚数が増えるほど用紙代も大きくなります。特に印刷量の多いオフィスでは、継続的に発生する費用として把握しておく必要があります。

トナー代の扱いは保守契約によって異なります。カウンター保守契約では一般的にトナー供給が契約に含まれますが、保守契約を利用していない場合は自社で購入します。

消耗品費を確認する際は、用紙代に加えて、トナー代が保守料金に含まれているかも確認しておきましょう。

複合機を稼働させるための電気代も、毎月発生するランニングコストの一つです。

実際にかかる電気代は、機種の消費電力だけでなく、印刷枚数や使用時間、待機時間などによって変わります。

複合機を使用していない時間が長い場合は、省エネモードやスリープモードを活用することで、待機中の消費電力を抑えられます。

電気代を抑えるには、日常的に省エネ機能を活用するとともに、機種を選ぶ段階で消費電力やTEC値を確認しておくことが大切です。

複合機のランニングコストを把握する際は、購入とリースで費用の内訳を分けて考える必要があります。

購入した場合は毎月のリース料金が発生しません。一方、リースでは本体代を月額で支払うため、通常の運用費にリース料金が加わります。

ここでは、複合機を購入した場合とリース契約した場合のランニングコストの考え方について解説します。

複合機を購入した場合は、導入後にリース料金が発生しません。

新品を購入してカウンター保守契約を結ぶ場合は、カウンター料金・用紙代・電気代などが主なランニングコストとなります。

中古複合機を保守契約なしで使用する場合は、トナーを自社で購入するほか、故障時の修理費や部品代も自己負担となります。

中古複合機でも、機種や販売会社によってはカウンター保守を利用できます。購入価格だけで判断せず、保守契約の可否や修理時の費用まで確認したうえで比較することが重要です。

中古複合機の保守について詳しく確認したい場合は、以下の記事も参考にしてください。

複合機をリースで導入する場合は、リース料金に加えて、カウンター料金・用紙代・電気代などが発生します。

リース料金は、本体価格や契約期間などによって決まります。しかし、カウンター料金は、モノクロ・カラーそれぞれの単価や印刷枚数、最低基本料金の有無などによって変動します。

そのため、月額リース料金だけを比較しても、実際に毎月支払う費用は把握できません。

リースを検討する際は、リース料金とカウンター料金を合わせ、毎月の総コストで比較することが大切です。

複合機とプリンターでは、ランニングコストの内訳や料金の考え方が異なります。

複合機では、トナー供給や保守費用を含むカウンター料金で運用するケースが多い一方、プリンターではインクやトナーなどの消耗品を必要に応じて購入するのが一般的です。

ここでは、印刷コスト・保守費用・電気代・用途の4つの観点から、複合機とプリンターのランニングコストを比較します。

1枚あたりの印刷コストは、複合機とプリンターのどちらが必ず安いとは限りません。

複合機のカウンター料金には、トナーや保守費用が含まれることが多いのに対し、プリンターのランニングコストは、主にインクなどの消耗品費をもとに算出されます。

業務用複合機とビジネスインクジェットプリンターの印刷コストの一例は、次のとおりです。

なお、算出条件や料金に含まれる内容が異なるため、単価だけで単純に比較することはできません。実際の導入時には、月間印刷枚数をもとに、保守費用や消耗品費まで含めた総額を確認しましょう。

複合機の本体価格や保守料金まで含めて比較したい場合は、OFFICE110にお気軽にご相談ください。

保守費用は、カウンター保守契約を利用する複合機のほうが、月々の支出を把握しやすい傾向があります。

プリンターは月々の保守料金がかからない製品もありますが、故障時には保証内容に応じて修理費を負担する必要があります。

一方、複合機では、契約範囲内の修理・メンテナンス・トナー供給などをカウンター料金にまとめられるため、突発的な修理費を抑えながら運用できます。

長期的な費用を比較する際は、印刷単価だけでなく、故障時の修理費や保守サービスまで含めて確認することが重要です。

電気代だけを比較すると、一般的にはインクジェット方式のプリンターは消費電力を抑えやすい傾向があります。

レーザー方式では、トナーを用紙へ定着させる工程で熱を使います。一方、インクジェット方式には印字時の加熱工程を必要としない製品があり、消費電力を抑えやすいのが特徴です。

2機種のTEC値を比較すると、次のとおりです。

TEC値は、所定の使用条件をもとに算出される省エネ性能を比較するための指標です。数値が小さいほど、基準となる条件下での消費電力量が少ないことを示します。

ただし、TEC値から実際の月額電気代をそのまま算出できるわけではありません。実際の電気代は、印刷枚数や稼働時間、待機時間、省エネ設定、契約している電力料金などによって変わります。

また、上記2機種は対応する用紙サイズや搭載機能が異なるため、TEC値だけで優劣を判断せず、必要な機能や印刷量を踏まえて、消費電力を含むランニングコスト全体で比較することが大切です。

複合機とプリンターのどちらが適しているかは、月間印刷枚数・必要な機能・保守体制を基準に判断します。

印刷枚数が多く、複数人で共有しながらコピー・スキャン・FAXなども利用する場合は、業務用複合機が適しています。

一方、印刷枚数が少なく、A4サイズのプリントが中心であれば、本体価格や設置スペースを抑えやすいプリンターが適している場合があります。

複合機とプリンターの違いについて詳しく確認したい場合は、以下の記事も参考にしてください。

複合機・コピー機のランニングコストは、日常の印刷方法や運用ルールを見直すことで削減できます。

カラー印刷の使い分けや集約印刷、ペーパーレス化などは、現在の複合機を使いながら取り組める方法です。運用を見直しても費用が高い場合は、機種や契約内容が利用状況に合っているか確認する必要があります。

ここでは、複合機・コピー機のランニングコストを抑える4つの方法について解説します。

印刷コストを抑える基本は、フルカラーとモノクロを用途に応じて使い分けることです。

カウンター料金は、一般的にモノクロよりカラーのほうが高く設定されています。そのため、社内確認用の資料までカラーで印刷すると、必要以上にコストが増えてしまいます。

提案書や写真入り資料など、色による表現が必要な文書はカラー、社内資料や確認用原稿はモノクロとするなど、印刷ルールを決めておくと効果的です。

複合機に搭載されている集約印刷・両面印刷・省エネ機能も、ランニングコストの削減に活用できます。

「2in1」などの集約印刷では、複数ページを1面にまとめられるため、印刷面数と用紙の使用量を同時に減らせます。

両面印刷は表裏それぞれがカウントされるため、カウンター料金が半額になるわけではありませんが、用紙の使用枚数を削減できます。

ランニングコストを削減するには、印刷枚数そのものを減らすことも効果的です。

複合機では、印刷するたびに用紙代やカウンター料金が発生します。必要のない文書まで印刷していると、1回あたりの負担は小さくても、毎月の印刷枚数が増えるほどコストが積み重なります。

受信FAXは画面上で内容を確認して必要なものだけ印刷し、社内回覧資料や保管文書は可能な範囲でデータ共有へ切り替えると、印刷枚数を抑えられます。また、印刷前にプレビューでページ数やレイアウトを確認することも、設定ミスによる再印刷の防止に有効です。

日常業務で不要な印刷を減らす方法を整理すると、次のとおりです。

複合機のコスト削減方法をさらに詳しく確認したい場合は、以下の記事も参考にしてください。

複合機のコストを比較する際は、導入時の価格だけでなく、保守料金や印刷コストを含めた総額で判断することが重要です。

リースは初期費用を抑えやすい一方、契約期間中は月額料金が発生します。一方で、購入は本体代が必要ですが、利用期間や印刷量によっては総支払額を抑えられる場合があります。

そのため、新品・中古・リースを比較する際は、本体価格だけで判断せず、利用期間中の保守料金や印刷コストまで含めて確認しましょう。

複合機やプリンターは、本体価格が安くても、毎月のカウンター料金や保守条件、消耗品費などによっては、導入後のランニングコストが高くなることがあります。

自社に合う機種を選ぶには、月間印刷枚数やカラー比率、利用期間などをもとに、導入時の費用と継続して発生するランニングコストを合わせて比較することが重要です。

OFFICE110では、印刷枚数や利用人数、必要な機能、ご予算などを確認したうえで、新品・中古を含む複数の選択肢から、導入後のコストまで考慮した複合機をご提案します。

さらに、OFFICE110では対象の新品コピー機が最大80％OFF、中古の複合機が大特価になるキャンペーンを実施しています。導入費だけでなく、月間印刷枚数やカラー比率、毎月の保守料金、印刷コストまで含めて自社に合う複合機を比較したい場合は、OFFICE110までご相談ください。

複合機・コピー機のランニングコストは、リース料金や保守料金、消耗品費、電気代など、導入後に継続して発生する費用の合計で考える必要があります。

実際の負担は、月間印刷枚数やカラー比率、導入方法、保守契約によって異なります。複合機とプリンターを比較する際も、1枚あたりの印刷単価だけでなく、本体代や保守費用を含めた総コストで判断することが重要です。

コストを抑えるには、モノクロ印刷や両面・集約印刷を活用し、不要な印刷を減らすなど、日常の運用を見直す方法があります。それでも負担が大きい場合は、現在の機種や契約内容が実際の印刷量に合っているか確認しましょう。

なお、自社に適した機種や契約を判断しにくい場合は、OFFICE110へご相談ください。月間印刷枚数や必要な機能、ご予算などを確認し、導入費とランニングコストのバランスを踏まえた複合機をご提案します。