複合機とプリンターの違いとは？用途・規模・コスト別の選び方

複合機とプリンターは、どちらも書類や画像を印刷するための機器ですが、搭載している機能や適した利用環境が異なります。

複合機は、プリントに加えてコピー・スキャン・FAXなどの機能を1台に集約できるため、複数の業務をまとめて行いたいオフィスに適しています。一方、プリンターは印刷を中心に使う機器で、必要な機能を絞って導入したい場合に向いています。

そのため、どちらを選ぶかは機能の多さだけで決めるのではなく、月間の印刷枚数や必要な用紙サイズ、設置スペース、導入費やランニングコストなどを、自社の利用状況と照らし合わせて判断することが大切です。

この記事では、複合機とプリンターの違いを機能・コスト・使用シーン別に比較し、自社に合う機器の選び方や、購入・リース・レンタルによる導入方法の違いまで解説します。

複合機とプリンターは、どちらも書類や画像の印刷に使える機器ですが、1台で対応できる機能の範囲が異なります。

プリンターは印刷を主な用途とするのに対し、複合機はプリントに加えてコピー・スキャン・FAXなどの機能をまとめて利用できます。似た機器としてコピー機や印刷機もありますが、それぞれ用途や特徴が異なります。

ここでは、複合機とプリンターそれぞれの役割と、コピー機・印刷機との違いについて解説します。

複合機は、プリント・コピー・スキャン・FAXなど、複数の文書業務を1台で行える機器です。

「MFP（Multi Function Printer）」とも呼ばれ、書類の印刷だけでなく、紙原稿のコピーや電子化、FAXの送受信など、オフィスで発生するさまざまな作業に対応できます。

たとえば、紙の資料をスキャンしてPDFで保存したり、受信したFAXをデータで確認したりできる機種もあります。複数の機器を別々に用意する必要がなく、文書業務をまとめやすい点がメリットです。

代表的な機能を整理すると、以下のとおりです。

複合機を選ぶ際は、機能の多さだけで比較するのではなく、実際の業務で使用する機能を整理したうえで、必要な機能を備えた機種を選ぶことが大切です。

プリンターは、パソコンやスマートフォンなどで作成したデータを紙へ印刷することを主な目的とした機器です。

なお、家庭用ではコピーやスキャンを搭載した製品も「プリンター」と呼ばれていますが、ここでは複合機との違いを明確にするため、印刷を中心とした単機能プリンターを対象とします。

単機能プリンターは機能が絞られている分、コンパクトな製品も多く、デスクサイドなど限られたスペースにも設置しやすいのが特長です。

コピーやスキャンをほとんど使用せず、印刷が中心であれば、プリンターを選ぶことで必要以上の機能を持たずに運用できます。

複合機やプリンターと似た言葉として、「コピー機」「印刷機」があります。

コピー機は本来、紙原稿を複写するための機器です。ただし、現在の業務用コピー機にはプリント・スキャン・FAXなどを搭載した製品が多く、実際には「コピー機」と「複合機」がほぼ同じ意味で使われるケースもあります。

一方、印刷機は、同じ原稿をまとまった枚数で出力するデジタル印刷機や、商業印刷で使用される機器などを指します。オフィス向けの複合機やプリンターとは、主な用途が異なります。

それぞれの違いを整理すると、以下のとおりです。

名称だけで判断せず、必要な機能と印刷する内容・枚数を基準に比較すると、自社に必要な機器を選びやすくなります。

なお、複合機やプリンターのどちらを選ぶべきか迷う場合は、OFFICE110にお気軽にご相談ください。弊社では、月間の印刷枚数や必要な機能、用紙サイズ、ご予算などを確認したうえで、利用状況に合った機器をご提案します。

複合機とプリンターのどちらが適しているかは、「必要な機能」「コスト」「使用環境」の3点から比較すると判断しやすくなります。

本体価格だけで選ぶと、必要な機能が足りずに別の機器を追加したり、反対にほとんど使わない機能へ費用をかけたりすることがあります。

ここでは、複合機とプリンターを選ぶ際に確認したい3つの判断基準について解説します。

まず確認したいのが、普段の業務で使用する機能です。

コピー・スキャン・FAXを日常的に使うのであれば複合機が適しています。一方、パソコンから資料を印刷する程度であれば、プリンターだけでも対応できます。

主な機能の違いは以下のとおりです。

このように、印刷以外の機能も日常的に使用する場合は複合機、印刷を中心に使用する場合は単機能プリンターが選択肢になります。

必要以上に多機能な機器を選ぶのではなく、実際の業務で使用する機能を整理したうえで比較すると、自社に合った機器を選びやすくなります。

コストを比較するときは、本体価格だけでなく、導入後にかかる保守費や消耗品費まで含めて考えることが大切です。

プリンターは比較的低価格な製品から選びやすい一方、複合機は搭載機能が多く、業務用では本体価格も高くなる傾向があります。

一般的な価格帯の目安は以下のとおりです。

ただし、実際の価格はメーカーや機種、印刷速度、給紙構成、オプションなどによって異なります。

また、業務用複合機では「カウンター保守契約」を利用し、印刷枚数に応じた料金の中にトナー供給やメンテナンスを含めるケースが一般的です。

一方、プリンターはインクやトナーなどの消耗品を購入し、故障時には修理費が発生する場合があります。維持費を比べる際は、次の項目を確認しておきましょう。

印刷枚数が少なく、印刷だけできれば十分な環境では、プリンターのほうが導入費用を抑えやすい場合があります。一方、日常的に多くの書類を印刷し、コピー・スキャン・FAXも利用する場合は、複合機を含めて比較したほうが運用しやすくなります。

なお、複合機とコピー機のランニングコストを詳しく比較したい方は、以下の記事も参考にしてください。

複合機とプリンターを選ぶ際は、利用人数だけでなく、印刷枚数や必要な機能、用紙サイズ、設置場所まで含めて判断することが大切です。

たとえば、少人数のオフィスでも印刷量が多く、A3印刷やFAX、スキャンを頻繁に使用する場合は、業務用複合機が適しています。一方、印刷量が少なく、主にパソコンから資料を出力するだけであれば、業務用プリンターや小型複合機でも対応できます。

利用人数ごとの選択肢は、以下を目安にしてください。

ただし、利用人数はあくまで目安です。「何人で使うか」だけでなく、「何を・どのくらい印刷するか」「どの機能を使うか」まで整理すると、必要な性能を判断しやすくなります。

複合機のメーカーごとの特徴や機種選びについて詳しく知りたい方は、主要メーカーの特徴とおすすめ複合機を比較した記事も参考にしてください。

複合機やプリンターを導入する方法は、主に「購入」「リース」「レンタル」の3つです。

それぞれ、機器の所有者や費用の支払い方、利用できる期間が異なります。そのため、同じ機種でも選ぶ導入方法によって、導入時の負担や機種変更のしやすさが変わります。

ここでは、購入・リース・レンタルの違いと、それぞれのメリット・デメリットについて解説します。

購入・リース・レンタルを比較するときは、「誰が所有するのか」「どのように費用を支払うのか」「どのくらい利用するのか」を確認すると違いが分かりやすくなります。

購入は機器を買い取る方法、リースはリース会社が購入した機器を一定期間借りる方法、レンタルはレンタル会社が保有する機器を必要な期間だけ借りる方法です。

基本的な違いは、以下のとおりです。

なお、会計・税務上の扱いは、契約内容や企業が適用する会計基準などによって異なります。実際の処理については、契約内容を確認したうえで、必要に応じて税理士や会計担当者へ確認してください。

長く所有して使うのか、一定期間利用するのか、短期間だけ必要なのかを整理すると、自社に合う導入方法を判断しやすくなります。

購入・リース・レンタルは、導入時の負担だけでなく、長期的な支払額や機種変更のしやすさにも違いがあります。

それぞれのメリット・デメリットを確認し、予定している利用期間や資金計画に合う方法を選びましょう。

「利用する期間」「導入時にかけられる費用」「将来的な機種変更の可能性」を整理し、無理のない導入方法を選びましょう。

なお、リースと購入のメリット・デメリットについて詳しく知りたい方は以下の記事も参考にしてみてください。

複合機とプリンターは、メーカーや機種によって本体価格・印刷速度・給紙容量・対応用紙サイズ・搭載機能・保守方法などの強みが異なります。

そのため、どちらが適しているかは、月間印刷枚数や利用人数、設置環境、コピー・スキャン・FAXの利用頻度、必要な用紙サイズ、導入期間、ご予算などによって変わります。

複数の機器や導入方法を比較しても、自社に必要な条件を整理しきれず判断に迷う場合は、OFFICE110にまとめてご相談ください。

弊社では、お客様の印刷枚数や設置環境、利用人数、必要な機能、ご予算などを丁寧にヒアリングしたうえで、業務内容に合う複合機・プリンターをご提案します。

さらに、OFFICE110では新品コピー機が最大80％OFF、中古コピー機が大特価になるなど、導入コストを抑えやすいキャンペーンも実施しています。コストを抑えながら、自社の印刷枚数や利用環境、必要な機能に合う複合機・プリンターを選びたい場合は、OFFICE110までご相談ください。

複合機は、プリントに加えてコピー・スキャン・FAXなどの機能を1台にまとめられる機器です。一方、単機能プリンターは印刷を中心に利用でき、必要な機能を絞って導入しやすいという違いがあります。

どちらを選ぶか迷った場合は、必要な機能・導入コストと維持費・印刷枚数・利用人数や使用シーンを基準に、自社の利用環境と照らし合わせて比較することが重要です。

また、導入方法には購入・リース・レンタルがあり、それぞれ所有権や費用の支払い方、利用期間が異なります。本体価格だけを見るのではなく、何年間利用するのか、保守や消耗品を含めてどの程度の費用がかかるのかまで確認して選びましょう。

なお、複数の機種や導入方法を比較しても、自社に合う選択肢を判断しにくい場合はOFFICE110へご相談ください。利用人数・印刷枚数・設置環境・必要な機能・ご予算などを確認したうえで、新品・中古を含む機種選定から導入方法、設置・保守までまとめてご提案します。