コピー機（複合機）のカウンター料金とは？料金相場や注意点を解説

「コピー機のカウンター料金の仕組みがわからない…」
「コピー機のカウンター料金はどれくらいかかる？」

このようなお悩みをお持ち方もいらっしゃるのではないでしょうか？

コピー機（複合機）のカウンター料金とは、コピー機のカウンター保守契約を結んだ場合に発生する料金のことです。

カウンター保守契約を結ぶことで、コピー機の修理費やメンテナンス費・トナー代などが無償になります。

そこで本記事では、カウンター料金の基礎知識を解説したうえで、料金相場、カウンター料金方式のメリット・デメリットについてわかりやすく解説します。

さらに、カウンター契約を結ぶ際に気をつけるべきポイントについても解説しますので、ぜひ参考にしてください。

コピー機のカウンター料金とは？

業務用コピー機を導入するとほぼ必ず発生するカウンター料金ですが「どのようなものなのかよくわからない」という方もいるはずです。

そこで本章では、コピー機のカウンター料金について、基本的な知識を解説します。

カウンター料金とは

コピー機のカウンター料金とは、保守契約の1つである「カウンター保守契約」を結んだ場合に発生する料金のことです。

印刷枚数に応じたカウンター料金を支払うことで、トナーなどの消耗品や定期メンテナンス・故障時の修理などのサービスを必要なときに無償で受けられます。

コピー機の保守契約はほかにもいくつかありますが、複合機購入者の約8割がカウンター保守契約を結ぶとも言われている、最も主流の保守契約です。

なお、リース契約だけでなく現金購入などでもカウンター保守の契約は可能です。

カウンター料金の仕組みと計算方法

カウンター料金は、複合機内に取り付けられた「カウンター」が印刷枚数をカウントし、印刷枚数にカウンター料金単価をかけた料金が請求される仕組みです。

そのため、印刷ミスや無駄なコピーがあった場合にもカウンター料金は加算されます。

なお、カウンター料金の計算方法は以下のとおりです。

カウンター料金には、印刷枚数に応じた料金以外に基本料金がかかる点は覚えておきましょう。

カウンター保守以外の契約方法

料金を支払うことで、コピー機のメンテナンスや修理などのサービスが受けられる保守契約ですが、カウンター保守以外にも種類があります。

本章では、カウンター保守以外の契約方法をご紹介します。

保守契約の全体像を押さえ、自社に合ったものを選べるようにしましょう。

スポット保守

スポット保守とは、修理や部品交換などが必要なときに、その都度保守対応を依頼する契約形態です。

カウンター料金のような月々の料金は発生しませんが、修理や定期メンテナンス、トナー代などは有償となります。

なお、基本的に新品のコピー機では適用されず、中古コピー機のみで結ばれる保守契約です。

キット保守

キット保守とは、保守契約代金が含まれたトナーキットを購入し、そのトナーを使っている間は保守サービスが受けられる契約形態です。

そのため、トナーが切れた場合には、再購入することで保守契約も継続できます。

トナーが切れるまでは追加料金なしで保守契約を受け続けられるため、印刷枚数が少ないオフィスにおすすめの契約形態です。

保守契約についてさらに詳しく知りたい方は、以下の記事もぜひご覧ください。

コピー機のカウンター料金の相場

コピー機のカウンター料金の相場は、本体が中古か新品かで大きく異なります。

そこで本章では、コピー機のカウンター料金の相場を、中古と新品に分けて解説します。

それぞれのカウンター料金の相場を確認し、自社の場合はどちらがお得なのか、またランニングコストがどれくらいかかりそうかの参考にしてください。

なお、コピー機のカウンター料金は機種のスペックによっても変動するため、これらのあくまで目安とし、正確な料金については見積もりを取って確認することをおすすめします。

中古コピー機のカウンター料金相場

中古コピー機のカウンター料金相場は以下のとおりです。

項目	料金相場
モノクロ/枚	約2円～3.5円
カラー/枚	約20円～25円
最低基本料金/月	2,000円～4,000円

中古コピー機の場合はすでにパーツなどが劣化しており、新品と比較して故障のリスクが高いため、カウンター料金が高めに設定されるケースが多くなっています。

そのため、中古コピー機を購入して印刷枚数が多い場合は、トータルコスト（本体価格＋ランニングコスト）で新品よりも高くなってしまう可能性もあります。

反対に、印刷枚数が多くないオフィスであれば、トータルコストを抑えられる可能性があるでしょう。

新品コピー機のカウンター料金相場

新品コピー機のカウンター料金相場は以下のとおりです。

項目	料金相場
モノクロ/枚	約0.8～1.2円
カラー/枚	約8～12円
最低基本料金/月	1,000円～3,000円

新品は中古コピー機と比較して故障のリスクが低いため、中古複合機よりもカウンター料金が安く設定されていることがほとんどです。

そのため、印刷枚数が多いオフィスであれば、新品コピー機を導入し、ランニングコストを抑えた方がトータルコストが安くなる可能性があります。

OFFICE110では、新品・中古コピー機のカウンター料金を格安でご提供しておりますので、コピー機の保守契約なら当社にお気軽にご相談ください。

コピー機のカウンター料金のメリット

コピー機のカウンター保守契約には、メリットとデメリットが存在します。

そこで本章では、コピー機のカウンター保守契約のメリットについて解説します。

まずはメリットを把握し、自社に必要なものなのかを確認しましょう。

月々のランニングコストを予測しやすい

カウンター保守契約は、ほかの保守契約と比較して毎月のランニングコストが予測しやすいのがメリットです。

これは、カウンター料金が毎月の印刷枚数に応じた料金が請求されるためです。

一方で、キット契約の場合は、急にトナーが切れてしまう可能性があるため、毎月のコストが予測しにくいことがあります。

ただし、毎月の印刷枚数が大きく変わるオフィスの場合、カウンター料金もそれに伴って変動するため、印刷状況によってランニングコストが変わる点には注意しましょう。

定期メンテナンス費用や修理費が別途不要

カウンター料金を毎月支払うことで、故障や定期メンテナンス時の費用が不要になります。

これは、カウンター料金には上記の費用が含まれているためです。

そのため、コピー機の調子が悪かったとしても、保守対応にかかるお金の心配をしなくて済みます。

トナーの購入費用や調達の手間も一切なし

コピー機のトナー代は、メーカーや機種によっても差がありますが、純正のものだと1本3万円〜7万円ほどするのが一般的です。

しかし、カウンター契約を結び、カウンター料金を毎月支払うことでトナーが無料になるため、購入の度にトナー代がかからないのもメリットといえるでしょう。

また、近年ではトナー残量が少なくなると自動で配送されるサービスもあるため、発注にかかる手間もかかりません。

コピー機のカウンター料金のデメリット

多くのメリットがあるカウンター保守契約ですが、一方でデメリットも存在します。

そこで本章では、コピー機のカウンター料金のデメリットについて解説します。

印刷枚数が少ない月も基本料金が発生する

カウンター料金の内訳は、印刷枚数に応じた料金に、基本料金を足したものです。

そのため、印刷枚数が少なかった月でも、基本料金がかかってしまいます。

また、印刷枚数が少ない場合、トナーが減る量も同様に少なくなり、メンテナンスの頻度も低くなると可能性が高くなります。

このような場合でも基本料金は支払う必要があるため、割高になってしまうことがあるのです。

印刷ミスをしてもカウントされてしまう

カウンター料金は、印刷されたページ数に基づいて計算されます。

そのため、印刷ミスにより、本当に必要な分以上のカウンター料金を支払う必要が出てくる可能性があります。

カウンター保守契約を結ぶのであれば、印刷前の原稿チェックなど、できるだけ印刷ミスが起きないよう社内でルールを決める必要があるでしょう。

印刷方法や速度によっても料金が変わる

カウンター料金は、印刷方法などによっても料金が変わります。

たとえば、両面印刷した場合は2ページ分としてカウンター料金が計算されるため、実質的に料金は2倍になります。

また、あまり印刷することはないかもしれませんが、長尺紙を印刷する場合、カウンター料金は3倍になります。

さらに、印刷速度が速い機種ほど、カウンター料金が低く、逆に印刷速度が遅い機種では料金が高くなることが一般的です。

このように、コピー機のカウンター料金は一定ではないこと理解しておくことが重要です。

コピー機のカウンター保守を契約する際の注意点

コピー機のカウンター保守契約は、ポイントを押さえておかなければ、割高になる・適切なサポートが受けられないなどの失敗をしてしまう可能性があります。

そこで本章では、コピー機のカウンター保守を契約する際の注意点を4つご紹介します。

注意点を事前に把握し、無駄な失敗を避けましょう。

適切な印刷枚数を申告する

カウンター保守契約を結ぶ際には、自社の印刷枚数をしっかり把握しておくことが重要です。

なぜなら、カウンター料金は印刷枚数によって異なるためです。

たとえば、実際は月間3,000枚印刷するにもかかわらず、2,000枚で申告した場合、基本料金やカウンター料金の単価が割高になってしまう可能性があります。

実情に合った内容で契約するために、これまでの印刷履歴などを確認し、正しい数で申告するようにしましょう。

保守サービスの範囲を確認しておく

カウンター保守契約と一口に言っても、業者によってサービス内容は異なります。

そのため、契約前にサービス内容をしっかり確認しておきましょう。

サービス内容を確認する際に見ておきたいポイントの例は以下のとおりです。

事前にサービス範囲をチェックしておくことで、後悔する可能性を下げられるでしょう。

将来の印刷ニーズを予測しておく

カウンター保守契約を結ぶ際には、将来の印刷ニーズを予測しておくことも重要です。

たとえば、将来的に印刷枚数が増える可能性が高いにもかかわらず、契約の変更や更新ができなければ、割高なカウンター料金のままで使い続けなければならなくなります。

そのため、契約の変更や更新が可能などうか、また必要に応じて解約できるかどうかもも事前に確認しておくことが重要です。

カウンター料金の安さだけで業者を選ばない

コピー機のカウンター保守契約をする際、カウンター料金の安さだけで業者を選ばないようにしましょう。

理由としては、カウンター料金は安くても、アフターフォローが不十分だったり、修理やメンテナンスの対応が遅れるなど、サービスの質が低い可能性があるためです。

そのため、業者を選ぶ際は料金だけでなく、サービス内容とのバランスを見極めて選ぶことが重要です。

コピー機の導入や保守関連はOFFICE110にお任せ

コピー機（複合機）の導入や保守関連のご相談は、OFFICE110にご相談ください。

OFFICE110でカウンター保守をご契約いただくことで、専門のプロのスタッフが急なトラブルでも即日対応いたします。

速やかな対応と高品質な保守サービスを、業界最安値で提供していますので、コスト削減にも大きく貢献します。

さらに、コピー機の新規導入や入れ替えをOFFICE110で行う場合、設置から設定、アフターフォローに至るまですべてのサポートを一貫して提供しています。

コピー機の導入や保守に関するご相談なら、OFFICE110にお気軽にご相談ください。

コピー機のカウンター料金に関するQ&A

最後に、コピー機のカウンター料金に関する質問にQ&A方式で回答します。

カウンター料金に関する疑問をゼロにして、自社の保守契約をどのようにするのか決めましょう。

コピー機のカウンター料金の勘定科目は？

コピー機のカウンター料金の勘定科目は、一般的に「消耗品費」が使用されます。

ただし、厳密な決まりがあるわけではないため「事務用品費」や「修繕費」で計上する場合もあります。

どの勘定科目に該当するかはカウンター契約の内容によるところもあるため、詳しくは担当の税理士に確認してください。

コピー機のスキャンでカウンター料金はかかる？

スキャンを使用した場合は、カウンター料金はかかりません。

カウンター料金がかかるのは「印刷」をしたときです。

そのため、書類や資料の電子化などで、大量にスキャンした場合でもカウンター料金は発生しないため、安心してください。

カウンター料金なしでコピー機を導入できる？

カウンター保守契約を結ばなければ、カウンター料金なしでコピー機を導入することは可能です。

カウンター保守契約以外の保守契約の種類の例は以下のとおりです。

基本的にはカウンター保守契約がおすすめですが、印刷枚数が少ない、または複合機を短期間だけ使用する場合は、上記の契約も選択肢として考えられます。

コピー機の保守契約について詳しく知りたい方は、以下の記事をぜひご参考ください。

まとめ

コピー機のカウンター料金とは、カウンター保守契約を結んだ際に発生する料金のことです。

カウンター保守契約を結び、毎月カウンター料金を支払うことで、定期メンテナンス費や修理費・トナー代などが無償になります。

また、カウンター料金は、複合機が新品か中古か、月間の印刷枚数、契約する業者はによって変わります。

そのため、どの契約が自社にとって最もコストパフォーマンスが高いかを慎重に検討する必要があります。

複数の業者から見積もりを取って、比較検討することが大切です。