ペーパーレスFAXのメリット・デメリット！3つの種類を徹底比較【お役立ち情報】 | OFFICE110

近年、デジタル化の発展により、オフィスでのペーパーレス化が進んでおり、「ペーパーレスFAX」の導入を検討している企業も増えてきています。

しかしオフィスでペーパーレスFAXの導入を検討しているものの、

「ペーパーレスFAXを導入すると、どのようなメリットがあるのだろう？」
「自社に最適なペーパーレスFAXの種類は、どのように選べばよいのだろう？」

といった疑問を抱いている方も、いらっしゃるのではないでしょうか。

そこで今回は、ペーパーレスFAXのメリット・デメリット、種類ごとの送受信方法をご紹介します。

導入前にメリット・デメリットを把握し、自社に最適なペーパーレスFAXを導入したい方は必見です。

ペーパーレスFAXとは？

ペーパーレスFAXとは、Web上でFAXの送受信ができるサービスのことです。

従来のFAXを使用する場合、次のようなお悩みを抱いている方も多いのではないでしょうか。

このように、従来のFAXだとコストがかかったり、仕分けやファイリングなどに手間がかかったりとさまざまな課題がありました。

しかし、ペーパーレスFAXを導入すれば、これらの課題は解決します。

ここでは、コスト削減・業務効率化に需要が増えているペーパーレスFAXの特徴について詳しく解説します。

ペーパーレスFAXの特徴

ペーパーレスFAXとはその名のとおり、紙を使用せずデジタルデータでやり取りをおこなうFAXです。

受信したFAXはPDFデータとして出力するため、共有フォルダへの保存・ほかのパソコンへの転送などが可能です。

また、FAXに押印をしたり編集を加えたりして、そのまま取引先に送信できます。

ペーパーレスFAXを導入すれば、FAX業務に関する大半の問題は解決され、業務の効率化を実現できるでしょう。

ペーパーレスFAXの4つのメリット

ペーパーレスFAXを活用すれば、業務効率化やコスト削減などのメリットにつながります。

具体的なペーパーレスFAXのメリットは、以下の4点です。

ここからは、具体的にペーパーレスFAXの導入により得られるメリットを解説します。

テレワークや外出先でもFAX業務ができる

Web上でFAXの送受信が完了するペーパーレスFAXを導入すれば、テレワークや外出先でもFAX業務が可能です。

そのため、外回り中でも会社に戻ることなく受信FAXを確認できます。

ほかにも以下のような利用シーンでもペーパーレスFAXは役立ちます。

ペーパーレスFAXは、インターネット環境とパソコンさえあれば、テレワーク中の社員の自宅にFAXがなくてもパソコンから内容を確認できます。

さらにFAXを受信すると、パソコンにポップアップに表示されるため、すぐに受信内容をパソコンから確認ができるため、ビジネスチャンスを逃しません。

従来のFAXではテレワーク導入に踏み切れなかった企業や、外回り営業の多い社員を抱える会社におすすめです。

紙・インク代のコスト削減につながる

ペーパーレスFAX導入における最大のメリットは、FAX用紙代・インク代のコスト削減につながることです。

たとえば、従来のFAXで250枚入り600円のFAX用紙と、1本1,000円のインクを1か月に使用する場合、1年間で1万9,200円の支出が生じる計算になります。

特に、FAXを使用することが多い企業は、上記より何倍も多くの出費をしているでしょう。

しかしペーパーレスFAXを導入すれば、FAX用紙代・インク代といった印刷コストを大幅に削減できます。

このように印刷コスト削減を削減したい企業にもペーパーレスFAXはおすすめです。

文書管理や仕分け業務を効率化できる

文書管理や仕分け作業を効率化できるのも、ペーパーレスFAX導入のメリットです。

従来のFAXは、取引先ごとにFAXを整理する仕分け作業や、書類の保管場所を確保する必要があります。

また、業務中の社員が保管場所へいき、書類を探す手間もかかってしまいます。

ペーパーレスFAXは、文書を電子化しそれぞれのファイルに保存するため、面倒な仕分け作業も保管場所の確保も不要です。

さらに必要なときに必要な書類をパソコン画面で閲覧でき、業務の効率化も実現が可能です。

仕分け作業にかかる時間を業務に充てたい、保管場所を有効活用したいとお考えの方にも、ペーパーレスFAXをおすすめします。

情報漏えいや書類の紛失対策になる

情報漏えいや書類の紛失対策にも、ペーパーレスFAXの導入は有効です。

ペーパーレスFAXであれば、受信内容をFAX用紙に印刷せずにパソコンから確認できるため、情報が第三者に漏れる恐れはありません。

また、送受信したFAXはファイルに保存されるため、書類を紛失することも考えにくいです。

従来のFAXは、情報漏えいや書類の紛失などに不安を感じる方もいらっしゃったかと思います。

万が一、他社に情報が漏れれば、企業の信用問題に発展しかねません。

情報漏えいや書類の紛失に不安を感じる方は、ぜひペーパーレスFAXの導入を検討してください。

ペーパーレスFAXの3つのデメリット

経費削減や業務の効率化に欠かせないペーパーレスFAXですが、実は3つのデメリットも存在します。

導入前にデメリットを把握しておけば、「このようなはずではなかった」と後悔するリスクを減らせるでしょう。

また、対策を立てることにより、デメリットを回避することも可能です。

そこでここからは、ペーパーレスFAXのデメリットを解説します。

サービスによってはコストがかかる

ペーパーレスFAXのデメリットは、サービスによってはコストがかかることです。

たとえば、インターネット回線を利用するクラウドFAXは、月額料金に加えFAXの送受信数に応じた料金が発生します。

料金形態はベンダーによって異なるため、従来のFAXよりコストがかかるケースもあります。

そのため、クラウドFAXを導入する際は、企業に合ったサービスを選ぶことが重要です。

具体的には、複数のサービスを相見積もりし企業に最適な料金形態のものを導入するといいでしょう。

なお、ペーパーレスFAX機能の搭載されている複合機であれば、無料でペーパーレスFAXを利用できるため費用の心配はありません。

ペーパーレスFAX機能を搭載している複合機を希望される方は、「OFFICE110」にご相談ください。

電子帳簿保存法への対応が必要

ペーパーレスFAXを導入する際は、電子帳簿保存法への対応も必要です。

電子帳簿保存法には、大きく分けて「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つの要件定められています。

具体的な要件の内容については、以下のとおりです。

たとえば、保存されたデータが改ざんされていないことを証明するためには、タイムスタンプの付与で対応できます。

また、FAX送受信の履歴をしっかり残せる複合機を選ぶことにより、電子帳簿保存法に対応可能です。

ペーパーレスFAX導入の際は、電子帳簿保存法に違反しないようにしましょう。

電子帳簿保存法をより詳しく把握したい方は、国税庁ホームページより「電子帳簿保存法の概要」をご覧ください。

手書き資料の送信には手間がかかる

ペーパーレスFAXで手書き資料を送信する際は、手間がかかることもデメリットです。

従来のFAXは手書きのメモや資料をそのまま送信できますが、ペーパーレスFAXはPDFデータに変換してから送信する必要があります。

手書きの資料をPDFデータに変換したい場面では、スキャナーやスキャン機能を搭載した複合機が役立ちます。

複合機によって手順は異なりますが、手書きの書類をPDFデータに変換する流れをご紹介するため、お役立てください。

もしも、手書き資料の送信頻度が高いのであれば、従来のFAX機とペーパーレスFAXの併用もおすすめですよ。

ペーパーレスFAXの種類とは？3タイプとその送受信方法を比較

ペーパーレスFAXには以下のように3種類あり、それぞれ特徴やおすすめの企業は異なります。

ここからは、それぞれのタイプの特徴とどのような企業におすすめできるのかご紹介します。

種類①複合機を活用する

ペーパーレスFAXの種類には、複合機を活用するものがあります。

「ダイレクトFAX（PC-FAX）」と呼ばれるもので、PC-FAX機能に対応した複合機にパソコンを接続し、FAXの送受信をおこなうサービスです。

以下の画像をご覧いただくと、イメージを把握しやすいかと思います。

複合機のPC-FAX機能を活用し、ペーパーレスFAXの送受信方法は次のとおりです。

受信方法	・メール転送する ・デジタルデータとして管理する（サーバー転送） ・指定したPCに転送する ・共有フォルダ内に転送する
送信方法	PCから送りたいデータを送信する

メール転送する場合は、複合機に登録したメールアドレスにPDF・JPEGデータとしてFAXを転送すれば、外回り中の社員でもFAXを確認できます。

対して、複合機のPC-FAX機能を活用しFAX送信する際は、PCからのみ送信が可能です。

具体的には、「プロパティ」⇒「ダイレクトFAX」などのメニューを選び宛先を入力して印刷をクリックするだけです。

特徴とおすすめの企業

複合機のPC-FAX機能を利用し、FAXをペーパーレス化するメリット・デメリットについてみていきましょう。

PC-FAXのメリットとしては、以下のとおりです。

複合機を活用したPC-FAXを利用することにより、FAX用紙代・トナー代などのコスト削減になり印刷する手間も省けるため、業務の効率化が実現します。

一方、デメリットとしては以下の点があげられます。

電話回線を利用しているため通信料金はかかりますが、インターネットFAXと比較すると安定した環境でFAXの送受信ができます。

ただし、パソコンのOSによっては利用できないケースがあるため、導入前にサービスの説明書やWebサイトなどで対応OSを確認しましょう。

PC-FAXについては、こちらの記事でも詳しく解説していますのでぜひご参考ください。

種類②インターネットFAXを利用する

インターネットFAXとは、電話回線ではなくインターネット回線を通じてFAXのやり取りができるサービスのことです。

複合機やFAX機を新たに導入する必要はなく、パソコンまたはスマートフォンとインターネット回線を用意すれば、FAXの送受信ができます。

以下の画像をご覧いただくとイメージを把握しやすいです。

インターネットFAXの送受信方法は、以下のとおりです。

受信	送信されたデータをメールで受信する
送信	データを専用のメールアドレスに送信する

インターネットFAXで受信する場合は、取引先から送られてきた内容がパソコンやスマートフォンにメールで届くため、開封すれば確認できます。

また、送信する際も、取引先のメールアドレスにデータを添付して送るだけです。

特徴とおすすめの企業

インターネットFAXのメリット・デメリットは以下のとおりです。

インターネットFAXの最大の利点は、オフィス内にFAX機や複合機を設置しなくてもよいところです。

また、どこにいても社員のパソコンやスマートフォンから、FAXの送受信ができるのも利点でしょう。

一方、デメリットとしては以下のことがあげられます。

複合機の場合は手書きの文書をそのまま送信できますが、インターネット回線を用いたインターネットFAXではPDFデータに変換する手間が生じます。

また、現在使用しているFAX番号の変更にともない、取引先を混乱させる可能性もあるため注意が必要です。

対処法としては、スマートフォンで資料を撮影しPDFデータに変換したり、全国の市外局番に対応しているサービスを選んだりする方法があります。

種類③クラウドFAXを利用する

クラウドFAXとは、クラウドPBXのベンダーが提供している専用のアプリケーションを利用し、FAXの送受信をおこなうサービスのことです。

クラウドPBXの詳細を知りたい方は、「【図解】クラウドPBXとは？基礎・メリデメ・料金をわかりやすく解説」をご覧ください。

インターネットFAXとは異なり、以下の画像のように専用のアプリケーションを利用してFAXの送受信をおこなう仕組みです。

クラウドPBXのイメージは、次のとおりです。

クラウドFAXの送受信方法は、以下のように簡単です。

受信	送信されたデータをメールで受信する
送信	送りたい内容を添付してメールで送信する

取引先から送信されたFAXは、スマートフォンやパソコンにメールで届くため開封すれば、内容を確認できます。

また、送信もメールに送りたいデータを添付するのみで完了します。

クラウドFAXもインターネットFAX同様、複合機やFAX機を設置しなくてもFAXの送受信が可能です。

特徴とおすすめの企業

クラウドFAXのメリット・デメリットは以下のとおりです。

インターネット回線を使用するクラウドFAXは、災害時でもFAX送受信可能なケースが大半です。

災害の多い日本において、BCP対策に有効なFAXを導入することは企業の信頼度アップにもつながります。

また、スマートフォン・パソコンの用意とインターネット環境が整っていれば、スムーズに導入できるのも利点です。

一方、デメリットには以下の点があげられます。

クラウドFAXは複合機のFAX機能と併用できません。

そのため、外出先の社員はクラウドFAXで送受信し、社内では複合機のFAX機能で送受信するといった使い方はできないのです。

また、クラウドFAXは1回、もしくは1か月の送信に対して枚数が限られている場合があります。

具体的には、1回に送信可能な枚数が20枚に制限されている場合は、10枚ずつ分けて送信する手間がかかります。

対策としては、1回に送信できるデータ容量の上限を確認しておく、複合機のFAX機能を使用せずクラウドFAXのみを利用することです。

ペーパーレスFAXの導入なら「OFFICE110」にご相談ください！

ペーパーレスFAXには種類があるため、どのようなものを自社に導入してよいのかお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

ペーパーレスFAX導入のためには、複合機の選定だけでなくオプションの選び方や初期設定など選定時に考えるべきことがたくさんあります。

「OFFICE110」では、ペーパーレスFAX対応機種を含めて、各メーカーの複合機を取扱中です。
ITのプロが企業の希望に合ったペーパーレスFAXの提案から、導入後のサポートまで支援いたします。

ペーパーレスFAXだけではなく、企業の通信やネットワークなどのOA全般の専門企業で、全国に拠点があります。

企業における業務の効率化を実現したい方は、ぜひお気軽に「OFFICE110」にお問い合わせください。

まとめ

従来のFAXに不便を感じている企業におすすめしたいのは、ペーパーレスFAXの導入です。

ペーパーレスFAXを導入すれば、以下のようなメリットを得られFAX業務の効率化が実現します。

従来のFAXはFAX用紙を必要とするため、資料の仕分け作業にかかる時間や保管場所の確保などに、お困りの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

しかし、ペーパーレスFAXを導入すれば、これまでのFAXに対するお悩みはすべて解消されます。

また、ペーパーレスFAXの導入を検討しているけれど、「どのようなものを選べばよいのかわからない」と疑問を抱いている方もいらっしゃるでしょう。