複合機（コピー機）購入後に結ぶ契約形態「カウンター保守契約」とは？

複合機（コピー機）のカウンター保守契約は、印刷枚数に応じた料金を支払うことで、トナーの供給や修理・メンテナンスなどのサポートを受けられる契約です。

複合機を導入する際、「カウンター保守契約は結んだ方がよいのか」「契約するとどのようなメリットがあるのか」と疑問に思う方も多いでしょう。

カウンター保守は月間の印刷枚数が多い企業に向いていますが、印刷量が少ない場合は割高になることもあります。また、修理や消耗品の対応範囲は契約内容によって異なるため、事前の確認が必要です。

この記事では、複合機の保守契約の種類や、カウンター保守契約のメリット・デメリット、契約前の注意点について解説します。

カウンター保守契約を結んでいると、トナーの交換だけでなく、定期的なメンテナンスや故障時の修理にも対応してもらえます。

また、カウンター保守契約を結ばずに機器が故障してしまうと、修理の内容によっては高額な費用がかかることがあります。

そのため、複合機を日常的に使用する企業では、故障時の費用負担や業務への影響を抑えるために、カウンター保守契約が有力な選択肢となります。

ただし、トナーの供給や修理・点検の対象範囲は契約によって異なります。契約前に保守内容を確認しておくことが重要です。

複合機の保守には、カウンター契約のほか、キットトナー契約、スポット契約があり、メーカーや機種によっては年間保守契約も用意されています。

それぞれ料金の発生方法やメンテナンスの対象範囲が異なるため、自社の印刷枚数や使用頻度に合った契約を選ぶことが大切です。

ここでは、複合機の主な4つの保守契約の特徴と違いについて解説します。

保守契約の中でも一般的な契約で、毎月の印刷枚数に応じて料金が発生する仕組みです。

ただし、1枚あたりの印刷単価は契約先や機種によって異なるため、よく確認するようにしましょう。基本料金や最低利用料が設定されている場合もあります。

毎月のカウンター料金は発生しますが、その代わりに契約範囲内の修理費・トナー代が料金に含まれるため、長期的にみて費用を抑えやすい契約方式となっています。

カウンター単価や料金の仕組みについては、コピー機のカウンター料金の相場と注意点でも詳しく解説しています。

キットトナー契約は、カウンター契約と同様に所定のメンテナンスを受けられますが、トナーが切れた場合は、メーカー指定のトナーキットなどをその都度購入する必要があります。

月間印刷枚数が少ない小規模オフィス（SOHO）では、キットトナー契約が選択肢になります。

一方、頻繁に印刷する企業では、トナーキットの購入回数が増え、毎月の保守に関わる費用が割高になる場合があります。

月間印刷枚数に加えて、トナーキットの価格や交換頻度、保守の対象範囲を確認し、自社にとってお得かどうかを判断しましょう。

スポット保守とは、毎月の保守料金を支払うのではなく、故障した際にその都度有償でメンテナンスを行う保守方式です。

業者へ毎月の保守料金を支払う必要はありませんが、本体が壊れた場合の修理費は高額になることがあります。

複合機（コピー機）の使用頻度が低い小規模オフィスであれば、毎月の固定費を抑えられるため、スポット保守が向いている場合があります。

ただし、故障時の出張費や技術料、部品代などは原則としてその都度負担するため、修理が重なると費用が大きくなる点には注意が必要です。

年間保守契約とは、複合機（コピー機）のメーカーや保守会社と、通常1年単位でメンテナンス契約を結ぶ方式です。

契約期間中のメンテナンス・修理を所定の条件で受けられますが、トナーやドラムなどの消耗品の交換が別料金となる場合もあります。

こちらも小規模オフィスなど、頻繁に印刷しない企業で選択肢となります。ただし、大量に印刷する企業では、消耗品費を含めた総額が割高になる場合があります。

年間保守契約の提供状況や対象範囲は、メーカー・機種によって異なります。契約前に、修理費や交換部品、消耗品が料金に含まれるか確認しましょう。

※参考：富士フイルムビジネスイノベーション「保守サービスのご案内」

保守契約は、印刷枚数だけでなく、故障時の対応や機種ごとの契約条件まで含めて比較することが重要です。複合機の導入と保守費用をあわせて検討したい場合は、以下の案内もご確認ください。

カウンター保守契約は、トナーの供給や修理・メンテナンスにかかる費用を管理しやすく、印刷枚数が多い企業ではランニングコストを抑えられる場合があります。

ここでは、カウンター保守契約の3つのメリットについて解説します。

複合機の消耗品にかかる費用は、月間の印刷枚数やカラー印刷の割合によって異なります。印刷量が多い企業ほど、トナーの交換頻度が高くなる傾向があります。

また、トナーは機種や種類によって1本あたり数万円かかるものもあるため、都度購入していると予算を圧迫してしまいます。

しかし、カウンター保守契約でトナーの供給が含まれていれば、交換のたびにトナーを購入する必要がないため、消耗品にかかる費用を管理しやすくなります。

印刷枚数が多い企業では、契約料金とトナーを個別購入する費用を比較して判断するとよいでしょう。

複合機（コピー機）が万が一故障してしまった場合、業者に修理を頼むと高額になることがあります。

しかし、カウンター保守契約をしていれば、契約範囲内の故障修理や定期的なメンテナンスを、追加料金なしで受けることが可能です。

また、全国にスタッフがいる会社であれば、急なトラブルにも対応してもらいやすくなります。ただし、訪問可能な地域や対応時間は契約先によって異なります。

複合機（コピー機）が壊れると業務に支障が出てしまうため、保守契約に加入しておけば、故障時の費用負担や対応について見通しを立てやすくなります。

カウンター保守契約には、1枚あたりのコピー・印刷の単価が設定されています。

トナーの供給が料金に含まれる契約であれば、月間の印刷枚数が多い企業では、ランニングコストを抑えられる場合があります。

毎月500～1,000枚程度以上コピー・印刷をしている企業では、トナーを都度購入する場合とカウンター保守を利用する場合の費用を比較しておくとよいでしょう。ただし、印刷枚数だけで必ず割安になるとは限らず、カウンター単価や最低料金、カラー印刷の割合によって総額は変わります。

まずは自社が毎月どれだけ印刷しているか確認したうえで、専門業者に相談するとよいでしょう。

カウンター保守契約にはメリットがある一方、印刷枚数が少ない企業では費用が割高になることや、契約先によってメンテナンスの内容に違いがある点に注意が必要です。

ここでは、カウンター保守契約の2つのデメリットと、契約前に確認すべき点について解説します。

カウンター保守では最低支払料金が設定されている契約もあり、月間印刷枚数が0枚でも料金を支払わなければならない場合があります。

また、モノクロ印刷が中心でトナーの消費が少ない場合は、トナーの無料供給によるメリットを感じにくいこともあります。

つまり、カウンター保守契約を結ぶのであれば、月間印刷枚数と最低料金を確認し、利用状況に見合った契約か判断する必要があります。

印刷枚数が少ない企業では、スポット保守などほかの契約方式も含めて比較するとよいでしょう。

カウンター保守は契約範囲内で追加料金なしのサービスを受けられますが、保守会社には人件費や交通費などの費用がかかります。

カウンター料金が安い会社を選ぶ際は、必要な修理や部品交換が契約に含まれているか、故障時にどのような対応を受けられるかを確認してください。

本体性能の良し悪しだけでなく、メンテナンス対応の口コミや実績も確認しておきましょう。

料金だけで選んでしまうと、故障時の対応時間や追加費用などの条件が自社の希望に合わない場合もあるため、注意が必要です。

月間の印刷枚数が多い企業では、カウンター保守契約を利用することで、トナー代や修理費を含めたランニングコストを管理しやすくなります。

ただし、同じカウンター保守でも、印刷単価や最低料金、メンテナンスの対応範囲は契約先によって異なります。料金だけでなく、故障時の対応や機種との組み合わせまで確認することが重要です。

自社の印刷枚数やカラー印刷の割合、必要な保守内容を踏まえて比較することで、導入後の費用負担を判断しやすくなります。

OFFICE110では、低価格のカウンター料金に加え、新品・中古の複合機（コピー機）を幅広く取り扱っています。毎月の印刷枚数や予算、必要な機能を確認し、本体価格と保守料金の両面から、自社に合う機種や契約内容をご提案します。

さらに、OFFICE110では対象の新品コピー機が最大80％OFF、中古の複合機が大特価になるキャンペーンを実施しています。カウンター保守の料金や修理・メンテナンスの対応範囲を確認しながら、自社の印刷量と予算に合う複合機を選びたい場合は、OFFICE110までご相談ください。

複合機（コピー機）の保守契約には、カウンター契約・キットトナー契約・スポット契約があり、メーカーや機種によっては年間保守契約も選べます。

中でもカウンター保守契約は、印刷枚数に応じた料金を支払うことで、契約範囲内のトナー供給や修理・メンテナンスを受けられる仕組みです。月間の印刷枚数が多い企業では、消耗品費や修理費を管理しやすいメリットがあります。

一方、印刷枚数が少ない場合は、最低料金の負担によって割高になる可能性があります。カウンター単価だけでなく、修理・メンテナンスの対象範囲や対応時間も確認しておくことが大切です。

自社に合う保守契約を選ぶには、月間印刷枚数・カラー印刷の割合・故障時に必要なサポートを整理し、契約方式ごとの費用とサービス内容を比較しましょう。

保守契約の選び方に迷った場合や、複合機の導入・買い替えにあわせて保守料金も見直したい場合は、OFFICE110にご相談ください。利用状況や予算をもとに、適した機種と保守プランをご案内します。