クラウドPBXで代表電話をスマホ発着信｜会社番号で受電・発信する方法

「会社の代表電話にかかってきた電話を、外出先のスマホで受けたい」「スマホから折り返すときも、個人の携帯番号ではなく会社の代表番号を使いたい」と考えている方も多いのではないでしょうか。

クラウドPBXを利用すれば、スマホで会社の代表電話を発着信できます。
オフィスにいない社員でも、インターネットに接続できる環境から会社の電話対応を行えるため、外出やテレワークにも活用できます。

また、サービスや電話環境によっては、代表番号への着信を複数の担当者で受けたり、スマホから会社番号を使って折り返したりする運用も可能です。ただし、現在の代表番号をそのまま使えるか、発信時にどの番号を通知できるかなどは、契約中の電話サービスや導入するクラウドPBXによって異なります。

この記事では、クラウドPBXで代表電話をスマホから発着信する仕組みや、複数人での電話対応、代表番号を引き継ぐ際の注意点、導入前に確認しておきたいポイントを解説します。

クラウドPBXならスマホで会社の代表電話を発着信できる

クラウドPBXを導入すると、スマホを会社の電話機として利用し、代表番号への着信や代表番号からの発信に対応できます。

クラウドPBXは、従来オフィス内に設置していたPBX（電話交換機）の機能をクラウド上で利用する電話システムです。
インターネットを介して電話を制御するため、専用アプリなどを設定したスマホを会社の電話端末として利用できます。

たとえば、取引先から会社の代表番号へ電話がかかってきたときに担当者のスマホで受けたり、外出先から取引先へ会社の代表番号を使って発信したりできます。

クラウドPBXによるスマホ内線化の仕組みや導入方法を詳しく知りたい方は、スマホ内線化の仕組み・方法・費用を詳しく解説した記事も参考にしてください。

代表番号への着信をスマホで受けられる

クラウドPBXでは、会社の代表番号にかかってきた電話をスマホで受けられます。

従来のビジネスフォンでは、会社の代表番号への着信は基本的にオフィスに設置された電話機で対応していました。そのため、電話を受けるためだけに社員が出社したり、外出中の担当者へ携帯電話で連絡して折り返してもらったりするケースがあります。

クラウドPBXでスマホを会社の電話端末として利用すれば、インターネットへ接続できる環境から代表電話へ対応できます。
営業担当者が外出している場合や、社員が自宅で勤務している場合でも、オフィス以外の場所で電話対応しやすくなります。

ただし、着信に利用できる端末や設定方法はクラウドPBXによって異なります。
導入前に、利用予定のスマホやOSが対応しているかも確認しましょう。

スマホから会社の代表番号で発信・折り返しできる

クラウドPBXでは、スマホから会社の代表番号を使って外線発信できるサービスがあります。

たとえば、外出中に取引先へ電話するときや、代表番号へ入った不在着信へ折り返すときも、個人の携帯電話番号ではなく会社番号を利用できれば、電話対応を会社の窓口に統一しやすくなります。

社員の個人スマホを業務利用する場合も、クラウドPBXのアプリから発信することで、プライベートの携帯番号と業務用の番号を使い分けられる場合があります。

特に複数の代表番号や部署番号を使用している企業では、「どの番号から発信するのか」「折り返し時にどの番号を通知するのか」まで確認しておくことが重要です。

複数人で代表電話の着信に対応できる

クラウドPBXを利用すれば、代表電話を特定の1人だけでなく、複数の社員で対応できる構成にすることも可能です。

従来の代表電話では、受付担当者や事務担当者が電話を受け、必要に応じて各社員へ取り次ぐ運用が一般的でした。
しかし、電話担当者が不在の場合や電話が集中した場合には、着信を取りこぼす可能性があります。

クラウドPBXでは、サービスによって複数端末への着信や、端末ごとの外線着信設定などが利用できます。
そのため、複数の担当者で代表電話を受ける運用や、部署・働き方に合わせて着信先を調整する運用がしやすくなります。

利用できる着信方法や設定はサービスによって異なるため、「何人で代表電話を受けたいのか」「どの端末を鳴らしたいのか」を先に整理しておくと、自社に合うクラウドPBXを選びやすくなります。

外出先・テレワークでも代表電話対応を続けられる

代表電話をスマホで発着信できれば、オフィス以外でも会社の電話対応を続けやすくなります。

営業担当者が外出している場合だけでなく、在宅勤務やサテライトオフィスなどでも、会社の代表番号を使った電話対応が可能です。
電話対応のために勤務場所を固定する必要がなくなるため、働く場所の選択肢を広げやすくなります。

また、スマホ同士を内線として利用できるクラウドPBXであれば、離れた場所にいる社員への取り次ぎもしやすくなります。

テレワーク時の電話対応で起こりやすい問題や解決方法については、テレワーク中の電話対応について解説した記事をご覧ください。

代表電話をスマホで使う前に確認したいポイント

代表電話をスマホ化するときは、「スマホで発着信できるか」だけでなく、現在の電話番号、発信番号の表示、着信方法、利用人数、同時通話数などを事前に確認することが重要です。

クラウドPBXによって利用できる電話番号や機能、必要な設備は異なります。導入後に希望する運用ができないと判明することがないよう、現在の電話環境と導入後の使い方を整理しておきましょう。

現在の代表電話番号を引き継げるか確認する

現在利用している会社の代表電話番号を、クラウドPBXでも継続できる場合があります。

03・06などから始まる0AB-J番号では、2025年1月から固定電話サービス提供事業者間の双方向番号ポータビリティが開始され、従来より対象範囲が広がっています。NTT東日本・NTT西日本以外の事業者から払い出された0AB-J番号や、ひかり電話専用番号帯についても、条件を満たせば事業者間で番号を移行できるようになりました。

ただし、すべての電話番号を無条件に移行できるわけではありません。利用中の電話サービス、番号の種類、提供エリア、移行先サービスの対応状況、技術的な条件などによって番号ポータビリティができない場合があります。

番号を変更すると取引先への周知や名刺・Webサイトなどの修正が必要になるため、現在の代表番号を継続したい場合は、クラウドPBXを申し込む前に移行可否を確認しましょう。

電話番号をそのまま利用できる条件や番号ポータビリティについては、クラウドPBXで電話番号をそのまま使う方法を解説した記事で詳しく解説しています。

参考：NTT東日本「双方向番号ポータビリティの開始について」

新しい代表番号が必要な場合は取得可能な番号を確認する

新規開業や拠点追加などで代表番号を新しく用意する場合は、クラウドPBX事業者から取得できる電話番号を確認しましょう。

取得できる番号の種類はサービスや提供条件によって異なります。市外局番から始まる固定電話番号、IP電話番号、フリーダイヤルなどを扱うサービスもありますが、希望する番号をすべてのクラウドPBXで取得できるわけではありません。

「03や06などの市外局番を使いたい」「既存のフリーダイヤルも利用したい」といった希望がある場合は、契約前に対応状況を確認してください。

代表番号は取引先や顧客との窓口になるため、料金だけでサービスを決めるのではなく、現在使っている番号や今後必要になる番号を含めて検討することが大切です。

発信番号の表示や代表着信の方法を確認する

代表電話をスマホ化するときは、発信時に相手へ表示される番号と、代表番号への着信をどの端末で受けるかを確認しましょう。

「スマホで代表電話を使える」と案内されているサービスでも、複数番号を利用するときの発信番号選択や、複数端末への着信方法、営業時間外の着信処理などはサービスによって異なります。

現在のビジネスフォンで行っている電話対応をそのままクラウドPBXへ置き換えたい場合は、現在の着信ルールや転送方法を整理してから事業者へ伝えると、必要な機能を確認しやすくなります。

利用人数・同時通話数・通信環境を整理する

クラウドPBXの導入前には、代表電話を何人で利用するのか、同時に何通話必要なのか、どの場所から利用するのかを整理しましょう。

電話機やスマホの台数と、同時に外線通話できる数は同じではありません。
スマホを多く登録できても、契約している同時通話数を超える電話へ同時に対応できるとは限らないためです。

クラウドPBXはインターネットを利用するため、通話品質は通信環境の影響を受けます。
特にWi-Fiの電波が弱い場所や通信が混雑しやすい環境で利用する場合は、ネットワーク環境もあわせて確認してください。

また、社員個人のスマホを業務利用するBYODを採用する場合は、端末管理、アプリの利用ルール、退職・異動時のアカウント管理なども事前に決めておくと安心です。

代表電話のスマホ化はOFFICE110へご相談ください

代表電話をスマホで利用したい場合は、単に「スマホ対応のクラウドPBXを選ぶ」だけではなく、現在の電話番号や電話回線、利用人数、同時通話数、着信方法などを確認することが重要です。

OFFICE110ではクラウドPBX「OFFICE PHONE」を取り扱っており、会社の代表番号を使った発着信に対応しています。複数端末への同時着信や端末ごとの外線着信設定など、代表電話の運用に利用できる機能も用意しています。

ただし、現在使用している代表番号を継続できるか、希望する電話運用を実現できるかは、お客様の電話環境や契約内容によって異なります。

「代表番号を変えずにスマホ化したい」「何台のスマホへ着信させればよいか分からない」「現在のビジネスフォンからどのように切り替えればよいか」といった段階でも、現在の電話環境を確認しながら検討できます。

代表電話のスマホ化を検討している方は、自社だけで構成を決める前に、現在の番号・回線・端末・利用方法を整理したうえでご相談ください。

クラウドPBXで代表電話をスマホ利用する際のよくある質問

まとめ

クラウドPBXを利用すれば、スマホで会社の代表電話を発着信し、オフィス以外でも会社番号を使った電話対応ができます。

代表番号への着信をスマホで受けるだけでなく、サービスによっては複数人で代表電話へ対応したり、外出先から会社番号で発信・折り返したりする運用も可能です。ただし、現在の代表番号をそのまま使えるか、発信時にどの番号を表示できるか、どの端末へ着信させられるかなどはサービスや電話環境によって異なります。

導入前には、現在の電話番号・電話回線・利用人数・必要なID数・同時通話数・インターネット環境などを整理し、自社が希望する電話運用に対応できるクラウドPBXを選びましょう。

OFFICE110では、現在の代表番号を継続できるかといった確認から、必要な端末や同時通話数、既存PBX・主装置、電話回線を含めたクラウドPBXの導入についてご相談いただけます。代表電話のスマホ化を検討している方は、クラウドPBXのサービス内容もあわせてご確認ください。