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ビジネスフォンの便利機能【記憶機能系】

ビジネスフォンの便利機能【記憶機能系】

ビジネスフォンの記憶には、留守番電話や通話録音、着信履歴などが備えられている事はご存知かと思います。

そしてさらに、カレンダーやタイマーなどの機能も備わったタイプがあります。

「便利なの?」と疑問を持たれる方も少なくありませんが、それが実は便利なのです。

それでは、ビジネスフォンの「記憶」に関する便利な機能をいつくかご紹介いたします。

▼目次

かけたい時に電話帳からダイレクト通話【電話帳】

日常よく電話する取引先など、毎回毎回ダイヤルをプッシュするのは面倒だと思いませんか?

そんな時は、ビジネンホンに備えられている「電話帳」が大活躍!

よく通話するお客様を電話帳に登録することにより、かけたい時に電話帳からダイレクトにかけることが可能。

また、電話がかかってきたら名前が表示されてすぐ分かりますので、とても便利なのです。

ビジネスホンは、家庭用電話機と違い主装置という制御装置を経由して、複数の電話機が接続され、電話番号や電話帳が共有されています。

そのため、多くのビジネスホンには「共通電話帳」と「端末電話帳」の2種類あります。

共通電話帳

その主装置に接続されている電話機端末全てで共通して利用する電話帳

端末別電話帳

電話機ごとに登録をする電話帳で、登録した電話にしかその番号は出てきません。

登録の仕方は、機種によって様々ですが、多くのビジネスホンの共通電話帳の登録は、内線10番の電話機からの登録になります。

その一般的な方法は、

  1. メニューボタン → 共通電話帳or端末別電話帳 → 名前登録 → 番号登録
  2. 着信or発信履歴 → 電話帳登録(共通or端末別) → 名前登録

といった方法がほとんどかと思います。

最初の登録は多少面倒ですが、1度登録してしまえば、とても使い勝手がよくなるかと思いますので、是非とも電話帳を有効に使っていきましょう。

ディスプレイの色分け着信音の変更【バラエティ応答】

バラエティ応答とは、ビジネスフォンに備えられている業務を効率的にすすめる様々な機能全般を指しています。

ここでは、SAXA「AGREA HM700Ⅱ」を例に、どのような機能なのか見ていきましょう。

誰カラー着信

着信ランプが7色に色分け可能で、登録したグループごとに色分けしたランプが点滅し、相手が一目でわかります。

例えば、赤は「重要顧客」、青は「一般取引先」、緑は「社員」 などなど。

識別着信

登録したグループや電話帳の相手ごとに着信音を設定できて、音で相手を識別できます。

誰カラーと同じような使い方です。

識別留守電

不在時には、登録したグループごとに留守番応答、もしくは外線転送を設定できます。

例えば、営業03-0000-1111 → 営業部エリア → 「本日は受付を終了いたしました」

総務03-0000-2222 → 総務部留守電エリア → 「本日は受付を終了いたしました。メッセージをどうぞ」

電話/FAX自動切り替え着信の際は自動応答し、相手がFAXを送信した場合はFAXに自動に切り替えてくれます。

このような機能を搭載した機種は一部に限られますので、導入の際、必要な場合は担当者へお問い合わせください。
ビジネスフォン各メーカー取り扱い

指定時刻をチャイムで知らせる【チャイムタイマー】

チャイムタイマーとは、お使いのビジネスフォンに予め指定時刻を設定しておくと、その時間になれば内蔵されたスピーカーからチャイム音を鳴らすことができる機能です。

始業時間や終業時間を設定して、毎日チャイムを鳴らすという使い方をすることができます。

また、機種によっては曜日ごとに設定可能で、休日はチャイムを鳴らさないように設定することも可能なのです。

通話時間、発信件数、着信件数、通話件数の管理【通話情報管理システム】

通話情報管理システムとは、ビジネスフォンの通話データを自動的に収集し、

  • 通話時間
  • 発信件数
  • 着信件数
  • 通話件数

など、お使いのビジネスホンの使用状況を一目で管理できる機能です。時間・件数ともに累計です。

年間スケジュールを設定管理【システムカレンダー】

ビジネスフォンに予め日時を設定しておくと、自動的にスケジュールに応じて昼間、夜間モードを切り換えたり、内線クラスを切り換えることができる機能です。

参考に、SAXA「Agrea(LT900)」の機能をご覧ください。

年間の祝祭日・休日をあらかじめ指定しておくことで、指定した日になると昼/夜モード切替や内線クラス切替などの設定に自動で切り替わります。

祝祭日は固定日と変動日をそれぞれ32日分、休日は曜日8パターンと固定日32日分の指定が可能です。

インスタント麺を作るための3分計測【キッチンタイマー】

ビジネスフォンの意外な機能に、数分間の時間経過をお知らせする「キッチンタイマー機能」が備わっています。

使い方は、インスタント麺を作るために3分を計るといった使い方から、5分間のちょっとした休憩の時間を設定する、などのちょっとした使い方に応用が広がりそうですね。

まとめ

ビジネスホンの様々な記憶機能をご覧頂きましたが、便利なだけでなく、ちょっとした使い方次第で日々の業務に少しだけ彩を与えてくれると思いませんか?

導入していただく機種によって、多少異なることがありますので使いたい機能がありましたら、何なりとお問い合わせください。
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